企業(yè)物資采購(gòu)管理探析

張寶喜

[摘要]物資采購(gòu)管理作為企業(yè)管理中的一項(xiàng)重要工作，一直以來(lái)受到企業(yè)管理者的高度重視，做好物資采購(gòu)管理直接關(guān)系到企業(yè)的安全生產(chǎn)。同時(shí)，由于采購(gòu)成本具有杠桿效應(yīng)，在企業(yè)生產(chǎn)成本中所占比重最高，是企業(yè)成本控制的重要內(nèi)容。因此，科學(xué)地規(guī)范企業(yè)物資管理是企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的重要工作內(nèi)容。文章對(duì)企業(yè)物資采購(gòu)中存在的有關(guān)問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出針對(duì)性的改良措施，以期為企業(yè)規(guī)范物資管理提供有價(jià)值的參考依據(jù)。

[關(guān)鍵詞]物資采購(gòu)；企業(yè)成本控制；采購(gòu)管理

[DOI]1013939/jcnkizgsc201615012

在企業(yè)管理中，人、財(cái)、物是三大重要管理內(nèi)容。在物資管理中，物資采購(gòu)管理是最為重要的內(nèi)容。怎樣提高采購(gòu)效率，減少采購(gòu)時(shí)間，降低采購(gòu)成本，是企業(yè)管理者面臨的重要問(wèn)題。有效的物資采購(gòu)管理便于企業(yè)控制成本，是企業(yè)提升市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力的重要方面。

1企業(yè)物資采購(gòu)管理中存在的問(wèn)題

11流程非?；靵y

企業(yè)物資采購(gòu)流程混亂是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中最突出的問(wèn)題之一。一般來(lái)說(shuō)，企業(yè)會(huì)設(shè)立專門的物資采購(gòu)部門，由其全面負(fù)責(zé)物資采購(gòu)工作。然而事實(shí)上，很多企業(yè)并沒(méi)有設(shè)立專業(yè)的采購(gòu)部門，而是將采購(gòu)權(quán)直接下放到各個(gè)部門中，由各個(gè)部門自行采購(gòu)。這使得企業(yè)內(nèi)部的采購(gòu)工作過(guò)于分散，難以被統(tǒng)一管理。雖然這種模式下，企業(yè)所需要的物資能夠被快速采購(gòu)，但難以形成批量采購(gòu)。企業(yè)的各個(gè)部門無(wú)法有效溝通，管理者難以全面掌控各個(gè)部門的采購(gòu)工作，使得企業(yè)的采購(gòu)成本難以降低。

12采購(gòu)人員的素質(zhì)不高

很多企業(yè)管理者對(duì)于采購(gòu)工作的認(rèn)識(shí)不深，只是將采購(gòu)簡(jiǎn)單理解為“商品的買賣”與“購(gòu)銷行為”。在這種思想認(rèn)識(shí)下，其所招聘到的采購(gòu)工作人員也良莠不齊。這些采購(gòu)人員很難準(zhǔn)確把握物資的價(jià)格與質(zhì)量。加之，企業(yè)所需物資種類非常多，采購(gòu)人員難以面面俱到，熟悉每一種物資。企業(yè)物資采購(gòu)的過(guò)程非常復(fù)雜，對(duì)于采購(gòu)人員提出非常高的要求，其必須具備一定的技術(shù)能力與專業(yè)知識(shí)。采購(gòu)人員應(yīng)具備良好的道德，能夠嚴(yán)格按照企業(yè)要求來(lái)把握物資質(zhì)量。然而在現(xiàn)實(shí)社會(huì)中，企業(yè)采購(gòu)人員“里應(yīng)外合”的情況非常嚴(yán)重，違法亂紀(jì)的行為時(shí)有發(fā)生，給企業(yè)帶來(lái)了巨大經(jīng)濟(jì)損失。

13監(jiān)督機(jī)制不到位

采購(gòu)環(huán)節(jié)不規(guī)范是當(dāng)前很多企業(yè)的通病，物資需求部門和采購(gòu)執(zhí)行部門是同一部門，采購(gòu)人員“吃回扣”的現(xiàn)象非常普遍。與生產(chǎn)環(huán)節(jié)不同，采購(gòu)環(huán)節(jié)更容易出現(xiàn)違法亂紀(jì)行為。很多采購(gòu)人員沒(méi)有抵抗誘惑，利用手中職權(quán)，謀取個(gè)人私利。這也是導(dǎo)致很多企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益不佳的重要原因。這些問(wèn)題產(chǎn)生的根本原因在于企業(yè)缺乏有效的監(jiān)督機(jī)制。雖然很多企業(yè)已經(jīng)構(gòu)建了內(nèi)外監(jiān)管的體系，但是外在監(jiān)督制度往往流于形式，難以發(fā)揮實(shí)效。

