用友ERP U8供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)撤銷操作案例分析

龍海燕 裴蓉

[摘 要] 對(duì)用友ERP U8供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)中撤銷操作的原理進(jìn)行了總結(jié)，結(jié)合采購(gòu)與應(yīng)付款管理系統(tǒng)、銷售與應(yīng)收款管理系統(tǒng)、庫(kù)存管理、存貨管理各子系統(tǒng)的典型案例對(duì)撤銷操作流程進(jìn)行具體分析、歸納，希望能夠?qū)ο嚓P(guān)使用者有所啟示和幫助。

[關(guān)鍵詞] 供應(yīng)鏈；撤銷操作；流程；案例

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 07. 037

[中圖分類號(hào)] F232 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2016）07- 0077- 05

供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)至少包括采購(gòu)、銷售、庫(kù)存、存貨四個(gè)子系統(tǒng)，通常與應(yīng)收款和應(yīng)付款管理系統(tǒng)集成使用，各個(gè)子系統(tǒng)之間存在著直接的數(shù)據(jù)傳遞關(guān)系，彼此影響，相互制約。當(dāng)操作中發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤是由于前面的設(shè)置或操作引起的，就需要修改前面的設(shè)置或操作，如果自前面的錯(cuò)誤點(diǎn)開始已進(jìn)行了“1、2、3、4”等多步下游業(yè)務(wù)處理，此時(shí)必須按“4、3、2、1”逆序撤銷已進(jìn)行過的下游業(yè)務(wù)，方可修改前面的錯(cuò)誤，在ERP U8中進(jìn)行撤銷操作要遵循這一原則。尤其要注意業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)所引起的各子系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)傳遞關(guān)系，按相應(yīng)操作流程正確進(jìn)行業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)一體化的處理。筆者結(jié)合多年的會(huì)計(jì)信息化教學(xué)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，對(duì)供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)中涉及撤銷的典型案例進(jìn)行梳理、進(jìn)一步分析歸納，以期為相關(guān)使用者提供幫助。

1 采購(gòu)與應(yīng)付款管理系統(tǒng)

根據(jù)采購(gòu)管理的業(yè)務(wù)流程，在ERP U8中實(shí)現(xiàn)時(shí)所涉及的單據(jù)類型多，從業(yè)務(wù)狀態(tài)上可分為五種狀態(tài)：錄入、未審核、已審核、已執(zhí)行、關(guān)閉。在采購(gòu)管理中根據(jù)單據(jù)的狀態(tài)，可以將單據(jù)分為：不需審核的單據(jù)，需要關(guān)閉的單據(jù)。不需審核的單據(jù)包括：采購(gòu)發(fā)票、采購(gòu)結(jié)算單、期初暫估入庫(kù)單、期初發(fā)票、期初受托代銷入庫(kù)單。需要關(guān)閉的單據(jù)包括：采購(gòu)請(qǐng)購(gòu)單、采購(gòu)訂單、采購(gòu)到貨單。單據(jù)流程如圖1所示。

“已審核”單據(jù)為有效單據(jù)，可被其他單據(jù)、其他系統(tǒng)參照使用；已審核未執(zhí)行后續(xù)處理的單據(jù)可以棄審，棄審后單據(jù)狀態(tài)為未審核，有下游單據(jù)生成的，系統(tǒng)視為該單據(jù)已執(zhí)行，不能棄審，須將下游業(yè)務(wù)逆序撤銷后，才可棄審相應(yīng)單據(jù)。依此原理，下文對(duì)涉及的單據(jù)及業(yè)務(wù)進(jìn)行分析。

案例一：以單貨同到的普通采購(gòu)業(yè)務(wù)為例，對(duì)采購(gòu)與付款的操作流程及撤銷進(jìn)行歸納

華立公司2015年6月，發(fā)生采購(gòu)業(yè)務(wù)——單貨同到的普通采購(gòu)

