淺析檔案管理現(xiàn)代化

（江蘇工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院，江蘇 南通 226001）

[摘 要] 現(xiàn)階段的檔案管理制度和模式是計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期的產(chǎn)物，時(shí)代比較久遠(yuǎn)。隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，國家現(xiàn)行的檔案管理制度和模式已經(jīng)不能適應(yīng)社會市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求，需要對原有的檔案管理制度和模式進(jìn)行創(chuàng)新和發(fā)展。主要針對傳統(tǒng)的檔案管理制度和模式存在的問題進(jìn)行分析，來探討創(chuàng)新檔案管理制度和模式的重要性，并提出相應(yīng)的創(chuàng)新措施，以期逐漸實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，確保我國檔案管理工作順利進(jìn)行。

[關(guān) 鍵 詞] 檔案管理；現(xiàn)代化；措施

[中圖分類號] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] A [文章編號] 2096-0603（2016）30-0163-01

隨著信息全球化的快速發(fā)展，檔案管理工作得到了人們的重視。但是，現(xiàn)階段的檔案管理工作依舊存在諸多問題，比如，檔案管理的工作人員只注重本國內(nèi)部檔案管理工作，卻不懂得借鑒西方等發(fā)達(dá)國家的檔案管理的工作經(jīng)驗(yàn)，有的單位的檔案管理工作只是針對本單位內(nèi)部一些特定的人員進(jìn)行管理，而沒有考慮到單位內(nèi)部其他人員的檔案管理問題等，我國的檔案管理工作中也存在這些問題，嚴(yán)重制約著我國檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展的步伐。為了改變這些現(xiàn)狀，需要對我國的檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn)和完善，不斷完善我國檔案管理制度，逐漸實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

一、現(xiàn)階段檔案管理工作中存在的問題

從現(xiàn)階段的檔案管理制度來看，檔案管理權(quán)都是由各級人事部掌控，這種管理模式本身就存在弊端，不夠科學(xué)、合理。同時(shí)，現(xiàn)行的檔案管理制度只規(guī)定了政府部門的工作人員、科研機(jī)構(gòu)的研究人員、國有企業(yè)的職員、擁有高學(xué)歷的人才等特殊群體才擁有檔案，這樣就無法體現(xiàn)平等的原則，一般來說，沒有檔案資格的人員，在社會身份和地位上都存在區(qū)別，所享受的福利待遇也是不一樣的，這導(dǎo)致了現(xiàn)在社會的不平等現(xiàn)象。此外，現(xiàn)行的檔案管理是檔案紙質(zhì)管理，既不便于攜帶，又不能對錯(cuò)誤信息進(jìn)行及時(shí)的修改，在檔案的調(diào)用過程中也顯得比較麻煩，而且紙質(zhì)檔案在填寫的過程也比較麻煩，很難實(shí)現(xiàn)異地調(diào)用檔案。

二、實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的具體措施

（一）改變檔案管理統(tǒng)一管理的局面

從現(xiàn)階段的檔案管理制度來看，檔案管理權(quán)都是由各級人事部掌控，這種檔案管理模式本身就具有一定的局限性。在社會中只有一部分特殊群體才擁有檔案，現(xiàn)如今，社會上的所有人員，無論什么職業(yè)、什么身份，都應(yīng)該擁有一份自己的檔案，隨著檔案管理量的不斷增大，檔案管理的難度也在增加，因此，也沒有必要將檔案管理單獨(dú)交付于人事管理部門。此外，對于一些私營企業(yè)來說，也可以將員工的檔案放置于各自企業(yè)的人事管理部門中，這樣一來檔案管理工作也會便利許多。

（二）消除檔案的身份限定

“人人生而平等”，不論在檔案管理還是在職業(yè)選擇上都應(yīng)該遵循平等的原則。一般來說，沒有檔案資格的人員，在社會身份和地位上都存在區(qū)別，所享受的福利待遇也是不一樣的，這樣導(dǎo)致了現(xiàn)在社會的不平等現(xiàn)象，為了改變這一現(xiàn)狀，需要消除檔案的身份限定。由于我國幅員遼闊，檔案流動管理難度大，因此，可以將檔案管理放置于原戶籍所在地，最好不進(jìn)行檔案流動，在需要檔案流動時(shí)，只需要個(gè)人在單位辦理檔案變更手續(xù)，再將檔案郵回原戶籍所在地，此時(shí)當(dāng)?shù)卣恍鑼⑧]寄回來的檔案進(jìn)行管理即可。

（三）建立現(xiàn)代化的電子檔案管理機(jī)制

現(xiàn)行的檔案管理是檔案紙質(zhì)管理，存在很多的弊端，必須對此進(jìn)行改革。因此，在網(wǎng)絡(luò)發(fā)展速度極快的今天，建立現(xiàn)代化的電子檔案，不僅可以實(shí)現(xiàn)“檔案隨人走”的想法，也能將檔案隨時(shí)帶在身邊，實(shí)現(xiàn)檔案調(diào)用的跨地域性。此外，在建立電子檔案的同時(shí)，要多吸收和借鑒西方先進(jìn)的檔案管理制度，可以與西方各國建立起互相承認(rèn)的檔案管理制度，增強(qiáng)檔案管理的國際性，逐漸實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

綜上所述，現(xiàn)行的檔案管理制度和模式需要進(jìn)行改革和創(chuàng)新，需要國家制定相關(guān)的法律政策和制度保障，確保檔案管理工作的順利進(jìn)行，要將檔案管理制度和模式創(chuàng)新做到與時(shí)俱進(jìn)。隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，檔案管理工作也要跟上社會的發(fā)展步調(diào)，針對目前檔案管理制度和模式存在的問題，進(jìn)行調(diào)整和創(chuàng)新，促進(jìn)我國檔案管理工作的順利進(jìn)行。此外，在創(chuàng)新檔案管理制度時(shí)，要學(xué)會借鑒其他國家先進(jìn)的檔案管理制度，不斷完善我國的檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理制度符合社會的發(fā)展要求，逐漸實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，促進(jìn)國家經(jīng)濟(jì)的平穩(wěn)發(fā)展。

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