論會計電算化存在問題及解決對策

張域

摘 要：目前電算化會計存在信息系統(tǒng)保密差、數(shù)據(jù)不準確、內(nèi)部控制弱、專業(yè)人員少、檔案管理不善等問題。通過分析后，提出要在軟硬件加密，數(shù)據(jù)輸入控制，完善內(nèi)部控制制度，加大符合型人才培養(yǎng)，規(guī)范電子檔案管理等環(huán)節(jié)提出了解決措施。為在新的形勢下，會計電算化事業(yè)的健康、規(guī)范發(fā)展提供參考建議。

關(guān)鍵詞：會計電算化；信息；技術(shù)

一、會計電算化概述

一般來講，會計電算化是以電子計算機為主的當代電子和信息技術(shù)應(yīng)用到會計工作中的簡稱。它主要是應(yīng)用電子計算機代替人工記賬、算賬、報賬，以及代替部分由大腦完成的對會計信息的處理、分析和判斷的過程。

我國的會計電算化理念是從20世紀70年代末期從國外引進的。80年代，會計電算化開始在全國推廣應(yīng)用。 90年代，出現(xiàn)了會計軟件產(chǎn)業(yè)，特別是1998年以后，國家財政部先后出臺了《會計核算軟件管理的幾項規(guī)定（運行）》、《會計電算化管理辦法》等多項政策法規(guī)，有力地加快了會計電子數(shù)據(jù)處理的發(fā)展和整個企業(yè)經(jīng)營管理的“電算化”。經(jīng)過幾十年的發(fā)展，我國會計電算化在會計軟件標準的規(guī)范、會計軟件產(chǎn)生的形成、會計電算化管理等方面，已具備一定的基礎(chǔ)并日益成熟。

經(jīng)過多年的實踐和改進，基本完成手工會計記帳向電腦會計記帳的轉(zhuǎn)變。會計電算化首先是為會計工作節(jié)省大量的人力、財力和時間；其次是提高了會計信息收集、整理、傳輸、反饋的速度和準確度；最后增強了會計的分析決策能力，使會計工作更好地滿足企業(yè)管理的實際需要。會計電算化在工作實踐中仍然存在一些不盡人意的地方，人才嚴重缺乏，現(xiàn)有的人才不能滿足目前的市場需求。大多數(shù)的軟件在使用上存在巨大差異，兼容性差，給用戶帶來很多不便。尤其是網(wǎng)絡(luò)財務(wù)、電子商務(wù)的迅速興起對會計電算化也提出了更高的要求。

二、會計電算化存在問題

（一）會計信息系統(tǒng)保密性、安全性差

企業(yè)財務(wù)上的數(shù)據(jù)是絕對的秘密且很大程度的影響著自身的整體發(fā)展，但幾乎所有的軟件系統(tǒng)都只注重對會計功能的完善和財務(wù)制度的適應(yīng)，卻沒有幾家軟件真正重視過數(shù)據(jù)的保密問題。所謂的加密，也只是對軟件本身的加密，防止盜版。在安全性上，更是不盡如人意，一旦軟、硬件受病毒侵襲，系統(tǒng)癱瘓，或者突然斷電，都很難恢復(fù)原來的數(shù)據(jù)，如果資料沒有定期打印存檔或隨機備份不及時， 則損失慘重，無法彌補。

（二）會計數(shù)據(jù)存在不準確性問題

在會計電算化系統(tǒng)下，會計數(shù)據(jù)僅需要會計操作人員一次性輸入到計算機中，電算化系統(tǒng)就會自動完成總賬、明細賬、日記賬等的登記工作。一旦原始錄入數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯誤將很難被發(fā)現(xiàn)，并且會直接導(dǎo)致一系列會計數(shù)據(jù)的失真。

（三）電算化內(nèi)部控制十分薄弱

會計電算化在很大程度上減輕會計人員的工作量，但同時也增加了操作人員、系統(tǒng)維護人員的責任，這就帶來了許多新的要求，提出了新的問題。目前，不少企業(yè)沒有與時俱進，編制出新的更為嚴密的管理制度，使得會計電算化不能正常健康運轉(zhuǎn)。

（四）電算化專業(yè)人員缺乏

會計電算化對會計人員的要求比較高，既要掌握一定的會計專業(yè)知識，又要掌握相關(guān)的計算機知識、使用、保養(yǎng)和維護財務(wù)軟件的技能。在實際工作中， 雖然大多數(shù)會計人員都已接受過計算機培訓(xùn)，但滿足不了會計電算化工作的需要。

