采購入庫單、采購發(fā)票的拆分與合并

喬　榮

(商丘職業(yè)技術(shù)學(xué)院 經(jīng)貿(mào)系，河南 商丘 476000)

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采購入庫單、采購發(fā)票的拆分與合并

喬榮

(商丘職業(yè)技術(shù)學(xué)院 經(jīng)貿(mào)系，河南 商丘 476000)

實際采購業(yè)務(wù)中，由于種種原因，會造成采購入庫單與采購發(fā)票不能在同一個期間完全鉤稽。這就意味著需要對采購入庫單或采購發(fā)票進行拆分和合并。本文以財務(wù)軟件金蝶KIS專業(yè)版為藍(lán)本，以實際案例為載體，對采購入庫單、采購發(fā)票的拆分、合并功能進行了詳細(xì)地介紹。

采購入庫單；采購發(fā)票；拆分；合并

一、采購入庫單的拆分與合并

企業(yè)實際采購業(yè)務(wù)中，由于開發(fā)票時間固定、分期付款等原因會造成采購入庫單同采購發(fā)票不能在同一個期間完全鉤稽。這就導(dǎo)致某些外購入庫單的部分?jǐn)?shù)量必須分期處理，也意味著該張單據(jù)上的采購數(shù)量不可能在同一期間全部作為入庫成本或者銷售成本。比如，一般情況下，月末的時候供應(yīng)商會開一張匯總的發(fā)票過來，當(dāng)然該單據(jù)上的數(shù)量和金額并不一定正好就是本期所有發(fā)貨的總和，但是倉管部門是按實收數(shù)量進行入庫并記錄的，也就是說入庫單上的數(shù)量要比發(fā)票上的多。為此，系統(tǒng)提供了采購入庫單的拆分和合并功能。通過對入庫單的拆分，可以將已開發(fā)票和未開票的部分拆分成兩張單據(jù)，或者說將需要在本期鉤稽的部分拆分出來，從而解決了前期暫估入庫單部分到貨后不能及時鉤稽，或當(dāng)期單據(jù)采購入庫單需要部分記入成本等問題。所以，拆分功能可以實現(xiàn)采購入庫單部分鉤稽、部分核銷等經(jīng)濟業(yè)務(wù)的處理。實際工作中，由于多種不確定性原因的存在,有時還需要把已拆分出去的入庫單再還原恢復(fù)回來，這就是采購入庫單的合并功能。所以，拆分是合并的基礎(chǔ)，只有執(zhí)行拆分功能后才能進行合并功能[1]25。

只有滿足以下條件的采購入庫單才可以執(zhí)行拆分、合并功能。

第一，只有已審核的采購入庫單才可以進行拆分。

第二，只有未核銷采購入庫單才可以進行拆分，這里的核銷包括兩種情況：一是與采購發(fā)票核銷；二是與另一張信息相同、數(shù)據(jù)相反的采購入庫單的對等核銷。

第三， 只有被拆分出來的采購入庫單才可以進行合并。

第四，只有未核銷采購入庫單才可以進行合并，這里的核銷同樣包括兩種情況：一是與采購發(fā)票核銷；二是與另一張信息相同、數(shù)據(jù)相反的采購入庫單的對等核銷。

第五，只有未記賬的采購入庫單才可以進行合并。

拆分后的采購入庫單，對今后的操作有部分影響，具體表現(xiàn)為：

第一，已經(jīng)進行拆分的采購入庫單不能反審核。

第二，執(zhí)行拆分功能后采購入庫單還可以再拆分。

第三，拆分出來的采購入庫單不能再拆分。

下面以財務(wù)軟件金蝶KIS為載體，詳細(xì)介紹采購入庫單拆分和合并的具體操作。

(一)采購入庫單的拆分

案例：某企業(yè)根據(jù)實際需要將一張采購入庫單拆分為兩張。

具體操作：在“金蝶KIS專業(yè)版-[主控臺]”界面，選擇右窗口“主功能選項”中的“采購管理”選項，再執(zhí)行左窗口中的“序時簿” →“采購入庫單序時簿”命令，彈出“過濾”對話框，默認(rèn)系統(tǒng)參數(shù)，單擊“確定”按鈕，進入“金蝶KIS專業(yè)版-[采購入庫單序時簿]”窗口，選中一張需要拆分的采購入庫單，執(zhí)行“操作”→“拆分單據(jù)”命令，進入“金蝶KIS專業(yè)版-[采購入庫(編輯)]”窗口， 采購入庫單上只有“拆分?jǐn)?shù)量”一列為可編輯狀態(tài)，在該字段上直接錄入拆分?jǐn)?shù)量并確認(rèn)，完成操作后單擊“保存”按鈕保存拆分結(jié)果，系統(tǒng)提示拆分成功，單擊“確定”按鈕退出。

采購入庫單拆分后的兩張單據(jù)的單據(jù)頭(除單據(jù)編號外)完全相同。拆分后，被拆分的入庫單稱為母單(該單的數(shù)量變?yōu)樵瓟?shù)量減去拆分?jǐn)?shù)量，金額為原金額減去拆分金額)，單據(jù)編號不變，而且還可以作為母單繼續(xù)拆分；拆分出的入庫單稱為子單，不能再拆分，該單據(jù)的編號是在原單據(jù)號后加A進行標(biāo)記，母單繼續(xù)拆分時，子單編號分別加B、C，以此類推。母單和子單的單據(jù)內(nèi)容中除數(shù)量、金額可能變動外，其他內(nèi)容如計量單位、單價等一律相同[2]55。

