高校檔案信息利用服務(wù)存在的問(wèn)題和對(duì)策

邱曉青

(福建商學(xué)院黨政辦，福建 福州 350012)

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高校檔案信息利用服務(wù)存在的問(wèn)題和對(duì)策

邱曉青

(福建商學(xué)院黨政辦，福建 福州 350012)

隨著社會(huì)的發(fā)展，高校對(duì)檔案信息的需求也越來(lái)越明顯，未來(lái)檔案利用服務(wù)的方式將朝整體化、個(gè)性化、知識(shí)化方向發(fā)展。傳統(tǒng)的信息利用方式出現(xiàn)檔案信息服務(wù)方式落后、檔案館(室)藏檔案信息不夠豐富多樣、檔案信息開(kāi)發(fā)資金和人員匱乏等問(wèn)題?？梢詮呢S富館(室)藏增加特色檔案的收集、創(chuàng)新檔案信息利用服務(wù)方式、完善檔案服務(wù)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、加強(qiáng)檔案信息編研工作等措施入手，使高校檔案信息利用服務(wù)能更快適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展需求，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)。

高校；檔案信息；利用；服務(wù)；問(wèn)題；措施

高校檔案信息利用服務(wù)，是指高校檔案部門根據(jù)教學(xué)、科研、管理等方面的需求，通過(guò)一定的方式提供檔案信息給用戶的服務(wù)活動(dòng)。檔案利用服務(wù)是高校檔案管理工作的目的和靈魂。高校檔案資源只有通過(guò)利用、實(shí)現(xiàn)共享，才能使檔案原有的價(jià)值由靜態(tài)轉(zhuǎn)入動(dòng)態(tài)，真正實(shí)現(xiàn)其應(yīng)有的價(jià)值。隨著高校自身及社會(huì)的發(fā)展，特別是電子文件、數(shù)碼產(chǎn)品、互聯(lián)網(wǎng)的普及，信息需求的種類和方式產(chǎn)生了變化，未來(lái)檔案信息利用服務(wù)的方式朝著整體化、個(gè)性化、知識(shí)化的趨勢(shì)發(fā)展[1]。

一、高校檔案信息利用服務(wù)的趨勢(shì)

(一)整體化服務(wù)

在未來(lái)發(fā)展中，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)該利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將檔案信息資源整合為一個(gè)有機(jī)整體。這個(gè)整體以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)、以檔案信息資源為核心、以檔案信息資源共享為目標(biāo)，提高檔案信息的集中利用程度。凡是能上網(wǎng)的利用者均可查閱自己權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息，并在較短的時(shí)間內(nèi)查閱保管在不同地域和部門的大量檔案信息。對(duì)于某個(gè)特定的利用者來(lái)說(shuō)，他面對(duì)的是一站式的檢索和查閱界面，但后臺(tái)是整體化的檔案信息利用服務(wù)體系。檔案機(jī)構(gòu)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)把信息服務(wù)中的諸要素有機(jī)地連接成一個(gè)整體，實(shí)現(xiàn)資源的全面共享，檔案工作的重心從收集向利用轉(zhuǎn)移、從信息描述向信息傳遞轉(zhuǎn)移、從提供檔案線索和原文向提供分析加工過(guò)的增值檔案信息產(chǎn)品轉(zhuǎn)移，更好地滿足用戶的檔案信息需求。

(二)個(gè)性化服務(wù)

隨著社會(huì)信息化程度的深化，一般性的檔案信息利用服務(wù)已無(wú)法滿足不同利用者群體的需求，這就要求在檔案服務(wù)工作中提供個(gè)性化信息服務(wù)。個(gè)性化信息服務(wù)是根據(jù)利用者的特定需求向其提供經(jīng)過(guò)集成、相對(duì)完整的信息集合或知識(shí)集合，它是一種能滿足利用者個(gè)體需求的服務(wù)方式。個(gè)性化檔案信息服務(wù)是在研究利用者的個(gè)性、習(xí)慣、興趣、知識(shí)結(jié)構(gòu)、心理傾向、信息需求和行為方式的基礎(chǔ)上，通過(guò)提供相關(guān)服務(wù)或利用者進(jìn)行自助服務(wù)，使利用者接觸到所需的相關(guān)信息和感興趣的知識(shí)內(nèi)容，以節(jié)約查找時(shí)間、提高效率。

(三)知識(shí)化服務(wù)

