建筑工程項(xiàng)目檔案管理工作的幾點(diǎn)體會(huì)

莫群燕

摘 要：建筑工程檔案是建筑工程項(xiàng)目管理的重要環(huán)節(jié)，建筑工程施工檔案在建筑工程后續(xù)的運(yùn)行、改造、擴(kuò)建中可以發(fā)揮巨大價(jià)值，加強(qiáng)工程檔案的管理，既是檔案管理工作本身的需要，更是企業(yè)基本建設(shè)管理的需要。本文對(duì)工程項(xiàng)目檔案管理，做了具體分析。

關(guān)鍵詞：工程項(xiàng)目；檔案；管理

工程檔案是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動(dòng)中直接形成的對(duì)國家和社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的檔材料。建筑工程檔案資料共分4大類：A類，基建文件，如上級(jí)批準(zhǔn)文件、立項(xiàng)有關(guān)文件（會(huì)議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)講話、專家建議性文件等）、計(jì)劃任務(wù)書、項(xiàng)目的方案及初步設(shè)計(jì)文件資料、政府部門的審批文件資料、工程有關(guān)的照片、錄像、錄音、光盤等等；B類，監(jiān)理資料，如合同文件、施工監(jiān)理招投標(biāo)文件、建設(shè)工程委托監(jiān)理合同、施工招投標(biāo)文件等等；C類，施工資料，如土建工程及水、電、設(shè)備安裝工程施工文件資料；D類，竣工圖。另有向城建檔案館報(bào)送工程檔案。 它是傳承城市人類文明的載體，是建設(shè)項(xiàng)目全過程的原始、真實(shí)記錄，是寶貴的信息資源，是一座豐富的知識(shí)寶庫，是城市建設(shè)的一種潛在的生產(chǎn)力。由此，通過對(duì)它的管理、編研、開發(fā)和利用，必將轉(zhuǎn)化為直接的生產(chǎn)力，推動(dòng)城市建設(shè)發(fā)展，為社會(huì)創(chuàng)造更多的財(cái)富。

隨著我國城市化進(jìn)程的加快，建設(shè)事業(yè)迅猛發(fā)展，形成了大量的建筑工程檔案，針對(duì)其中存在的問題，找到建筑工程檔案有效管理的措施，已成為一個(gè)重要的問題。 建設(shè)單位是工程的建設(shè)者、使用者，也是工程檔案編報(bào)的責(zé)任單位，應(yīng)當(dāng)負(fù)起組織、監(jiān)督和檢查勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位工程文件的形成、積累和整理歸檔工作，并負(fù)責(zé)對(duì)工程準(zhǔn)備階段文件，竣工驗(yàn)收文件的收集、整理、立卷工作。

XX工程項(xiàng)目于12月1日正式開工，該項(xiàng)工程是人民政府的“民心工程”之一，穿越地形地貌最為復(fù)雜、施工難度最大的一個(gè)工程項(xiàng)目。

因此，從該項(xiàng)目的立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收全過程中形成的文字、圖表、聲像等材料，是工程項(xiàng)目檔案的重要內(nèi)容，它直接記述和反映工程建設(shè)活動(dòng)，對(duì)工程質(zhì)量評(píng)定，工程竣工驗(yàn)收以及對(duì)新承建工程的借鑒等都具有重要的參考價(jià)值。

次年10月至第3年1月，我對(duì)工程檔案進(jìn)行分門別類，有條理地收集、整理、鑒別、統(tǒng)計(jì)，具體方法有：

1 檔案員的具有職業(yè)道德素質(zhì)

檔案工作者的素質(zhì)如何，直接關(guān)系到檔案事業(yè)的發(fā)展水平。在新形勢(shì)下，檔案員首先要具有職業(yè)道德素質(zhì)。檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性工作，檔案工作者要熱愛本職工作，忠于職守。只有熱愛本職工作，才能對(duì)從事的檔案事業(yè)有所追求，才能有創(chuàng)造性的發(fā)揮。因此要求檔案工作者樹立正確的職業(yè)觀、道德觀，這是檔案工作者職業(yè)道德素質(zhì)的基本要求，也是我對(duì)自己的要求。

2 工程檔案資料的收集齊全

這是工程檔案管理的第一步。收集工作就是按照規(guī)定，通過例行的接收制度和專門的征集方法，把分散在各有關(guān)部門、個(gè)人手中的工程檔案、資料，集中檔案室統(tǒng)一管理的一項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。沒有收集齊全的該工程檔案，今后利用該類檔案就等于無源之水、無本之木。就該工程來說，主要是收集該工程項(xiàng)目里的會(huì)議紀(jì)要、立項(xiàng)材料、設(shè)計(jì)、圖表、施工圖、施工資料、竣工圖、竣工資料、協(xié)議、合同、結(jié)算書、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。只有收集齊全，才能進(jìn)行下一步的鑒定工作。

