加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的策略

田來(lái)

【摘 要】隨著社會(huì)的發(fā)展和生產(chǎn)力發(fā)展水平的提高，檔案對(duì)社會(huì)和企業(yè)發(fā)展的重要作用不斷凸顯出來(lái)，人們的檔案管理意識(shí)不斷增強(qiáng)，提高檔案管理的科學(xué)化水平是現(xiàn)代檔案工作的重要課題， 是提升國(guó)家文化軟實(shí)力的需要，是廣大人民群眾對(duì)檔案管理工作的客觀要求也是順應(yīng)我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)和時(shí)代發(fā)展變化的必然趨勢(shì)， 對(duì)于推動(dòng)檔案管理規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化具有重要意義。想要全面改善檔案管理事業(yè)以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，就要明白當(dāng)今檔案管理基礎(chǔ)工作中存在的問(wèn)題，對(duì)癥下藥才能解決問(wèn)題。本文從實(shí)踐的角度， 圍繞如何提高檔案管理的科學(xué)化水平， 分析了檔案制度、信息化建設(shè)、依法治黨、注重檔案保密管理，四個(gè)方面提出建議，推動(dòng)檔案管理實(shí)現(xiàn)這四個(gè)轉(zhuǎn)變，使檔案工作更快更好適應(yīng)新時(shí)期的發(fā)展需要。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)；檔案；管理

一、加強(qiáng)對(duì)檔案工作的重視

在當(dāng)今中國(guó)，許多的企業(yè)對(duì)檔案管理工作本身就沒(méi)有太深入的認(rèn)識(shí)，尤其是檔案基礎(chǔ)工作的重視。這樣的想法最終會(huì)造成信息的遺失，影響檔案工作乃至企業(yè)其他管理工作的順利展開(kāi)，進(jìn)而影響整個(gè)企業(yè)的生存與發(fā)展。企業(yè)檔案是企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要依據(jù)，也是企業(yè)確定未來(lái)發(fā)展策略的重要依據(jù)。企業(yè)檔案的開(kāi)發(fā)和利用，對(duì)本企業(yè)內(nèi)部資源的利用和共享具有十分重要的作用。有助于企業(yè)使用社會(huì)的發(fā)展變化及時(shí)調(diào)整發(fā)展策略，重視企業(yè)的檔案管理工作，才能為企業(yè)的快速的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)、高效的保障。提高檔案工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)、檔案管理工作的順利進(jìn)行離不開(kāi)高素質(zhì)的管理人員，這直接關(guān)系到整個(gè)檔案管理工作的進(jìn)行。高素質(zhì)的管理人員能夠在管理工作中把握全局重視檔案管理工作并做好檔案的開(kāi)發(fā)和利用不但可以提升一個(gè)企業(yè)的管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自身價(jià)值，而且可以為企業(yè)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。未來(lái)是機(jī)遇和挑戰(zhàn)并存的，規(guī)范化、科學(xué)化、法制化的檔案管理工作可以為企業(yè)的發(fā)展提供重要保障，檔案管理可以避免消極因素帶來(lái)的不利影響，有效幫助企業(yè)抓住機(jī)遇。

二、信息化是現(xiàn)代檔案管理不可缺少的因素

實(shí)現(xiàn)檔案管理手段的不斷科學(xué)管理。隨著時(shí)代的發(fā)展，傳統(tǒng)的管理方式會(huì)出現(xiàn)一些和現(xiàn)代化辦公方式不相適應(yīng)的整理方法，傳統(tǒng)的檔案管理方式，很難適應(yīng)不斷改革深化的管理工作： 一是收集資料方法落后，二是管理方式落后、三是服務(wù)方式單調(diào)。不合理的檔案分類(lèi)也是目前檔案管理中存在的一項(xiàng)重要問(wèn)題。不合理的檔案分類(lèi)會(huì)對(duì)檔案搜索利用造成困難，延誤工作的順利進(jìn)行因此，利用現(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)加以自我完善，作為檔案管理的工作人員，需要努力的開(kāi)發(fā)與利用檔案信息的資源，完善檔案的服務(wù)意識(shí)，不能只滿足于工作需要， 缺乏將檔案工作與企業(yè)管理結(jié)合起來(lái)的意識(shí)， 現(xiàn)代化的電子文件可以將文字、圖像、影像、聲音等各種檔案形式有機(jī)結(jié)合起來(lái)的“多媒體文件”。多媒體文件圖、文、聲、像并茂， 能夠更加生動(dòng)地再現(xiàn)當(dāng)時(shí)的場(chǎng)景，從而強(qiáng)化了檔案的記憶和再現(xiàn)功能。 科學(xué)規(guī)范的檔案管理只有與時(shí)俱進(jìn)，才能跟上時(shí)代的步伐，適應(yīng)新形勢(shì)的需要，開(kāi)創(chuàng)檔案管理工作的新局面，提升企業(yè)的管理水平。做好檔案管理工作，須立足于管理的現(xiàn)狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的現(xiàn)代化管理研究成果，不斷適應(yīng)檔案管理的新形勢(shì)，逐步完善檔案管理工作，提高檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)技能，進(jìn)而激發(fā)廣大檔案管理工作人員工作熱情，使檔案管理工作走上科學(xué)化、規(guī)范化和法制化的道路。