（1）2015/06/01業(yè)務(wù)一部業(yè)務(wù)員李平向建昌公司詢問鍵盤的價(jià)格（95元/只），覺得價(jià)格合適，隨后向公司上級(jí)主管提出請(qǐng)購(gòu)要求，請(qǐng)購(gòu)數(shù)量為300只。業(yè)務(wù)員據(jù)此填制請(qǐng)購(gòu)單，需求日期為2015/06/03。

（2）2015/06/02 上級(jí)主管同意向建昌公司訂購(gòu)鍵盤300只，單價(jià)為95元，要求到貨日期為2015/06/03。

（3）2015/06/03 收到所訂購(gòu)的鍵盤300只（填制到貨單）。將所收到的貨物驗(yàn)收入原材料倉(cāng)庫(kù)（填制采購(gòu)入庫(kù)單）。

（4）當(dāng)天收到該筆貨物的專用發(fā)票一張，發(fā)票號(hào)CG08001。業(yè)務(wù)部門將采購(gòu)發(fā)票交給財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門確認(rèn)此業(yè)務(wù)所涉及的應(yīng)付賬款及采購(gòu)成本，材料會(huì)計(jì)記材料明細(xì)賬。

1.1 正常操作流程

（1）采購(gòu)管理系統(tǒng)：采購(gòu)申請(qǐng)單、審核→采購(gòu)訂貨單、審核→采購(gòu)到貨單、審核。

（2）庫(kù)存管理系統(tǒng)：采購(gòu)入庫(kù)單、審核。

（3）采購(gòu)系統(tǒng)：采購(gòu)發(fā)票→采購(gòu)結(jié)算（自動(dòng)結(jié)算或手工結(jié)算）

（4）應(yīng)付款管理系統(tǒng)：應(yīng)付單據(jù)審核→制單處理。

借：材料采購(gòu) 28 500

應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅（進(jìn)項(xiàng)稅額） 4 845

貸：應(yīng)付賬款——應(yīng)付貨款 33 345

（5）存貨核算系統(tǒng)：業(yè)務(wù)核算記賬財(cái)務(wù)核算生成憑證。

借：原材料 28 500

貸：材料采購(gòu) 28 500

1.2 撤銷操作流程

1.2.1 撤銷第5步（存貨核算系統(tǒng)）的操作

（1）刪除憑證：存貨核算系統(tǒng)→財(cái)務(wù)核算→憑證列表

（2）恢復(fù)記賬：存貨核算系統(tǒng)→業(yè)務(wù)核算→恢復(fù)記賬

1.2.2 撤銷第4步（應(yīng)付款管理系統(tǒng)）的操作

（1）刪除憑證：應(yīng)付款管理系統(tǒng)→單據(jù)查詢→憑證查詢。

（2）取消審核：應(yīng)付款管理系統(tǒng)→應(yīng)付單據(jù)處理→應(yīng)付單。據(jù)審核：勾選已審核、已制單（未完全報(bào)銷）等選項(xiàng)。

1.2.3 撤銷第3步（采購(gòu)系統(tǒng)發(fā)票）的操作

（1）取消結(jié)算：采購(gòu)管理系統(tǒng)→采購(gòu)結(jié)算→采購(gòu)結(jié)算列表（雙擊要?jiǎng)h除的結(jié)算單據(jù)進(jìn)入刪除界面，執(zhí)行刪除）。

（2）修改、刪除采購(gòu)發(fā)票：采購(gòu)管理系統(tǒng)→采購(gòu)發(fā)票→專用采購(gòu)發(fā)票。

1.2.4 撤銷第2步（庫(kù)存管理系統(tǒng)入庫(kù)單）的操作

修改、刪除采購(gòu)入庫(kù)單（期初暫估入庫(kù)單）：庫(kù)存管理系統(tǒng)→入庫(kù)業(yè)務(wù)→采購(gòu)入庫(kù)單（期初暫估入庫(kù)的為：初始設(shè)置→期初結(jié)存）：先棄審再做修改或刪除。

