淺談醫(yī)院檔案收集整理及保管工作

王青　聶彥宏

醫(yī)院檔案是醫(yī)院的寶貴財(cái)富，是在工作活動(dòng)中形成的保存?zhèn)洳榈奈募?、薄?cè)、錄音、照片、錄像等各種門(mén)類(lèi)，各種載體檔案及其他各種形式的原始記錄。醫(yī)院檔案的內(nèi)容不僅具體地反映出醫(yī)院的歷史面貌，而且能反映出黨和國(guó)家某一方面的方針、政策，因此醫(yī)院檔案在具備一般檔案共有的歷史記錄作用和參考作用的同時(shí)，還特別表現(xiàn)出宏觀指導(dǎo)方面的意義。如主管機(jī)關(guān)所制定的專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)的章則、規(guī)范、計(jì)劃、調(diào)查研究的報(bào)告，頒發(fā)的褒獎(jiǎng)、懲罰決定等，都具有普遍的民生意義。由此可見(jiàn)對(duì)于維護(hù)醫(yī)院檔案的完整與安全，也是檔案工作服務(wù)國(guó)計(jì)民生的重要組成部分。

一、醫(yī)院管理類(lèi)檔案的形成和收集

（一）醫(yī)院管理類(lèi)檔案的形成

1.醫(yī)院文書(shū)檔案

醫(yī)院文書(shū)檔案，是醫(yī)院實(shí)施行政管理的重要記錄。主要來(lái)源于上級(jí)印發(fā)或本院制定的各種規(guī)定性、政策性、指導(dǎo)性、業(yè)務(wù)性文件，文書(shū)檔案涉及領(lǐng)域?qū)?、種類(lèi)多、綜合性強(qiáng)，能基本反映醫(yī)院的各項(xiàng)活動(dòng)情況，是醫(yī)院檔案室管理類(lèi)檔案文件的主體。

2.醫(yī)院基建檔案

近十幾年來(lái)，醫(yī)療環(huán)境不斷改善，各地市三級(jí)甲等醫(yī)院的發(fā)展十分迅速。在醫(yī)院硬件建設(shè)的同時(shí)，隨之產(chǎn)生了大量的基建檔案，醫(yī)院的基建檔案，因具有專(zhuān)業(yè)性、成套性、現(xiàn)實(shí)性、周期長(zhǎng)的特點(diǎn)，在檔案形成初期，由基建部門(mén)進(jìn)行管理，直至基建項(xiàng)目完全竣工后，由相關(guān)部門(mén)將成套的基建檔案交由醫(yī)院檔案部門(mén)統(tǒng)一管理。

3.影像音像照片檔案

醫(yī)院的影像、音像、照片檔案，主要來(lái)源于醫(yī)院的宣傳部門(mén)。在當(dāng)前醫(yī)療市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)激烈的大環(huán)境下，各大醫(yī)院都希望在社會(huì)中樹(shù)立良好的公眾形象，探索宣傳新思路，擴(kuò)大醫(yī)院影響力并提升美譽(yù)度。醫(yī)院影像、音像、照片檔案以其特殊的表現(xiàn)形式，關(guān)系醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展，點(diǎn)點(diǎn)滴滴以真實(shí)場(chǎng)景再現(xiàn)記錄，具有很強(qiáng)的保存查證與參考價(jià)值，在醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展中發(fā)揮著獨(dú)特的重要功能。

4.人事檔案

隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大，人員管理模式、人員流動(dòng)性的變化，給醫(yī)院人事檔案管理帶來(lái)多元化的模式，收集整理保存好政治性、保密性較強(qiáng)的人事檔案，方便利于醫(yī)院相關(guān)部門(mén)使用，是人事檔案管理部門(mén)必須思考的課題。

5.財(cái)務(wù)檔案

財(cái)務(wù)票據(jù)是醫(yī)院財(cái)務(wù)往來(lái)的憑證，財(cái)務(wù)憑證的管理主要以財(cái)務(wù)部門(mén)為主。