三、加強(qiáng)檔案的保密工作是檔案管理的重中之重

檔案保密安全工作是檔案工作的重中之重，確保檔案安全是檔案工作者的天職。企業(yè)應(yīng)對(duì)保密要害部門(mén)配備和確定了專(zhuān)（兼）職保密人員，逐步建立完善了保密工作制度。對(duì)涉密人員本著先審查后上崗的原則。對(duì)重點(diǎn)涉密部位都配置了“三鐵”（鐵窗、鐵門(mén)、鐵柜）、“四防”（防盜、防火、防潮、防鼠）。密件文件在收發(fā)、傳閱、使用、保管和清退等各個(gè)環(huán)節(jié)做到登記明確、手續(xù)清楚，不擅自擴(kuò)大知悉范圍。加強(qiáng)計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)保密管理，加強(qiáng)涉密載體的保密管理工作。全面落實(shí)好保密工作的人防、物防、技防措施。工作中可能存在的隱患和薄弱環(huán)節(jié)，研究探索行之有效的保密工作方法和措施，確保及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)隱患，消除工作漏洞。通過(guò)組織學(xué)習(xí)，大家進(jìn)一步明確當(dāng)前保密工作的重點(diǎn)和工作要求，保密工作意識(shí)進(jìn)一步增強(qiáng)，更加深入地掌握新形勢(shì)下保密工作常識(shí)，提高對(duì)保密工作的警覺(jué)性。加強(qiáng)了對(duì)檔案安全、保密工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立完善了檔案管理負(fù)責(zé)制，明確各項(xiàng)職責(zé)，將檔案工作落到實(shí)處，保障了檔案安全工作的順利開(kāi)展。檔案工作者也警鐘長(zhǎng)鳴，牢固樹(shù)立“安全第一，預(yù)防為主”的思想，堅(jiān)決防止松懈、僥幸心理，確保檔案安全萬(wàn)無(wú)一失。

四、依法治檔是做好檔案管理工作的必經(jīng)之路

立足于法，是搞好建章立制工作的重要保障，也是對(duì)檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及管理操作能力等方面都提出的更高要求?！吨腥A人民共和國(guó)檔案法》經(jīng)過(guò)幾十年的發(fā)展，為我國(guó)檔案管理工作的良性發(fā)展打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，為我國(guó)檔案人員依法治檔提供了有力保障，讓檔案工作人員以法律法規(guī)作為指導(dǎo)，對(duì)檔案進(jìn)行依法管理。只有實(shí)現(xiàn)檔案管理的制度化，檔案管理、收集和整理工作才能充分其發(fā)揮應(yīng)有的作用，才能有效地保護(hù)和利用檔案，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)做貢獻(xiàn)。新的形勢(shì)對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求，這就要求各地方要充分利用地方的立法權(quán)限，建立一整套有地方特色的檔案法律法規(guī)，是檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)，有法可依。同時(shí)，檔案管理人員要提高法律意識(shí)，提高依法治檔的能力，運(yùn)用法治思維進(jìn)行檔案管理工作，客服畏難情緒，確保依照法律管理檔案的力度。堅(jiān)決杜絕任何違反法律法規(guī)和公司規(guī)章制度的行為，與傳統(tǒng)的遇到問(wèn)題先講感情，再講法律的傳統(tǒng)不良作風(fēng)，克服因此導(dǎo)致的歸檔文件不能及時(shí)歸檔，散落在各個(gè)部門(mén)進(jìn)而遺失等各種影響檔案工作順利開(kāi)展的行為。各企業(yè)及各部門(mén)都要修訂整理并建立健全檔案管理規(guī)章制度，自上而下地推動(dòng)檔案工作的法制化管理，建立健全檔案工作的法治意思，加強(qiáng)監(jiān)督落實(shí)各項(xiàng)檔案管理工作的落實(shí)，嚴(yán)格按照公司的檔案法律規(guī)則辦事，向制度要管理，向制度要效益，只有這樣，檔案管理工作才能實(shí)現(xiàn)因地制宜、靈活有效，才能更加有效地為企業(yè)的發(fā)展提供保障。

檔案是企業(yè)在生產(chǎn)、研發(fā)、經(jīng)營(yíng)和管理等活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的各種形式的記錄，也是企業(yè)傳承與維護(hù)的重要工具。檔案管理基礎(chǔ)工作的改善是將檔案管理工作推向新的高度的重要舉措，對(duì)建立現(xiàn)代檔案管理也有著極其重要的意義。今天的企業(yè)檔案管理工作，解讀著昨天的發(fā)展歷程，同時(shí)又構(gòu)建著明天的?？茖W(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢(shì)的需要。因此，我們必須立足于管理的現(xiàn)狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應(yīng)檔案管理工作的新形勢(shì)，逐步完善檔案管理工作，培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責(zé)任感和使命感，進(jìn)而激發(fā)廣大檔案管理工作人員工作熱情，使檔案管理工作走上科學(xué)化、規(guī)范化和法制化的道路。開(kāi)創(chuàng)檔案管理工作的新局面，不斷提升一個(gè)企業(yè)的管理水平，做好檔案的開(kāi)發(fā)和利用工作，不但可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作熱源的價(jià)值，而且可以為企業(yè)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步做出貢獻(xiàn)。