1.2.5 撤銷第1步（采購(gòu)管理系統(tǒng)請(qǐng)購(gòu)單、訂貨單、到貨單）的操作

（1）修改、刪除到貨單：采購(gòu)管理系統(tǒng)→采購(gòu)到貨→到貨單：先棄審再做修改或刪除。

（2）修改、刪除訂貨單：采購(gòu)管理系統(tǒng)→采購(gòu)訂貨→訂貨單：先棄審再做修改或刪除。

（3）修改、刪除請(qǐng)購(gòu)單：采購(gòu)管理系統(tǒng)→請(qǐng)購(gòu)→請(qǐng)購(gòu)單：先棄審再做修改或刪除。

總結(jié)：撤銷操作均在正常操作相應(yīng)的菜單中（采購(gòu)結(jié)算單除外），按正常操作的反順序進(jìn)行，如圖2。如果正常操作只執(zhí)行了第1、2、3、4步，則撤銷就從“撤銷第4步”開始，依次執(zhí)行“撤銷第4、3、2、1步”；同理，如果正常操作只執(zhí)行了第1、2、3步，則撤銷就從“撤銷第3步”開始，依次執(zhí)行“撤銷第3、2、1步”。

2 銷售與應(yīng)收款管理系統(tǒng)

按用友ERP U8中的撤銷處理原則，銷售管理系統(tǒng)的撤銷操作可比照采購(gòu)管理中的流程進(jìn)行處理，下文重點(diǎn)對(duì)應(yīng)收款管理中的典型案例進(jìn)行分析。

2.1 應(yīng)收款管理中的轉(zhuǎn)賬處理

案例二： 2015/06/05收到昌新貿(mào)易公司以匯票方式支付的預(yù)付貨款30000元。財(cái)務(wù)部門據(jù)此生成相應(yīng)憑證。華立公司賬上有“應(yīng)收賬款——昌新貿(mào)易公司”借方余額 50 000元，2015/06/25將收到昌新貿(mào)易公司30 000元的預(yù)收款沖減相應(yīng)的應(yīng)收賬款（預(yù)收沖應(yīng)收）。

2.1.1 正常操作流程

2.1.1.1 2015年6月5日，收到預(yù)收款時(shí)

（1）錄入收款單：在應(yīng)收款系統(tǒng)中，進(jìn)入“日常處理”|“收款單據(jù)處理”|“收款單據(jù)錄入”（注意：款項(xiàng)類型為“預(yù)收款”） 。

（2）審核收款單：在應(yīng)收系統(tǒng)中，進(jìn)入“日常處理”|“收款單據(jù)處理”|“收款單據(jù)審核”。

（3）根據(jù)收款單生成憑證：在應(yīng)收系統(tǒng)中，進(jìn)入“日常處理”| “制單處理”，選擇結(jié)算單制單。 生成憑證如下。

借：銀行存款——工行存款 30 000

貸：預(yù)收賬款 30 000

2.1.1.2 2015年6月25日，預(yù)收沖應(yīng)收時(shí)

（1）在應(yīng)收系統(tǒng)中，執(zhí)行“日常處理”|“轉(zhuǎn)賬”|“預(yù)收沖應(yīng)收”。注意預(yù)收沖應(yīng)收的日期，執(zhí)行“自動(dòng)轉(zhuǎn)賬”命令，提示“是否立即制單”。

（2）提示立即制單，選擇“是”，生成憑證。

借：預(yù)收賬款 30 000

貸：應(yīng)收賬款 30 000

2.1.2 撤銷操作流程

（1）撤銷第2步，執(zhí)行“應(yīng)收款管理”|“單據(jù)查詢”|“憑證查詢”，將轉(zhuǎn)賬生成的憑證“刪除”。

（2）撤銷第1步，執(zhí)行“其他處理”|“取消操作”（操作類型選擇為“預(yù)收沖應(yīng)收”）；在“取消操作”窗口，選中相應(yīng)壞賬發(fā)生記錄，點(diǎn)擊“OK確認(rèn)”按鈕，即完成撤銷“預(yù)收沖應(yīng)收”的業(yè)務(wù)處理。

