淺談建設(shè)單位工程檔案管理

溫惠玲

[摘 要]檔案管理對(duì)于任何一個(gè)單位來說都十分重要，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案管理工作在各個(gè)領(lǐng)域顯得尤為重要。就現(xiàn)階段來看，很多單位采用的是傳統(tǒng)檔案管理方法，但傳統(tǒng)方法有很多弊端跟不上時(shí)代的節(jié)奏，有時(shí)候甚至?xí)霈F(xiàn)信息泄露等狀況。因此，克服檔案管理傳統(tǒng)方法的弊端，進(jìn)行檔案管理的創(chuàng)新非常有必要。

[關(guān)鍵詞]建設(shè)單位；工程檔案管理；相關(guān)分析

中圖分類號(hào)：TV743 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2016）11-0208-02

檔案管理指的是收集與統(tǒng)計(jì)原始檔案中的實(shí)體以及檔案信息，對(duì)其提供有效管理以及各項(xiàng)服務(wù)的總稱，而隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)體制以及政治體質(zhì)的不斷改革，我國(guó)的高新科技建設(shè)發(fā)展也越來越快，建設(shè)單位當(dāng)中的傳統(tǒng)檔案管理也就由此出現(xiàn)了重大的挑戰(zhàn)。本文將對(duì)建設(shè)單位工程檔案管理進(jìn)行研究，分別從：檔案管理必要性研究、建設(shè)單位工程檔案管理現(xiàn)狀分析、促進(jìn)建設(shè)單位工程檔案管理的有效措施，三個(gè)部分進(jìn)行闡述。

一. 檔案管理必要性研究

檔案管理工作對(duì)建設(shè)單位發(fā)展具有重要意義，檔案記載著建設(shè)單位各類信息，這些信息有的相當(dāng)重要，關(guān)系著公司機(jī)密。一般工資做重大決策之時(shí)都會(huì)參考相關(guān)檔案，檔案能夠?yàn)榻ㄔO(shè)單位發(fā)展提供關(guān)鍵性的信息。如果一不小心泄露或者丟失了檔案，便會(huì)給公司帶來不可估量的損失，有的公司還可能因此負(fù)上法律責(zé)任。因此，做好檔案管理工作對(duì)建設(shè)單位本身的發(fā)展非常重要。做好檔案管理工作可以為員工提供一個(gè)相對(duì)穩(wěn)定的工作環(huán)境，還可以鍛煉管理團(tuán)隊(duì)的能力，激發(fā)員工的工作熱情，對(duì)公司的人才管理也起著不可替代的作用[1]。其次，積極進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新對(duì)公司發(fā)展具有重要意義。時(shí)代在不斷發(fā)展，這也對(duì)檔案的管理工作提出了越來越高的要求，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新可以促進(jìn)建設(shè)單位整體競(jìng)爭(zhēng)力的上升，把企業(yè)的發(fā)展推向一個(gè)更高的平臺(tái)。另外，檔案管理的創(chuàng)新可以克服管理工作以往的弊病，徹底地解決檔案管理滯后問題，促進(jìn)建設(shè)單位的有效發(fā)展。

二. 建設(shè)單位工程檔案管理現(xiàn)狀分析

（一） 檔案管理體制缺乏完善

建設(shè)單位檔案管理的體制并不完善。檔案管理工作是一個(gè)復(fù)雜的過程，包括很多環(huán)節(jié)，主要包括檔案的分類存檔、檔案的收藏、檔案的使用等工作。檔案的分類非常重要，這關(guān)系到檔案使用時(shí)的便捷性問題[2]。檔案的收藏也很重要，信息化時(shí)代已經(jīng)到來，檔案除了收藏在檔案室外，還需要電腦存檔，以防丟失?，F(xiàn)有檔案管理出現(xiàn)了一個(gè)非常奇怪的問題，很多企業(yè)非常重視檔案的收藏，卻很少將檔案拿出來利用，這是檔案管理非常忌諱的一個(gè)問題。

（二） 檔案管理方法明顯落后

部分建設(shè)單位檔案管理方法有明顯滯后性，跟不上時(shí)代的發(fā)展。部分企業(yè)檔案管理還采用以前傳統(tǒng)的檔案室管理，沒有將信息化引入到檔案管理工作中去。信息化時(shí)代的到來決定了檔案管理向信息化發(fā)展的必然性，一些企業(yè)不順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，一定會(huì)逐漸失去市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，被時(shí)代淘汰。

