初級(jí)中學(xué)檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀及對(duì)策

袁秋玉

摘 要： 近年來，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展和應(yīng)用，逐漸解決了過去初級(jí)中學(xué)檔案管理工作中檔案眾多，管理保存難度大，調(diào)閱困難等一系列問題，提升了學(xué)校對(duì)文書、人事、會(huì)計(jì)、基建、教學(xué)設(shè)備等的管理水平。然而，由于我國(guó)初級(jí)中學(xué)檔案信息化建設(shè)起步較晚，相關(guān)研究不夠充分，在當(dāng)前應(yīng)用過程中仍面臨一系列問題。本文就將全面分析初級(jí)中學(xué)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及其中暴露出的問題，結(jié)合先進(jìn)的檔案信息化建設(shè)經(jīng)驗(yàn)提出對(duì)策。為初級(jí)中學(xué)全面提升檔案信息化建設(shè)水平提供必要的經(jīng)驗(yàn)借鑒。

關(guān)鍵詞：初級(jí)中學(xué) 檔案 信息化建設(shè) 現(xiàn)狀 對(duì)策

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2016）07-0050-01

一、初級(jí)中學(xué)檔案信息化建設(shè)的意義及問題引入

初級(jí)中學(xué)作為義務(wù)教育階段重要的一環(huán)，學(xué)生數(shù)量多，檔案信息管理量大。過去人工檔案信息管理環(huán)境下，檔案信息管理工作面臨著工作量大，更新難度大，日常維護(hù)保管難度大、成本高，調(diào)閱使用難度大、程序繁瑣等一系列難題。

近年來，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展以及在初級(jí)中學(xué)檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用，初級(jí)中學(xué)檔案信息管理工作面貌發(fā)生了極大改變。計(jì)算機(jī)所擁有的數(shù)據(jù)儲(chǔ)存量大，維護(hù)更新方便、成本低廉，利用網(wǎng)絡(luò)容易實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享的優(yōu)勢(shì)為初級(jí)中學(xué)檔案信息化建設(shè)提供了極大地便利，不僅提高了初級(jí)中學(xué)檔案管理工作的效率，而且方便使用者查閱。檔案真正成為學(xué)生成長(zhǎng)過程的記錄者，為素質(zhì)教育下日益重要的學(xué)生綜合素質(zhì)測(cè)評(píng)提供了可靠地資料；而且提升了學(xué)校對(duì)文書、基建、人事、會(huì)計(jì)、基建、教學(xué)設(shè)備等的管理水平。

然而，由于我國(guó)初級(jí)中學(xué)檔案信息化建設(shè)起步較晚，研究不夠充分，在當(dāng)前應(yīng)用過程中仍面臨一系列問題，影響了初級(jí)中學(xué)檔案信息管理工作的效率、以及多方面應(yīng)用。如何更好地進(jìn)行初級(jí)中學(xué)檔案信息化建設(shè)成為初級(jí)中學(xué)檔案信息管理領(lǐng)域需要深思的問題。本文就將全面分析初級(jí)中學(xué)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及其中暴露出的問題，結(jié)合先進(jìn)的檔案信息化建設(shè)經(jīng)驗(yàn)提出對(duì)策。為初級(jí)中學(xué)全面提升檔案信息化建設(shè)水平提供必要的經(jīng)驗(yàn)借鑒。

二、初級(jí)中學(xué)檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀及問題分析

1.初級(jí)中學(xué)對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視程度不高

目前，許多初級(jí)中學(xué)對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視程度仍然不夠，對(duì)檔案信息管理工作的認(rèn)識(shí)水平仍停留在過去的層面。一些初級(jí)中學(xué)管理者認(rèn)為檔案信息管理工作雖然是學(xué)校的必要工作，但難以發(fā)揮實(shí)質(zhì)性作用，只要中學(xué)教學(xué)工作做得好，檔案信息化建設(shè)可有可無，沒必要投入過多精力。實(shí)際上在信息化技術(shù)高度發(fā)展的今天，檔案信息化建設(shè)直接影響全校各個(gè)環(huán)節(jié)的工作效率，信息化檔案所提供的數(shù)據(jù)支持直接決定學(xué)校決策的科學(xué)化水平。

以國(guó)外檔案信息化建設(shè)發(fā)達(dá)的國(guó)家為例，學(xué)校對(duì)于檔案信息化建設(shè)的重視程度絲毫不亞于教學(xué)工作。正是這種高度重視使檔案信息管理工作分工明確、高效、便捷、準(zhǔn)確細(xì)致。使學(xué)校的各方面管理水平得到顯著提高，為教學(xué)工作提供了有力的檔案信息保障，也為學(xué)校日后發(fā)展指明了方向。