總結(jié)：只要執(zhí)行過 “預(yù)收沖應(yīng)收”功能，即使未生成憑證，也必須執(zhí)行一次撤銷操作，撤銷第1步——取消“預(yù)收沖應(yīng)收”，再對(duì)錯(cuò)誤進(jìn)行修正。應(yīng)收款管理中的其他轉(zhuǎn)賬（應(yīng)收沖應(yīng)收、應(yīng)收沖應(yīng)付）業(yè)務(wù)，取消操作依此方式處理。

2.2 應(yīng)收款管理中的壞賬處理

案例三：華立公司壞賬準(zhǔn)備按應(yīng)收余額百分比法計(jì)提，提取比率為0.5%。2015年6月，壞賬準(zhǔn)備科目期初余額為10 000元，發(fā)生以下業(yè)務(wù)1、業(yè)務(wù)2、業(yè)務(wù)3。

調(diào)整應(yīng)收款管理系統(tǒng)的選項(xiàng)：執(zhí)行“應(yīng)收款管理”|“設(shè)置”|“選項(xiàng)”，將壞賬處理方式設(shè)置為“應(yīng)收余額百分比法”，設(shè)置壞賬準(zhǔn)備科目期初余額為10 000元，提取比率為0.5%。并進(jìn)行應(yīng)收款管理系統(tǒng)的初始設(shè)置。

2.2.1 業(yè)務(wù)1：發(fā)生壞賬時(shí)

2015/06/27收到通知華宏公司破產(chǎn)，其所欠款項(xiàng)（25 000元）將無法收回，全額做壞賬處理。

2.2.1.1 正常操作流程

（1）執(zhí)行“應(yīng)收款管理”|“壞賬處理”|“壞賬發(fā)生”，選擇相應(yīng)“客戶”并確認(rèn)。

（2）在“壞賬發(fā)生單據(jù)明細(xì)”窗口“本次發(fā)生壞賬金額”欄處填入：25 000，點(diǎn)擊“OK確認(rèn)”按鈕，提示是否生成憑證。在此可先選擇“否”，以后再生成憑證。

（3）提示是否生成憑證時(shí)，選擇“是”生成憑證如下：

借：壞賬準(zhǔn)備 25 000

貸：應(yīng)收賬款 25 000

2.2.1.2 撤銷操作流程

（1）撤銷第3步，執(zhí)行“應(yīng)收款管理”|“單據(jù)查詢”|“憑證查詢”，將壞賬處理生成的憑證“刪除”。

（2）撤銷第2步，執(zhí)行“其他處理”|“取消操作”（操作類型選擇為“壞賬處理”）。

（3）撤銷第1步，在“取消操作”窗口，選中相應(yīng)壞賬發(fā)生記錄，點(diǎn)擊“OK確認(rèn)”按鈕，即完成撤銷“發(fā)生壞賬”的業(yè)務(wù)處理。

總結(jié)：如果正常操作流程只執(zhí)行了第1步、第2步，尚未生成憑證，則撤銷時(shí)就先撤銷第2步、再撤銷第1步。撤銷后可重新按正常流程進(jìn)行操作。

2.2.2 業(yè)務(wù)2：壞賬收回時(shí)

2015/06/28收回華宏公司已做壞賬的貨款5 000元現(xiàn)金，做壞賬收回處理。

2.2.2.1 正常操作流程

（1）錄入收款單：按業(yè)務(wù)日期2015年6月28日登錄系統(tǒng)，執(zhí)行“應(yīng)收款管理”|“壞賬處理”|“收款單據(jù)錄入”（注意：款項(xiàng)類型為“應(yīng)收款”，此處切記不要對(duì)收款單進(jìn)行“審核”！否則在下一步執(zhí)行“壞賬收回”， “結(jié)算單號(hào)”選擇時(shí)無相應(yīng)的收款單）。

（2）壞賬收回處理：執(zhí)行“應(yīng)收款管理”|“壞賬處理”|“壞賬收回”，在“壞賬收回”窗口中選擇相應(yīng)的客戶“華宏公司”、“結(jié)算單號(hào)”選擇為上一步中錄入的收款單號(hào)。再確定并制單。在同一張憑證上生成如下憑證：