3 工程檔案的鑒定

這是保證所收集的該工程檔案有價(jià)值的一個(gè)重要方面，主要是鑒定文件材料的完整、準(zhǔn)確、成套性。一套材料應(yīng)能完整地反映工程項(xiàng)目的全部內(nèi)容和全過程，如：原始依據(jù)性材料，過程性材料和成果材料。首先，該工程檔案必須要求是原件，是確保事實(shí)的實(shí)際記錄。第二，各種文件、圖紙、設(shè)計(jì)資料、竣工資料等紙張式樣是固定的、統(tǒng)一的。第三，將不需歸檔的其它文件材料和不屬于該工程檔案范疇的文件、科技資料區(qū)分開來，剔除或歸入文書檔案或其它科技檔案另行管理。第四，根據(jù)保管期限表的規(guī)定，確定文件的永久、長期、短期的保管期限。

4 工程檔案的分類立卷

有了收集、鑒定過的該工程檔案資料，還要將其有序地整理，以免雜亂無章，無法利用。一個(gè)歸檔單位的文件經(jīng)過分類之后，各個(gè)類內(nèi)都有相當(dāng)數(shù)量的文件還要進(jìn)一步系統(tǒng)化，將若干文件組成案卷稱為立卷。就該工程檔案分類而言，按工程項(xiàng)目分類，采用裝訂形式組卷，按一定的方式排列。在已實(shí)行檔案綜合管理的自來水有限責(zé)任公司，這部分工程檔案資料需納入該公司檔案綜合管理的序列內(nèi)，將其編為其中的一個(gè)部分，即可將該工程檔案內(nèi)的原始資料、圖紙、設(shè)計(jì)資料、竣工資料等歸入基建檔案中，給它一個(gè)分類號(hào)，然后按其規(guī)律進(jìn)行立卷。卷確定后還需對(duì)每一個(gè)卷內(nèi)的文件、圖紙、資料或按重要程度、或按原有順序等進(jìn)行有規(guī)律的排列。之后，對(duì)卷內(nèi)的每一頁按排列好的前后順序編寫頁碼，以固定卷內(nèi)每一頁、每一份的位置。再編寫案卷標(biāo)題，在所在類內(nèi)統(tǒng)一排列、統(tǒng)一編寫案卷號(hào)，并將每一份文件、每一個(gè)案卷按計(jì)算機(jī)檔案管理軟件要求錄入相關(guān)的信息，將卷內(nèi)目錄、案卷目錄、案卷封面打印出來，把每一個(gè)卷的案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)文件、備考表裝訂一起，就形成一個(gè)案卷。將已裝訂的案卷，按排列好的案卷順序號(hào)將案卷分別上架排放到該類案卷的柜子上，填寫好柜子指示卡。

5 工程檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)管理

隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用普及和數(shù)字化技術(shù)的滲透，各單位都普遍使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理檔案。就公司而言，使用3.0版靈通文檔管理軟件，按照本檔案室檔案綜合管理的要求，根據(jù)該工程檔案的屬類輸入、立卷并打印出卷內(nèi)目錄、案卷目錄、案卷封面?，F(xiàn)在公司檔案室計(jì)算機(jī)查閱檔案已可從題名、保管期限、日期、登記號(hào)、編制單位、分類號(hào)、歸檔號(hào)、密級(jí)、目錄號(hào)、順序號(hào)、責(zé)任者、主題詞、文件編號(hào)、文件字等角度檢索，大大提高了文件、資料的查全率和查準(zhǔn)率，方便了檔案管理者和利用人員。

綜上所述，做好工程檔案工作，任重而道遠(yuǎn)，正因?yàn)楣こ虣n案的重要性以及責(zé)任重大，檔案員更應(yīng)積極做好工程檔案的管理工作，確保工程竣工后檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，為工程再建設(shè)及維修、改建、擴(kuò)建等工作打好堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1][韓慶珊.淺談建筑工程檔案資料的有效管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012，（13）：44-45.

[2]張亞紅. 淺談建筑工程檔案管理工作的重要性及管理工作.[J]. 科技信息.2009（07）

[3]徐藝真.建筑施工企業(yè)檔案管理工作的幾點(diǎn)體會(huì)[J ].東方企業(yè)文化，2013（2）.

[4]孫秀霞.關(guān)于加強(qiáng)建筑檔案管理工作的探討[J].黑龍江史志，2014（11）：157.