建筑工程項目檔案管理工作的幾點體會

莫群燕

摘 要：建筑工程檔案是建筑工程項目管理的重要環(huán)節(jié)，建筑工程施工檔案在建筑工程后續(xù)的運行、改造、擴(kuò)建中可以發(fā)揮巨大價值，加強(qiáng)工程檔案的管理，既是檔案管理工作本身的需要，更是企業(yè)基本建設(shè)管理的需要。本文對工程項目檔案管理，做了具體分析。

關(guān)鍵詞：工程項目；檔案；管理

工程檔案是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的檔材料。建筑工程檔案資料共分4大類：A類，基建文件，如上級批準(zhǔn)文件、立項有關(guān)文件（會議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)講話、專家建議性文件等）、計劃任務(wù)書、項目的方案及初步設(shè)計文件資料、政府部門的審批文件資料、工程有關(guān)的照片、錄像、錄音、光盤等等；B類，監(jiān)理資料，如合同文件、施工監(jiān)理招投標(biāo)文件、建設(shè)工程委托監(jiān)理合同、施工招投標(biāo)文件等等；C類，施工資料，如土建工程及水、電、設(shè)備安裝工程施工文件資料；D類，竣工圖。另有向城建檔案館報送工程檔案。 它是傳承城市人類文明的載體，是建設(shè)項目全過程的原始、真實記錄，是寶貴的信息資源，是一座豐富的知識寶庫，是城市建設(shè)的一種潛在的生產(chǎn)力。由此，通過對它的管理、編研、開發(fā)和利用，必將轉(zhuǎn)化為直接的生產(chǎn)力，推動城市建設(shè)發(fā)展，為社會創(chuàng)造更多的財富。

隨著我國城市化進(jìn)程的加快，建設(shè)事業(yè)迅猛發(fā)展，形成了大量的建筑工程檔案，針對其中存在的問題，找到建筑工程檔案有效管理的措施，已成為一個重要的問題。 建設(shè)單位是工程的建設(shè)者、使用者，也是工程檔案編報的責(zé)任單位，應(yīng)當(dāng)負(fù)起組織、監(jiān)督和檢查勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位工程文件的形成、積累和整理歸檔工作，并負(fù)責(zé)對工程準(zhǔn)備階段文件，竣工驗收文件的收集、整理、立卷工作。

XX工程項目于12月1日正式開工，該項工程是人民政府的“民心工程”之一，穿越地形地貌最為復(fù)雜、施工難度最大的一個工程項目。

因此，從該項目的立項、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理及竣工驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像等材料，是工程項目檔案的重要內(nèi)容，它直接記述和反映工程建設(shè)活動，對工程質(zhì)量評定，工程竣工驗收以及對新承建工程的借鑒等都具有重要的參考價值。

次年10月至第3年1月，我對工程檔案進(jìn)行分門別類，有條理地收集、整理、鑒別、統(tǒng)計，具體方法有：

1 檔案員的具有職業(yè)道德素質(zhì)

檔案工作者的素質(zhì)如何，直接關(guān)系到檔案事業(yè)的發(fā)展水平。在新形勢下，檔案員首先要具有職業(yè)道德素質(zhì)。檔案工作是一項服務(wù)性工作，檔案工作者要熱愛本職工作，忠于職守。只有熱愛本職工作，才能對從事的檔案事業(yè)有所追求，才能有創(chuàng)造性的發(fā)揮。因此要求檔案工作者樹立正確的職業(yè)觀、道德觀，這是檔案工作者職業(yè)道德素質(zhì)的基本要求，也是我對自己的要求。

2 工程檔案資料的收集齊全

這是工程檔案管理的第一步。收集工作就是按照規(guī)定，通過例行的接收制度和專門的征集方法，把分散在各有關(guān)部門、個人手中的工程檔案、資料，集中檔案室統(tǒng)一管理的一項業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。沒有收集齊全的該工程檔案，今后利用該類檔案就等于無源之水、無本之木。就該工程來說，主要是收集該工程項目里的會議紀(jì)要、立項材料、設(shè)計、圖表、施工圖、施工資料、竣工圖、竣工資料、協(xié)議、合同、結(jié)算書、驗收報告等。只有收集齊全，才能進(jìn)行下一步的鑒定工作。