（三） 檔案管理缺乏重視

企業(yè)不重視檔案管理，沒有針對(duì)檔案的管理工作的好壞制定管理制度。有的企業(yè)沒有把檔案的管理擺在一個(gè)重要的位置，人為檔案的管理只是一項(xiàng)微不足道的工作，這種思維是非常不科學(xué)的[3]。還有的企業(yè)安排了工作人員進(jìn)行檔案管理，但并沒有制定科學(xué)合理的工作獎(jiǎng)懲制度，一旦檔案工作出現(xiàn)了漏洞，公司不知道應(yīng)該向誰追究責(zé)任。此外，檔案管理工作做得好，公司也沒有相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)制度，嚴(yán)重打擊了管理人員工作積極性。

（四） 檔案管理人員素質(zhì)水平低下

檔案管理人員素質(zhì)低下。很多企業(yè)管理人員的素質(zhì)沒有達(dá)到檔案管理的基本要求，例如有些管理人員分類不明確，有些管理人員不懂在電腦上進(jìn)行管理，還有些管理人員沒有保密意識(shí)，隨便將公司的網(wǎng)站分享給外人，造成信息丟失。因此檔案的管理人員是檔案管理工作的關(guān)鍵部分，如果管理人員的素質(zhì)遲遲得不到提升，對(duì)整個(gè)公司的發(fā)展都會(huì)造成不良影響。

三. 促進(jìn)建設(shè)單位工程檔案管理的有效措施

（一） 充分應(yīng)用激勵(lì)機(jī)制

公司應(yīng)該對(duì)檔案管理工作引起重視，意識(shí)到檔案對(duì)公司發(fā)展的重要作用。另外，針對(duì)檔案的管理工作，公司應(yīng)該建立科學(xué)責(zé)任制，這一點(diǎn)非常重要?？茖W(xué)合理的獎(jiǎng)懲制度可以帶動(dòng)員工的工作積極性，而不科學(xué)的獎(jiǎng)懲制度直接打擊了員工的工作積極性[5]。一個(gè)公司如果沒有科學(xué)合理的獎(jiǎng)懲制度，那么整個(gè)公司的管理工作都會(huì)亂套。另外，科學(xué)合理的獎(jiǎng)懲制度可一維護(hù)公司的基本利益，一旦公司的檔案管理出現(xiàn)問題，公司可以依據(jù)制度將責(zé)任追究到部門或者個(gè)人，不會(huì)出現(xiàn)不知道找誰追究責(zé)任的現(xiàn)象。而且，這種做法也可以對(duì)員工起到威懾作用，讓員工對(duì)自己的工作更加的重視，促進(jìn)公司更快更好地發(fā)展。此外，企業(yè)在選擇檔案的管理人員之時(shí)一定要嚴(yán)格要求，提高管理人員的整體素質(zhì)。公司在正式聘用管理人員之前，要對(duì)管理人員進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)。培訓(xùn)的內(nèi)容主要包括管理工作的內(nèi)容、管理工作的方法、管理工作出現(xiàn)漏洞應(yīng)該才去的應(yīng)急措施，只有提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)，管理工作才有可能做得更好。在管理過程當(dāng)中還要能時(shí)刻貫徹保密性的原則；要想使責(zé)任感很好的加強(qiáng)，就需要對(duì)本職工作做到安心與專注，以此使工作的嚴(yán)謹(jǐn)度顯著提升；不僅如此，還要為檔案管理人員建立一個(gè)有效的培訓(xùn)體系，依照崗位的不同采用不同的方式進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容中包括關(guān)于檔案管理工作中所特有的專業(yè)知識(shí)。還有包括一些其它學(xué)科種類，比如像管理學(xué)以及信息技術(shù)等學(xué)科專業(yè)的知識(shí)培訓(xùn)。能讓檔案管理工作人員全面提高自身綜合素質(zhì)[8]。

