《企業(yè)檔案工作規(guī)范》解讀

編者按：

《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T42-2009）是國家檔案局2009年發(fā)布的一個新時期具有里程碑意義的企業(yè)檔案工作規(guī)范化建設(shè)指導(dǎo)性文件。它借鑒企業(yè)質(zhì)量管理體系理念和相關(guān)最新國際標(biāo)準(zhǔn)，適應(yīng)企業(yè)改革發(fā)展和信息技術(shù)廣泛應(yīng)用的新要求，從檔案工作原則、體系、制度、業(yè)務(wù)、信息化和檔案工作設(shè)備設(shè)施方面，將企業(yè)檔案工作的行政性目標(biāo)要求，轉(zhuǎn)向標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化的體系建設(shè)，是檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的重要創(chuàng)新。新建立的企業(yè)能據(jù)此了解國家對企業(yè)檔案工作的基本要求；成熟企業(yè)能據(jù)此知道自己檔案工作還要在哪些方面需要完善；檔案行政管理部門可將此作為指導(dǎo)企業(yè)開展檔案工作的依據(jù)。從本期開始本欄目將連載國家檔案局對《企業(yè)檔案工作規(guī)范》部分重要內(nèi)容的權(quán)威解讀。

3.1企業(yè)檔案，是指企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件。

“企業(yè)檔案”的概念在我國檔案工作中已有二十多年的歷史，它是由有關(guān)企業(yè)檔案工作發(fā)展歷史介紹中的技術(shù)檔案、科技檔案及其管理的發(fā)展演化而來。 1987年，國家檔案局、國家經(jīng)委和國家計委聯(lián)合頒布的《國營企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》中第二條，首次提出了企業(yè)檔案的概念：“企業(yè)檔案是企業(yè)在各項活動中形成的全部檔案的總和。其構(gòu)成是以科學(xué)技術(shù)檔案為主體，包括計劃統(tǒng)計、經(jīng)營銷售、物資供應(yīng)、財務(wù)管理、勞動工資、教育衛(wèi)生和黨、政、工、團(tuán)等方面的檔案。”這一解釋明確了企業(yè)中科技檔案是主體，但要求經(jīng)營和各種管理活動中形成的各類檔案應(yīng)綜合管理，是適應(yīng)改革開放新要求新情況而形成的企業(yè)各類檔案綜合管理的新觀念。

2002年，國家檔案局、國家經(jīng)貿(mào)委和國家計委聯(lián)合頒布的《企業(yè)檔案管理規(guī)定》中，將企業(yè)檔案界定為“企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存價值的各種形式的文件材料”。這一界定反映了我們在由計劃經(jīng)濟(jì)向市場經(jīng)濟(jì)體制建立的轉(zhuǎn)變過程中對企業(yè)檔案的認(rèn)識：雖然早在1992年黨的十四屆三中全會就做出《關(guān)于建立社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制若干問題的決定》，但是十年后依然突出強調(diào)檔案對國家、社會的責(zé)任和作用。 2004年，黨的十六屆三中全會做出《關(guān)于建立社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制若干問題的決定》后，在“公有制為主體，多種所有制經(jīng)濟(jì)共同發(fā)展”成為我國的基本經(jīng)濟(jì)制度的條件下，企業(yè)作為市場中獨立經(jīng)營的法人實體，其所有制和經(jīng)營形式也越來越多樣化，對企業(yè)檔案的認(rèn)識也需要進(jìn)一步深化。

《企業(yè)檔案工作規(guī)范》與《企業(yè)檔案管理規(guī)定》相比較，其變化主要是：

（1）增加了“研發(fā)”。開發(fā)在計劃體制下我國科研設(shè)計單位多從事科研、設(shè)計、開發(fā)等活動，屬于科技事業(yè)單位。這些科技事業(yè)單位的檔案管理，在國家檔案局二十世紀(jì)九十年代初組織的科技事業(yè)單位檔案工作目標(biāo)管理活動中取得很大成效。體制轉(zhuǎn)變后，經(jīng)營型科技事業(yè)單位轉(zhuǎn)為企業(yè)，因此增加“研發(fā)”主要針對科研設(shè)計類企業(yè)或企業(yè)中的研究開發(fā)活動。

（2）去掉了“有保存價值”前“對國家、社會和企業(yè)”的限定詞。主要是因為企業(yè)范圍廣泛、形式多樣，投資主體多方。我國不但有國有企業(yè)、集體企業(yè)，還有大量私人獨資企業(yè)、合伙企業(yè)，現(xiàn)在的《公司法》甚至允許注冊一人投資設(shè)立的有限責(zé)任公司。因此這些限定詞就有局限性和不適應(yīng)性，而去掉限制詞不代表企業(yè)檔案管理對國家、社會就沒有責(zé)任，而是包容性更大。在我國，無論何種類型、所有制企業(yè)，必須依照中華人民共和國的法律法規(guī)來經(jīng)營管理，其檔案的形成保管也必須符合《檔案法》的要求。

（3）將“文件材料”簡化為“文件”。從理解上，各種形式也包括載體形式，因此沒有提及載體。