鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)路徑探討

鄧婷芳

摘 要：檔案管理是鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府日常管理工作的重要組成部分，隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的檔案管理工作也逐漸走上了信息化建設(shè)與發(fā)展之路。文章結(jié)合鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)的意義，揭示了鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)的必要性，然后結(jié)合鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案信息化管理存在的問(wèn)題，就如何解決這些問(wèn)題提出了幾點(diǎn)建議，希望能為鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)提供參考理論。

關(guān)鍵詞：鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府；檔案管理；信息化建設(shè)

檔案管理信息化指以現(xiàn)代信息技術(shù)為支撐，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行信息化加工、存儲(chǔ)和管理的信息化管理狀態(tài)。檔案管理信息化的本質(zhì)是檔案管理重心由實(shí)體檔案向電子信息的轉(zhuǎn)變。但是，檔案管理信息化又不同于檔案資料數(shù)字化，它需要在有關(guān)部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下來(lái)進(jìn)行，也要體現(xiàn)檔案信息化管理在傳輸、形式、利用方面的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作是基層組織管理工作的重要環(huán)節(jié)，在信息化背景下，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，也成為鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作努力的新方向。

一、鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)的必要性

鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化的主要內(nèi)容有：檔案資源的信息化轉(zhuǎn)變；對(duì)檔案資源信息的信息化接收、管理、整理、存儲(chǔ)和使用；信息化電子檔案體系建設(shè)，信息化檔案共享。檔案信息化管理具有以下優(yōu)勢(shì)：（一）與傳統(tǒng)的以檔案實(shí)物管理為主的檔案管理相比，信息化檔案更加易于保存和管理，借助信息設(shè)備和信息化環(huán)境，檔案信息可以長(zhǎng)時(shí)間保存，信息搜索、利用也較之前更加方便。（二）檔案信息化管理改變了鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理環(huán)境和管理模式，優(yōu)化了鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理流程和本質(zhì)，在信息化環(huán)境下，檔案管理重心也由檔案保存向檔案利用不斷轉(zhuǎn)變。檔案管理方式的變化，給檔案管理環(huán)境和管理隊(duì)伍都提出了新的要求，以信息技術(shù)應(yīng)用為核心，提高檔案管理隊(duì)伍的信息化管理水平，也成為鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作的重中之重。對(duì)于鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府來(lái)說(shuō)，隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府在經(jīng)濟(jì)管理、新農(nóng)村建設(shè)、“和諧鄉(xiāng)鎮(zhèn)”建設(shè)方面形成的檔案也會(huì)越來(lái)越多，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府只有走檔案管理信息化建設(shè)之路，才能完善檔案管理工作機(jī)制，才能切實(shí)提高檔案管理能力和檔案工作服務(wù)水平。因此，從某種程度來(lái)說(shuō)，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案信息化建設(shè)，是社會(huì)發(fā)展的必然結(jié)果，也是提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理水平的客觀需要。

二、鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

（一）設(shè)備不足，方式落后

在城鄉(xiāng)二元經(jīng)濟(jì)體制下，我國(guó)鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平普遍落后于城市。受經(jīng)濟(jì)條件影響，許多鄉(xiāng)鎮(zhèn)在檔案管理方面的投入非常少，一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府雖然建立了專門的檔案室，也在檔案管理方面引進(jìn)了信息化管理方法，但是，許多設(shè)備都是好多年前一次性購(gòu)買來(lái)的，設(shè)備配置低，信息化系統(tǒng)嚴(yán)重老化，管理系統(tǒng)覆蓋面窄，檔案信息化管理環(huán)境非常差，這也給政府檔案信息化管理帶來(lái)了極大的不便。在檔案信息管理上，許多鄉(xiāng)鎮(zhèn)采用的都是傳統(tǒng)的“重要檔案由主要領(lǐng)導(dǎo)主管、各部門負(fù)責(zé)各自的檔案管理工作”的管理模式，檔案管理體系建設(shè)缺少層次化，檔案信息化管理發(fā)展動(dòng)力不足。

（二）檔案開(kāi)發(fā)利用率較低

長(zhǎng)期以來(lái)，在檔案管理中，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的管理對(duì)象始終以各級(jí)政府下發(fā)的紅頭文件為主，檔案門類不全，內(nèi)容單一，加上這些檔案具有較強(qiáng)的保密性，所以，許多檔案都不能被公眾所知，檔案利用率也較低。在信息技術(shù)被用到政府檔案管理工作中后，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案利用率低這一現(xiàn)象有所改善，但是，與新農(nóng)村建設(shè)有關(guān)的檔案仍舊是非常少，檔案利用率低、檔案管理無(wú)法滿足基層工作需求等問(wèn)題始終存在。此外，由于物力、財(cái)力、人力不足，一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案管理信息化程度非常低，檔案信息化管理僅限于用信息技術(shù)對(duì)檔案信息的加工、存儲(chǔ)和利用，檔案信息統(tǒng)籌管理、共享程度較低。