（二） 擺脫檔案人員的不穩(wěn)定性、流動(dòng)性

為確保檔案人員穩(wěn)定性，企業(yè)應(yīng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理體制進(jìn)行完善，促進(jìn)檔案管理的優(yōu)化升級(jí)。首先在檔案管理的分類方面，相關(guān)工作人員一定要對(duì)檔案進(jìn)行精確的分類，不能粗糙將檔案只分為幾大基本類型，相關(guān)工作人員在分類時(shí)應(yīng)該在對(duì)檔案進(jìn)行基本分類之后，在在大類下面分出小類[4]。不管檔案使用電腦存檔分類還是收藏在企業(yè)專用的檔案室，這個(gè)問題都非常重要。其次，在檔案管理的收藏方面，企業(yè)一定要注意檔案室的環(huán)境，謹(jǐn)防潮濕，并且，企業(yè)一定要將檔案輸入電腦進(jìn)行加密存檔，一旦發(fā)生意外，檔案還有備份的可以調(diào)出來。最后，企業(yè)一定要注重檔案使用，檔案只收藏不使用的話，對(duì)公司來說就是一堆廢紙。實(shí)際上，檔案的使用價(jià)值是非常大的，當(dāng)公司遇到難以解決的問題時(shí)，檔案上的信息可以給公司提供很多參考意見，促進(jìn)公司的順利發(fā)展。

（三） 以績(jī)效管理促檔案管理

績(jī)效考核是現(xiàn)代企業(yè)管理模式的主要方式，我司采用限期定指標(biāo)考核。沒有規(guī)矩，不成方圓，公司領(lǐng)導(dǎo)要制定出科學(xué)合理的績(jī)效管理制度，對(duì)員工工作績(jī)效評(píng)價(jià)系統(tǒng)進(jìn)行完善，將定量考核與員工工作能力及表現(xiàn)充分結(jié)合起來，用數(shù)據(jù)說話，使績(jī)效評(píng)估工作更具透明化、公正化，績(jī)效管理者應(yīng)對(duì)績(jī)效考核體系進(jìn)行審視，加強(qiáng)與員工的深入溝通交流，保證反饋時(shí)效性，管理者還應(yīng)該廣泛聽取員工意見，并及時(shí)做出調(diào)整，同時(shí)針對(duì)不同部門選擇不同的考核工具，制定出科學(xué)的考核方案，對(duì)員工工作進(jìn)行有效反饋?？?jī)效管理的一項(xiàng)重要原則是量化，檔案記錄了人員狀況、設(shè)備儀器、監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)、原始記錄等各種數(shù)據(jù)資料，比如各種文件、報(bào)表、設(shè)備儀器的說明書、監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)等，做了真實(shí)有序的保存，是績(jī)效管理過程中需要的重要依據(jù)，是績(jī)效管理有效運(yùn)行的證據(jù)，為績(jī)效管理提供了重要的資料信息和有關(guān)文件。因此，檔案是績(jī)效管理工作的基礎(chǔ)，對(duì)績(jī)效管理體系運(yùn)行產(chǎn)生重要影響。

檔案信息化管理必須注重以下問題：第一，構(gòu)建安全的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)外在系統(tǒng)。檔案的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備一定要保證安全性。另外，網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的中心機(jī)房選址非常重要，要對(duì)多方面的環(huán)境進(jìn)行仔細(xì)的推敲，不能選擇潮濕的地方，也不能夠選擇電磁干擾性很強(qiáng)的地方[6]。第二，防范網(wǎng)絡(luò)病毒。網(wǎng)絡(luò)病毒給檔案管理帶來了嚴(yán)重地威脅，因此，企業(yè)的計(jì)算機(jī)須安裝殺毒軟件，使用防火墻技術(shù)。防火墻可以檢查網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)臄?shù)據(jù)的安全性，監(jiān)控計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的運(yùn)行狀態(tài)。殺毒軟件可以進(jìn)行病毒查殺，及時(shí)阻止危險(xiǎn)病毒的入侵，從而確保整個(gè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。第三，對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)及時(shí)進(jìn)行維護(hù)，以防出現(xiàn)安全隱患。對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行定期維護(hù)可以及時(shí)地發(fā)現(xiàn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中存在的一些不易發(fā)現(xiàn)的問題，并立即采取有效的保護(hù)措施，延長(zhǎng)計(jì)算機(jī)的使用壽命。

四. 結(jié)束語

檔案管理對(duì)于我國(guó)建設(shè)單位的發(fā)展至關(guān)重要，隨著時(shí)代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)無法跟上時(shí)代的發(fā)展，檔案管理人員必須及時(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理理念，采取行之有效的措施予以解決，促進(jìn)我國(guó)建設(shè)單位檔案管理工作效率的不斷提高。

參考文獻(xiàn)

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