醫(yī)院電子文檔檔案的應(yīng)用與管理策略探究

黃新金

[摘 要]隨著信息技術(shù)的發(fā)展，經(jīng)濟(jì)水平的提高，計(jì)算機(jī)設(shè)備逐漸普及開來，并被應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域，尤其是事務(wù)性工作比較繁忙的醫(yī)院，利用計(jì)算機(jī)管理檔案，更方面、快捷，提升了醫(yī)院的工作效率。而如何使用計(jì)算機(jī)對電子檔案進(jìn)行有效的管理，是醫(yī)院的檔案部門需要解決的難題。

[關(guān)鍵詞]醫(yī)院；電子文檔；檔案；信息管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.08.127

[中圖分類號]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）08-0-02

隨著社會(huì)的發(fā)展，人們的生活水平逐步提高，由于不規(guī)律的生活、飲食和衛(wèi)生習(xí)慣、安全事故、老齡化等各方面的影響，醫(yī)院中病人數(shù)量不斷增加，醫(yī)院的事務(wù)日益繁忙。為了更好地對檔案進(jìn)行管理，醫(yī)院檔案室逐步引入網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)行電子文檔檔案管理，并與文檔源部門、計(jì)算機(jī)和信息管理部門合作，提高了電子文檔檔案管理的有序性、高效性，但是在管理中仍然出現(xiàn)一些的問題，需要采取相應(yīng)的措施進(jìn)行解決。

1 醫(yī)院電子文檔概述

1.1 電子文檔

電子文檔主要是指以電子計(jì)算機(jī)、光盤、磁盤為載體的在日常生活中形成的資料。其具有以下幾個(gè)特點(diǎn)：①需要借助電子設(shè)備進(jìn)行閱讀；②利用現(xiàn)代辦公設(shè)備進(jìn)行傳輸和處理；③共享時(shí)不受距離和時(shí)間限制；④保存過程中受到溫度、濕度和防磁性等條件的影響。

1.2 醫(yī)院檔案中的電子文檔

醫(yī)院中的電子文檔主要分為兩部分：一部分是各部門自身創(chuàng)建的，這類文檔生成之后，便由創(chuàng)建者直接采集下來；另一部分是從工作網(wǎng)絡(luò)上采集而來，這類文檔是從各部門的工作網(wǎng)絡(luò)中獲得，多是在部門間的業(yè)務(wù)交流、上下級之間的工作交流中產(chǎn)生，包括電子信件、電子報(bào)告單、電子文書等，各部門在工作過程中，為了工作需要將其下載下來。

2 醫(yī)院電子文檔檔案的應(yīng)用與管理

2.1 完善電子文檔歸檔制度

2.1.1 建立電子文檔歸檔隊(duì)伍

紙質(zhì)文檔的歸檔工作，經(jīng)過長久的發(fā)展，已經(jīng)形成比較成熟的制度和專業(yè)的隊(duì)伍，工作基礎(chǔ)厚實(shí)，工作能力出色，歸檔隊(duì)伍的內(nèi)部建設(shè)比較穩(wěn)定，分管領(lǐng)導(dǎo)、立卷牽頭人、歸檔人員各司其職，分工合作，相互支持，工作有條不紊。但是將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于文檔的歸檔工作后，電子文檔檔案的整理方法與紙質(zhì)檔案的整理方法存在較大差異，原有的隊(duì)伍無法適應(yīng)新技術(shù)的應(yīng)用，給立卷和歸檔工作帶來極大挑戰(zhàn)。為了在保存原有隊(duì)伍、延續(xù)分工合作的基礎(chǔ)上，保證電子文檔檔案歸檔工作的順利進(jìn)行，需要原有歸檔隊(duì)伍人員掌握新的技術(shù)和方法，因此，需要對原有的歸檔隊(duì)伍進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使他們盡快掌握信息管理自動(dòng)化的技術(shù)和能力，承擔(dān)起電子文檔的歸檔工作。同時(shí)，還可以通過招聘，選拔一批優(yōu)秀的電子文檔歸檔人才，在原有的歸檔隊(duì)伍中注入新鮮血液，促進(jìn)電子文檔工作的順利進(jìn)行。

2.1.2 完善各部門分工合作收集歸檔制度

電子文檔的來源廣泛，制作文檔的人也各不相同，有業(yè)務(wù)管理人員、信息管理人員、數(shù)據(jù)錄入人員，還有計(jì)算機(jī)技術(shù)人員。電子文檔的種類比較多，文檔格式也存在差異，如何進(jìn)行電子文檔的整理、歸檔工作，需要建立相關(guān)的制度，通過制度進(jìn)行約束，保證工作的順利進(jìn)行。每個(gè)單位都遵守立卷歸檔制度，可以將電子文檔的歸檔工作納入立卷歸檔制度中進(jìn)行管理。電子文檔涉及的問題比較廣泛，紙質(zhì)文檔的歸檔制度僅靠檔案部門即可，但是電子文檔的歸檔問題需要文檔源部門、計(jì)算機(jī)與信息管理部門、檔案部門三方的合作，相互滲透，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，分工合作，共同促進(jìn)電子文檔的生成。

