完善高校學(xué)生助理管理制度，實現(xiàn)學(xué)校辦公學(xué)生成長雙贏
——以云南師范大學(xué)學(xué)生處資助中心為例

李甜甜

(云南師范大學(xué) 云南 昆明 650500)

完善高校學(xué)生助理管理制度，實現(xiàn)學(xué)校辦公學(xué)生成長雙贏
——以云南師范大學(xué)學(xué)生處資助中心為例

李甜甜

(云南師范大學(xué) 云南 昆明 650500)

學(xué)生助理指專門幫助某位老師打理日常事務(wù)、進行日常工作的助理。云南師范大學(xué)學(xué)生處資助中心(以下簡稱資助中心)是專門負責(zé)學(xué)生助學(xué)貸款、獎助學(xué)金評定等事宜的職能部門，學(xué)生助理是這個任務(wù)繁重部門不可或缺的工作力量。完善助理管理制度，打造高效率助理團隊，實現(xiàn)高校辦公和學(xué)生成長的雙贏。

學(xué)生助理；管理制度；雙贏

一、學(xué)生助理制度的意義

(一)對學(xué)校來說：

1.減少專職人員的開銷和編制，且專職行政崗位工作經(jīng)常是多樣且繁瑣的，學(xué)生助理的出現(xiàn)很好的彌補了這些遺憾，助理可以協(xié)助處理辦公室的日常事務(wù)，解決一些程序性、條例性的問題，如接受學(xué)生咨詢助學(xué)貸款事宜、獎助學(xué)金材料整理、休學(xué)、退學(xué)文件蓋章、活動場地布置等等。

2.學(xué)生助理可以提高辦事的精細化程度和效率，學(xué)生助理正式工作之前都會有老師或者上一屆助理進行初次培訓(xùn)，對工作內(nèi)容、方式、流程進行大致說明，根據(jù)學(xué)生助理專長和特點來對其分工，做到人盡其用，將紛繁復(fù)雜的日常工作通過分工變得井井有條。其次，學(xué)生對互聯(lián)網(wǎng)及辦公軟件學(xué)習(xí)較快，學(xué)生之間年齡相仿、興趣相似，他們的想法更貼近廣大同學(xué)的需求，海報制作、公眾號經(jīng)營、通知撰寫等更適合學(xué)生助理去做。

(二)對學(xué)生個人來說：

1. 工作涉及到的內(nèi)容有助于學(xué)生對學(xué)校條例的理解，比如獎助學(xué)金的材料整理工作有助于學(xué)生對學(xué)校獎助學(xué)金評定制度有更深層次的認識，知道自己是否具有評選資格，并在參加評選時更好的完善自己的材料。

2. 增強學(xué)生個人綜合能力，學(xué)生助理處理的許多日常性事務(wù)是學(xué)生以后直接面臨的工作，助理工作對學(xué)生學(xué)習(xí)與探索，溝通協(xié)調(diào)能力、事務(wù)處理能力、公文寫作能力的鍛煉，進而引導(dǎo)他們不斷改變自己的不足，提高溝通、理解能力，有效增強團隊合作能力，有助于學(xué)生以后更好適應(yīng)正式工作。

3.勤工助學(xué)補貼家用，學(xué)生助理制度在一定程度上減輕了家庭經(jīng)濟困難學(xué)生的生活壓 力，資助中心學(xué)生助理報酬為300元/月，個別月份工作時間過長或者經(jīng)常加班會有不定額加班費，這對家庭經(jīng)濟困難的學(xué)生是一個良好的工作機會。而且，家庭經(jīng)濟困難學(xué)生極易自卑，不敢與人交往，助理工作的的性質(zhì)能幫助學(xué)生走出自己的世界，在以工作人員的身份面對同學(xué)時產(chǎn)生的自豪感能幫助他們克服自卑，增強自信，進而鍛煉他們的溝通能力。

二、學(xué)生助理招聘、管理制度

學(xué)生處下發(fā)的《云南師范大學(xué)學(xué)生處學(xué)生助理管理條例》(以下簡稱《條例》)中規(guī)定助理聘用本著公正公平公開的原則，在全校范圍內(nèi)公開招募、學(xué)生自薦或者老師、輔導(dǎo)員推薦加入助理崗位。助理招募流程如下：初步面試—工作培訓(xùn)—試用期—最終留用。

1.資助中心助理招募條件：一是品學(xué)兼優(yōu)，良好的學(xué)習(xí)成績一般代表好的學(xué)習(xí)能力，這與助理工作中的良好表現(xiàn)密不可分。二是樂于與人交往，有良好的溝通能力。助理工作一般較為瑣碎和需要各方協(xié)調(diào)，比如助學(xué)貸款的工作，經(jīng)常有同學(xué)打電話或者來到辦公室咨詢貸款事宜，需要助理靈活、隨機應(yīng)變的回答問題，貸款完成后的回執(zhí)錄入則需要助理非常耐心、細心。三是熟悉office等辦公軟件操作。辦公室表格制作、文件編寫、PPT制作等工作，要求助理能較熟練掌握辦公軟件操作。四是有較強的組織紀(jì)律和責(zé)任心。

