如何加強財務檔案管理信息化建設的幾點思考

摘 要：對于傳統(tǒng)財務檔案管理來說，主要是指機關(guān)企事業(yè)、單位或者有經(jīng)濟實體的社團組織內(nèi)的財務部門在社會經(jīng)濟活動中逐漸形成的一種按照國家相關(guān)規(guī)定進行的會計賬簿、會計憑證以及會計報表等財務資料，是為了能夠體現(xiàn)和記錄經(jīng)濟業(yè)務在發(fā)生、發(fā)展以及結(jié)束的重要證據(jù)和材料。那么怎樣對財務檔案進行加強和管理，更好的為社會發(fā)展和經(jīng)濟建設服務，是本文探討的主要目的。

關(guān)鍵詞：財務檔案管理；信息化建設

財務檔案管理工作是為了能夠服務現(xiàn)實、保存歷史、承上啟下的重要工作內(nèi)容。對于各個機關(guān)企事業(yè)來說，是進行經(jīng)濟活動最真實、原始的記錄反饋，同時也是能夠反映經(jīng)濟業(yè)務單位最重要的證據(jù)和史料依據(jù)，是比較重要的檔案記錄之一。

一、財務檔案的信息化管理主要特點

（一）財務檔案信息在被存儲到光盤、磁盤、電腦或者一些磁性硬件設備之后，各種財務資料在進行資料利用、財務管理查詢方面、資料攜帶和數(shù)據(jù)傳輸上都顯得更加靈活、方便、準確率也大幅度提高，在保存上還不容易丟失，也能夠很好適應社會經(jīng)濟的高速發(fā)展，對于高質(zhì)量和高數(shù)據(jù)化的財務內(nèi)容在檔案管理上有了全新的要求，主要表現(xiàn)在：對于信息化財務管理檔案能夠隨時進行拷貝、交流、修改和傳遞；在存儲方式上也是靈活多樣的，不但能夠存儲在有磁性的介質(zhì)里，同時也能夠在紙質(zhì)材料中進行保存。

（二）伴隨我國科學技術(shù)的快速發(fā)展和日益更新，對于財務檔案的數(shù)據(jù)管理來說，在統(tǒng)計上就顯得更加方便，計算、分析以及多次加工方面都能夠很好的滿足單位管理的新要求，與此同時，在現(xiàn)代社會的資源共享方面也能夠與時俱進，這樣就從根本上對人類在財務信息上儲存和管理方式上進行了改變，大大提高人們的工作質(zhì)量和工作效率。

二、財務檔案的信息化管理內(nèi)容

（一）建立和財務檔案信息管理匹配的動態(tài)數(shù)據(jù)庫，以便于對檔案信息進行及時的分析和調(diào)整。財務管理的信息化也被叫做是數(shù)字化，對整個財務信息化管理來說，是基礎(chǔ)也是前提，相對于以往傳統(tǒng)以紙張為載體的檔案管理來說，財務管理是社會經(jīng)濟快速發(fā)展的優(yōu)化和升級，同時也是傳統(tǒng)信息檔案管理日后發(fā)展的必然趨勢和方向。所以，對于檔案信息化的財務管理來說，就是財務檔案所有信息數(shù)據(jù)加工和采集的中心。

（二）財務信息數(shù)據(jù)化管理主要根據(jù)財務檔案在內(nèi)容上的不同，來建立不一樣的信息管理數(shù)據(jù)庫，比如會計核算的資料類、原始憑證類、管理制度類以及和財務相關(guān)聯(lián)的其他資料等。對于這些信息化主要數(shù)據(jù)來源，一方面是依據(jù)不同數(shù)據(jù)庫的不同要求，對以往數(shù)據(jù)進行重新錄入，重新整理所產(chǎn)生的新數(shù)據(jù)信息；另一方面是在管理和核算過程中所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息資料。

