芻議當(dāng)前國有企業(yè)檔案管理的建設(shè)重點(diǎn)

翟玉丹

【摘要】在“十三五”規(guī)劃的開局之年，隨著我國經(jīng)濟(jì)體制的轉(zhuǎn)型發(fā)展，國有企業(yè)作為我國國民經(jīng)濟(jì)的命脈，對我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到了深遠(yuǎn)的影響。國有企業(yè)的檔案管理，關(guān)系到國有企業(yè)的資產(chǎn)安全和國家財(cái)政收入。而原有的傳統(tǒng)檔案管理模式已然不能適應(yīng)新時(shí)期的檔案管理需求。本文將從國有企業(yè)的管理現(xiàn)狀出發(fā)，著重介紹相應(yīng)的對策，以此提高國有企業(yè)的檔案管理水平和能力。

【關(guān)鍵詞】國有企業(yè)；經(jīng)濟(jì)；檔案管理；建設(shè)重點(diǎn)

檔案管理，是在西方國家經(jīng)濟(jì)日益發(fā)展和信息化不斷進(jìn)步的情況下提出的。我國將檔案管理這一概念引入正是改革化進(jìn)程不斷深入的產(chǎn)物。信息資源的整合有利于國有企業(yè)朝著更好的方向發(fā)展。但是我國的企業(yè)正面臨著投資并購混合所有制等轉(zhuǎn)型階段，如何提高檔案管理水平，成為企業(yè)關(guān)注的熱點(diǎn)。

一、國有企業(yè)應(yīng)當(dāng)培養(yǎng)檔案意識

企業(yè)應(yīng)該具備良好的檔案管理意識。隨著檔案信息化進(jìn)程的加快，我國的檔案管理水平也在不斷提高。企業(yè)應(yīng)該國家的檔案管理事業(yè)“同發(fā)展，共命運(yùn)”。

（一）企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)。作為企業(yè)的決策者，面對市場競爭，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不能只把公司的財(cái)力物力放在如何提高生產(chǎn)、創(chuàng)造效益上，要對企業(yè)檔案管理加強(qiáng)關(guān)心，是以此從實(shí)際上帶動企業(yè)發(fā)展。[1]要想真正促進(jìn)企業(yè)進(jìn)步，領(lǐng)導(dǎo)就要發(fā)揮自身的領(lǐng)導(dǎo)價(jià)值，把對檔案的管理工作納入到企業(yè)發(fā)展的整體規(guī)劃上來。因此只有制定一套完善的管理制度，同時(shí)予以資金和人力支持，才能促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的順利開展。檔案庫房作為檔案最終的“歸屬地”，“八防”措施這項(xiàng)管理指標(biāo)，必須要引起領(lǐng)導(dǎo)足夠的重視。檔案庫房內(nèi)的溫、濕度，防鼠、防盜、防光等措施必須落實(shí)到位，才能保證檔案相對的安全性和保管的長久性，而為達(dá)到此目的，必須投入大量的建設(shè)資金購置密集架、加濕器、干燥機(jī)等設(shè)備以實(shí)時(shí)監(jiān)測和調(diào)節(jié)。

（二）檔案管理者。檔案管理者是最直接接觸檔案管理工作的，檔案工作者需要不斷提高管理意識，實(shí)現(xiàn)檔案管理的正規(guī)性。目前，很多企業(yè)的檔案管理人員工作意識薄弱，最有效的解決方式是接受在崗繼續(xù)教育培訓(xùn)，只有管理意識增強(qiáng)，才能妥善保管好檔案，方便日后檔案的利用與統(tǒng)計(jì)。同時(shí)，檔案管理者要懂得并善于溝通，經(jīng)常與其他部門尤其是檔案移交部門進(jìn)行溝通，才能節(jié)省雙方時(shí)間，事半功倍；加強(qiáng)對所在企業(yè)專業(yè)性的學(xué)習(xí)也是必不可少的，例如接收項(xiàng)目檔案時(shí)，由于檔案內(nèi)容專業(yè)性很強(qiáng)，檔案管理人員不能僅僅“照單全收”，要做到督促和提醒項(xiàng)目人員什么樣的材料應(yīng)該歸檔，什么樣的材料不必歸檔，這樣才能保證檔案館接收的檔案是有長遠(yuǎn)保存價(jià)值且對利用者是用利用價(jià)值的。

（三）檔案利用者。國有企業(yè)的檔案大多為企業(yè)內(nèi)部機(jī)密，僅供內(nèi)部人員所用。因此，提高檔案利用者的素質(zhì)和意識與提高檔案管理者的管理水平互為因果。檔案管理人員的水平提高，意識增強(qiáng)，管理工作有效，則直接節(jié)省利用者的時(shí)間；利用者的檔案意識提高也能保證檔案管理人員的工作效率和避免重復(fù)性工作，督促檔案管理者加強(qiáng)改進(jìn)管理方法，提高服務(wù)水平。

