圖書館檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策研究

摘 要：檔案管理是圖書館現(xiàn)代化建設(shè)的重要組成部分，是保存圖書館各項(xiàng)管理工作和原始活動(dòng)記錄的載體，檔案管理是否科學(xué)、規(guī)范直接反映出一個(gè)圖書館的管理水平。本文通過(guò)分析當(dāng)下圖書館檔案管理的重要性及存在的問(wèn)題，提出優(yōu)化檔案管理的相關(guān)對(duì)策，以期為促進(jìn)現(xiàn)階段圖書館檔案管理工作更好發(fā)展提供理論參考。

關(guān)鍵詞：圖書館；檔案；管理；對(duì)策

檔案是一個(gè)部門完整地存在的重要依據(jù)，圖書館檔案是圖書館日常工作和活動(dòng)中形成的珍貴信息資料，也是圖書館工作成果的綜合反映。圖書館檔案管理是一種信息控制系統(tǒng)，檔案的建立需要各個(gè)部門的材料匯集，系統(tǒng)、完整的檔案管理是開(kāi)展圖書館學(xué)研究的必要條件，加強(qiáng)檔案管理與建設(shè)對(duì)圖書館管理水平的提高有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 圖書館檔案管理的重要性

檔案管理工作的主要任務(wù)就是將圖書館的每一份重要文件、每一項(xiàng)重要工作和活動(dòng)真實(shí)、完整地記錄在案并妥善管理，充分體現(xiàn)了圖書館的工作特點(diǎn)和活動(dòng)規(guī)律。健全的檔案使各項(xiàng)工作有據(jù)可查，能夠充分體現(xiàn)圖書館的館容、館貌、館風(fēng)、館紀(jì)。其次，圖書館檔案是在為讀者服務(wù)的過(guò)程中所形成的文件資料，這些文件資料能夠?yàn)閳D書館進(jìn)一步改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量提供可靠的信息價(jià)值。此外，圖書館領(lǐng)導(dǎo)也可以通過(guò)參考圖書館所保存的檔案材料，從而不斷健全各項(xiàng)規(guī)章制度，有助于圖書館領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策和制定計(jì)劃。

2 圖書館檔案管理中存在的問(wèn)題

檔案是圖書館工作不可或缺和替代的重要參考資料，但由于種種原因，很多圖書館的檔案建設(shè)和管理工作現(xiàn)仍處于落后和被動(dòng)狀態(tài)，目前我國(guó)圖書館檔案管理工作仍然普遍存在以下問(wèn)題：

（一）檔案管理意識(shí)淡薄

長(zhǎng)期以來(lái)，由于圖書館檔案管理意識(shí)薄弱，很多圖書館還沒(méi)有將檔案管理工作作為一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，沒(méi)有制定出完整的收集和管理制度。受傳統(tǒng)觀念影響，圖書館工作人員包括部分館領(lǐng)導(dǎo)在內(nèi)尚未充分認(rèn)識(shí)到圖書館檔案的重要性，他們甚至認(rèn)為檔案管理工作與圖書的流通、閱覽、自動(dòng)化等一線工作相比可有可無(wú)，因而缺乏搜集整理檔案的主動(dòng)性，不注重對(duì)檔案的管理工作。

（二）檔案管理模式落后

很多圖書館至今尚未建立統(tǒng)一管理檔案和檔案工作的綜合檔案室，同時(shí)圖書館人力資源配備中缺乏專職的檔案干部。有的館將文書檔案劃歸人事部門管理，有的將業(yè)務(wù)檔案劃歸業(yè)務(wù)辦公室管理，有的檔案材料仍存放在各部門及有關(guān)人員手中。這種過(guò)于分散的管理模式導(dǎo)致很多圖書館出現(xiàn)了檔案殘缺不全，管理混亂的局面，如一些重要檔案存在斷檔或者缺檔現(xiàn)象，檔案的存放缺乏系統(tǒng)性和完整性，給讀者的查找和利用帶來(lái)的一定的困難，易造成檔案的流失。

（三）檔案管理結(jié)構(gòu)不合理

從檔案種類結(jié)構(gòu)來(lái)看，目前許多圖書館的館藏文書檔案所占比重較大，而以業(yè)務(wù)檔案為主的特色檔案相對(duì)較少，亟待豐富；從檔案載體來(lái)看，紙質(zhì)檔案所占比重較大，其他載體如實(shí)物、音像、電子檔案等非文字檔案資料的種類和數(shù)量相對(duì)較少，而這類非文字資料較之文字資料更生動(dòng)、更具體、更真實(shí)，應(yīng)作為檔案管理工作的重點(diǎn)。從目前的檔案管理發(fā)展趨勢(shì)來(lái)看，現(xiàn)下大多數(shù)圖書館的館藏檔案內(nèi)容和結(jié)構(gòu)完全無(wú)法適應(yīng)圖書館業(yè)務(wù)發(fā)展和信息化社會(huì)的需要。

