論國際貿易商務單證的重要性

李霞

摘 要 國際貿易通常是以商務單證為媒介，通過商務單證的交接和傳遞實現的，商務單證工作貫穿于外貿合同履行的全過程。本文分析了商務單證在國際貿易中的地位和作用，以及如何提高商務單證員的業(yè)務素質，從而保證外貿企業(yè)的經營和發(fā)展。

關鍵詞 商務單證 地位和作用 單證員 業(yè)務素質

中國于2001年正式成為世貿組織成員，歷經15年，中國的對外貿易得到了全面高速發(fā)展，經濟全球化則對我國的經濟發(fā)展產生了深遠的影響。眾所周知，現今的國際貿易，主要是通過處理各種各樣的國際商務單證才能完成。基本上國貿交易的具體操作都與商務單證的交換密切相關，所以商務單證在整個貿易過程中扮演著舉足輕重的角色。不了解和不熟悉商務單證知識就意味著不懂國際貿易，就無法與業(yè)務、財務及相關部門的人員進行準確和有效的溝通，同時意味著不能履行和完成國際貿易的約定和交易，極有可能導致曠日持久的官司和永遠無法取得的貨款和收不到貨物。既然國際貿易商務單證工作如此重要，那么任何一位從事國際貿易的人員必須認真學習和高度重視商務單證的制作和流轉。

國際貿易商務單證是國貿中使用的各種單據、文件與證書的統稱。商務單證是國際貿易合同履行的基礎，其流轉環(huán)節(jié)構成了國際貿易程序，使買賣雙方的各部門通過商務單證即可進行準確的銜接。商務單證工作貫穿于外貿企業(yè)的銷售、訂單、進貨、生產、包裝、運輸、收付匯等全程，工作量大、時間性強、精確性高、涉及面廣，除了企業(yè)內部各部門之間的協調外，還必須和物流運輸公司、保險公司、銀行、海關、商檢部門、外匯管理等有關行政管理機構發(fā)生多方面的聯系。商務單證的流轉程序環(huán)環(huán)相扣，相互影響，互為條件，是交易中辦理貨物交接和貨款收支的一種有力依據。單證可以證明出口商是否履約和履約的程度，進口商以單證作為提取貨物物權憑證，有了單證，就表明擁有了貨物。

國際貿易單證是外貿商業(yè)活動的重要文件資料，是商品流通的原始憑證，它反映了商品的整個流轉過程，是國際貿易中不可或缺的部分，起著十分重要的作用。

一、國際貿易單證是國際貿易合同履約的首要基礎

國際貿易是跨國的商品買賣，由于買賣雙方分處不同國家，相距遙遠，在絕大多數情況下，貨物與貨款不能進行簡單的直接交換，而只能以單證作為交換的媒介和手段。國際貿易合同訂立后，履行階段可概括為“貨、證、船、款”四環(huán)節(jié)，無論是哪個環(huán)節(jié)，進出口商及合同有關的相應各方只有在履行了約定義務的情況下才能取得相關單據，沒有提交應交付的單據就意味著沒有按規(guī)定履約。

二、國際貿易單證是外貿企業(yè)經營管理的關鍵環(huán)節(jié)

從國家角度看，國際貿易單證作為一種涉外商務及法律文件，體現了一國的外貿易政策，反映了一國的外貿易相關的法律法規(guī)和規(guī)章制度。國際貿易單證是由外貿企業(yè)和相關國家政府管理機構簽發(fā)的，從外貿企業(yè)角度看，國際貿易單證工作是國際貿易的一個關鍵環(huán)節(jié)。在實際的交易中，不論合同內容、單據條款、組織貨源，還是安排運輸、購買保險、申報貨物、辦理收付匯等各種業(yè)務的經營管理環(huán)節(jié)，最后都會通過單證工作集中反映出來。

三、國際貿易單證是外貿企業(yè)確保經濟效益的重要保障

國際貿易工作與外貿企業(yè)的經濟效益密切相關，規(guī)范單證管理工作，提高單證質量，不僅能夠有效制止各種差錯，還可以加速資金回流，提高資金使用率，在無形之中確保外貿企業(yè)經濟效益。外貿企業(yè)對整個貿易環(huán)節(jié)都應進行全面的監(jiān)管，單證管理又是最后一個環(huán)節(jié)，如果業(yè)務人員在繕制單證和提交單證方面出了問題，就可能導致不能正常收到貨款，進而給企業(yè)帶來風險和損失。

四、國際貿易單證是解決國際貿易爭議的主要依據

由于從事國際貿易活動的人分處異國，市場經常發(fā)生變化，有利和不利因素在不斷轉換，新情況時有出現，貿易活動中發(fā)生爭議、矛盾也是正常的。因為國際貿易是通過單據交換來實現的，在合同訂立之前、之中和之后都要對所提供的單據嚴格把關，根據合同規(guī)定嚴格制作單據。一旦發(fā)生合同糾紛或爭議，可以通過符合合同要求的單據據理力爭，保護自己的合法權益。

五、國際貿易單證是外貿企業(yè)形象的展示平臺

能否做好國際貿易單證工作，對國家、外貿企業(yè)和從業(yè)人員的形象和利益都有重大影響。國際貿易單證雖然是商務和法律文件，但可以起到塑造外貿企業(yè)的良好形象，并起到對外擴大宣傳的作用。正確、完整、及時、整潔、清晰的單證，能夠展示外貿企業(yè)的業(yè)務素質。國際水準的管理規(guī)范，精確嚴謹的工作能力，為外貿企業(yè)樹立優(yōu)質形象，有利于業(yè)務拓展。反之，粗劣、雜亂、錯誤的單證則必然給企業(yè)帶來負面效應。

伴隨我國外貿企業(yè)大幅增長，對外貿單證員的需求量也在激增。為此，培養(yǎng)和招聘經驗豐富、能力嫻熟、知識全面的單證人員，已成為企業(yè)對外貿易中的首要工作。

從事國際商務單證工作的人員，不僅應掌握專業(yè)的國際貿易知識、準確的商務單證知識、熟練的外貿英語知識，同時還要善于在工作中學習各種更新的知識。此外，還要熟知外貿方針政策、國際法規(guī)和貿易慣例等相關知識。從事商務單證工作的人員有要較強的溝通協調能力，對內須與工廠銷售人員和生產人員、財務部門、商業(yè)客戶關系融洽，從容應對、及時化解和消除工作中的各種矛盾；對外要與海關、商檢、外匯管理局、保險公司、銀行等有關部門緊密聯系，積極溝通、主動獲取和掌握各種政策和信息。從事商務單證工作的人員應具備多種技能，包括計算機操作和使用有關應用軟件的能力，同時還要掌握電子報關、電子報檢、網上申報、申領單證和利用INTERNET進行電子商務活動的知識和技能。從事商務單證工作的人員必須擁有嚴謹、耐心、細致、負責的工作態(tài)度，制單過程中最忌粗心大意，急于求成。此外，單證工作煩瑣，要養(yǎng)成善于管理時間，勤于記錄備案，甘于腳踏實地的工作習慣。

總之，由于商務單證在國際貿易工作中與外貿企業(yè)的經濟效益密切相關，所以具有更為重要的現實意義，其在對外貿易中的地位是不容忽視的。因此，外貿企業(yè)要切實提高和重視商務單證工作者的業(yè)務素質，以確保企業(yè)的有效經營和長久發(fā)展。

（作者單位為山西省大同煤礦集團外經貿公司）

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