（四）檔案的銷毀。對于一些達(dá)到保管期限，并且不具備保存價(jià)值的檔案，可以進(jìn)行銷毀。由于檔案銷毀“不可逆”性，需要經(jīng)過嚴(yán)格的審查程序，首先，企業(yè)要設(shè)立檔案銷毀鑒定小組，由檔案管理人員向鑒定組提出銷毀書面申請，對于超過保存期限的檔案要經(jīng)鑒定小組和相應(yīng)專業(yè)人員組織鑒定，最終對確需銷毀的檔案要由主管領(lǐng)導(dǎo)層層審批，檔案管理人員要對確認(rèn)銷毀的檔案進(jìn)行詳盡登記，并保證銷毀檔案和登記目錄嚴(yán)格一致，銷毀現(xiàn)場要有監(jiān)督人員和檔案人員一起見證全過程，銷毀登記清冊要永久保存。在鑒定過程當(dāng)中對于有爭議的、利用價(jià)值模糊的檔案要適當(dāng)延長保管期限。

二、檔案管理質(zhì)量的提高和建設(shè)

（一）提高檔案收集水平。檔案收集是進(jìn)行檔案管理工作的基礎(chǔ)。在很多國有企業(yè)中，經(jīng)常出現(xiàn)部門對檔案的資料移交不及時(shí)、資料不完全或者檔案損壞等情況。[3]這需要管理者在收集檔案移交的時(shí)候，應(yīng)該嚴(yán)格把控檔案和資料的質(zhì)量關(guān)，對于移交材料的多少、文件材質(zhì)、移交時(shí)間要有嚴(yán)格的制度，并作為監(jiān)督者親自落實(shí)這些制度，并要有檔案專業(yè)主人翁精神，經(jīng)常指導(dǎo)移交部門相應(yīng)的移交常識，保證檔案室接收檔案的質(zhì)量，并且可以采取相應(yīng)的考核和管理措施進(jìn)行收集。對于不同材質(zhì)的檔案要高度重視。

（二）提高檔案工作者的業(yè)務(wù)水平。一些企業(yè)因?yàn)椴恢匾暪芾砣藛T的專業(yè)素養(yǎng)，多是安排一些業(yè)余人士進(jìn)行管理，由此導(dǎo)致檔案管理缺乏科學(xué)性。要想實(shí)現(xiàn)國有企業(yè)的檔案管理工作的有序性，國有企業(yè)要將檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃中來。企業(yè)可以通過引進(jìn)和培養(yǎng)現(xiàn)代管理人才的方法實(shí)現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展。企業(yè)還要引進(jìn)檔案管理、精通計(jì)算機(jī)的復(fù)合型人才，以此提高管理水平。檔案管理工作者需要不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理理念和技術(shù)方法，在熟悉企業(yè)的管理狀況上利用知識進(jìn)行實(shí)踐，將檔案管理與企業(yè)生產(chǎn)更好地銜接，促進(jìn)企業(yè)的檔案管理工作更好地為企業(yè)服務(wù)。

（三）實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案管理。企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的數(shù)字化檔案管理體系如借助企業(yè)OA辦公平臺開辟檔案管理板塊，亦或是直接開發(fā)出適合企業(yè)自身運(yùn)行發(fā)展模式的檔案專業(yè)轉(zhuǎn)件，將檔案收集、借閱、統(tǒng)計(jì)等實(shí)現(xiàn)數(shù)字化發(fā)展，推動檔案管理向規(guī)范的方向發(fā)展。國有企業(yè)需要不斷了解數(shù)字檔案的地位和管理優(yōu)勢，利用資金和物力支持促進(jìn)企業(yè)的檔案管理工作更加規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。

結(jié)語

隨著國家混合所有制企業(yè)發(fā)展的理念不斷深入，企業(yè)更加應(yīng)該注重對檔案的科學(xué)化規(guī)范化管理，并保證檔案利用價(jià)值的最大化體現(xiàn)。檔案管理部門要在結(jié)合本單位生產(chǎn)和對檔案信息資源進(jìn)行整合的基礎(chǔ)上，不斷加大開發(fā)力度，檔案管理者要能根據(jù)市場的需求和走向，提供具有價(jià)值的檔案資源，為企業(yè)提供更加高效的信息服務(wù)，為企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)和社會效益。

參考文獻(xiàn)

[1]喬丹丹.國有企業(yè)電子文件管理與建設(shè)探索與實(shí)踐[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2012，18：53-54.

[2]張萍.當(dāng)前國有企業(yè)檔案管理的一些創(chuàng)新模式探究[J].經(jīng)營管理者，2012，14：281.

[3]馬金平，趙伯亞.論國有大型企業(yè)電子檔案收管用一體化[J].檔案時(shí)空，2013，08：38-39.