淺議優(yōu)撫醫(yī)院對(duì)優(yōu)撫對(duì)象檔案的建立和管理

【摘 要】優(yōu)撫對(duì)象檔案是民政專業(yè)檔案的重要組成部分，屬于國家民生檔案范疇，本文結(jié)合筆者工作實(shí)際，就優(yōu)撫醫(yī)院建立優(yōu)撫對(duì)象檔案的主要內(nèi)容、現(xiàn)實(shí)意義、管理現(xiàn)狀及加強(qiáng)優(yōu)撫檔案管理的對(duì)策措施等方面進(jìn)行了積極的探索。

【關(guān)鍵詞】優(yōu)撫醫(yī)院；優(yōu)撫對(duì)象檔案；管理

優(yōu)撫醫(yī)院作為國家為殘疾軍人和在服役期間患嚴(yán)重慢性病、精神疾病的復(fù)員退伍軍人等優(yōu)撫對(duì)象提供醫(yī)療和供養(yǎng)服務(wù)的優(yōu)撫事業(yè)單位，在為這一特殊群體服務(wù)過程中形成具有保存價(jià)值的各種載體和形式的歷史記錄即為優(yōu)撫對(duì)象檔案，目前全國約有100所優(yōu)撫醫(yī)院，[1]但從整體上看，優(yōu)撫對(duì)象檔案管理水平還不平衡，筆者結(jié)合本單位工作實(shí)踐，就優(yōu)撫醫(yī)院建立優(yōu)撫對(duì)象檔案的主要內(nèi)容、現(xiàn)實(shí)意義、存在問題和改進(jìn)措施等方面展開論述，以期促進(jìn)優(yōu)撫對(duì)象檔案管理工作。

一、優(yōu)撫醫(yī)院建立優(yōu)撫對(duì)象檔案的主要內(nèi)容

（一）個(gè)人信息檔案。

優(yōu)撫對(duì)象個(gè)人信息檔案是針對(duì)長期供養(yǎng)的優(yōu)撫對(duì)象記錄其從入院到離院期間重要個(gè)人信息的檔案材料，主要包括優(yōu)撫對(duì)象的身份信息、入院、離院審批手續(xù)和死亡憑證。身份信息材料主要包括有效身份證明、戶口簿、傷殘人員證件、個(gè)人信息登記表等；入院材料主要包括民政部門批準(zhǔn)的入院通知書、審查材料、優(yōu)撫協(xié)議、入科通知書等；離院材料主要包括離院申請(qǐng)表、社工評(píng)估表、審批材料、離院記錄單、財(cái)物交接單等；死亡憑證主要包括死亡證明、火化證、公安部門的銷戶證明等。

（二）病歷檔案。

優(yōu)撫對(duì)象病歷檔案是針對(duì)住院優(yōu)撫病人在診斷治療、護(hù)理康復(fù)等過程中形成的資料總和，主要包括入院手續(xù)、住院病歷、病程記錄、醫(yī)療記錄、護(hù)理記錄、康復(fù)記錄、各項(xiàng)檢查單、治療單、出院手續(xù)、死亡記錄等。

（三）健康檔案。

優(yōu)撫對(duì)象健康檔案主要指利用為優(yōu)撫對(duì)象義務(wù)巡診、健康體檢、榮軍輪養(yǎng)、傷殘鑒定等時(shí)機(jī)建立的健康檔案，主要包括個(gè)人基本信息、體檢報(bào)告、重點(diǎn)人群健康管理記錄和其他醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)記錄等。

（四）其它優(yōu)撫業(yè)務(wù)檔案。

其它優(yōu)撫業(yè)務(wù)檔案指優(yōu)撫醫(yī)院對(duì)優(yōu)撫對(duì)象管理過程中形成的巡診檔案、護(hù)理檔案、康復(fù)檔案、健康教育檔案等。這些檔案除了常規(guī)的制度職責(zé)、計(jì)劃總結(jié)、會(huì)議活動(dòng)、培訓(xùn)學(xué)習(xí)等歸檔材料外，還要涉及以下內(nèi)容：巡診工作檔案還包括患者隨訪登記冊、來電來函登記冊、醫(yī)療巡診滿意度調(diào)查表、巡診質(zhì)量考核標(biāo)準(zhǔn)等；護(hù)理檔案還包括護(hù)理查房記錄、質(zhì)量控制資料、論文科研資料、人員技術(shù)檔案等；康復(fù)檔案還包括康復(fù)需求調(diào)查表、個(gè)團(tuán)體康復(fù)方案、服務(wù)記錄、評(píng)估結(jié)果等；健康教育工作檔案還包括具體的活動(dòng)記錄、櫥窗板報(bào)底稿、聲像宣傳記錄、效果評(píng)價(jià)記錄等。