借：庫(kù)存現(xiàn)金 5 000

貸：應(yīng)收賬款 5 000

同時(shí)

借：應(yīng)收賬款 5 000

貸：壞賬準(zhǔn)備 5 000

（3）壞賬查詢：完成“壞賬發(fā)生”及“壞賬收回”業(yè)務(wù)后，執(zhí)行“應(yīng)收款管理”|“壞賬處理”|“壞賬查詢”，結(jié)果如圖3所示。

2.2.2.2 撤銷操作流程

（1）撤銷第2步，執(zhí)行“應(yīng)收款管理”|“單據(jù)查詢”|“憑證查詢”，將壞賬收回生成的憑證“刪除”。

（2）撤銷第1步，取消審核再修改、刪除收款單。

2.2.3 業(yè)務(wù)3：計(jì)提本年度的壞賬準(zhǔn)備

2.2.3.1 正常操作流程

（1）在應(yīng)收款管理中，執(zhí)行“壞賬處理”|“計(jì)提壞賬準(zhǔn)備”，系統(tǒng)根據(jù)“應(yīng)收賬款”科目余額及“壞賬準(zhǔn)備”科目期初和本期發(fā)生額情況，自動(dòng)計(jì)算出本期壞賬準(zhǔn)備的計(jì)提金額，如圖4所示。

（2）檢查“本次計(jì)提”欄金額是否正確，若正確，點(diǎn)擊“OK確認(rèn)”按鈕，提示是否生成憑證。在此可先選擇“否”，以后再生成憑證。

（3）提示是否生成憑證時(shí)，選擇“是”，生成憑證如下：

借：資產(chǎn)減值損失 12 288.57

貸：壞賬準(zhǔn)備 12 288.57

對(duì)上述第（2）步的補(bǔ)充：若本次計(jì)提金額不正確，則要操作一次“取消壞賬處理”，找到錯(cuò)誤原因并修改后，再重新進(jìn)行“計(jì)提壞賬準(zhǔn)備”。教學(xué)實(shí)踐中常見由于金額填錯(cuò)或重復(fù)填制了收款單、銷售發(fā)票等單據(jù)，但并未生成憑證，致使應(yīng)收系統(tǒng)中“應(yīng)收賬款”金額不正確，再引起計(jì)提壞賬準(zhǔn)備的金額錯(cuò)誤。解決方法：執(zhí)行“應(yīng)收款管理”|“賬表管理”|“業(yè)務(wù)報(bào)表”|“業(yè)務(wù)明細(xì)賬”，詳細(xì)查詢應(yīng)收款管理系統(tǒng)中的單據(jù)，找出“應(yīng)收賬款”錯(cuò)誤原因并修改，再重新進(jìn)行上述正常操作流程（1）～（3）步。

上述業(yè)務(wù)1、業(yè)務(wù)2、業(yè)務(wù)3涉及“壞賬準(zhǔn)備”具體核算數(shù)據(jù)如圖5。

2.2.3.2 撤銷操作流程

（1）撤銷第3步，應(yīng)先刪除已經(jīng)生成的憑證。執(zhí)行“應(yīng)收款管理”|“單據(jù)查詢”|“憑證查詢”，將計(jì)提壞賬生成的憑證“刪除”。

（2）撤銷第2步，取消壞賬處理。執(zhí)行“應(yīng)收款管理”|“其他處理”|“取消操作”，操作類型選擇為“壞賬處理”。

（3）撤銷第1步，在“取消操作”窗口，選中相應(yīng)計(jì)提壞賬的記錄，點(diǎn)擊“OK確認(rèn)”按鈕，即完成撤銷“計(jì)提壞賬”的業(yè)務(wù)處理。

（4）取消相應(yīng)計(jì)提壞賬后，再執(zhí)行“應(yīng)收款管理”|“壞賬處理”|“壞賬查詢”，此時(shí)需注意期初余額是否正確，實(shí)踐中常見期初余額在此時(shí)不正確的現(xiàn)象。