2應(yīng)對(duì)上述問(wèn)題的措施

21加強(qiáng)采購(gòu)制度的監(jiān)督

近些年來(lái)，我國(guó)為了規(guī)范企業(yè)的采購(gòu)管理，先后出臺(tái)了一系列的法規(guī)與政策。但在經(jīng)濟(jì)社會(huì)下，企業(yè)的經(jīng)營(yíng)行為具有多樣化的特點(diǎn)，政府部門的相關(guān)規(guī)定難以與企業(yè)的實(shí)際工作需求完全吻合。對(duì)此，企業(yè)應(yīng)從自身的經(jīng)營(yíng)狀況出發(fā)，明確自身的不足，不斷完善采購(gòu)管理。除此之外，還應(yīng)該加大企業(yè)采購(gòu)腐敗現(xiàn)象的懲處力度。

22制定科學(xué)的運(yùn)作程序

企業(yè)的各項(xiàng)采購(gòu)工作應(yīng)由專門的采購(gòu)部門來(lái)負(fù)責(zé)。企業(yè)可以根據(jù)自身的管理經(jīng)驗(yàn)與實(shí)際經(jīng)營(yíng)情況，賦予采購(gòu)部門物資采購(gòu)權(quán)。整個(gè)企業(yè)的物資采購(gòu)工作應(yīng)實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化，實(shí)現(xiàn)物資采購(gòu)的集中化。在實(shí)際工作中，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)根據(jù)企業(yè)物資供需狀況，制訂采購(gòu)計(jì)劃，由上級(jí)主管部門批示后，由專人負(fù)責(zé)招標(biāo)工作。在評(píng)標(biāo)的過(guò)程中，應(yīng)公開透明，從企業(yè)的角度，選擇最佳的供應(yīng)商，提高物資質(zhì)量水平與降低企業(yè)采購(gòu)成本。

23建立專業(yè)化的采購(gòu)隊(duì)伍

針對(duì)當(dāng)前企業(yè)采購(gòu)人員素質(zhì)水平過(guò)于低下，企業(yè)應(yīng)從多個(gè)方面組建一支專業(yè)化的采購(gòu)隊(duì)伍，提高其采購(gòu)管理水平。企業(yè)物資采購(gòu)人員應(yīng)具備如下素質(zhì)：

一是法制觀念強(qiáng)。其不僅熱愛采購(gòu)工作，還應(yīng)該熟悉并執(zhí)行各項(xiàng)法規(guī)政策，不會(huì)濫用權(quán)力；二是具備非常豐富的采購(gòu)專業(yè)知識(shí)，特別是熟練運(yùn)用多種采購(gòu)工具，掌握大量的采購(gòu)技巧；三是具有非常強(qiáng)的溝通能力，能夠冷靜應(yīng)對(duì)各種狀況；四是具有學(xué)習(xí)精神，及時(shí)通過(guò)培訓(xùn)與進(jìn)修等多種途徑來(lái)提高自我水平；五是具有過(guò)硬的思想道德水平，能夠抵御各種誘惑。

針對(duì)采購(gòu)人員，企業(yè)可以施行崗位淘汰制，對(duì)于那些表現(xiàn)不佳的采購(gòu)人員，應(yīng)加以辭退。為了進(jìn)一步提升物資采購(gòu)人員的業(yè)務(wù)水平，企業(yè)還應(yīng)該開展各項(xiàng)培訓(xùn)工作，選拔優(yōu)秀的采購(gòu)人員外派學(xué)習(xí)，并及時(shí)與企業(yè)內(nèi)相關(guān)工作人員交流心得。

24選擇合理的采購(gòu)方式與路徑

一是選擇合理的采購(gòu)路徑。當(dāng)前我國(guó)物資采購(gòu)市場(chǎng)還不夠完善，難以完全依賴市場(chǎng)自我調(diào)節(jié)，相關(guān)部門還需要及時(shí)介入。針對(duì)此，企業(yè)應(yīng)嚴(yán)格按照各項(xiàng)政策要求，構(gòu)建相對(duì)穩(wěn)定與完善的采購(gòu)路徑；二是重視資質(zhì)。企業(yè)應(yīng)重視供應(yīng)商，充分掌握供應(yīng)商的資料，對(duì)不符合資質(zhì)要求的供應(yīng)商，取締其競(jìng)標(biāo)資格。企業(yè)還應(yīng)對(duì)供應(yīng)商所供物資仔細(xì)進(jìn)行質(zhì)量檢查，不符合質(zhì)量要求的物資應(yīng)及時(shí)退貨，并取締供應(yīng)商的資格。三是改良進(jìn)貨方式。企業(yè)應(yīng)積極構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)物資采購(gòu)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)物資采購(gòu)的網(wǎng)絡(luò)化。

