試論如何做好縣級供電企業(yè)檔案管理工作

摘 要：縣級供電企業(yè)既是地方政府的管電部門，又是國家電網(wǎng)公司的最基層單位?；诳h級供電企業(yè)檔案管理的重要性，分析其檔案管理中存在的一系列問題，并提出相應(yīng)的對策，對促進(jìn)電力企業(yè)的長足發(fā)展有著重要的實際意義。

關(guān)鍵詞：縣級供電；企業(yè)檔案

電力作為國民經(jīng)濟(jì)的基礎(chǔ)設(shè)施行業(yè)，在服務(wù)國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展、服務(wù)百姓民生等方面有著特殊的地位。隨著我國新農(nóng)村建設(shè)的不斷加強(qiáng)，家用電器在農(nóng)村的普及，縣級供電企業(yè)加大加快了改革與建設(shè)步伐，電力生產(chǎn)、經(jīng)營與電網(wǎng)建設(shè)進(jìn)入到一個新的發(fā)展時期。科技的進(jìn)步和智能電網(wǎng)的發(fā)展，電力檔案包含的信息容量也越來越豐富龐大，電力檔案巨大的利用價值也越來越被社會認(rèn)識和發(fā)現(xiàn)。如何及時有效地管理并利用這一龐大的資源，更好地為電力工業(yè)的科學(xué)決策、生產(chǎn)經(jīng)營和科學(xué)研究提供及時、全面、準(zhǔn)確的服務(wù)，已成為電力檔案工作面臨的一項緊迫任務(wù)。作為企業(yè)管理的重要組成部分的檔案管理工作，必須順應(yīng)時代潮流，解放思想，強(qiáng)化管理，使檔案管理與企業(yè)的現(xiàn)代化管理同步，更好地為電力工業(yè)科學(xué)決策、科學(xué)研究和生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)。如何及時有效地管理并利用這一龐大的資源，更好地為電力工業(yè)的科學(xué)決策、生產(chǎn)經(jīng)營和科學(xué)研究提供及時、全面、準(zhǔn)確的服務(wù)，已成為電力檔案工作面臨的一項緊迫任務(wù)。以下結(jié)合本企業(yè)檔案管理，就如何做好此項工作闡述一下自己的觀點。

一、加強(qiáng)縣級供電企業(yè)檔案管理的重要性

檔案管理工作是企業(yè)管理工作的基礎(chǔ)，是企業(yè)信息系統(tǒng)的重要組成部分，是提高企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護(hù)歷史真實面貌的一項重要工作。電力檔案是電力企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件。是電力工業(yè)歷史發(fā)展的真實記錄，它信息量大、門類多、涉及范圍廣，在電力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中發(fā)揮著重要的作用。近些年來，隨著農(nóng)網(wǎng)改造的不斷深入，縣級供電企業(yè)在建和準(zhǔn)備建設(shè)項目數(shù)量急劇增長，電力檔案的信息內(nèi)容也越加豐富起來，這就更加要求電力企業(yè)在充分認(rèn)識檔案管理重要性的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息數(shù)字化、檔案利用網(wǎng)絡(luò)化?？茖W(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量一個企業(yè)業(yè)績與管理水平的重要尺度。目前，電力企業(yè)現(xiàn)代化管理水平日趨提高，必須秉承科學(xué)創(chuàng)新的理念，來推動企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)，建立同現(xiàn)代市場經(jīng)濟(jì)相適應(yīng)的管理體制，不斷拓展檔案工作新領(lǐng)域，來為企業(yè)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展提供有效的信息保障。檔案工作作為電力企業(yè)的一項基礎(chǔ)工作，必然要提高它的管理水平，以適應(yīng)一流現(xiàn)代化公司的管理要求。