（5）若此時(shí)期初余額仍有誤，則需執(zhí)行“應(yīng)收款管理系統(tǒng)”|“初始設(shè)置”|“壞賬準(zhǔn)備設(shè)置”，檢查期初余額正確無誤，必須點(diǎn)擊“確定”，使應(yīng)收款管理系統(tǒng)重新“存儲(chǔ)”正確的期初余額。再重新完成“業(yè)務(wù)1、業(yè)務(wù)2、業(yè)務(wù)3”相應(yīng)的壞賬處理工作。

3 庫(kù)存管理、存貨核算系統(tǒng)

案例四：華立公司2015/06/30 對(duì)原料倉(cāng)庫(kù)的所有存貨進(jìn)行盤點(diǎn)。 盤點(diǎn)后，“Intel酷睿i5芯片”盤點(diǎn)數(shù)量551盒，發(fā)現(xiàn)多出1盒。經(jīng)確認(rèn)，Intel 酷睿i5芯片的成本為1200元/盒。

3.1 正常操作流程

3.1.1盤點(diǎn)前

在庫(kù)存系統(tǒng)中，填制盤點(diǎn)單。出庫(kù)類別為“盤虧出庫(kù)”，入庫(kù)類別為“盤盈入庫(kù)”。單擊“盤庫(kù)”功能按鈕。（賬面數(shù)量為550）

3.1.2 盤點(diǎn)后

（1）在庫(kù)存管理系統(tǒng)中修改盤點(diǎn)單，錄入盤點(diǎn)數(shù)量（修改Intel 酷睿i5芯片盤點(diǎn)數(shù)量為551），確定錄入盤點(diǎn)金額661 200（551×1 200=661 200），保存并“審核”盤點(diǎn)單。

（2）在庫(kù)存管理系統(tǒng)中，審核由盤點(diǎn)單生成的其他入庫(kù)單。執(zhí)行“庫(kù)存管理”|“入庫(kù)業(yè)務(wù)”|“其它入庫(kù)單”，找到要審核的單據(jù)，執(zhí)行“審核”后退出。

（3）在存貨核算系統(tǒng)中，對(duì)“其他入庫(kù)單”進(jìn)行記賬并生成憑證。

借：原材料 1 200

貸：待處理財(cái)產(chǎn)損溢 1 200

教學(xué)實(shí)踐中常見在第3步執(zhí)行“存貨核算”|“業(yè)務(wù)核算”|“正常單據(jù)記賬”時(shí)，相應(yīng)盤盈入庫(kù)記錄為灰色，無法進(jìn)行“記賬”及生成憑證。產(chǎn)生該問題的原因是在第2步修改盤點(diǎn)單時(shí)，沒有錄入盤點(diǎn)金額661 200元，需執(zhí)行撤銷操作流程。

3.2 撤銷操作流程

（1）撤銷第2步，在庫(kù)存管理系統(tǒng)中對(duì)由盤點(diǎn)單生成的“其它入庫(kù)單”執(zhí)行“棄審”，即取消審核。

（2）撤銷第1步，“庫(kù)存管理”|“盤點(diǎn)業(yè)務(wù)”，進(jìn)入“盤點(diǎn)單”窗口，刪除盤點(diǎn)單。重新執(zhí)行正常操作流程的步驟，修改盤點(diǎn)單上的盤點(diǎn)數(shù)量為551盒、盤點(diǎn)金額661 200元。

本文中所涉及案例，均在用友ERP U8.72系統(tǒng)中驗(yàn)證通過。

主要參考文獻(xiàn)

[1]趙建新，何曉嵐，周宏.用友ERP供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)實(shí)驗(yàn)教程（U8.72版）[M].北京：清華大學(xué)出版社，2012.

[2]王新玲，汪剛.會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)實(shí)驗(yàn)教程（用友ERP-U8.72版）[M].北京：清華大學(xué)出版社，2009.

[3]張渭育.財(cái)務(wù)軟件中反向操作實(shí)例分析[J].財(cái)會(huì)月刊，2013（5）：82-83.