二、優(yōu)撫醫(yī)院建立優(yōu)撫對(duì)象檔案的意義

（一）記錄憑證作用。

優(yōu)撫對(duì)象檔案真實(shí)記錄了優(yōu)撫對(duì)象的生活、診斷、治療、護(hù)理、康復(fù)等過程和優(yōu)撫機(jī)構(gòu)管理、服務(wù)工作的運(yùn)營情況，客觀反映了優(yōu)撫工作的真實(shí)情況和社會(huì)優(yōu)撫史的歷史面貌，是國家對(duì)這一特殊群體政策關(guān)懷的體現(xiàn)。

（二）政治宣傳作用。

優(yōu)撫對(duì)象本身是愛國主義、革命英雄主義教育的活教材，做好優(yōu)撫人員檔案管理，充分發(fā)掘“紅色資源”的潛能，有利于引導(dǎo)青少年增強(qiáng)愛國主義情懷，樹立社會(huì)責(zé)任感，促進(jìn)全社會(huì)的精神文明建設(shè)。

（三）教學(xué)科研作用。

通過對(duì)優(yōu)撫對(duì)象檔案的整合分析，可以進(jìn)一步摸清優(yōu)撫對(duì)象的健康狀況，患者分布、疾病類型、家庭狀況等，有效歸納這一群體的發(fā)病、心理和生活狀態(tài)，對(duì)研究和探討優(yōu)撫對(duì)象康復(fù)治療提供教學(xué)科研價(jià)值。

（四）指導(dǎo)促進(jìn)作用。

優(yōu)撫對(duì)象檔案是優(yōu)撫醫(yī)院的重要信息資源，在優(yōu)撫對(duì)象檔案的管理過程中，可以洞察醫(yī)院臨床和管理等方面的不足，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠的信息依據(jù)，切實(shí)提升優(yōu)撫對(duì)象醫(yī)療服務(wù)水平和科學(xué)管理水平。

（五）推動(dòng)民生檔案建設(shè)。

國家檔案局印發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)民生檔案工作的意見》，要求各級(jí)檔案部門建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系，確保民生檔案齊全完整；建立服務(wù)人民群眾的檔案利用體系，確保民生檔案造福民生。[2]優(yōu)撫醫(yī)院匯聚了民政工作服務(wù)對(duì)象，是重要的涉民生部門，[3]建立科學(xué)完整的優(yōu)撫檔案有利于維護(hù)服務(wù)對(duì)象和服務(wù)機(jī)構(gòu)的合法權(quán)益，對(duì)推動(dòng)民生檔案建設(shè)，構(gòu)建和諧社會(huì)具有重要意義。

三、優(yōu)撫對(duì)象檔案管理中存在的問題

（一）重視不足、工作邊緣化，基礎(chǔ)研究薄弱。

優(yōu)撫醫(yī)院管理的優(yōu)撫對(duì)象檔案因服務(wù)群體相對(duì)較少，目前從民政系統(tǒng)、檔案部門到優(yōu)撫醫(yī)院自身，對(duì)該檔案的管理認(rèn)識(shí)跟不上，重視不足，導(dǎo)致這一重要工作邊緣化，大部分優(yōu)撫醫(yī)院未將優(yōu)撫對(duì)象檔案納入工作計(jì)劃和績效考核范疇，優(yōu)撫對(duì)象檔案零散、隨意地存放在各業(yè)務(wù)部門，無專門的管理人員。同時(shí)，優(yōu)撫對(duì)象檔案的基礎(chǔ)理論研究極其薄弱，就期刊論文方面，筆者從中國知網(wǎng)只檢索到4篇相關(guān)的研究論文，理論研究的落后，使得該檔案的管理者對(duì)優(yōu)撫對(duì)象檔案的價(jià)值、管理特點(diǎn)、開發(fā)利用等認(rèn)識(shí)模糊，對(duì)其系統(tǒng)建設(shè)缺乏清晰的思路和科學(xué)的規(guī)劃，極大制約了優(yōu)撫對(duì)象檔案管理實(shí)踐的發(fā)展。

（二）管理不規(guī)范，標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)滯后。

國家民政部、檔案局2010年印發(fā)的《傷殘撫恤人員檔案管理辦法》和民政部2011年印發(fā)的《優(yōu)撫醫(yī)院管理辦法》都只針對(duì)民政部門對(duì)傷殘撫恤人員評(píng)殘等工作中形成的檔案進(jìn)行規(guī)范，至于優(yōu)撫對(duì)象進(jìn)入優(yōu)撫醫(yī)院后的檔案管理一直缺乏統(tǒng)一的規(guī)范。大多數(shù)優(yōu)撫醫(yī)院未建立優(yōu)撫對(duì)象檔案管理制度，沒有相應(yīng)的管理職責(zé)和流程，適用性標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)的滯后導(dǎo)致優(yōu)撫醫(yī)院對(duì)優(yōu)撫對(duì)象檔案管理無章可循、各行其是，在歸檔范圍、格式編寫、保存方式、整理方法、目錄格式等基本業(yè)務(wù)上都存在分歧，管理比較混亂。

