對(duì)人事檔案管理加強(qiáng)無(wú)紙化辦公的思考

徐瑛 丁偉鋒

[摘 要] 信息技術(shù)的快速發(fā)展給人事檔案管理帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)，無(wú)紙化辦公已經(jīng)成為趨勢(shì)。通過(guò)分析人事檔案無(wú)紙化辦公的現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題，從安全性管理、法規(guī)制度、運(yùn)行機(jī)制、從業(yè)人員素質(zhì)等方面提出了針對(duì)性的對(duì)策措施。

[關(guān)鍵詞] 人事?lián)醢?；管理；無(wú)紙化；辦公自動(dòng)化

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 07. 103

[中圖分類號(hào)] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2016）07- 0216- 02

信息技術(shù)的高速發(fā)展，對(duì)人事檔案管理工作提出了更高要求。無(wú)紙化辦公是指利用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行辦公，可以實(shí)現(xiàn)不用紙張和筆進(jìn)行各種業(yè)務(wù)以及事務(wù)處理，它對(duì)辦公方式的改變和效率的提高起到了積極的促進(jìn)作用，提高對(duì)信息的利用率和辦事效率，降低辦公成本，提高執(zhí)行力。在人事檔案管理工作中探索無(wú)紙化辦公模式，是促進(jìn)檔案管理工作信息化、加強(qiáng)人事檔案管理工作的重要發(fā)展方向。

1 人事檔案管理無(wú)紙化辦公現(xiàn)狀分析

目前，我國(guó)對(duì)電子檔案的利用水平還比較低，這給檔案管理部門(mén)帶來(lái)了許多新的挑戰(zhàn)。在人事檔案管理工作中，雖然勞動(dòng)就業(yè)手續(xù)已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了電子信息化管理。通過(guò)聯(lián)網(wǎng)，可以查閱就業(yè)人員的就業(yè)信息。極大地提高了工作效率，避免了工作疏漏，方便了辦事人員，不用往返各地辦理相關(guān)手續(xù)。辦事更加公正、透明，工作更加高速、便捷。但是，目前人事檔案還沒(méi)有實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化管理，勞動(dòng)從業(yè)人員與用人單位還需簽訂書(shū)面的勞動(dòng)合同并辦理備案手續(xù)，這就造成了人事檔案的管理不可能完全實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公。目前的管理模式是電子化和紙制化雙重管理，合同鑒訂手續(xù)是通過(guò)電子化管理并留存紙制花名冊(cè)，鑒訂備案完后書(shū)面合同單位自己保存，失業(yè)人員檔案存放在人社局檔案室管理。退休和失業(yè)金的發(fā)放還必須要求提供原始紙質(zhì)檔案審查，所以目前人事檔案管理與無(wú)紙化辦公的要求還有很大差距，管理的信息化水平和信息化手段還很單一，不能為人事檔案管理提供信息支撐，在某種程度上影響到了信息化社會(huì)對(duì)檔案管理的要求。

2 人事檔案無(wú)紙化辦公存在的問(wèn)題分析

人事檔案管理由于事關(guān)人們的切身利益而具備很大的嚴(yán)肅性，在管理過(guò)程中不容出錯(cuò)，而無(wú)紙化辦公由于信息的易變性而存在不確定性。因此，人事檔案管理無(wú)紙化辦公在推進(jìn)過(guò)程中存在著以下問(wèn)題。

2.1 對(duì)電子檔案歸檔的重要性認(rèn)識(shí)不足

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，辦公已由傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公向自動(dòng)化辦公發(fā)展，因此電子檔案越來(lái)越多，電子檔案的作用不再停留在草稿性電子文檔、輔助性電子文檔的階段中，而是轉(zhuǎn)向?yàn)檎叫噪娮訖n案。然而在工作過(guò)程中，檔案管理部門(mén)沒(méi)有深刻意識(shí)到電子檔案歸檔的重要性，信息化管理意識(shí)落后，對(duì)電子檔案管理工作不夠重視，或者是對(duì)于信息技術(shù)手段掌握不充分，對(duì)于大量產(chǎn)生的電子檔案沒(méi)有及時(shí)采取處理措施，而是抱著回避的態(tài)度，電子檔案的作用只是停留在備份、草稿階段，沒(méi)有對(duì)其進(jìn)行合適的管理加以利用。

