關(guān)于電子檔案與紙質(zhì)檔案長期并存的思考

【摘要】在檔案管理過程中電子檔案與紙質(zhì)檔案都有自身的優(yōu)勢和局限性，現(xiàn)階段電子檔案的產(chǎn)生和發(fā)展并不能替代紙質(zhì)檔案，電子檔案與紙質(zhì)檔案之間進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，采取長期并存的發(fā)展模式，為檔案管理工作提高效率。

【關(guān)鍵詞】電子檔案；紙質(zhì)檔案；并存

紙質(zhì)檔案在當(dāng)今社會檔案管理工作中早已形成了成熟合理科學(xué)的體系，生命力依然很強(qiáng)，仍然是最主要的現(xiàn)在檔案儲存形式。電子檔案伴隨信息時代的到來也應(yīng)運(yùn)而生。作為檔案管理中的一個新生物，電子檔案是未來檔案管理前進(jìn)的方向和趨勢。電子檔案與紙質(zhì)檔案兩者之間存在著區(qū)別，各自有著優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)，相互補(bǔ)充，互相依存。因此。電子檔案與紙質(zhì)檔案在現(xiàn)階段檔案管理工作中長期并存模式是必然選擇。

一、電子檔案與紙質(zhì)檔案的區(qū)別

1、檔案存儲壽命的區(qū)別。電子檔案存儲壽命受其載體的內(nèi)部諸多因素和儲存環(huán)境的影響，遇到技術(shù)革新或載體破損，電子檔案上的信息都將會無法閱讀。紙質(zhì)檔案的存儲壽命，主要取決于紙張的纖維性質(zhì)，紙張遇到高溫、酶、酸、氧化劑，都有可能會發(fā)生氧化反應(yīng)或者水解，影響到紙質(zhì)檔案的壽命。紙質(zhì)檔案在存儲過程中如何避免紙張化學(xué)反應(yīng)的發(fā)生，可大大提高其存儲的壽命長度。

2、檔案載體的區(qū)別。電子檔案可以存在光盤、硬盤、磁帶等不同載體內(nèi)，形式多種多樣，而紙質(zhì)檔案存儲載體局限于紙張。電子檔案的載體體積小，容量大，不會占用大面積的庫存空間，相反紙質(zhì)檔案載體所需要的庫存空間較大。

3、檔案共享性的區(qū)別。電子檔案的共享性優(yōu)勢體現(xiàn)在同一文件可以供多人在不同地點(diǎn)同一時間使用，互不影響。而紙質(zhì)檔案只能在固定地點(diǎn)閱讀，一卷檔案在同一時間也只能供一個人閱讀，受到地域性的局限和閱讀人數(shù)的限制。

4、檔案原始屬性的真實(shí)性的區(qū)別。電子檔案從起草電子文件開始，經(jīng)過修改和印發(fā)，直到最終形成都是在計(jì)算機(jī)上完成的。電子檔案方便修改，而且修改后不會留下任何變動的痕跡，所以很難界定其是不是原件，所以電子檔案利用的原始屬性特征不再存在。紙質(zhì)檔案利用需求的原始屬性體現(xiàn)在有草稿和印稿之分，也會有正本和副本的差異。紙質(zhì)檔案有著原始記錄性和憑證作用。

5、檔案利用方式上的區(qū)別。電子檔案是在計(jì)算機(jī)上被利用，也可以通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)疆惖?，使檔案信息在遠(yuǎn)距離的異地也可以被利用。電子檔案可以為利用者節(jié)省大量時間和減少路途勞累。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的利用，必須利用者親赴檔案館查找才可以，對于異地利用者來說極為不便。

二、電子檔案與紙質(zhì)檔案在現(xiàn)階段檔案管理工作中長期并存模式是必然選擇

1、電子檔案與紙質(zhì)檔案之間是互補(bǔ)的。電子檔案的出現(xiàn)使整理變得更加簡單，過去當(dāng)紙質(zhì)檔案被翻亂的時候，整理是件比較繁瑣的事情。電子檔案有快速檢索的功能，還可以根據(jù)所需隨時通過網(wǎng)絡(luò)查詢，方便用戶及時快速的利用檔案資料。紙質(zhì)檔案可以在電子檔案中表明存放的位置，這樣通過電子檔案檢索功能就可以快速找到紙質(zhì)檔案的存放位置。這樣檔案部門的工作人員再整理檔案就變得簡單快捷，工作效率也可以大幅度提高。電子檔案由于可修改，而且修改后不會留下任何變動的痕跡，所以很難界定其是不是原件。紙質(zhì)檔案的原始記錄性和憑證作用正好彌補(bǔ)電子檔案的不足。兩者之間進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，使檔案管理工作更加簡單靈活。