知識(shí)化服務(wù)是指檔案利用服務(wù)中新近應(yīng)用的知識(shí)管理和知識(shí)服務(wù)理念。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，知識(shí)管理逐漸興起。它作為獲取、存儲(chǔ)、學(xué)習(xí)、傳播、應(yīng)用、共享知識(shí)的一種服務(wù)方式，在當(dāng)今社會(huì)中發(fā)揮著越來(lái)越大的作用。知識(shí)化服務(wù)就是從各種顯性和隱性知識(shí)資源中，通過(guò)對(duì)利用者的知識(shí)需要和問(wèn)題環(huán)境的分析，將信息提取、重組、創(chuàng)新、集成的知識(shí)提煉過(guò)程，是有針對(duì)性地解決利用者問(wèn)題的高級(jí)階段信息服務(wù)，也可以說(shuō)是檔案信息的編研過(guò)程。

二、當(dāng)前高校檔案信息利用服務(wù)存在的問(wèn)題

(一) 檔案信息服務(wù)方式傳統(tǒng)、落后

傳統(tǒng)的檔案利用方式主要是對(duì)檔案紙質(zhì)文本的利用，通過(guò)提供檔案原件借閱、復(fù)制檔案原件、檔案目錄信息服務(wù)、出具檔案證明、電話答復(fù)咨詢等形式來(lái)滿足檔案用戶的利用需要。這些形式的檔案信息利用都屬于用戶提出需求，檔案部門被動(dòng)提供信息，且用戶從提出需求到取得所需檔案信息的時(shí)間較長(zhǎng)。比如，用戶要借出一份檔案原件或者復(fù)印件，要取得相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)的審批，或者即使是查閱沒(méi)有借出，也必須親自到檔案館(室)進(jìn)行查閱。當(dāng)然，電話咨詢的方式比較快捷，但是僅限于口頭的方式，無(wú)法提供實(shí)體文件資料，利用存在局限性。另外，對(duì)于一些聲像檔案的利用也比較死板，利用率低，許多錄像帶、語(yǔ)音帶等沒(méi)有及時(shí)轉(zhuǎn)換為數(shù)碼形式或因讀取不方便而無(wú)人問(wèn)津，給利用帶來(lái)不便。

(二) 檔案館(室)藏檔案信息不夠豐富多樣

目前我國(guó)各高校的檔案館(室)多以收藏學(xué)校歷史、教學(xué)方針、政策規(guī)章、收發(fā)文等文件檔案為主。隨著學(xué)校各方面的發(fā)展，以及計(jì)算機(jī)、多媒體、數(shù)碼設(shè)備的普及和應(yīng)用，檔案內(nèi)容和種類也逐漸增多，各種載體的檔案信息層出不窮，而由于師生對(duì)信息需求的逐步提升，傳統(tǒng)的檔案載體已無(wú)法更好、更完整地記錄高校各方面的信息,利用空間越來(lái)越狹小。要想進(jìn)一步滿足師生對(duì)檔案利用的需求，就要全面規(guī)劃高校檔案的管理方案，完善檔案館(室)的檔案門類，在豐富檔案信息內(nèi)容的同時(shí)，盡可能多地收集各種載體的檔案信息，特別是視頻、音頻、數(shù)碼相片等聲像檔案的收集，從而提高高校檔案的服務(wù)性能。

(三)檔案信息開(kāi)發(fā)資金、人員匱乏

目前，許多高校對(duì)檔案信息開(kāi)發(fā)投入的資金較少，未設(shè)立檔案專項(xiàng)預(yù)算，經(jīng)費(fèi)嚴(yán)重不足，導(dǎo)致檔案信息開(kāi)發(fā)步伐十分緩慢，檔案管理的設(shè)施設(shè)備普遍比較落后。比如，有的高校檔案信息管理雖然已經(jīng)實(shí)現(xiàn)應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理，但配置較低，軟硬件更新滯后，存儲(chǔ)量不足，或者沒(méi)有專門的服務(wù)器進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案利用的完全網(wǎng)絡(luò)化和自動(dòng)化，導(dǎo)致檔案利用效率不高。許多檔案信息的檢索工具都比較簡(jiǎn)單，只是對(duì)題名、責(zé)任者、文號(hào)進(jìn)行檢索，還無(wú)法實(shí)現(xiàn)全文檢索。另外，對(duì)檔案進(jìn)行更深層次編研的文獻(xiàn)更是寥寥無(wú)幾，主要是由于高校檔案編研隊(duì)伍力量普遍比較薄弱，從而影響了檔案信息深層次的挖掘開(kāi)發(fā)利用。