3 工程檔案的鑒定

這是保證所收集的該工程檔案有價值的一個重要方面，主要是鑒定文件材料的完整、準(zhǔn)確、成套性。一套材料應(yīng)能完整地反映工程項目的全部內(nèi)容和全過程，如：原始依據(jù)性材料，過程性材料和成果材料。首先，該工程檔案必須要求是原件，是確保事實的實際記錄。第二，各種文件、圖紙、設(shè)計資料、竣工資料等紙張式樣是固定的、統(tǒng)一的。第三，將不需歸檔的其它文件材料和不屬于該工程檔案范疇的文件、科技資料區(qū)分開來，剔除或歸入文書檔案或其它科技檔案另行管理。第四，根據(jù)保管期限表的規(guī)定，確定文件的永久、長期、短期的保管期限。

4 工程檔案的分類立卷

有了收集、鑒定過的該工程檔案資料，還要將其有序地整理，以免雜亂無章，無法利用。一個歸檔單位的文件經(jīng)過分類之后，各個類內(nèi)都有相當(dāng)數(shù)量的文件還要進(jìn)一步系統(tǒng)化，將若干文件組成案卷稱為立卷。就該工程檔案分類而言，按工程項目分類，采用裝訂形式組卷，按一定的方式排列。在已實行檔案綜合管理的自來水有限責(zé)任公司，這部分工程檔案資料需納入該公司檔案綜合管理的序列內(nèi)，將其編為其中的一個部分，即可將該工程檔案內(nèi)的原始資料、圖紙、設(shè)計資料、竣工資料等歸入基建檔案中，給它一個分類號，然后按其規(guī)律進(jìn)行立卷。卷確定后還需對每一個卷內(nèi)的文件、圖紙、資料或按重要程度、或按原有順序等進(jìn)行有規(guī)律的排列。之后，對卷內(nèi)的每一頁按排列好的前后順序編寫頁碼，以固定卷內(nèi)每一頁、每一份的位置。再編寫案卷標(biāo)題，在所在類內(nèi)統(tǒng)一排列、統(tǒng)一編寫案卷號，并將每一份文件、每一個案卷按計算機(jī)檔案管理軟件要求錄入相關(guān)的信息，將卷內(nèi)目錄、案卷目錄、案卷封面打印出來，把每一個卷的案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)文件、備考表裝訂一起，就形成一個案卷。將已裝訂的案卷，按排列好的案卷順序號將案卷分別上架排放到該類案卷的柜子上，填寫好柜子指示卡。

5 工程檔案實行計算機(jī)管理

隨著計算機(jī)應(yīng)用普及和數(shù)字化技術(shù)的滲透，各單位都普遍使用計算機(jī)進(jìn)行管理檔案。就公司而言，使用3.0版靈通文檔管理軟件，按照本檔案室檔案綜合管理的要求，根據(jù)該工程檔案的屬類輸入、立卷并打印出卷內(nèi)目錄、案卷目錄、案卷封面?，F(xiàn)在公司檔案室計算機(jī)查閱檔案已可從題名、保管期限、日期、登記號、編制單位、分類號、歸檔號、密級、目錄號、順序號、責(zé)任者、主題詞、文件編號、文件字等角度檢索，大大提高了文件、資料的查全率和查準(zhǔn)率，方便了檔案管理者和利用人員。

綜上所述，做好工程檔案工作，任重而道遠(yuǎn)，正因為工程檔案的重要性以及責(zé)任重大，檔案員更應(yīng)積極做好工程檔案的管理工作，確保工程竣工后檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，為工程再建設(shè)及維修、改建、擴(kuò)建等工作打好堅實的基礎(chǔ)。

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