（二）醫(yī)院管理類(lèi)檔案收集

醫(yī)院檔案室通過(guò)接收和征集等方法，實(shí)現(xiàn)檔案的集中統(tǒng)一管理。

1.醫(yī)院文書(shū)檔案的收集

醫(yī)院檔案室保存大量的文書(shū)檔案，不是自身形成的，而是向醫(yī)院各部門(mén)以及個(gè)人接收或征集來(lái)的。收集工作是檔案工作諸環(huán)節(jié)中的第一個(gè)環(huán)節(jié)，收集得是否齊全、系統(tǒng)、有價(jià)值，對(duì)醫(yī)院檔案工作其他環(huán)節(jié)的影響很大。在收集過(guò)程中并不是“有文必檔”，應(yīng)挑選有一定查考價(jià)值的文件，即對(duì)醫(yī)院及社會(huì)在當(dāng)前和長(zhǎng)遠(yuǎn)都必須有利用價(jià)值的文件。在醫(yī)院文書(shū)檔案的收集過(guò)程中，應(yīng)須注意系統(tǒng)性、完整性，這樣更能夠反映出醫(yī)院的歷史面貌和工作特色。多加強(qiáng)與各部門(mén)的聯(lián)系，掌握醫(yī)院在職能活動(dòng)中的情況，檔案收集質(zhì)量的高低應(yīng)依靠建立健全嚴(yán)格的歸檔制度。

2.醫(yī)院基建檔案的收集

醫(yī)院基建檔案資料管理過(guò)程中，資料收集是最瑣碎、最麻煩，同時(shí)又是最關(guān)鍵的一個(gè)環(huán)節(jié)，因?yàn)樗鼱可婷鎻V、內(nèi)容繁雜、時(shí)間跨度大，是基建檔案資料管理的基礎(chǔ)工作。我們醫(yī)院在2012年建設(shè)醫(yī)院門(mén)診、醫(yī)技、病房樓期間，在工程施工的各個(gè)階段，將工程中涉及的工程準(zhǔn)備階段文件、工程管理機(jī)構(gòu)文件、施工階段文件、竣工驗(yàn)收階段文件以及聲像電子檔案文件等，以醫(yī)院基建部門(mén)為主，設(shè)立文件收集清單，分級(jí)別落實(shí)到各施工監(jiān)理單位及相關(guān)部門(mén)，確保院方在施工竣工驗(yàn)收階段形成的大量文件資料收集齊全。

3.醫(yī)院影像音像照片檔案的收集

因影像照片的直觀性和特殊性，在收集和整理的過(guò)程中，我們一般不限制收集范圍，凡是能反映和記錄本單位重大事件和重要活動(dòng)的影音圖片，我們都盡可能的予以收集。近十年來(lái)，數(shù)字技術(shù)的廣泛引用，在影像、錄音、照片整理過(guò)程中，一般以照片加標(biāo)注事件名稱(chēng)及時(shí)間和電子存儲(chǔ)相結(jié)合方式進(jìn)行收集、整理、存儲(chǔ)。

4.醫(yī)院其他檔案的收集

在醫(yī)院各職能處室中，還存在著大量的專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的管理類(lèi)檔案，對(duì)于此類(lèi)檔案的收集，我院主要是以各職能處室為單位，設(shè)立專(zhuān)人保管，分別進(jìn)行收集。

二、歸檔檔案的整理

整理工作是檔案提供利用的前提，對(duì)檔案的完整與安全也是十分必要的。首先，通過(guò)整理可以進(jìn)一步了解檔案收集中的問(wèn)題和質(zhì)量，并可根據(jù)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)向文書(shū)立卷部門(mén)提出要求。如一個(gè)會(huì)議文件，在整理中發(fā)現(xiàn)沒(méi)有會(huì)議總結(jié)，就可以進(jìn)一步收集，使得會(huì)議文件齊全；整理中發(fā)現(xiàn)文件有請(qǐng)示無(wú)批復(fù)、有打印本無(wú)底稿等，都可以有的放矢地進(jìn)行收集。其次，在整理過(guò)程中還可對(duì)某些不符合歸檔要求的文件材料進(jìn)行技術(shù)處理。如：對(duì)墨跡不符合要求的文件進(jìn)行復(fù)印或描寫(xiě)；對(duì)已經(jīng)破損嚴(yán)重的文件進(jìn)行裱糊修補(bǔ)，還要準(zhǔn)備若干復(fù)制件來(lái)代替原件提供利用。再者，對(duì)積存的文件材料一定要及時(shí)整理。一是便于管理和提供利用，二是可以及早發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，如：是否去除訂書(shū)釘或曲別針，是否有被蟲(chóng)害破壞或發(fā)生霉變等。對(duì)于專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的管理類(lèi)檔案的整理工作，如人事檔案、基建檔案、財(cái)務(wù)憑證、設(shè)備檔案、影音照片檔案等的整理，主要以檔案所在科室為主，醫(yī)院檔案室每年對(duì)相關(guān)科室的兼職檔案保管員進(jìn)行檔案收集整理知識(shí)的培訓(xùn)，規(guī)范了各處室檔案收集、整理、歸檔的流程。