三、高校檔案信息利用服務(wù)改善措施

(一) 豐富館(室)藏，增加特色檔案的收集

1.不同高校的校園特征有所不同，檔案部門要依據(jù)本校的優(yōu)勢(shì)，在保證信息真實(shí)性和實(shí)用性的情況下，增加特色的檔案資料。首先要擴(kuò)大資料收集的范圍，除了原來(lái)歸檔范圍內(nèi)的文件，加強(qiáng)對(duì)其他種類檔案的收集，比如校史、校友等資料的收集[1]；其次，擴(kuò)展收集渠道。在傳統(tǒng)資料收集渠道不變的情況下，拓展全新的途徑，針對(duì)科技、聲像、電子檔案等專門檔案，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸、介質(zhì)歸檔等手段實(shí)現(xiàn)，對(duì)校史、校情、校友等資料可以通過(guò)上門拜訪、發(fā)函件、到相關(guān)單位查閱史料等方法獲得。

2.加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)，建立檔案信息電子數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)字檔案的建設(shè)既要滿足信息時(shí)代的要求，又要考慮到各個(gè)高校檔案(館)室管理的具體特點(diǎn)。要加大力度收集已形成的電子文件，特別是加強(qiáng)對(duì)校內(nèi)各類刊物，如校報(bào)、學(xué)報(bào)、學(xué)生工作簡(jiǎn)報(bào)、論文集、校本教材等電子版本的收集，保證其真實(shí)性、原始性、不可更改性。對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件可以通過(guò)掃描來(lái)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，按門類對(duì)這些數(shù)字檔案進(jìn)行整理、鑒定和編排，從而逐步建立起數(shù)字化檔案信息庫(kù)，由單一手工服務(wù)向計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)轉(zhuǎn)變。數(shù)字化成為提高檔案管理工作效率的關(guān)鍵，是提高檔案利用服務(wù)效率和提升利用效果的基礎(chǔ)，也為今后檔案信息服務(wù)方式整體化趨勢(shì)奠定基礎(chǔ)。

(二) 另辟蹊徑，打造檔案信息個(gè)性化利用服務(wù)方式

1.利用網(wǎng)絡(luò)，對(duì)檔案信息進(jìn)行合理開(kāi)放利用。根據(jù)“積極慎重、合理利用”的檔案開(kāi)放原則，高校檔案館(室)可以根據(jù)實(shí)際情況和需求，在保密的前提下，對(duì)歸檔的文件進(jìn)行嚴(yán)格篩選、鑒定、審核，通過(guò)校園網(wǎng)、辦公信息系統(tǒng)等渠道分期分批向?qū)W校各院(系)、行政處室及直屬單位開(kāi)放歷史、黨群、行政、教學(xué)、科研、外事、聲像、基建、設(shè)備、出版等檔案門類的信息，并且對(duì)利用者的權(quán)限進(jìn)行界定。將以往“你查我調(diào)”的被動(dòng)服務(wù)形式轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)的導(dǎo)引服務(wù)模式。檔案信息經(jīng)過(guò)鑒定后在校園網(wǎng)上向校內(nèi)各個(gè)部門開(kāi)放，既是信息時(shí)代發(fā)展的必然要求，也是校務(wù)政務(wù)公開(kāi)、方便校內(nèi)各部門利用檔案信息的客觀需要。

2.借助校園網(wǎng)，對(duì)館(室)藏檔案進(jìn)行展示。設(shè)置網(wǎng)上展廳，利用實(shí)物檔案、聲像檔案信息在網(wǎng)上舉辦校史展、榮譽(yù)展、名師風(fēng)采展、知名校友展、科研成果展、文化特色展覽等，對(duì)學(xué)校進(jìn)行全方位展示宣傳，同時(shí)也讓大家認(rèn)識(shí)到檔案的價(jià)值和作用。設(shè)置網(wǎng)上電子閱覽室，把學(xué)校的學(xué)報(bào)、校報(bào)、團(tuán)訊、學(xué)生工作簡(jiǎn)報(bào)、黨建工作等各類刊物電子版上傳校園網(wǎng)，在宣傳校園文化的同時(shí)，也便于師生隨時(shí)隨地進(jìn)行查閱。

3.開(kāi)展專題活動(dòng)，提供檔案利用服務(wù)。結(jié)合世界檔案宣傳日開(kāi)展檔案咨詢?cè)禄顒?dòng)，為廣大師生提供全方位服務(wù)，利用服務(wù)來(lái)促進(jìn)宣傳。抓住學(xué)校每個(gè)階段的工作重心及受眾需要，確定主題，將本校的優(yōu)勢(shì)與檔案資料相結(jié)合，對(duì)現(xiàn)有的檔案資料進(jìn)行深加工，編制相關(guān)主題資料，讓檔案資料的利用服務(wù)模式更主動(dòng)、更系統(tǒng)化，最大程度地滿足利用者的需求。

