資助發(fā)放管理與收費(fèi)管理一體化

隨著辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，學(xué)校的各種獎(jiǎng)助學(xué)金的發(fā)放人次和金額也不斷增長(zhǎng)，學(xué)生收費(fèi)工作的壓力也同步增長(zhǎng)，而學(xué)校計(jì)財(cái)處人員自然退休減員的情況下，每個(gè)同事手頭上的工作在增多。資助與收費(fèi)涉及到最廣大的群體，通過(guò)改進(jìn)工作方法，提高工作效率，把兩者有機(jī)結(jié)合，有效改進(jìn)了獎(jiǎng)助學(xué)金的發(fā)放管理與收費(fèi)工作。

一、學(xué)校基本情況介紹

柳州鐵道職業(yè)技術(shù)學(xué)院（簡(jiǎn)稱柳鐵職院）創(chuàng)立于1956年。近年來(lái)隨著我國(guó)特別是廣西高鐵快速發(fā)展，我校的全日制學(xué)生規(guī)模人數(shù)不斷增長(zhǎng)，由2013年的9000多人到2016年秋學(xué)期人數(shù)將近12000多人，三年學(xué)生人數(shù)凈增加了3000人，相當(dāng)于增加了2013年是一個(gè)學(xué)年學(xué)生人數(shù)，三年復(fù)合增長(zhǎng)率是11%。學(xué)校的國(guó)家獎(jiǎng)助學(xué)金發(fā)放人次與在校學(xué)生人數(shù)同步增長(zhǎng)，由2013年的7000多人次到2016年的12000多人次。負(fù)責(zé)學(xué)生資助發(fā)放和收費(fèi)管理的綜合科一共只有兩名工作人員，除了收費(fèi)管理與資助發(fā)放管理之外，還負(fù)責(zé)校園卡一卡通中心的核算。

二、存在的問(wèn)題

（一）收費(fèi)網(wǎng)站知名度低，很多學(xué)生不知道有繳費(fèi)網(wǎng)絡(luò)的存在或者知道有網(wǎng)絡(luò)存在但是不愿意使用網(wǎng)絡(luò)繳費(fèi)。我校于2015年購(gòu)買(mǎi)了桂林佳朋公司的學(xué)費(fèi)管理系統(tǒng)，解決了網(wǎng)上繳費(fèi)的通道，但是2015年只有25%左右的學(xué)生通過(guò)網(wǎng)絡(luò)通道來(lái)進(jìn)行繳費(fèi)，2016年度也不過(guò)40%學(xué)生在收費(fèi)網(wǎng)上繳費(fèi)。這里雖然解決了網(wǎng)上繳費(fèi)通道的問(wèn)題，但是還沒(méi)有解決學(xué)生“知道”網(wǎng)上繳費(fèi)的便捷通道。

（二）負(fù)責(zé)收費(fèi)工作和學(xué)生資助發(fā)放的人員不足，工作量太大。整個(gè)計(jì)財(cái)處的人員控制非常嚴(yán)格，2016年的學(xué)生人數(shù)是2013年學(xué)生人數(shù)的1.33倍，而與之不相互匹配的是，學(xué)校計(jì)財(cái)處負(fù)責(zé)收費(fèi)和管理和學(xué)生獎(jiǎng)助學(xué)金發(fā)放工作的人員與2013年相比不升反降，由原先的2人下降到1.5人（負(fù)責(zé)收費(fèi)科工作的科長(zhǎng)兼負(fù)責(zé)校園卡一卡通中心業(yè)務(wù)的結(jié)算，那也是涉及數(shù)以萬(wàn)計(jì)的業(yè)務(wù)量，而整個(gè)計(jì)財(cái)處人員只有11人，比2013年時(shí)還減少了一人）。負(fù)責(zé)收費(fèi)及管理人員工作任務(wù)繁重，工作人員嚴(yán)重不足。

（三）學(xué)生資助工作量大，資助發(fā)放失敗人數(shù)多，后續(xù)發(fā)放期長(zhǎng)。每次獎(jiǎng)助學(xué)金發(fā)放的時(shí)候失敗率都在3%以上，以發(fā)放國(guó)家助學(xué)金為例，2015年共計(jì)發(fā)放國(guó)家助學(xué)金5555人/次，第一次發(fā)放失敗的筆數(shù)是180筆，失敗率達(dá)到3.24%。失敗人員越多，所占用的工作時(shí)間越長(zhǎng)，要通過(guò)輔導(dǎo)員來(lái)通知學(xué)生過(guò)來(lái)核對(duì)賬號(hào)然后重新確認(rèn)賬號(hào)，而學(xué)生過(guò)來(lái)的時(shí)間不確定性導(dǎo)致其他工作的被動(dòng)，重新發(fā)放期有時(shí)長(zhǎng)達(dá)幾個(gè)月，翻查原始憑證耗費(fèi)大量時(shí)間精力。