（四）檔案管理數(shù)字化緩慢

目前，很多圖書館的檔案資源還是以單一的紙型文獻(xiàn)和沿襲傳統(tǒng)的管理模式為主，電子文獻(xiàn)發(fā)展速度較緩慢，在文獻(xiàn)信息交流自動(dòng)化的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，已遠(yuǎn)遠(yuǎn)無(wú)法滿足人們多渠道獲得檔案文獻(xiàn)資源的需求。而在一些已實(shí)現(xiàn)館藏文獻(xiàn)資源服務(wù)自動(dòng)化的圖書館，其檔案文獻(xiàn)管理和利用手段卻沒(méi)有與圖書文獻(xiàn)信息資源的現(xiàn)代化開(kāi)發(fā)同步，導(dǎo)致館內(nèi)業(yè)務(wù)發(fā)展不平衡，給讀者帶來(lái)不便，也不利于提高圖書館形象。

3 提高圖書館檔案管理水平的對(duì)策分析

檔案管理工作與其他文獻(xiàn)管理工作不同，它包含了信息的輸入、存貯、加工、輸出這樣一個(gè)信息傳輸過(guò)程，囊括了圖書館發(fā)展和建設(shè)歷程中重要的信息資源。因此，我們必須努力探索圖書館檔案管理工作的有效途徑，以滿足現(xiàn)代社會(huì)對(duì)圖書館的新要求。

（一）增強(qiáng)檔案管理意識(shí)

強(qiáng)化檔案意識(shí)對(duì)檔案工作有著巨大的推動(dòng)作用，從一定程度上來(lái)說(shuō)，圖書館檔案同館藏文獻(xiàn)資源一樣也是一種寶貴的信息資源，對(duì)圖書館工作有很大的參考價(jià)值。因此，上至圖書館領(lǐng)導(dǎo)，下至圖書館檔案管理工作人員都應(yīng)該重新認(rèn)識(shí)檔案管理工作，從思想上高度重視這項(xiàng)工作。在獲得領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)同的基礎(chǔ)上，逐步將圖書館檔案管理工作規(guī)范化。筆者認(rèn)為，確定固定的檔案管理員負(fù)責(zé)全館檔案管理十分重要，這是做好圖書館檔案管理工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。

（二）健全檔案管理制度

建立健全圖書館檔案管理制度，是加強(qiáng)檔案管理工作的基礎(chǔ)。圖書館應(yīng)結(jié)合工作的特點(diǎn)和具體情況，制定出既符合《檔案法》的要求，又適應(yīng)于圖書館工作開(kāi)展的各項(xiàng)檔案管理制度。制訂包括檔案管理制度、檔案保密制度、檔案借閱制度以及保證文件材料歸檔完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)在內(nèi)的制度體系。另外，各科室歸檔的案卷應(yīng)編制移交目錄，向辦公室移交，交接雙方按移交目錄清點(diǎn)核對(duì)，并履行簽字手續(xù)使圖書館檔案管理、使用有章可循。

（三）豐富館藏檔案內(nèi)容

圖書館檔案工作應(yīng)在能力允許的情況下，結(jié)合工作實(shí)際需要，盡可能收集有價(jià)值的檔案資料，豐富館藏檔案信息。一方面，要注重歷史性材料的收集與整理，以文字形式直接反映圖書館各個(gè)時(shí)期不同歷史階段的大事件、重要活動(dòng)的文字材料，為今后館史和年鑒的編纂工作提供翔實(shí)可靠的基礎(chǔ)資料。另一方面，檔案工作應(yīng)重視非文字材料，如音像、實(shí)物、電子檔案的收集與整理，根據(jù)當(dāng)前載體多樣化和形式多樣化的特點(diǎn)，以音像、照片、光盤、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀等多種形式歸檔，充實(shí)豐富圖書館館藏檔案內(nèi)容。

（四）加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理是一門綜合性很強(qiáng)的學(xué)科，涉及的知識(shí)面廣，不僅要有檔案、歷史、情報(bào)學(xué)方面的知識(shí)，還需要具備計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)應(yīng)用、復(fù)印等技術(shù)方面的知識(shí)。這就要求檔案管理工作人員應(yīng)該是既懂得檔案管理，又具有較高的計(jì)算機(jī)水平和良好的信息處理能力、合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)的“復(fù)合型人才”。一方面，圖書館應(yīng)落實(shí)檔案人員，選用事業(yè)心強(qiáng)、并有較高學(xué)歷的人才，根據(jù)需要配備辦公室專職人員，具體承擔(dān)圖書館全部檔案管理的職責(zé)。另一方面，應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，開(kāi)展檔案人員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，定期組織館員參加檔案專業(yè)培訓(xùn)班和實(shí)際觀摩學(xué)習(xí)，逐步積累基本的專業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)。

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作者簡(jiǎn)介

黃錦生（1976-），男，漢族，廣東順德人，本科，順德圖書館，助理館員。