4.全面加強(qiáng)檔案利用“窗口”建設(shè)，開(kāi)展在線咨詢和檔案檢索利用服務(wù)。根據(jù)需求，不斷推出一些檔案利用便民利民措施。比如，畢業(yè)生經(jīng)常需要查學(xué)籍檔案，許多學(xué)生都在異地甚至國(guó)外，因此可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在保障安全有效的情況下，嘗試開(kāi)展學(xué)生檔案異地利用，學(xué)生不必專程回校辦理相關(guān)手續(xù)，可通過(guò)網(wǎng)上申請(qǐng)、身份認(rèn)證等方式進(jìn)行網(wǎng)上查找利用，這樣既方便了學(xué)生利用檔案，也提高了檔案服務(wù)的效率，提升了檔案服務(wù)水平。

(三)設(shè)立?？?，完善檔案服務(wù)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

檔案服務(wù)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是信息化的基礎(chǔ)和前提。要實(shí)現(xiàn)檔案信息化就必須依賴于各種先進(jìn)設(shè)備設(shè)施，因此要把檔案信息服務(wù)建設(shè)納入高校每年的財(cái)務(wù)預(yù)算，設(shè)立?？顚Ｓ?。

1.完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。高校檔案館(室)要配置滿足檔案室管理軟件運(yùn)行、存儲(chǔ)、查詢等需求的計(jì)算機(jī)及服務(wù)器，以滿足海量的檔案信息處理的需求。在設(shè)備應(yīng)用方面，要配備適量的掃描儀、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、錄像機(jī)、照相機(jī)等設(shè)備，為信息采集以及信息提供利用做好準(zhǔn)備；要配備性能穩(wěn)定、存儲(chǔ)量大的存儲(chǔ)設(shè)備，比如硬盤陣列、硬盤、光盤等，另外對(duì)這些存儲(chǔ)設(shè)備還要進(jìn)行備份，定期檢查翻錄，防止信息丟失。

2.加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。高校檔案館(室)要建立相對(duì)獨(dú)立的檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)，與校園網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行區(qū)分。根據(jù)具體的情況，采取相應(yīng)的技術(shù)措施與當(dāng)前的辦公網(wǎng)絡(luò)和業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行有效地隔離，采取嚴(yán)格的安全措施，保證檔案信息數(shù)據(jù)在交換時(shí)的安全性。

3.加強(qiáng)檔案管理軟件建設(shè)。軟件是數(shù)字檔案的核心，可通過(guò)購(gòu)買或者自行開(kāi)發(fā)適用于本校管理實(shí)際的檔案軟件，并不斷完善其功能，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的對(duì)接，實(shí)現(xiàn)電子文件直接歸檔。高校選擇檔案信息管理軟件的時(shí)候要注意選擇穩(wěn)定、安全可靠、易于操作且適合本校管理實(shí)際的系統(tǒng)，以滿足檔案數(shù)據(jù)錄入、查詢利用等需求，選擇相對(duì)應(yīng)的掃描軟件和圖像處理軟件，對(duì)檔案信息進(jìn)行有效處理。還要及時(shí)收集利用者的反饋信息，對(duì)現(xiàn)有的管理方式進(jìn)行改進(jìn)和完善。有了這些專業(yè)設(shè)備和手段，還要有專門的技術(shù)人員進(jìn)行開(kāi)發(fā)維護(hù)，可以通過(guò)直接引入技術(shù)人才或者服務(wù)外包的方式來(lái)實(shí)現(xiàn)，從而使這些設(shè)備充分發(fā)揮作用。

