提高ERP用戶取證率并實(shí)現(xiàn)取證電子化

劉青

[摘 要] 企業(yè)每年都有大量新增、轉(zhuǎn)崗用戶需要培訓(xùn)，由于多種原因，傳統(tǒng)ERP系統(tǒng)的培訓(xùn)不能滿足所有用戶的培訓(xùn)需求，造成用戶取證率不高。開發(fā)并建立ERP用戶培訓(xùn)考試系統(tǒng)，不僅使考試更人性化，同時(shí)也節(jié)約了成本，而且使得ERP用戶持證上崗率有所提高并實(shí)現(xiàn)了持證電子化。

[關(guān)鍵詞] ERP；培訓(xùn)；考試；用戶持證率

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 07. 043

[中圖分類號(hào)] F270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2016）07- 0093- 02

1 前 言

自ERP系統(tǒng)上線運(yùn)行以來，每年都有大量新增、轉(zhuǎn)崗用戶需要培訓(xùn)，每年都會(huì)集中舉辦ERP系統(tǒng)各個(gè)模塊的用戶培訓(xùn)及考試，但由于用戶所在單位時(shí)間、日常工作安排、所在地偏遠(yuǎn)等各種情況難以統(tǒng)一，不能全面滿足每個(gè)用戶及時(shí)培訓(xùn)的需求，造成用戶取證率仍有待提升的情況。以往的ERP系統(tǒng)傳統(tǒng)培訓(xùn)，存在組織難度大、投入成本高、運(yùn)轉(zhuǎn)周期長(zhǎng)等弊端。目前，信息系統(tǒng)考試的無紙化已成為信息系統(tǒng)發(fā)展的主流。

針對(duì)這些問題的存在，設(shè)計(jì)人員精心研發(fā)，開發(fā)并建立了ERP系統(tǒng)用戶培訓(xùn)考試網(wǎng)站。不僅使考試更人性化，而且更客觀、公正、實(shí)時(shí)。

2 ERP系統(tǒng)培訓(xùn)的重要性

ERP 是企業(yè)資源計(jì)劃的簡(jiǎn)稱，是一個(gè)高度集成的企業(yè)管理信息系統(tǒng)，它將企業(yè)的財(cái)務(wù)、項(xiàng)目、物資、設(shè)備、銷售、生產(chǎn)等業(yè)務(wù)整合到一個(gè)統(tǒng)一的信息管理平臺(tái)上。通過ERP系統(tǒng)建設(shè)與應(yīng)用，公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理水平得到有效提升 。

讓ERP成為工作的利器，最根本的就是要強(qiáng)化系統(tǒng)培訓(xùn)和人才培養(yǎng)。重視崗前培訓(xùn)、堅(jiān)持持證上崗，靈活、隨時(shí)、隨地支持各專業(yè)路各單位的個(gè)性化培訓(xùn)是信息中心一直堅(jiān)持的原則。

3 ERP系統(tǒng)用戶培訓(xùn)現(xiàn)狀

公司每年都有大量新增、轉(zhuǎn)崗用戶需要培訓(xùn)，但由于用戶所在單位時(shí)間、日常工作安排、所在地偏遠(yuǎn)等各種情況，無法滿足每個(gè)用戶及時(shí)培訓(xùn)的需求；并且，培訓(xùn)需要租用教室，復(fù)印試卷，印刷制證等，投入成本較高；傳統(tǒng)的ERP系統(tǒng)培訓(xùn)從組織到完成，一般需要1～2個(gè)月時(shí)間，考試結(jié)束后1個(gè)月才能查詢成績(jī)并拿到證書，從某種程度上造成了用戶取證率偏低；培訓(xùn)后期，還需要進(jìn)行培訓(xùn)場(chǎng)地管理，人工批閱試卷并保存管理，制證并發(fā)放等工作，工作量很大。

為提高大港油田ERP系統(tǒng)用戶取證率，經(jīng)小組討論通過，本次目標(biāo)設(shè)定為：將ERP系統(tǒng)用戶取證率由傳統(tǒng)培訓(xùn)后的81.99%提高到90%以上。

4 確定最佳方案

4.1 ERP用戶培訓(xùn)考試系統(tǒng)開發(fā)方案選擇

方案1 聘請(qǐng)軟件公司開發(fā)

方案2 購(gòu)買成熟可用的軟件

方案3 自主開發(fā)

經(jīng)對(duì)比討論發(fā)現(xiàn)，聘請(qǐng)軟件公司雖然開發(fā)周期很短，實(shí)用性很強(qiáng)，但是開發(fā)費(fèi)用很高，后期維護(hù)起來困難；購(gòu)買成熟的可用軟件，開發(fā)周期很短，但實(shí)用性一般，費(fèi)用較高，維護(hù)起來也困難；相比較前兩種方案，最后一種自主開發(fā)雖然開發(fā)周期較長(zhǎng)，但是開發(fā)的費(fèi)用為零，實(shí)用性強(qiáng)，維護(hù)起來也相對(duì)容易。

4.2 ERP用戶培訓(xùn)考試網(wǎng)站開發(fā)方式確定

最后，確定ERP用戶培訓(xùn)考試系統(tǒng)開發(fā)方式為自主開發(fā)。開發(fā)硬件為辦公室用辦公計(jì)算機(jī)開發(fā)，實(shí)現(xiàn)硬件零投資。開發(fā)人員為小組成員中具有豐富的網(wǎng)站制作及系統(tǒng)開發(fā)經(jīng)驗(yàn)的程序開發(fā)師，實(shí)現(xiàn)開發(fā)技術(shù)零投資。開發(fā)工具為ASP+JAVA，ACCESS數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)開發(fā)工具零投資。

