Excel在高校管理中的應(yīng)用探索

張麗君 李占波

[摘 要] Microsoft Excel是一種非常常用的辦公自動化軟件，它具有強(qiáng)大的表格制作、數(shù)據(jù)分析與統(tǒng)計、財務(wù)管理、信息分析等功能，在各大高校的管理工作中被廣泛使用。本文詳細(xì)介紹了Excel在高校教材管理、學(xué)生考勤統(tǒng)計、學(xué)生檔案管理中使用的方法與技巧。實踐證明，Excel在高校管理中起著舉足輕重的作用，將Excel功能靈活運(yùn)用到實踐中去，會使高校的各項管理工作更加準(zhǔn)確、高效。

[關(guān)鍵詞] Excel；教材管理；學(xué)生考勤統(tǒng)計；學(xué)生檔案管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 07. 086

[中圖分類號] TP317.3 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2016）07- 0186- 02

1 引 言

Microsoft Excel 電子表格軟件是一種非常常用的辦公自動化軟件，它具有強(qiáng)大的表格制作、數(shù)據(jù)分析與統(tǒng)計、財務(wù)管理、信息分析等功能，它操作簡單，可用范圍廣泛。目前在國內(nèi)各大高校的校內(nèi)管理工作中，數(shù)據(jù)的存儲和處理基本都是通過Excel來實現(xiàn)的，如果能夠有效地運(yùn)用Excel的各項功能，充分發(fā)揮出Excel的辦公自動化作用，可以很好地提高高校管理工作的高效性和準(zhǔn)確性。

2 Excel功能介紹

Excel具有強(qiáng)大的制表功能，建立表格非常方便，而且表格數(shù)據(jù)可以自動刷新，非常有利于數(shù)據(jù)的更新操作。Excel提供了豐富的函數(shù)，使用這些函數(shù)可以進(jìn)行數(shù)值計算、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、數(shù)據(jù)分析決策的操作。Excel還具有很強(qiáng)的圖表繪制處理功能，真正能夠?qū)崿F(xiàn)文字、表格、圖表三者的有機(jī)結(jié)合。

3 Excel在高校管理中的應(yīng)用

3.1 Excel在高校教材管理中的應(yīng)用

高校教材管理工作主要通過制定計劃、生成訂單、驗收入庫、發(fā)放結(jié)算幾個步驟來完成[1]，制定計劃時可以在Excel中創(chuàng)建表格，包括教材名稱、主編、版別、單價、征訂量、書入庫量、書出庫量、使用班級、使用專業(yè)、教材的出版年份、適合于哪個層次（如碩士、本科等）、是否自編教材或參編教材等項目，也可以根據(jù)學(xué)校不同專業(yè)及每位教師選用教材的具體情況分別制定計劃，創(chuàng)建不同的Excel表格。然后再利用Excel的計算功能，首先計算出一種教材的金額，將光標(biāo)移至該單元格右下角，當(dāng)光標(biāo)變成實心“+”時向下拖動，整個訂單的每一種教材的金額就可以全部計算出來。然后再利用自動求和功能，計算出整個訂單的總金額，使用Excel的計算功能會為教材款的計算節(jié)省大量時間。另外一經(jīng)選定了某種教材，制定了最初計劃，當(dāng)下一次繼續(xù)使用時，教材名稱、主編、版別、單價、金額等項目可以輕松利用復(fù)制粘貼功能實現(xiàn)，也會減少大量的輸入工作，部分改版的教材只要做部分修改即可。而且高校教材管理工作的制定計劃、生成訂單、驗收入庫、發(fā)放結(jié)算四個步驟中的每兩步間都是互相關(guān)聯(lián)的，只要計劃表制定好了，后面的幾步很容易都能實現(xiàn)。另外還可以通過Excel的排序、篩選、統(tǒng)計等功能對計劃表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行重新排序或按某一專業(yè)、某一層次進(jìn)行篩選等操作。總之Excel的強(qiáng)大功能給教材管理人員實現(xiàn)各種目標(biāo)管理提供了可能，為教材管理人員提升自身管理能力提供了更廣闊的空間。

3.2 Excel在高校學(xué)生考勤統(tǒng)計中的應(yīng)用

對高校學(xué)生曠課考勤統(tǒng)計，是保證高校教育教學(xué)秩序正常運(yùn)行的重要手段，在提高教學(xué)質(zhì)量中起到了重要作用，隨著近幾年招生規(guī)模的擴(kuò)大，各高校學(xué)生人數(shù)迅速增長，使得學(xué)生曠課考勤統(tǒng)計工作量也隨之加大[2]。為了減少工作量，并確保考勤數(shù)據(jù)統(tǒng)計的準(zhǔn)確性，采用Excel軟件進(jìn)行學(xué)生考勤統(tǒng)計，會簡化很多工作程序和重復(fù)工作量。