二、當(dāng)前縣級供電企業(yè)檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理不夠規(guī)范。 目前，在一些大的企事業(yè)單位或者是專業(yè)的檔案館普遍存在管理不規(guī)范的問題，主要表現(xiàn)在：第一，檔號不規(guī)范。第二，案卷標(biāo)題不規(guī)范。第三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄。第四是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重。電力系統(tǒng)改革后，電力檔案部門一般歸屬辦公室管理，由辦公室主任或副主任兼管。從工作上說：一方面，檔案人員少。待遇偏低，任務(wù)偏重，工作范圍寬，難度大；另一方面，檔案管理體制不盡合理，全員檔案法制觀念和檔案意識比較淡薄，使檔案工作開展的難度加大。從檔案人員自身看，知識結(jié)構(gòu)不盡合理，專業(yè)水平不夠高，愛崗敬業(yè)的職業(yè)道德素養(yǎng)較為欠缺或低下，為電力工業(yè)發(fā)展意識不夠濃厚，工作的積極性不高，認(rèn)為檔案工作無關(guān)社會發(fā)展大局，檔案工作無需學(xué)問和人才等思想意識造成的。因此，電力檔案工作要適應(yīng)電力工業(yè)發(fā)展的需要，就必須轉(zhuǎn)變思想、扭轉(zhuǎn)現(xiàn)狀，實現(xiàn)電力檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化、信息化。雖然各縣級供電企業(yè)檔案管理已建立在協(xié)同辦公系統(tǒng)的平臺上，但相當(dāng)一部分人員包括部分基層領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案人員的認(rèn)識還停留在檔案工作就是把資料放在檔案柜內(nèi)的保管工作，認(rèn)識不到檔案在工作管理中的重要性和必要性，對檔案利用效益知之甚少。

（二）企業(yè)檔案管理與電力技術(shù)發(fā)展還不能有機(jī)融合。 電力服務(wù)涉及千家萬戶，電力從生產(chǎn)、傳輸、運行，到銷售、計量、使用、結(jié)算、管理是一個十分復(fù)雜繁瑣的過程，為實現(xiàn)管理需要，電力企業(yè)建立了一系列各種專業(yè)的計算機(jī)管理系統(tǒng)，這些系統(tǒng)承載著大量的電力企業(yè)管理信息，并且隨著電力的發(fā)展而快速的更新。但一些系統(tǒng)在先期開發(fā)時并未考慮與檔案系統(tǒng)相融合，檔案管理人員如果不進(jìn)入到企業(yè)信息集成系統(tǒng)中去，則很難掌握到企業(yè)信息的核心部分或基本接收不到檔案。

（三）檔案管理人員方面存在的問題。 縣級供電企業(yè)一般設(shè)置的是綜合檔案室，檔案管理部門從屬于辦公室，沒有配備專職檔案員，在下屬部門也沒有設(shè)備兼職檔案管理人員，從根本上就缺乏對檔案管理工作的專業(yè)知識和理論知識的學(xué)習(xí)，造成目前電力檔案隊伍中整體素質(zhì)不高，檔案管理人員中缺乏既懂計算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，不能很好地適應(yīng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的發(fā)展需要。特別是縣級供電企業(yè)檔案管理人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，難以全身心地投入到檔案管理工作中去。這些問題的存在致使電力企業(yè)檔案管理工作基礎(chǔ)薄弱，利用程度不夠，難以產(chǎn)生效益。