(四)提升素質(zhì)，加強(qiáng)檔案信息編研工作

1.加強(qiáng)培訓(xùn)，提升編研人員素質(zhì)。檔案人才是檔案管理活動(dòng)中的主導(dǎo)因素，檔案人才資源是高校檔案部門獲得持久競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的重要保障。高科技的信息管理設(shè)備固然重要，但必須有一支高素質(zhì)的專業(yè)檔案管理人員來(lái)管理。深度的檔案信息需要專業(yè)素質(zhì)過(guò)硬的編制人員來(lái)進(jìn)行編研，編研的質(zhì)量與編研人員的素質(zhì)息息相關(guān)。對(duì)此除了加強(qiáng)對(duì)已有檔案人員的培訓(xùn)，包括業(yè)務(wù)知識(shí)及編研能力的培訓(xùn)，有條件的可直接引進(jìn)高素質(zhì)的人才提升編研能力。在人才選拔方面，要嚴(yán)格把關(guān)，選擇具有檔案管理知識(shí)以及信息管理知識(shí)的綜合型人員參與到檔案信息資源管理和整合過(guò)程中，特別是熟悉各類電子設(shè)備及數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)發(fā)應(yīng)用的技術(shù)人才。對(duì)于在崗的工作人員，要加強(qiáng)對(duì)他們的培訓(xùn)，不斷提升他們的業(yè)務(wù)能力和職業(yè)素養(yǎng)。在培訓(xùn)的過(guò)程中，可以采取長(zhǎng)訓(xùn)與短訓(xùn)的方式，定期對(duì)他們的業(yè)務(wù)技能進(jìn)行培訓(xùn)，鞏固業(yè)務(wù)知識(shí)以及各種計(jì)算機(jī)技術(shù)的操作能力，培訓(xùn)出適合檔案管理的專業(yè)素質(zhì)較高的工作人員，讓傳統(tǒng)的檔案被動(dòng)服務(wù)模式向主動(dòng)為人們提供檔案的服務(wù)模式邁進(jìn)[2]。

2.根據(jù)需求，擴(kuò)大檔案編研范圍。當(dāng)今社會(huì)提倡大數(shù)據(jù)，整個(gè)社會(huì)對(duì)信息數(shù)據(jù)的需求越來(lái)越強(qiáng)烈，對(duì)檔案利用的服務(wù)方式和內(nèi)容也提出更高的需求，檔案利用從單一的職稱評(píng)審、學(xué)歷成績(jī)查詢、單份文件的利用查找，拓寬到教學(xué)、科研、基建、管理、財(cái)會(huì)、聲像等各個(gè)方面的內(nèi)容。服務(wù)內(nèi)容從單一的提供利用，提升到提供各類統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、匯編等反映學(xué)校各個(gè)方面的材料。因此，高校檔案部門要緊跟社會(huì)的需求，根據(jù)自身實(shí)際情況，逐步開(kāi)發(fā)各類檔案信息資源，為各項(xiàng)工作提供利用服務(wù)，以滿足學(xué)校日常管理、教學(xué)、科研、宣傳等各項(xiàng)工作的需要。

3.結(jié)合主題，增加檔案編研深度。把高校檔案館藏中保存的檔案資源按照一定的編研方案進(jìn)行加工，使原來(lái)零散、瑣碎、刻板的檔案文件材料條理化、系統(tǒng)化、主題化，并通過(guò)提煉、升華，形成具有文化價(jià)值的編研成果，方便公眾對(duì)檔案的利用。對(duì)現(xiàn)有的檔案資源進(jìn)行深加工，而非簡(jiǎn)單的羅列，比如從校史檔案中不僅可以看出學(xué)校的發(fā)展歷程，還可以提煉出學(xué)校的文化內(nèi)涵、校風(fēng)的沿革、每個(gè)時(shí)期的辦學(xué)特點(diǎn)，從而反映當(dāng)時(shí)社會(huì)的某些特點(diǎn)形態(tài)。通過(guò)對(duì)檔案資源的深入研究，有利于最大限度地發(fā)揮高校文化的功能，使高校檔案文化資源建設(shè)更上一層樓。

通過(guò)檔案信息編研，整合高校檔案信息資源，完成檔案信息由量到質(zhì)的轉(zhuǎn)變，為高校管理、教學(xué)、科研等工作提供有效的參考信息，為檔案利用服務(wù)向知識(shí)化邁進(jìn)一步打好基礎(chǔ)。

[1]徐亞群. 對(duì)高校檔案信息利用服務(wù)的思考[J].青海大學(xué)學(xué)報(bào)(自然科學(xué)版)，2014，(4):91-93.

[2]李桂芳.如何提高黨校圖書館管理策略[J].圖書情報(bào)工作，2015，(4):12-13.

(責(zé)任編輯：練秀明)

Problems and Countermeasures of Archives Information Utilization Service in University

QIU Xiao-qing

(Party and Government Office, Fujian Commercial College, Fuzhou 350012, China)

With the development of society, the demand for archival information in universities is increasing. The way of archives utilization will become integrated, individualized and intellectualized in the future. The traditional way of information utilization has some problems, such as lacking of diverse archives information, the shortage of funds and personnel. Therefore, the paper proposes to increase the collection of the characteristic files, innovate the archives information utilization service, improve infrastructure construction of archives service, and trengthen the archives information editing and research.

university; archives information; utilization; service; problem; measure

2016-09-07

邱曉青( 1982-) ，女，福建羅源人，副研究館員。研究方向: 檔案管理。

G647

A

1008-4940(2016)05-0061-05