25對(duì)物資采購(gòu)進(jìn)行全程跟蹤

在對(duì)物資采購(gòu)進(jìn)行全程跟蹤的過(guò)程中，企業(yè)應(yīng)做到如下方面：

一是對(duì)各個(gè)流程加強(qiáng)檢查與監(jiān)督。根據(jù)既定的流程，對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)逐一檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，并采取有效的應(yīng)對(duì)措施。其中物資采購(gòu)預(yù)算的制定、價(jià)格的咨詢、簽訂合同及結(jié)算為重點(diǎn)檢查內(nèi)容，企業(yè)應(yīng)高度重視。針對(duì)采購(gòu)計(jì)劃展開監(jiān)督工作，能夠確保之后的采購(gòu)工作更具合理性；價(jià)格方面的監(jiān)督，可以實(shí)現(xiàn)多方比價(jià)，使得企業(yè)能夠選擇最佳的供應(yīng)商；合同方面的監(jiān)督能夠有效保護(hù)企業(yè)自身的利益；結(jié)算方面的監(jiān)督能夠保護(hù)企業(yè)資金的安全。二是實(shí)行公開與透明化，全面推行公告制度。三是在監(jiān)督方面應(yīng)整合多個(gè)部門的力量，共同推進(jìn)。監(jiān)督工作不能依靠單一的部門進(jìn)行，企業(yè)應(yīng)鼓勵(lì)全員參與到監(jiān)督工作中來(lái)。

26構(gòu)建科學(xué)的管理制度

在開展招標(biāo)工作之前，很多企業(yè)都是以合同的形式來(lái)開展管理工作的，這種形式有如下不足：

一是采購(gòu)工作受采購(gòu)人員的主觀影響，采購(gòu)人員若沒(méi)有獲知最新價(jià)格，其采購(gòu)行為一般不會(huì)實(shí)現(xiàn)最大效率。更有個(gè)別采購(gòu)人員，從個(gè)人喜好或情感出發(fā)選擇供應(yīng)商，這極大地?fù)p害了企業(yè)的利益。二是受賄現(xiàn)象非常嚴(yán)重，企業(yè)大量資金外流。所以，企業(yè)在開展采購(gòu)工作時(shí)，應(yīng)根據(jù)相關(guān)法規(guī)要求，及時(shí)引進(jìn)采購(gòu)招標(biāo)制度，對(duì)采購(gòu)合同進(jìn)行嚴(yán)格管理，避免企業(yè)資金外流。采購(gòu)人員應(yīng)第一時(shí)間掌握物資價(jià)格的變化信息，針對(duì)此，企業(yè)有必要推行比價(jià)管理制度，構(gòu)建嚴(yán)格的臺(tái)賬制度。只有臺(tái)賬及時(shí)反映出物資價(jià)格的變化情況，采購(gòu)人員才能夠掌控物資價(jià)格的變動(dòng)信息。二是針對(duì)大型物資采買，企業(yè)有必要構(gòu)建多種臺(tái)賬制度，從而確保這些物資能夠按時(shí)送到企業(yè)。三是在不影響物資使用的同時(shí)，企業(yè)可以對(duì)部分物資進(jìn)行批量采購(gòu)，加強(qiáng)庫(kù)存管理，避免物資積壓。四是與優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商建立長(zhǎng)期的戰(zhàn)略合作關(guān)系，實(shí)現(xiàn)多方共贏。五是不斷優(yōu)化采購(gòu)方案，根據(jù)企業(yè)的發(fā)展變化，及時(shí)調(diào)整采購(gòu)方案，使其始終為企業(yè)的成本控制服務(wù)。六是推行內(nèi)部考核制度，構(gòu)建獨(dú)立的監(jiān)督部門來(lái)監(jiān)督采購(gòu)部門的各項(xiàng)工作。

3結(jié)論

企業(yè)在開展采購(gòu)管理工作時(shí)，可以運(yùn)用多種采購(gòu)方式，實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商的良性競(jìng)爭(zhēng)，提升物資的質(zhì)量水平，保證物資供應(yīng)安全，降低企業(yè)的采購(gòu)成本，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，控制成本是其提高市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力的關(guān)鍵。因此，企業(yè)一定要從自身的經(jīng)營(yíng)狀況出發(fā)，構(gòu)建合理的采購(gòu)體系，加強(qiáng)采購(gòu)工作的監(jiān)督管理，從而獲得更多經(jīng)營(yíng)效益。

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