（五）會計電子檔案的管理不善

在網(wǎng)絡(luò)時代，新型磁性介質(zhì)檔案（如光盤、磁盤、磁帶等）管理是一種新型的管理方式，它取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理。雖然信息傳遞仍可以通過紙面文件的形式來完成，但加工過程的自動化可能導(dǎo)致可視性審計線索逐漸消失。除了部分原始憑證和打印輸出的報表外，大多數(shù)會計信息是以機器可讀的形式存儲在各種磁介質(zhì)中。這種數(shù)據(jù)存儲方式有可能給系統(tǒng)帶來許多風險。因為會計電子檔案集中存儲著大量數(shù)據(jù)，若發(fā)生水災(zāi)、火災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件，這些數(shù)據(jù)就極有可能毀損會丟失。

三、對會計電算化問題的解決對策

（一）加強會計信息系統(tǒng)的保密性、安全性

為了確保會計信息的安全和保密，應(yīng)該要做到以下三點：第一點是在進入系統(tǒng)時要使用一些用戶口令、指紋辨認等檢測手段和設(shè)置用戶權(quán)限等限制手段；第二點是考慮硬件加密、軟件加密或把系統(tǒng)做在芯片上加密等機器保密措施。對于重要的計算機系統(tǒng)應(yīng)加電磁屏蔽，以防止電磁輻射和干擾。第三點是要制定計算機設(shè)備的管理規(guī)定，制定防火、防水、防盜、防塵的措施，以及定期檢查硬盤文件的對策等。

（二）數(shù)據(jù)輸入控制

企業(yè)應(yīng)該建立起一整套內(nèi)部控制制度以便對輸入的數(shù)據(jù)進行嚴格的控制，保證數(shù)據(jù)輸入的準確性。數(shù)據(jù)輸入控制首先要求輸入的數(shù)據(jù)應(yīng)經(jīng)過必要的授權(quán)，并經(jīng)有關(guān)的內(nèi)部控制部門檢查；其次，應(yīng)采用各種技術(shù)手段對輸入數(shù)據(jù)的準確性進行校驗。

（三）完善會計電算化內(nèi)部控制制度

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，內(nèi)部人員的惡意行為及工作人員的無意行為都可能造成會計信息的不安全性。為使會計電算化工作走上規(guī)范化的道路，公司內(nèi)部應(yīng)建立一套完整的電算化模式下的規(guī)章制度。形成良好的內(nèi)控環(huán)境應(yīng)遵循以下四點原則：第一點對會計資料定期進行審計，電算化會計賬務(wù)處理是否正確，是否遵照《會計法》及有關(guān)財經(jīng)法規(guī)的規(guī)定。第二點審查機內(nèi)數(shù)據(jù)與書面資料的一致性，如查看賬冊內(nèi)容，做到賬表相符，對不妥或錯誤的賬表處理應(yīng)及時調(diào)整。第三點監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全、合法性，防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象。第四點對系統(tǒng)運行各環(huán)節(jié)進行審查，防止電算化實施過程存在的漏洞。

（四）加大對復(fù)合型會計電算化人才的培養(yǎng)力度

會計電算化要求財會人員不僅掌握會計信息系統(tǒng)和會計電算化的理論的知識，而且要求會計人員具備計算機基礎(chǔ)知識，掌握會計核算軟件的使用方法和數(shù)據(jù)處理流程等多方面的專業(yè)知識。還需要說明的是，會計職業(yè)道德是規(guī)范會計行為的基礎(chǔ)。加強會計職業(yè)道德，結(jié)合會計職業(yè)活動，引導(dǎo)會計人員進一步加強自身修養(yǎng)，提高專業(yè)勝任能力，從而促進會計職業(yè)者的整體素質(zhì)不斷提高。

（五）實現(xiàn)會計電子檔案管理的規(guī)范化和制度化

會計電子檔案管理人員應(yīng)養(yǎng)成數(shù)據(jù)備份的習(xí)慣。應(yīng)用質(zhì)地優(yōu)良的光盤刻錄所有的會計電子檔案，以保證數(shù)據(jù)的安全。電子檔案室可選擇干燥防水并遠離磁性的地方，室內(nèi)還可保持通風透光。同時，還要請工作人員定期清理電子檔案室，以防蛀蟲。若采用電子計算機進行會計核算時，應(yīng)當將打印出的紙質(zhì)會計檔案與會計電子檔案一起保存。

實行會計電算化是完善公司內(nèi)部制度和提高會計工作質(zhì)量的一項重要工作。會計電算化是順應(yīng)時代的潮流發(fā)展起來的，是傳統(tǒng)手工會計的進一步發(fā)展，它將廣大財會人員從復(fù)雜的記帳、算帳和報帳中解脫出來，為管理提供了全面、及時、準確的會計信息，對財務(wù)管理工作起到了一定的促進作用。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，使會計電算化進入了一個嶄新的發(fā)展階段，同時也對目前的會計電算化提出了巨大的挑戰(zhàn)。我想在不久的將來，會計電算化是隨著電子計算機技術(shù)產(chǎn)生的，也將隨著電子計算機技術(shù)的發(fā)展而逐步完善。

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