三、鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)路徑

（一）更新理念，樹(shù)立信息化管理意識(shí)

早在2002年，中共中央就提出了“加強(qiáng)基層管理信息化建設(shè)”的要求，其宗旨就是利用信息化建設(shè)提高基層管理水平。在中央精神引領(lǐng)下，基層政府要提高檔案信息化、現(xiàn)代化管理意識(shí)，以檔案信息化建設(shè)為目標(biāo)，深入挖掘檔案信息化資源，加快檔案管理信息化建設(shè)步伐。這就要求鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府以黨和政府工作重心為核心，以基層百姓需求為準(zhǔn)繩，制定檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)，加大檔案信息化建設(shè)投入，成立專門的檔案信息化管理機(jī)構(gòu)和檔案管理隊(duì)伍，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)管理，以確保檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)順利實(shí)現(xiàn)。在此基礎(chǔ)上，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府各部門要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，突出檔案信息化建設(shè)的重要地位，并做好檔案登記、歸檔工作，將那些有價(jià)值的檔案納入政府檔案信息化建設(shè)整體布局。

（二）健全檔案信息管理制度

檔案管理信息化，給檔案管理環(huán)境和管理方法都提出了新的要求，也必然會(huì)促使檔案管理方法、管理模式發(fā)生新的改變。完善的檔案管理制度，是檔案管理信息化順利實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)保障。在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，檔案管理部門要將檔案信息化管理制度建設(shè)當(dāng)做一項(xiàng)重要工作來(lái)抓，結(jié)合檔案信息化管理特點(diǎn)和規(guī)律，完善檔案管理規(guī)章制度，建立健全檔案信息化管理制度、崗位責(zé)任制、考核制度、激勵(lì)機(jī)制和監(jiān)督機(jī)制，明確各部門、相關(guān)人員在檔案信息化建設(shè)中的職責(zé)和作用，制定檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)和要求，以促使檔案管理工作朝著信息化方向不斷前進(jìn)。在制度建設(shè)完備的基礎(chǔ)上，有關(guān)部門還要狠抓制度落實(shí)，同時(shí)結(jié)合形勢(shì)變化，對(duì)制度進(jìn)行修繕和補(bǔ)充，以確保檔案信息化管理制度的科學(xué)性、先進(jìn)性，切實(shí)發(fā)揮檔案在政府管理中的積極作用。

（三）完善檔案信息化配套設(shè)施

在信息化背景下，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府應(yīng)積極響應(yīng)黨中央的號(hào)召，加大檔案信息化管理投入，建設(shè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案館、檔案室，并購(gòu)置更多先進(jìn)的檔案信息化配套設(shè)備，如掃描儀、除濕器、復(fù)印機(jī)等，升級(jí)檔案信息化管理系統(tǒng)，然后將所有紙質(zhì)檔案全部進(jìn)行信息化轉(zhuǎn)化與歸檔，并將相關(guān)類型的檔案進(jìn)行分類處理，以提升檔案資料的價(jià)值和管理水平，為政府部門的資料查閱和分析需求工作提供更加到位的檔案信息服務(wù)。在此基礎(chǔ)上，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理機(jī)構(gòu)要盡快建立健全檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系，建立內(nèi)部檔案管理局域網(wǎng)，提高檔案管理系統(tǒng)的安全系數(shù)，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部檔案信息共享，同時(shí)在上級(jí)檔案部門幫助下，做好檔案信息擴(kuò)建和補(bǔ)充工作，開(kāi)發(fā)更高效的檔案信息檢索工具，以提高檔案信息利用率。

（四）引進(jìn)和培養(yǎng)專業(yè)人才

人才是最重要的資源，缺少了專業(yè)人才，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化也無(wú)從說(shuō)起。因此，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府要加大檔案管理信息化專業(yè)人才引進(jìn)，引進(jìn)一批既有檔案管理經(jīng)驗(yàn)又懂信息管理的人才，以滿足鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化需求。在此基礎(chǔ)上，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府要重視檔案管理工作隊(duì)伍培訓(xùn)與管理，針對(duì)檔案管理隊(duì)伍開(kāi)展信息技術(shù)培訓(xùn)和職業(yè)素養(yǎng)教育，要求檔案管理人員做好自我管理，積極開(kāi)展自主學(xué)習(xí)，加強(qiáng)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)積累，牢固樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，不斷提高檔案管理工作服務(wù)質(zhì)量。為了避免人才流失，檔案管理部門還要用加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍日常管理，積極利用在職培訓(xùn)、進(jìn)修學(xué)習(xí)、薪酬提升、崗位晉升等激勵(lì)手段進(jìn)行隊(duì)伍管理，目的是讓檔案管理人員切實(shí)看到，檔案管理工作是非常重要的，檔案管理崗位也是很有前途、很有價(jià)值的， 以激發(fā)檔案管理人員的工作熱情和責(zé)任意識(shí)，營(yíng)造積極向上的檔案信息化管理環(huán)境。

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