（四）檔案檢索效率不高。 檔案檢索方式有手工檢索和計算機(jī)檢索。在目前，傳統(tǒng)的手工檢索占有很大比重。各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具。在編制檢索工具中出現(xiàn)了求“多”不求“精”的現(xiàn)象，誤認(rèn)為編制的檢索工具越多檔案工作服務(wù)質(zhì)量越高。在手工查詢檔案信息的檢索過程中，檢索流程為：查到案卷目錄，再查到文件目錄，根據(jù)文件目錄記錄的檔案檔號信息查到檔案在庫房的存放地址，然后通知庫房調(diào)卷，辦理相關(guān)手續(xù)。紙質(zhì)文件給檢索調(diào)閱帶來了困難，且在此過程中，查詢的途徑不夠全、查全率、查準(zhǔn)率低，容易出現(xiàn)文件丟失、損壞或無法找到所需的資料，難以充分的利用業(yè)務(wù)檔案資源向公司各級部門提供良好的服務(wù)。 2013年之前的文書檔案管理系統(tǒng)主要使用OA系統(tǒng)（Lotus），目前通過OA系統(tǒng)，保證了公文的正常規(guī)范流轉(zhuǎn)和歸檔，而其他形式的檔案材料在移交檔案部門時盡可能提供電子文件，基本做到了檔案的電子化；但生產(chǎn)部門提供的檔案資料，多數(shù)還是以以紙張為主要的存儲介質(zhì)，在辦公系統(tǒng)錄入和紙制檔案的保存上還是存在很多題。從2013年元月起，國家電網(wǎng)公司檔案信息管理平臺是協(xié)同辦公系統(tǒng)的檔案子系統(tǒng)，雖然已經(jīng)建立了檔案管理人員網(wǎng)絡(luò)，但由于對檔案管理認(rèn)識不夠，公司所屬部門眾多而且檔案管理都是相對獨立，橫向縱向各不互通，所以未能實現(xiàn)資源的共享和整合，不能更好地發(fā)揮檔案的效益。從總體上仍難以依據(jù)檔案工作要求，有效地開展各項工作。

（五）對檔案收集重視不夠。 隨著電力市場需求的加大，加之農(nóng)網(wǎng)改造和縣域建設(shè)招商引資產(chǎn)業(yè)集聚區(qū)的工程，對現(xiàn)有電網(wǎng)建設(shè)改造有了更大要求，也迫使縣級供電企業(yè)要不斷規(guī)范和改造現(xiàn)有變電站等電力設(shè)施。縣級供電企業(yè)的建設(shè)項目，參建單位較多，平常工作中所形成的具有保存價值的文書、科技檔案資料，沒有及時交給檔案管理部門收集整理，分散在各個部門，重要的資料占為己有，沒有在工作結(jié)束后主動把工作資料收集整理上交綜合檔案室的自覺性。各生產(chǎn)部門沒實現(xiàn)電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理工作與項目建設(shè)同步，不注意工程各個階段檔案資料的收集和整理，等到工程項目達(dá)標(biāo)投產(chǎn)考核期滿后，要進(jìn)行投產(chǎn)達(dá)標(biāo)檢查時，施工單位才不得不突擊收集。有時甚至將設(shè)備移交清單、竣工資料移交清單等交給別的專業(yè)人員代收，沒有嚴(yán)格執(zhí)行歸檔文件材料的交接制度，這樣造成了文件資料的嚴(yán)重缺失不全，內(nèi)容不完整，手續(xù)不完備，影響工程竣工檔案質(zhì)量，也影響日后的提供利用。

三、加強(qiáng)縣級供電企業(yè)檔案管理的認(rèn)識

（一）強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重視程度。 領(lǐng)導(dǎo)重視是檔案規(guī)范化管理的關(guān)鍵。要讓企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者和決策者充分認(rèn)識到企業(yè)檔案是“企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分”，是企業(yè)管理的重要組成部分，是一項需要人人參與的重要工作。提高宣傳力度，引起領(lǐng)導(dǎo)、員工對檔案工作的重視，提高管檔、用檔意識；成立“檔案管理網(wǎng)絡(luò)機(jī)構(gòu)”，由行政領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作進(jìn)行分管，從而使得檔案管理有了力度；要將檔案工作納入企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動的工作計劃上，擺上領(lǐng)導(dǎo)的重要議事日程，納入職工崗位責(zé)任考核的制度中，對檔案工作做到有領(lǐng)導(dǎo)分管，有部署、有檢查、有總結(jié)、有獎懲，使這項工作得到持續(xù)健康發(fā)展。讓領(lǐng)導(dǎo)干部真正重視檔案工作的同時，還應(yīng)加大投入，分配足夠合理的人力、財力資源，對檔案管理工作的資金投入會直接影響到檔案工作管理的現(xiàn)代化及科學(xué)化程度，及時解決好現(xiàn)實問題。