2.2 對(duì)電子檔案的法律效力需要進(jìn)一步完善

檔案作為文件的法律作用就是基于檔案憑證本身的原始性，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案文件是受到法律保護(hù)的，強(qiáng)調(diào)只有原件才有法律效力。而電子檔案沒(méi)有固定的載體，導(dǎo)致電子檔案歸檔的過(guò)程中缺乏原始性及憑證性，從而導(dǎo)致電子檔案難以真正地取代傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔，真正發(fā)揮其檔案的作用，因此難以制定具有法律效力的檔案依據(jù)。工作過(guò)程中電子檔案易被修改，并且經(jīng)改動(dòng)后難以發(fā)現(xiàn)，無(wú)法從字跡分辯出文件的原始性。這些特點(diǎn)造成了電子檔案的效力尚沒(méi)有在法律層面得到進(jìn)一步規(guī)范，這也造成了電子檔案管理過(guò)程中的困惑。

2.3 對(duì)檔案管理人員的信息素質(zhì)需要進(jìn)一步提高

人事檔案的信息化管理需要有專業(yè)的人才參與，管理人員需要有先進(jìn)的管理水平及較高的信息文化素質(zhì)。目前相關(guān)的檔案管理部門(mén)缺乏現(xiàn)代化管理水平的人才，尤其是信息處理及檔案信息化利用的人才。大部分檔案管理人員對(duì)現(xiàn)代化管理工作缺乏了解及認(rèn)識(shí)，因此不能充分地發(fā)揮其作用，從而影響到人事檔案無(wú)紙化管理工作的推動(dòng)。

2.4 對(duì)人事檔案無(wú)紙化辦公的安全性需要進(jìn)一步強(qiáng)化

電子文件具有傳遞快捷、操作簡(jiǎn)便、存儲(chǔ)空間小等優(yōu)點(diǎn)，但其欠缺安全性，從而影響其長(zhǎng)遠(yuǎn)的保管及存儲(chǔ)。如電子文件過(guò)度依賴軟件設(shè)備，不能進(jìn)行直讀，容易被更改，數(shù)據(jù)容易丟失，文件容易受到病毒的破壞，這些都給電子文檔長(zhǎng)期保管帶來(lái)了很多的問(wèn)題。

3 對(duì)加強(qiáng)人事檔案無(wú)紙化辦公的思考

3.1 加強(qiáng)人事檔案管理的安全性管理

人事檔案的無(wú)紙化管理涉及的范圍很廣，應(yīng)當(dāng)制定切實(shí)可行、安全可靠的安全策略。一是采取物理隔離的措施，即人事檔案保管子系統(tǒng)必須是完全獨(dú)立的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，采取存儲(chǔ)與利用分離的技術(shù)策略，人事檔案通過(guò)離線歸檔的方法歸入保管子系統(tǒng)，在保管子系統(tǒng)鑒定、整理的不同開(kāi)放范圍的電子文件信息，以離線方式提交到電子文件信息管理系統(tǒng)的利用子系統(tǒng)，提供不同利用權(quán)限范圍的利用。二是采取數(shù)據(jù)管理安全措施。要設(shè)置嚴(yán)格的管理權(quán)限，特別是“系統(tǒng)管理員”必須合理授權(quán)，人事檔案信息管理系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)上應(yīng)當(dāng)設(shè)置功能授權(quán)、數(shù)據(jù)審核權(quán)、數(shù)據(jù)操作權(quán)三權(quán)分離的方式，可以有效提高電子文件數(shù)據(jù)的安全性。電子文檔在上傳、下載過(guò)程中需要設(shè)定安全等級(jí)及訪問(wèn)權(quán)限。三是規(guī)范電子文件歸檔范圍。需要對(duì)電子文件建立積累制度，保證電子文件不損毀、不失散。同時(shí)應(yīng)對(duì)電子人事檔案質(zhì)量進(jìn)行把關(guān)，對(duì)于存在的安全漏洞應(yīng)及時(shí)對(duì)其進(jìn)行修補(bǔ)，對(duì)病毒軟件及防火墻實(shí)行全天候的監(jiān)管及自動(dòng)升級(jí)。