5 功能確定

最終確定ERP用戶培訓(xùn)考試系統(tǒng)的功能為：

（1）在線考試，用戶注冊(cè)后，可以選擇模塊進(jìn)行在線考試。

（2）視頻學(xué)習(xí)，用戶注冊(cè)后，可以在線觀看視頻自主學(xué)習(xí)。

（3）課件下載，用戶注冊(cè)后，可以下載課件進(jìn)行線下學(xué)習(xí)，實(shí)現(xiàn)資料共享。

（4）證書查詢：考試結(jié)束后系統(tǒng)自動(dòng)出成績(jī)，用戶可以在考試結(jié)束后查詢證書編號(hào)。

（5）問題解答：用戶注冊(cè)后，可以下載常見問題手冊(cè)并且可以在留言板留言咨詢問題。

6 功能測(cè)試

網(wǎng)站測(cè)試中發(fā)現(xiàn)的問題匯總：

問題1 上傳的視頻文件普遍偏大， 在線觀看易出現(xiàn)問題。

措施整改：將視頻按照知識(shí)點(diǎn)剪輯為若干個(gè)小視頻。

問題2 成績(jī)查詢數(shù)據(jù)會(huì)日益增多且 用戶難以準(zhǔn)確記住考試時(shí)間。

措施整改：在查詢界面中增加時(shí)間選項(xiàng)， 方便按時(shí)間區(qū)間查詢。

問題3 易出現(xiàn)用戶多次注冊(cè)，多次參加考試的情況。

措施整改：用戶注冊(cè)須填寫真實(shí)姓名和年齡，且同一個(gè)賬號(hào)一期考試只允許答題一次。

7 效果檢查

7.1 用戶取證率檢查

經(jīng)統(tǒng)計(jì)，截至2015年8月， ERP系統(tǒng)總累計(jì)賬號(hào)為2 682個(gè)，其中已取證賬號(hào)2 199個(gè)，取證率為81.99%； 網(wǎng)上考試網(wǎng)站2015年8月上線，9月開始第一次網(wǎng)上考試； 截至2015年11月，ERP系統(tǒng)總累計(jì)賬號(hào)為2 654個(gè)，已取證賬號(hào)2 396個(gè)，取證率為90.28% 。

7.2 持證電子化檢查

用戶參加考試并且成績(jī)合格可以獲得證明考試合格的證書編號(hào)，用戶可以憑用戶名及密碼登錄網(wǎng)站進(jìn)行成績(jī)及證書編號(hào)查詢。

7.3 經(jīng)濟(jì)效果檢查

傳統(tǒng)培訓(xùn)（按照100人參加培訓(xùn)計(jì)算）：

（試卷紙張費(fèi)用+印刷費(fèi)用+制證費(fèi)用+培訓(xùn)場(chǎng)地及機(jī)器使用費(fèi)用）×考生數(shù)+培訓(xùn)講師費(fèi)用 =（0.4+0.8+10+200）×100+1 200=22 320元

網(wǎng)上培訓(xùn)、在線考試：

不需培訓(xùn)講師的費(fèi)用、不需租用教室 、不需復(fù)印試卷、 不需印刷制證。

節(jié)約成本不再是一句口號(hào)，而是落在了實(shí)處，今天的節(jié)約，為了明天更好的效益。

7.4 社會(huì)效益檢查

（1）減少了員工手工印刷、批閱試卷、填寫證書的重復(fù)工作量，提升了工作效率 。

（2）減少現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)的場(chǎng)地占用、上機(jī)、試卷印刷、批閱試卷、填寫證書等工作，降低培訓(xùn)于取證成本。

（3）通過在線考試，系統(tǒng)實(shí)時(shí)出分，無需等待?？荚囃ㄟ^后，系統(tǒng)自動(dòng)為用戶生成證書編號(hào)，并可隨時(shí)進(jìn)行證書查詢，實(shí)現(xiàn)學(xué)習(xí)、考試、取證一站式服務(wù)。

（4）滿足各級(jí)用戶自主學(xué)習(xí)、隨時(shí)學(xué)習(xí)的需求；通過網(wǎng)上資料共享、留言提問，實(shí)現(xiàn)交流互動(dòng)、分享經(jīng)驗(yàn)。

ERP考試更客觀、更公正、更實(shí)時(shí)、更節(jié)約、更高效 。

8 總 結(jié)

ERP系統(tǒng)用戶培訓(xùn)考試系統(tǒng)的上線運(yùn)行，為用戶網(wǎng)上考試、課件下載、自主學(xué)習(xí)以及解決常見問題提供了渠道，這是對(duì)ERP系統(tǒng)培訓(xùn)取證管理的一次積極探索，為進(jìn)一步提高ERP系統(tǒng)綜合應(yīng)用水平鋪平了道路。 ERP系統(tǒng)用戶考試系統(tǒng)，也為其他應(yīng)用系統(tǒng)的培訓(xùn)工作提供技術(shù)支持，可大范圍推廣應(yīng)用。

主要參考文獻(xiàn)

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