（三）信息化管理水平落后，專業(yè)軟件功能缺失。

目前，由民政系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)用的優(yōu)撫信息管理系統(tǒng)，主要是為了加強(qiáng)優(yōu)撫對(duì)象的數(shù)據(jù)采集和撫恤補(bǔ)助資金的管理，而針對(duì)優(yōu)撫醫(yī)院對(duì)優(yōu)撫對(duì)象檔案管理的專業(yè)軟件開發(fā)還屬空白，信息化建設(shè)的落后導(dǎo)致全國各優(yōu)撫醫(yī)院對(duì)該檔案在管理結(jié)構(gòu)層次上不統(tǒng)一，不協(xié)調(diào)，自管自用，實(shí)現(xiàn)不了整體功能的優(yōu)化，開發(fā)利用水平低下。大多數(shù)優(yōu)撫醫(yī)院未實(shí)現(xiàn)優(yōu)撫檔案電子化管理，僅靠手工整理后，利用打印機(jī)打印目錄，優(yōu)撫檔案無法為各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的健康發(fā)展提供有效的信息支持和數(shù)據(jù)保障。

四、加強(qiáng)優(yōu)撫檔案管理的對(duì)策措施

（一）轉(zhuǎn)變思想觀念，加強(qiáng)基礎(chǔ)理論研究。

優(yōu)撫對(duì)象檔案是民政專業(yè)檔案的重要組成部分，屬于國家民生檔案范疇，民政系統(tǒng)、檔案部門和優(yōu)撫醫(yī)院要更新觀念，充分認(rèn)識(shí)該檔案工作的重要性，梳理分析優(yōu)撫對(duì)象檔案在管理中存在的問題，加強(qiáng)對(duì)其價(jià)值意義、科學(xué)管理、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、開發(fā)利用等方面的理論研究，夯實(shí)理論支撐。

（二）加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，促進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)。

民政系統(tǒng)、檔案部門要加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，盡早出臺(tái)適用于優(yōu)撫醫(yī)院對(duì)優(yōu)撫對(duì)象檔案管理的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范，對(duì)其歸檔范圍、格式編寫、整理方法、保管期限基礎(chǔ)業(yè)務(wù)明確規(guī)定。同時(shí)要認(rèn)真考慮各歸口優(yōu)撫對(duì)象檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的一致與協(xié)調(diào)，并以標(biāo)準(zhǔn)體系作為標(biāo)準(zhǔn)化工作的重要指南，科學(xué)部署，加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)。

（三）完善規(guī)章制度，建立健全工作機(jī)制。

優(yōu)撫醫(yī)院要將優(yōu)撫對(duì)象檔案管理工作納入醫(yī)院建設(shè)的總體規(guī)劃、制度體系中，建立健全收集、整理、保管、鑒定、利用、保密、統(tǒng)計(jì)、銷毀等制度。統(tǒng)籌規(guī)劃、探索建立與醫(yī)院行政管理、醫(yī)療護(hù)理、社工康復(fù)等運(yùn)行管理相協(xié)調(diào)的工作組織和管理機(jī)制，科學(xué)制定優(yōu)撫對(duì)象檔案管理的工作流程，理順各相關(guān)部門的關(guān)系，各負(fù)其責(zé)，有序合作，實(shí)現(xiàn)管理的整體性、制度化、高效性。同時(shí)，績效考核是一種重要的鞭策工具，優(yōu)撫醫(yī)院要將優(yōu)撫對(duì)象檔案管理納入績效考核，明確規(guī)定領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)科室、檔案員對(duì)優(yōu)撫對(duì)象檔案管理的職責(zé)任務(wù)，簽訂績效目標(biāo)考核責(zé)任書，實(shí)施質(zhì)量控制。

（四）研發(fā)專業(yè)軟件，提高信息化管理水平。

電子信息化管理是檔案管理的必然趨勢，民政部門、優(yōu)撫醫(yī)院要投入資金、人力，研發(fā)適用于優(yōu)撫對(duì)象檔案管理的專業(yè)軟件系統(tǒng)，加快檔案管理信息化建設(shè)。一要充分考慮優(yōu)撫對(duì)象檔案的特性和管理要求，軟件系統(tǒng)除了具備信息采集、檢索、統(tǒng)計(jì)功能外，還要與醫(yī)院的診療服務(wù)、科研、宣傳工作互聯(lián)互動(dòng)，實(shí)行電子文檔一體化。二要充分考慮各民政口的優(yōu)撫信息系統(tǒng)之間的協(xié)調(diào)、統(tǒng)一，既保證內(nèi)容多元的各類優(yōu)撫檔案之間的相對(duì)獨(dú)立，還要將原來多元的檔案材料轉(zhuǎn)變成綜合性成果，為加強(qiáng)民政宏觀管理創(chuàng)造條件。三要考慮對(duì)優(yōu)撫對(duì)象檔案資料所載的信息進(jìn)行有效分析、加工與輸出，形成一個(gè)與外界進(jìn)行信息交換的動(dòng)態(tài)開放系統(tǒng)，擴(kuò)大優(yōu)撫檔案的利用范圍，提高優(yōu)撫檔案的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

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作者簡介：

孫亞瓊，女，1981年4月生，2009年畢業(yè)于寧夏大學(xué)，館員，寧夏社會(huì)福利院，