三、解決問(wèn)題思路

（一）、收費(fèi)與資助合二為一。收費(fèi)工作和資助發(fā)放工作都面對(duì)著廣大的學(xué)生，工作具有批量性特點(diǎn)，分別解決這兩個(gè)問(wèn)題問(wèn)題所達(dá)到的效果是非常不理想的，特別是在現(xiàn)實(shí)缺少人力條件下。通過(guò)2016年上半年的技術(shù)準(zhǔn)備，從2016年秋學(xué)期開(kāi)始把收費(fèi)工作與學(xué)生資助工作合并到一個(gè)系統(tǒng)里面，并規(guī)定學(xué)生所有的獎(jiǎng)助學(xué)金及畢業(yè)結(jié)算都要通過(guò)繳費(fèi)系統(tǒng)，學(xué)生處及各二級(jí)學(xué)院在做各種資助數(shù)據(jù)時(shí)不需要再提供學(xué)生的銀行卡信息，只需提供學(xué)生準(zhǔn)確的學(xué)號(hào)、姓名等身份信息和資助項(xiàng)目及金額。通過(guò)這次改革，各二級(jí)學(xué)院及學(xué)生處不再需要核對(duì)學(xué)生賬號(hào)，學(xué)生自行在網(wǎng)上自行錄入并核對(duì)，對(duì)自己的信息負(fù)責(zé)。

通過(guò)捆綁銷售模式把學(xué)生切身利益的獎(jiǎng)助學(xué)金融入到繳費(fèi)系統(tǒng)里，通過(guò)利益的倒逼機(jī)制，提高了學(xué)生對(duì)繳費(fèi)系統(tǒng)的知曉率。同時(shí)學(xué)生通過(guò)登陸繳費(fèi)系統(tǒng)可以獲知其繳費(fèi)情況，從而知道有不用花費(fèi)大量時(shí)間來(lái)排隊(duì)也可以完成繳費(fèi)的渠道，可以像在網(wǎng)上購(gòu)物那樣方便的在網(wǎng)上完成繳費(fèi)任務(wù)。

（二）、使用勤工儉學(xué)學(xué)生協(xié)助處理文案工作。由于業(yè)務(wù)量增大，所產(chǎn)生的會(huì)計(jì)憑證資料不斷增多，而其中一些工作并不需要會(huì)計(jì)專業(yè)業(yè)務(wù)知識(shí)但是卻需要花費(fèi)大量時(shí)間來(lái)處理的工作，可以通過(guò)聘請(qǐng)勤工儉學(xué)的學(xué)生來(lái)協(xié)助完成。柳鐵職院從2015年春學(xué)期開(kāi)始長(zhǎng)期聘請(qǐng)勤工儉學(xué)的學(xué)生來(lái)協(xié)助折疊和粘貼憑證以及收費(fèi)時(shí)協(xié)助收費(fèi)工作，取得了比較好的效果，讓財(cái)務(wù)人員不用花費(fèi)太多的時(shí)間在折疊憑證等一些瑣碎的事務(wù)上，只需對(duì)其進(jìn)行質(zhì)量復(fù)核。

四、經(jīng)驗(yàn)和提示

（一）各方的獲益性。借助互聯(lián)網(wǎng)通道，對(duì)于學(xué)生來(lái)說(shuō)至少獲得了以下好處，一是及時(shí)獲得相關(guān)繳費(fèi)信息，不用等輔導(dǎo)員通知；二是減少排隊(duì)時(shí)間，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)完成各種繳費(fèi)任務(wù)；三是及時(shí)修改資助賬號(hào)，能夠及時(shí)獲得學(xué)校發(fā)放的資助。對(duì)于學(xué)校計(jì)財(cái)處說(shuō)獲得了以下的好處，一是減少現(xiàn)場(chǎng)收費(fèi)的工作壓力，節(jié)約收費(fèi)時(shí)間，騰出更多時(shí)間去解決其他事情；二是更加方便的提供統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)信息，為學(xué)校的收費(fèi)預(yù)算工作提供及時(shí)信息；三是能夠及時(shí)的發(fā)放獎(jiǎng)助學(xué)金，減少后續(xù)的對(duì)賬工作。

（二）改進(jìn)與提高。一是要在工作中勤于思考，多去思考如何解決工作中遇到的困難，關(guān)注最新出現(xiàn)的技術(shù)和工作方法和經(jīng)驗(yàn)，“拿來(lái)主義”也不失為一種解決問(wèn)題的方式；二是要對(duì)工作業(yè)務(wù)流程中多項(xiàng)工作進(jìn)行整合把表面上不相關(guān)的工作通過(guò)一定的技術(shù)手段和方法讓它們相關(guān)并相輔相成。