三、檔案的保管

（一）檔案的保管意義

檔案保管工作是檔案工作的物質(zhì)基礎(chǔ)，有完整的檔案，才能有健全的檔案工作。檔案保管工作關(guān)系到維護(hù)檔案的完整與安全，檔案完好無(wú)損地保存下來(lái)，才能在其他部門(mén)檔案的使用上迅速、準(zhǔn)確、及時(shí)地提供利用。

（二）檔案的庫(kù)房建設(shè)

檔案庫(kù)房是檔案單位存放各類(lèi)檔案的保密重地，檔案保存壽命的長(zhǎng)與短與檔案庫(kù)房有直接的聯(lián)系，檔案庫(kù)房受溫度、濕度、光線、灰塵、有害氣體等多種外界因素的影響較大，檔案庫(kù)房應(yīng)盡量選擇自然條件影響小，又方便開(kāi)展工作的地方，其選址應(yīng)綜合考慮以下幾點(diǎn)：

檔案存儲(chǔ)的（下轉(zhuǎn)第58頁(yè)） （上接第55頁(yè)）庫(kù)房最好選擇北向的房間，不宜被陽(yáng)光直接照射利于避光防熱；不宜選擇在最低層或最高層；如：我院在建設(shè)時(shí)選擇的是西向，夏天陽(yáng)光直射、溫度比較高。我院檔案采取保溫隔熱補(bǔ)救措施，安裝防光窗簾。

檔案的庫(kù)房建設(shè)做到庫(kù)房、辦公、閱覽三分設(shè)，我院根據(jù)《檔案法》規(guī)定，檔案室做了三分設(shè)，檔案室至少保存本單位10年或20年以上的檔案，因此，我院檔案庫(kù)房面積能夠滿(mǎn)足保管20年以上檔案的需要。

（三）檔案的安全存儲(chǔ)

檔案保管不宜設(shè)在靠近廁所、盥洗室和鍋爐房的地方，以防水患和火災(zāi)。檔案室?guī)旆勘仨毰鋫淇照{(diào)、溫濕度計(jì)、除濕機(jī)、吸塵器、二氧化碳滅火器等。檔案室的位置不宜選擇人員往來(lái)頻繁的樓梯口，應(yīng)建在通道順暢的地方。檔案室應(yīng)落實(shí)“三鐵一器”措施，確保鐵門(mén)、鐵窗、鐵柜的安全牢固，安裝防盜監(jiān)控器。制作庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙和使用明火、嚴(yán)禁堆放易燃物品或與檔案無(wú)關(guān)的物品的標(biāo)識(shí)標(biāo)牌，對(duì)電源、線路、開(kāi)關(guān)插頭進(jìn)行定期或不定期檢查，發(fā)現(xiàn)有火情隱患情況應(yīng)立即報(bào)告并及時(shí)處理。

（四）健全規(guī)章制度

為了確保檔案保存的規(guī)范操作，不僅要靠檔案人員的責(zé)任心和愛(ài)崗敬業(yè)精神，更重要的是要有科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾碇贫?，在工作中，為了防止檔案資料流失，保證檔案的健全，我們制定了檔案立卷歸檔、保管、保密、借閱、安全等管理制度，補(bǔ)充完善了檔案室?guī)旆堪踩Ｃ苤贫?、檔案管理突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案等相關(guān)制度，并明確了檔案人員工作職責(zé)。

（作者單位：河北省人民醫(yī)院）