（三）對于數(shù)字化的信息檔案管理來說，不會因為紙質(zhì)檔案被銷毀就沒有了原始的材料依據(jù)，所以對于日后的一些經(jīng)濟糾紛、經(jīng)濟活動、在遺留經(jīng)濟事件上、打擊經(jīng)濟違法犯罪、揭漏相關(guān)責任事故上都能夠提供比較完整的歷史性的數(shù)據(jù)資料，方便用于分析和查找，客觀上提高了檔案的利用價值，同時也方便對檔案信息進行利用和資源共享。

（四）對財務信息檔案在網(wǎng)絡建設方面進行提高，加強財務檔案的實際使用效率。對于檔案來說，主要價值在于怎樣才能夠讓社會、自然人、單位以及政府進行合理高效利用，所以信息化檔案管理為此提供了廣闊的發(fā)展空間，同時也使得檔案價值得到了最高效利用。然而，伴隨我國網(wǎng)絡技術(shù)的創(chuàng)新和發(fā)展，高科技的軟硬技術(shù)也給人們的生活提供了巨大便利，特別是財務檔案的信息化管理方面，在信息的安全性和保密性工作上更是有了保障。

三、財務檔案信息化建設的思考

（一）對于財務檔案的信息化管理建設主要有：管理人員的理念一定要與時俱進，在相關(guān)觀念上要隨著社會發(fā)展不斷更新，對于財務檔案的信息化管理來說，是未來財務管理的主要發(fā)展方向，同時也是社會進步和新經(jīng)濟發(fā)展的必然趨勢。所以對于各級管理者來說，一定要對財務檔案在信息化管理方面有正確認識，提高對財務檔案信息化管理建設的高度重視，保證財務檔案信息化管理建設工作能夠穩(wěn)步、快速的推進；另一方面，對于檔案管理人員來說，一定要在觀念上進行更新，在認識的基礎(chǔ)之上逐步加強培訓和學習，不斷對自身素質(zhì)進行提升，加強信息系統(tǒng)在各項操作水平上的分析和處理能力，不斷發(fā)揮財務信息化檔案管理的實效應用。

（二）財務信息化管理的實效性建設。對于財務檔案的信息化管理來說，首先要做到實效性，這也是財務檔案信息化管理的基本目標，同時也是能夠衡量各部門和單位的信息化尺標，在具體工作中，要求各單位對財務檔案信息化管理操作過程中，一定要保證規(guī)范、科學的管理；其次，對于財務信息化檔案管理在軟硬件設施、設備以及系統(tǒng)分析上，一定要滿足財務信息化的基本需求，只有這樣才能夠真正實現(xiàn)財務信息化的實效性，使其價值得到最大化應用。

（三）對財務檔案信息化管理的網(wǎng)絡安全進行保障。對于財務信息化管理來說，保密要求高、數(shù)據(jù)量大是目前財務管理的主要特征，同時也是財務信息化在管理上的最基本要求，所以，一定要采取有效措施對財務檔案信息化管理進行保障；

1.在計算機系統(tǒng)里的相關(guān)財務數(shù)據(jù)一定要進行雙重備份。

2.建立比較完善的財務內(nèi)部管理制度，尤其是財務管理在信息化方面的系統(tǒng)操作程序，杜絕信息被隨意毀損、泄密、篡改和丟失，從各個方面來對檔案管理的安全性問題進行降低。

3.檔案管理要定期進行規(guī)范和整理，主要有信息化的基本數(shù)據(jù)以及財務檔案的延伸信息內(nèi)容等，主要包含賬簿、磁性載體以及龐雜和軟硬件的維護升級等事物進行歸案，在財務管理內(nèi)容上要盡可能完整、全面。

4.確保計算機網(wǎng)絡的環(huán)境運行安全，同時保證財務信息資料管理的準確性、安全性和高泄密性規(guī)定。

四、結(jié)語

財務檔案管理工作是為了能夠服務現(xiàn)實、保存歷史、承上啟下的重要工作內(nèi)容。對于財務檔案的信息化管理工作來說，首先要做到實效性，其次，對于財務信息化檔案管理在軟硬件設施、設備以及系統(tǒng)分析上，都要能夠滿足財務信息化的基本需求，只有這樣才能夠真正實現(xiàn)財務信息化的實效性，使其價值得到最大化應用。

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