3.2 加強(qiáng)檔案法律建設(shè)

目前電子檔案的法律問(wèn)題還有待解決，為了做好電子檔案管理相關(guān)工作，必須從電子檔案的職能、管理機(jī)制、法律效力等方面進(jìn)行強(qiáng)化。一是要明確電子檔案在文件管理中的位置，確定電子檔案的職能。二是要明確電子檔案制作過(guò)程、保全要求，提供利用制度，在利用時(shí)可加強(qiáng)電子簽名制度的管理。三是要明確電子檔案的法律效力。電子檔案在轉(zhuǎn)化為程序之后需要通過(guò)法律的形式加強(qiáng)電子文檔在法律上的效力，其證據(jù)效力應(yīng)獲得法律的認(rèn)可。

3.3 探索并完善紙質(zhì)和電子檔案并行管理機(jī)制

紙質(zhì)文件適合水久保存，不適合將來(lái)的反復(fù)檢索和利用，而電了文件則相反。根據(jù)二者特點(diǎn)，應(yīng)使兩種載體文件在一定階段內(nèi)并存。當(dāng)前普遍采用的方法是制定并實(shí)行雙套管理機(jī)制，即將電了文件存入硬盤(pán)或光盤(pán)后，又打印輸出紙質(zhì)文件并保存。兩種不同載體的檔案應(yīng)保證內(nèi)容完全相同的，即在著錄、署名、編碼、史改、更新時(shí)，特別注意電子檔案要與紙質(zhì)檔案一一對(duì)應(yīng)。由于電了文件的虛擬性，缺少原有管理中的驗(yàn)證環(huán)節(jié)，囚此，應(yīng)深入研究電子文件中信息的長(zhǎng)期保存問(wèn)題。當(dāng)前，針對(duì)需長(zhǎng)期保存的電子文件，要進(jìn)行定時(shí)定期備份，防止信息丟失。

3.4 提高檔案管理工作者的職業(yè)素質(zhì)與修養(yǎng)

在實(shí)現(xiàn)檔案無(wú)紙化辦公的要求下，檔案管理工作者要提高自身的職業(yè)素質(zhì)，熱愛(ài)檔案管理工作，努力學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，提高專業(yè)技能，發(fā)揮個(gè)人的主觀能動(dòng)性。在檔案的無(wú)紙化辦公條件下，檔案管理工作者需要做許多檔案的預(yù)處理工作，應(yīng)使這些工作標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化，提高計(jì)算機(jī)對(duì)檔案檢索的效率和準(zhǔn)確性。因此，檔案管理工作者除了要學(xué)習(xí)掌握檔案管理中的檢索學(xué)、目錄學(xué)以及主題著錄標(biāo)引等知識(shí)外，還要掌握一些計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)的相關(guān)知識(shí)。在使用計(jì)算機(jī)前應(yīng)了解其對(duì)檔案管理工作的影響，對(duì)檔案管理工作中引入無(wú)紙化辦公系統(tǒng)而引起的變化有一定的思想準(zhǔn)備和知識(shí)儲(chǔ)備。對(duì)此，機(jī)關(guān)要強(qiáng)化對(duì)檔案管理人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)方面的知識(shí)培訓(xùn)，合理編設(shè)計(jì)算機(jī)管理方面的崗位，充實(shí)一些具有一定計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平的年輕人員進(jìn)入檔案管理隊(duì)伍。

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