2.1.3 實(shí)施電子文檔“兩套制”的歸檔程序

電子文檔一旦形成，可以通過電子設(shè)備進(jìn)行修改，與紙質(zhì)文檔相比，其劣勢在于對于一些具有法律效力和憑證作用的文檔，無法進(jìn)行實(shí)質(zhì)性的保存，仍需要借助于紙質(zhì)的載體?，F(xiàn)在對于文檔檔案實(shí)行“雙軌制”，即電子文檔和紙質(zhì)文檔并存，而歸檔的檔案內(nèi)容實(shí)行“兩套制”，也就是紙質(zhì)的文檔與磁盤、光盤的文檔兩種不同介質(zhì)的文檔一起歸檔，是內(nèi)容相同、介質(zhì)不同的兩套檔案，并且兩套檔案均有備注內(nèi)容：電子文檔歸檔目錄“備注”欄中標(biāo)明相應(yīng)的紙質(zhì)文檔的檔號及存址，紙質(zhì)檔案的目錄“備注”欄中注明相應(yīng)的電子文檔的編碼及存址。現(xiàn)在還沒有有效解決磁盤、光盤等電子介質(zhì)的耐久存貯問題，所以，電子文檔“兩套制”的歸檔程序還需要應(yīng)用比較長的時(shí)間，直至電子介質(zhì)的耐久存儲(chǔ)問題順利實(shí)現(xiàn)。如果電子介質(zhì)檔案出現(xiàn)存儲(chǔ)上的進(jìn)步，可以將電子文檔“兩套制”的歸檔程序，按照主次進(jìn)行存儲(chǔ)劃分，對于具有憑證價(jià)值的文檔，采用以紙質(zhì)歸檔為主、電子歸檔為輔的方法，而具有情報(bào)、參考價(jià)值的文檔，可以采用以電子歸檔為主、紙質(zhì)歸檔為輔的方法，可以有效地提高文檔檔案管理的效率。

2.2 選擇合理的歸檔方式和途徑

電子文檔的載體是光盤、磁盤等，穩(wěn)定性比較差，如果保存不當(dāng)容易受到損壞，而且無法再次進(jìn)行閱讀，與紙質(zhì)檔案相比缺乏穩(wěn)定性和安全性，因此，對于歸檔方式的選擇極其重要。通過長時(shí)間的實(shí)踐證明，使用磁盤或光盤儲(chǔ)存書籍資料，載體在傳遞過程中，容易受到損壞或出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失的情況，如果光盤質(zhì)量太差，會(huì)影響數(shù)據(jù)的閱讀，影響數(shù)據(jù)資料的正常流通。在實(shí)際工作中，為了避免數(shù)據(jù)丟失現(xiàn)象的出現(xiàn)，一般會(huì)進(jìn)行多盤備份，這不僅使數(shù)據(jù)儲(chǔ)存的工作量加大，而且增加了儲(chǔ)存載體的數(shù)量，保管起來比較麻煩。目前，比較先進(jìn)的是光盤存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)移交歸檔，比較簡單、安全。

2.2.1 開通電子文檔專遞網(wǎng)

隨著網(wǎng)絡(luò)的普及和醫(yī)院計(jì)算機(jī)管理網(wǎng)的建立，許多重要的文檔被傳輸?shù)骄W(wǎng)絡(luò)中。大部分文檔在被傳輸?shù)骄W(wǎng)絡(luò)中前，會(huì)由各業(yè)務(wù)部門進(jìn)行挑選，并按照固定的格式要求進(jìn)行格式的轉(zhuǎn)換，保證文檔可以在各個(gè)部門通用，而且安全可靠，這已成為歸檔工作的重點(diǎn)。以上是已經(jīng)傳輸?shù)骄W(wǎng)絡(luò)中的電子文檔，而對于還未被傳輸?shù)焦芾砭W(wǎng)上的電子文檔，如果經(jīng)過驗(yàn)證，是比較實(shí)用、具有保存價(jià)值的文檔，則需要由所在部門進(jìn)行編輯整理，并及時(shí)傳遞給檔案部門。為了實(shí)現(xiàn)電子文檔的順利傳輸與實(shí)用，可以利用信息管理網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，在檔案部門與各業(yè)務(wù)部門之間開通電子文檔專遞網(wǎng)，形成依附于信息管理網(wǎng)絡(luò)之下的歸檔子系統(tǒng)。檔案部門在對電子文檔進(jìn)行歸檔時(shí)，可以進(jìn)行格式的轉(zhuǎn)換，包括DOC、TXT、DBF、JPG、EXE等幾種通用性的文檔類型。

2.2.2 信息管理部門對電子文檔的信息匯聚點(diǎn)進(jìn)行歸檔

目前，許多企業(yè)單位的會(huì)計(jì)、檔案部門使用自動(dòng)化的設(shè)備輔助辦公，信息工作的系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平越來越高，打破了單位分散的界限，向著“集中統(tǒng)一”的標(biāo)準(zhǔn)發(fā)展。計(jì)算機(jī)與信息管理部門是集中開發(fā)、統(tǒng)一信息系統(tǒng)的部門，起到帶頭作用，主要負(fù)責(zé)規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作，成為電子文檔的匯集點(diǎn)，并由本部門的人才利用先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備對日常工作中的文檔進(jìn)行歸檔。

在醫(yī)院中，可以利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢建立內(nèi)部行政信息管理系統(tǒng)，下設(shè)子系統(tǒng)，由計(jì)算機(jī)與信息中心對接收到的文檔進(jìn)行處理，再輸送給各個(gè)部門進(jìn)行文檔資源的共享，并及時(shí)進(jìn)行更新、完善。對于失效的文檔，則由檔案部門進(jìn)行編排歸檔，一般由光盤存儲(chǔ)，一式三份，一份使用、一份存檔，一份異地存檔。

醫(yī)院的事務(wù)性工作隨著醫(yī)院的發(fā)展不斷增多，文檔的種類越來越多、應(yīng)用范圍越來越廣。醫(yī)院電子文檔檔案的應(yīng)用與管理工作比較復(fù)雜，需要醫(yī)院電子檔案部門、文檔源部門同電子與信息管理部門相互合作，在完善電子文檔歸檔制度和選擇合適歸檔方式的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)分工合作，保證電子文檔歸檔工作的有序、高效進(jìn)行。

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