（二）加強(qiáng)檔案管理培訓(xùn)，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，建設(shè)完善的檔案人員網(wǎng)絡(luò)體系。 在檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中，人是最關(guān)鍵的因素，電力檔案管理人員除了掌握歸檔和電力專業(yè)的基本知識外，還要了解一些文秘、歷史學(xué)、目錄學(xué)、社科情報等相關(guān)學(xué)科知識，在檔案管理工作中應(yīng)具備有積極主動的組織協(xié)調(diào)能力、觀察和分析能力、處理業(yè)務(wù)水平的能力及應(yīng)用現(xiàn)代手段的管理能力。在縣級企業(yè)設(shè)置專職檔案管理人員，在公司各部門設(shè)立兼職檔案管理人員，以每月為期收集本部門檔案資料，集中上交企業(yè)綜合檔案室，做到及時整理、及時歸檔，以便在今后的工作中查詢使用，在本全宗內(nèi)形成一個檔案管理人員的網(wǎng)絡(luò)體系?？h級供電企業(yè)一般設(shè)置的是綜合檔案室，包括對文書、科技、聲像、榮譽實物、人事、會計等門類檔案的管理，這對檔案管理人員有了更高的要求，為適應(yīng)新的形勢，專職檔案管理員應(yīng)自覺學(xué)習(xí)相關(guān)的法律法規(guī)、學(xué)習(xí)電力工程檔案相關(guān)的政策、規(guī)定，深入到各部門學(xué)習(xí)了解相關(guān)的業(yè)務(wù)知識；對兼職檔案員應(yīng)加大檔案的宣傳力度，增強(qiáng)員工檔案意識，在員工中樹立檔案是企業(yè)資產(chǎn)的理念。要提高檔案管理人員的素質(zhì)，最主要的途徑是加強(qiáng)培訓(xùn)學(xué)習(xí)。所以企業(yè)必須將檔案人員綜合素質(zhì)培養(yǎng)納入單位人才培養(yǎng)計劃，通過專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)再教育、進(jìn)修學(xué)習(xí)等方式全面提高檔案管理人員提高業(yè)務(wù)能力和知識水平。根據(jù)各縣級供電企業(yè)檔案專兼職人員的構(gòu)成狀況和崗位工作的實際需要，每年至少進(jìn)行一次檔案管理人員培訓(xùn)，以分崗位、按專題培訓(xùn)為主。教育培訓(xùn)形式應(yīng)從以講授式培訓(xùn)為主，逐步轉(zhuǎn)變?yōu)橐园咐?、體驗式、研討式、互動式培訓(xùn)為主。

（三）加強(qiáng)檔案收集工作，保證檔案資料收集的完整性。 檔案收集如同檔案工作這座大廈的基石，要做到檔案收集的全面性和完整性，檔案管理人員應(yīng)提高工作主動性，主動催交，利用檔案人員網(wǎng)絡(luò)體系，專兼職檔案人員深入在企業(yè)各方面工作中，將檔案收集工作更深入開展下去，從各個渠道收集全面完整的資料。檔案工作通過網(wǎng)絡(luò)做到層層有人管、處處有人抓，檔案收集自然全面到位。

四、結(jié)語

檔案是社會發(fā)展的重要基石。我們要利用一切機(jī)會充分向社會宣傳檔案的巨大歷史功能和無可替代的現(xiàn)實作用。要特別注意向社會宣傳利用檔案取得重大社會效益和經(jīng)濟(jì)效益的實例，在明確了實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化存在的客觀原因后，只要我們明確責(zé)任、加強(qiáng)制度建設(shè)，將先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)運用到檔案管理中去，做到腳踏實地，求真務(wù)實，縣級供電企業(yè)的檔案管理工作必將出現(xiàn)一個嶄新的局面。