2.檔案信息化建設(shè)缺少必要的技術(shù)保障、基礎(chǔ)設(shè)施保障

對(duì)初級(jí)中學(xué)檔案信息化建設(shè)重視程度的不足直接導(dǎo)致了初級(jí)中學(xué)檔案信息化的相關(guān)設(shè)施建設(shè)的普遍不足。初級(jí)中學(xué)檔案信息化建設(shè)的相關(guān)設(shè)施主要包括硬件設(shè)施與軟件設(shè)施兩類，硬件設(shè)施主要是檔案信息存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備環(huán)境，軟件設(shè)施主要是檔案信息管理軟件，檔案信息網(wǎng)絡(luò)查閱平臺(tái)。硬件方面，我國(guó)大部分初級(jí)中學(xué)的檔案信息存儲(chǔ)設(shè)備都僅僅只有計(jì)算機(jī)，而沒有硬盤、網(wǎng)絡(luò)備份等，一旦發(fā)生設(shè)備故障，檔案信息損失風(fēng)險(xiǎn)巨大，甚至有一些學(xué)校仍停留在僅有紙質(zhì)化檔案的水平；網(wǎng)絡(luò)設(shè)備環(huán)境普遍速度低，難以支持高效的檔案信息管理工作。軟件方面，我國(guó)初級(jí)中學(xué)檔案信息管理軟件大都比較落后，專業(yè)化水準(zhǔn)不夠高；檔案信息查閱的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)缺乏，不方便查閱。

3.檔案信息化建設(shè)的人力資源難以得到保障

人才是一切工作開展的基礎(chǔ)。有了良好的檔案信息化相關(guān)設(shè)施，還必須要有專業(yè)化的檔案信息管理人員。高校對(duì)于檔案管理專業(yè)人才培養(yǎng)的缺乏，以及初級(jí)中學(xué)對(duì)于專業(yè)人才引進(jìn)的缺失，導(dǎo)致我國(guó)初級(jí)中學(xué)檔案管理人員，參加工作前大都缺乏相關(guān)工作的教育背景，對(duì)檔案信息管理者的專業(yè)化水平、職業(yè)素質(zhì)水平不高。參加工作后，學(xué)校也基本沒有組織先關(guān)培訓(xùn)。

而在國(guó)外中學(xué)檔案信息化建設(shè)水平較高的國(guó)家，檔案信息管理人員大都由檔案管理相關(guān)專業(yè)畢業(yè)生直接招收，專業(yè)化水平高；并且學(xué)校和政府教育部門會(huì)定期組織這些人員參加培訓(xùn)，及時(shí)掌握運(yùn)用最新的信息化檔案信息管理技術(shù)。

三、提高初級(jí)中學(xué)檔案信息化建設(shè)水平的對(duì)策

1.要以時(shí)代發(fā)展的眼光高度重視初級(jí)中學(xué)檔案信息化建設(shè)

思想指導(dǎo)行動(dòng)，要想全面提高初級(jí)中學(xué)檔案信息化建設(shè)水平，學(xué)校管理人員首先要提高對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視程度。

首先要看到在教育競(jìng)爭(zhēng)激烈的當(dāng)下，檔案信息化建設(shè)對(duì)于初級(jí)中學(xué)日常管理和日后發(fā)展的提供數(shù)據(jù)、資料支持的重要意義。其次要看到信息化條件下檔案信息化建設(shè)對(duì)于提高檔案管理工作效率、提升檔案信息管理準(zhǔn)確性、方便檔案信息管理、方便調(diào)閱的重要意義。在提高認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，提高初級(jí)中學(xué)檔案信息化建設(shè)水平。

2.以高水平的技術(shù)和完善的設(shè)施保障初級(jí)中學(xué)檔案信息化建設(shè)

在提高對(duì)初級(jí)中學(xué)檔案信息化建設(shè)重視程度的基礎(chǔ)上，要加大初級(jí)中學(xué)檔案信息化建設(shè)的相關(guān)投入。

硬件方面，要加大對(duì)檔案信息機(jī)房的建設(shè)，多渠道保管檔案信息資源，例如計(jì)算機(jī)保存，外置硬盤保存，網(wǎng)絡(luò)保存，同時(shí)注意信息安全建設(shè)，保證檔案信息完整保存，不泄露。加大對(duì)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備投資，建設(shè)良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。軟件方面，要加快對(duì)檔案信息管理軟件的引進(jìn)和更新，更高效準(zhǔn)確管理檔案信息。

例如山東省某中學(xué)即通過設(shè)立綜合化檔案室，開通網(wǎng)絡(luò)綜合檔案信息查詢平臺(tái)，將學(xué)校各種檔案資源通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行整合管理，學(xué)校師生可憑網(wǎng)絡(luò)身份證明進(jìn)入調(diào)閱。既方便了管理，又提高了查閱效率。

3.引進(jìn)檔案信息化專業(yè)人才與加強(qiáng)檔案管理工作人員學(xué)習(xí)并舉

初級(jí)中學(xué)的檔案信息化建設(shè)要著重提高初級(jí)中學(xué)檔案信息管理者專業(yè)化水平。最好從高校檔案管理相關(guān)專業(yè)畢業(yè)生中引進(jìn)相關(guān)人才對(duì)檔案進(jìn)行專業(yè)化管理。對(duì)已有檔案信息管理者，學(xué)校及相關(guān)教育部門，要定期組織相關(guān)人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)、“回爐學(xué)習(xí)”，掌握最新檔案管理技能，更好的進(jìn)行初級(jí)中學(xué)檔案信息化建設(shè)。

例如河南某中學(xué)即與當(dāng)?shù)馗咝＿_(dá)成合作伙伴關(guān)系，引進(jìn)相關(guān)專業(yè)畢業(yè)生進(jìn)入學(xué)校，同時(shí)依托高校資源對(duì)檔案管理工作者進(jìn)行培訓(xùn)，既解決了高校畢業(yè)生就業(yè)問題，又為學(xué)校檔案信息化建設(shè)提供了可靠地智力保障。

參考文獻(xiàn)

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