2.資助中心培訓(xùn)與管理，無規(guī)矩不成方圓。首先是培訓(xùn)，《條例》規(guī)定，正式入職之后的助理由老師或者上一屆助理進行二次培訓(xùn)，對助學(xué)貸款申請流程，材料整理、獎助學(xué)金材料整理、常用的各類帳號、接打電話的禮貌用語、資助中心各位老師負責(zé)的工作范圍等進行詳細的說明。其次是管理制度，《條例》規(guī)定，助理通過面試之后根據(jù)其課程安排值班，值班時間不得遲到早退，特殊情況可以換班、代班，但不得請假。無故不值班的同學(xué)會根據(jù)情況扣除報酬，數(shù)次無故曠班考慮辭退。

三、助理應(yīng)正確協(xié)調(diào)的三種關(guān)系

1.助理工作與學(xué)習(xí)之間的關(guān)系，雖然助理工作可以為學(xué)生帶來個人素質(zhì)、能力的鍛煉機會，并能獲得經(jīng)濟報酬，但學(xué)生的首要任務(wù)仍然是學(xué)習(xí)，助理是學(xué)生學(xué)習(xí)尚有余力情況下的實踐活動。

2.學(xué)生助理與正式工作人員(老師)之間的關(guān)系，學(xué)生助理是協(xié)助正式工作人員來完成日常事務(wù)的處理，具有從屬性，工作中應(yīng)當(dāng)服從老師管理。當(dāng)助理和老師意見向左時，應(yīng)適時提出自己的建議，若仍不能達成一致則先按照老師的辦法去做，事后再問清楚這樣做的原因。

3.助理與其他助理之間的關(guān)系，助理與其他助理之間存在競爭合作的關(guān)系，特別是一個部門、一位老師的助理之間，容易產(chǎn)生各種各樣的沖突，這時需要完善的管理制度和助理之間明確的分工來解決。

四、對資助中心管理制度的建議

1.明確助理可工作時長，防止助理大量流失，資助中心日常事務(wù)較為繁重，會有同學(xué)工作一個月、兩個月之后辭職，為補充空缺則需要人員再招聘，再招聘和培訓(xùn)都需要耗費一定人力物力，耽誤大量的時間并延誤任務(wù)完成進度。所以在招聘時應(yīng)明確規(guī)定，除特殊情況外，工作時間不得低于一個學(xué)期。

2.倡導(dǎo)適當(dāng)競爭，提升個體能力，有時助理對工作中的某些問題一知半解，但又不好意思打擾老師，這時需要大家定時交流工作遇到的問題，或者就工作某一方面進行展示比賽，來幫助大家了解誰最擅長什么工作，有利于工作分配，同時激發(fā)助理的競爭意識，提高工作效率。

3.工作明確到個人，避免社會惰化，社會惰化現(xiàn)象指與一個人單獨工作相比，當(dāng)人們作為團體的一個成員工作時，其工作動機、努力水平、個人責(zé)任與工作績效有可能下降的趨勢。助理人數(shù)過多或者任務(wù)分配不明確時極易導(dǎo)致這種現(xiàn)象，對此，應(yīng)在助理對工作流程有初步了解之后，每個人分配一個模塊對模塊集中學(xué)習(xí)，細化責(zé)任范圍。

4.利用社會助長，激發(fā)工作動機，社會助長效應(yīng)是指由于團體其他成員在場，消除單調(diào)情境，激發(fā)工作動機，從而提高工作效率的現(xiàn)象。

完善助理管理制度，打造高效率助理團隊，實現(xiàn)學(xué)校辦公和學(xué)生成長雙贏，是高校創(chuàng)辦學(xué)生助理制度的初衷。學(xué)生助理除了幫助老師處理日常事務(wù)，還是學(xué)校與學(xué)生之間上傳下達的關(guān)鍵成員，來自各個學(xué)院的助理就像職能部門在各個學(xué)院的辦事處，使職能部門更好的為學(xué)生服務(wù)。

[1]張帆、孟松演、尚高峰.《創(chuàng)建一流學(xué)生助理團隊 共促高校與學(xué)生雙贏》[J].就業(yè)創(chuàng)業(yè).2016(12):148-149.

[2]王準(zhǔn)、羅曉花、權(quán)瀟潔．《高校學(xué)生助理工作及其對個體的影響》.青春歲月.2013(14):180-181．

[3]孫翠碧.《管理心理學(xué)視角下學(xué)生助理的選拔與管理》[J].科學(xué)咨詢(科技·管理).2016:37-38.

[4]楊富淋.《高校學(xué)生助理管理工作思考》[J].合作經(jīng)濟與科技.2016(9):180-181

李甜甜(1994-)，女，漢族，河南新鄉(xiāng)人，在讀碩士研究生，云南師范大學(xué)教育科學(xué)與管理學(xué)院應(yīng)用心理學(xué)專業(yè)，研究方向：人力資源開發(fā)與管理。