對學(xué)生曠課考勤統(tǒng)計主要通過下面步驟來完成：各班學(xué)生周上報、各院系部月上報、教務(wù)處學(xué)期匯總上報、最后學(xué)校統(tǒng)一進(jìn)行公布處理。由于各院系部月上報的數(shù)據(jù)可能存放在不同類型的電子文檔中，首先教學(xué)處要將這些文檔統(tǒng)一轉(zhuǎn)換為Excel文檔，然后新建一個Excel工作簿，命名為學(xué)?？记诳偙?，將各院系部月上報的學(xué)生曠課考勤數(shù)據(jù)都復(fù)制到Sheet 1和Sheet 2工作表中，并將Sheet 1重命名為各院系部月考勤上報表，接下來對Sheet 2中的數(shù)據(jù)進(jìn)行如下操作：首先按學(xué)號排序，然后選擇“數(shù)據(jù)”→“分類匯總”，在彈出的“分類匯總”對話框中的“分類字段”項中選擇“學(xué)號”，“匯總方式”項中選擇“求和”，“選定匯總項”項中選擇“曠課節(jié)數(shù)”，在“替換當(dāng)前分類匯總”和“匯總結(jié)果顯示在數(shù)據(jù)下方”項前打“√”，最后單擊“確定”按鈕，操作完成后每個學(xué)生學(xué)號下方會增加一行，顯示“學(xué)號匯總”以及“曠課節(jié)數(shù)”的總和，即每個學(xué)生一學(xué)期的曠課總數(shù)，重命名Sheet 2為各院系部考勤匯總表。接下來將Sheet 2中的姓名、學(xué)號匯總以及曠課節(jié)數(shù)總和數(shù)據(jù)復(fù)制到Sheet 3中，并重命名Sheet 3為學(xué)校考勤匯總表。在Sheet 3中每個學(xué)生一學(xué)期的曠課情況一目了然，學(xué)校接下來就可以根據(jù)這些數(shù)據(jù)對學(xué)生進(jìn)行公布處理。實踐證明，利用Excel對學(xué)生曠課考勤進(jìn)行統(tǒng)計，大大減少了統(tǒng)計工作的繁瑣，提高了工作效率。

3.3 Excel在高校學(xué)生檔案管理中的應(yīng)用

在建立高校學(xué)生檔案時，需要錄入的數(shù)據(jù)量非常龐大，如果能正確使用Excel軟件，使Excel的功能充分發(fā)揮出來，不僅可以加快錄入速度，還可以確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，達(dá)到事半功倍的效果。

在建立學(xué)生檔案表時，錄入的數(shù)據(jù)如果屬于某一范圍內(nèi)，都可以通過Excel的數(shù)據(jù)有效性功能來完成。例如：“學(xué)習(xí)形式”項就只有“全日制”與“非全日制”二種選擇范圍，在錄入“學(xué)習(xí)形式”項的數(shù)據(jù)時，首先選擇欲錄入值的單元格，然后選擇“數(shù)據(jù)”→“數(shù)據(jù)有效性”，會彈出“數(shù)據(jù)有效性”對話框，在“允許”項中選擇“序列”，在“來源”項中輸入“全日制，非全日制”，單擊“確定”按鈕，然后使用自動填充功能就可以完成對所有欲錄入值單元格的數(shù)據(jù)填充。

學(xué)生檔案表中通常還包括身份證號、出生日期、年齡、性別等信息，由于每個人的18位身份證號的第7-14位為出生日期，第17位若為單數(shù)即為男性，若為雙數(shù)即為女性，因此當(dāng)正確輸入了身份證號數(shù)據(jù)后，巧妙使用Excel的函數(shù)功能就可以自動將出生日期、年齡、性別的值計算出來。具體操作如下：若C2單元格內(nèi)為18身份證號碼，要在D2單元格內(nèi)求出出生日期，則在D2單元格內(nèi)輸入公式：“=TEXT（RIGHT（19&MID（C2，7，LEN（C2）/2-1），8），"#-##-##"）”，并按回車鍵，D2單元格內(nèi)會自動求出出生日期，然后將光標(biāo)移至D2單元格右下角，當(dāng)光標(biāo)變成實心“+”時向下拖動，整個出生日期列的值將全部計算出來。若要在E2單元格內(nèi)求出年齡，則在E2單元格內(nèi)輸入公式：“=YEAR（TODAY（ ） ）-（IF（LEN（C2）=15，19，）&MID（C2，7，LEN（C2）/2-5））”，并按回車鍵，則在E2單元格內(nèi)會自動求出年齡，然后采用上面同樣的方法來求出所有人的年齡。若將在F2單元格內(nèi)求出性別，則在F2單元格內(nèi)輸入公式：“=IF（C2<>""，IF（MOD（RIGHT（LEFT（C2，17）），2），"男"，"女"））”，并按回車鍵，則在F2單元格內(nèi)可以自動求出性別，然后也采用上面同樣的方法來求出所有人的性別。

綜上所述可以看出，Excel的各項功能都非常強(qiáng)大，在高校管理中起著舉足輕重的作用，上面所論述的只是Excel在高校管理中一些方面的應(yīng)用，高校管理人員如果能在工作當(dāng)中不斷細(xì)心去探討、鉆研，將Excel功能充分發(fā)揮、靈活運(yùn)用到各種實踐中去，一定會讓高校的各項管理工作更加準(zhǔn)確、高效。

主要參考文獻(xiàn)

[1]粟志華.淺談Excel2000 在高校教材管理中的應(yīng)用策[J].現(xiàn)代企業(yè)教育，2007（3）：135-136.

[2]肖芝蘭.Excel在高校學(xué)生考勤統(tǒng)計中的應(yīng)用[J].科技信息，2007（16）：340-350.