2、對于紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理來說，都各有其優(yōu)點(diǎn)。所以兩者可以并存在檔案管理這一領(lǐng)域，但是還是各其有側(cè)重點(diǎn)。首先，電子檔案在信息的傳輸以及信息的處理這些方面都有很大的優(yōu)勢，這是紙質(zhì)檔案無法相比的。電子檔案的現(xiàn)代化手段使得檔案在信息的存儲以及處理方面效率大大提高，同時檔案存放的信息也越來越豐富化。這樣節(jié)約了很多紙質(zhì)檔案需要的存儲的空間，簡化了檔案管理的多種環(huán)節(jié)。同時電子檔案可以與多媒體相結(jié)合，使得電子檔案的信息的形態(tài)多樣化，不僅可以形象生動的再現(xiàn)歷史狀況，還可以改變紙質(zhì)檔案的單一化。所以檔案管理的現(xiàn)代化，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理的開發(fā)利用，同時對于提高檔案管理的效率方面，大力發(fā)展電子檔案的管理是非常有必要的。但是電子檔案也不是萬能的，首先在于電子檔案自身的缺陷，由于管理的局限，導(dǎo)致了檔案的管理的穩(wěn)定性以及可靠性和真實(shí)性會受到質(zhì)疑。這些都是電子檔案需要解決的問題。其次，紙質(zhì)檔案的原始性顯然要大于電子檔案，專家們曾經(jīng)做過一個論證，最后的結(jié)果就是紙質(zhì)檔案比電子檔案更加具有真實(shí)性和可靠性，適合長期保存。因?yàn)榧垙埖臉?gòu)成主要是纖維素，具有持久的耐久性，盡管纖維素可能在空氣的作用下發(fā)生氧化作用，但是其實(shí)際壽命還是可以達(dá)到幾百年的時間。甚至于隨著檔案管理的技術(shù)越來越先進(jìn)，現(xiàn)在有一種專門的存放檔案的耐久的紙張，可以為檔案的存在提供很長的時間。

三、如何實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案長期并存

1、提高檔案工作人員的管理水平。當(dāng)今社會檔案管理是電子檔案與紙質(zhì)檔案長期并存的階段，也就要求檔案管理人員不僅要掌握紙質(zhì)檔案管理的方法，還要熟練掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識和電子設(shè)備存儲功能的使用方法，為做好電子檔案管理工作打下基礎(chǔ)。檔案管理工作人員全面素質(zhì)進(jìn)一步的提高，有利于電子檔案與紙質(zhì)檔案管理工作完美結(jié)合。

2、提高檔案管理安全保障。電子檔案都是通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，或者電子設(shè)備來運(yùn)行的。在運(yùn)行過程中電子檔案信息具有無痕修改的特性，所以要特別注重電子檔案安全管理工作。因此，電子檔案從起草電子文件開始，經(jīng)過修改和傳遞，直到最終存儲，對這一套檔案運(yùn)行全過程要記錄監(jiān)督。參與工作的相關(guān)人員要加強(qiáng)安全意識，所用的計(jì)算機(jī)設(shè)備的也加強(qiáng)安全管理，進(jìn)而使電子檔案在開放性管理中，信息的完整與原始性也能得到保障，有利于電子檔案正常穩(wěn)定運(yùn)行。紙質(zhì)檔案管理工作中要特別注重存儲環(huán)境的改善和優(yōu)化，防止火災(zāi)、防止潮濕等都是必須要做到的，以此來保障紙質(zhì)檔案的安全性。

3、電子檔案與紙質(zhì)檔案直接相互轉(zhuǎn)化。電子檔案可以通過打印，快捷的轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)檔案，把電子檔案轉(zhuǎn)換為紙張的形式出現(xiàn)，更加直觀易懂，產(chǎn)生不同的利用效果。另外，紙質(zhì)檔案也可以通過計(jì)算機(jī)輸入或電子掃描轉(zhuǎn)化為電子檔案，有利于檔案日后的管理和查詢變得快捷。因此，電子檔案與紙質(zhì)檔案要做好互相轉(zhuǎn)化工作，兩者之間互作備份，長期并存，進(jìn)而提高檔案工作效率。

4、實(shí)行雙套制檔案管理方式。電子檔案與紙質(zhì)檔案的收集方式、載體、利用和存儲壽命等方面都有不同。然而，電子檔案與紙質(zhì)檔案兩者之間又可以相互轉(zhuǎn)換。所以在管理方式上要建立兩套體系，電子檔案與紙質(zhì)檔案既相互獨(dú)立，又要相互聯(lián)系，建立必要的通道以便兩種檔案之間可以分別利用、運(yùn)行和存儲，但又可以通過一方快捷找到另一方。因此，電子檔案與紙質(zhì)檔案管理實(shí)現(xiàn)簡單又保險(xiǎn)的雙套制，保障兩者長期并存。

四、總結(jié)

電子檔案與紙質(zhì)檔案在管理工作中各有優(yōu)勢和局限性，目前對它們的管理存在著較大的問題。因此，檔案工作人員必須根據(jù)電子檔案與紙質(zhì)檔案各自的特點(diǎn)，從各個方面采取必要和切實(shí)的措施，解決目前檔案管理工作中存在的問題，用來滿足現(xiàn)階段對檔案管理工作的要求。所以，我們不僅要適應(yīng)和發(fā)展先進(jìn)的電子檔案管理模式，紙質(zhì)檔案的管理模式也要重視起來，實(shí)行電子檔案和紙質(zhì)檔案長期并存的管理模式，才能促進(jìn)檔案管理工作的快速發(fā)展。

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【作者簡介】

劉曉瑛（1979—），女，漢族，陜西華陰人，碩士研究生學(xué)歷，西安文理學(xué)院綜合檔案室檔案館員，主要研究方向：高校檔案管理。