(二)采購入庫單的合并

采購入庫單的合并必須是一張子單與一張母單逐張合并，即一次只能合并一張子單，而不是兩張或兩張以上的子單。下面以案例為例介紹采購入庫單合并的具體操作。

案例：將已拆分的采購入庫單(子單)合并到母單。

具體操作：在“金蝶KIS專業(yè)版-[采購入庫單序時簿]”窗口。選中單據(jù)編號為WIND000039A的采購入庫單(子單)，執(zhí)行“操作”→“合并單據(jù)”命令，該張單據(jù)即合并到母單中，系統(tǒng)提示操作成功。母單編號不變，子單已還原到母單，不復(fù)存在。

二、采購發(fā)票的拆分與合并

采購發(fā)票的拆分是指把需要在本期鉤稽的部分拆分出來，以實現(xiàn)采購發(fā)票和采購入庫單的部分鉤稽。該功能也可以解決多張采購發(fā)票同多張采購入庫單間的核銷問題。比如，實際工作中，會發(fā)生了貨到票未到的情況，也就是說發(fā)票上的數(shù)量大于入庫單上的數(shù)量，這時就需要對采購發(fā)票的進行拆分，即把本期入庫單的數(shù)量拆分出來并與發(fā)票進行鉤稽，拆分功能可以解決票到貨未到時不能及時鉤稽、及時計算采購成本等問題。同樣，由于實際工作多種不確定性原因的存在，有時還需要把已拆分出去的發(fā)票再進行還原恢復(fù)，這就是采購發(fā)票的合并功能。同樣，采購發(fā)票拆分是采購發(fā)票合并的基礎(chǔ)，只有進行拆分后才能執(zhí)行合并。

只有滿足以下條件的采購發(fā)票才可以進行拆分與合并。

第一，只有已審核的采購發(fā)票才可以進行拆分。

第二，只有未鉤稽的采購發(fā)票才可以進行拆分，這里的鉤稽包括兩種情況：一是與采購入庫單的鉤稽；二是與另一張信息相同、數(shù)據(jù)相反的采購發(fā)票對等核銷。

第三，已經(jīng)在應(yīng)收系統(tǒng)核銷或部分核銷的采購發(fā)票不可以拆分。

第四，只有拆分出來的采購發(fā)票(子單)才可以進行合并。

第五，只有未核銷采購發(fā)票才能進行合并，這里的核銷也包括兩種情況：一是與采購入庫單的核銷；二是與另一張信息相同、數(shù)據(jù)相反的采購發(fā)票的對等核銷。

第六，只有未記賬采購發(fā)票才可以進行合并。

拆分后采購發(fā)票，對今后的操作有部分影響，具體表現(xiàn)為：

第一，執(zhí)行拆分功能后的采購發(fā)票(母單)還可以再拆分。

第二，拆分出來的采購發(fā)票(子單)不可以再拆分。

同樣以金蝶KIS為載體，詳細(xì)介紹采購發(fā)票拆分與合并的具體操作：

(一)采購發(fā)票的拆分

案例：某企業(yè)根據(jù)實際需要將一張采購發(fā)票拆分為兩張。

具體操作：在“金蝶KIS專業(yè)版-[主控臺]”界面，選擇右窗口“主功能選項”中的“采購管理”選項，再執(zhí)行左窗口中的“序時簿” →“采購發(fā)票序時簿”命令，彈出“過濾”對話框，默認(rèn)系統(tǒng)參數(shù)，單擊“確定”按鈕，進入“金蝶KIS專業(yè)版-[采購發(fā)票序時簿]”窗口，選中一張需要拆分的采購發(fā)票，執(zhí)行“操作”→“拆分單據(jù)”命令，進入“金蝶KIS專業(yè)版-[采購發(fā)票(編輯)]”窗口， 采購發(fā)票上只有“拆分?jǐn)?shù)量”一列為可編輯狀態(tài)，在該字段上直接錄入拆分?jǐn)?shù)量并確認(rèn)，完成操作后單擊“保存”按鈕保存拆分結(jié)果，系統(tǒng)提示拆分成功，單擊“確定”按鈕退出。

采購發(fā)票拆分后的兩張單據(jù)的單據(jù)頭(除發(fā)票號碼外)完全相同。拆分后，被拆分的采購發(fā)票稱為母單，發(fā)票號碼不變，而且還可以作為母單繼續(xù)拆分；拆分出的采購發(fā)票稱為子單，不能再拆分，該單據(jù)的發(fā)票號碼是在原發(fā)票號碼后加A進行標(biāo)記，母單繼續(xù)拆分時，發(fā)票編號分別加B、C，以此類推。母單和子單的單據(jù)內(nèi)容中除數(shù)量、金額可能變動外，其他內(nèi)容一律相同[3]88。

(二)采購發(fā)票的合并

采購發(fā)票的合并也是一張子單與一張母單逐張合并，即一次只能合并一張子單。下面以案例為例介紹采購發(fā)票合并的具體操作。

案例：將已拆分的發(fā)票(子單)合并到母單。

具體操作：在“采購發(fā)票序時簿”窗口，選中發(fā)票編號為ZPOFP000020A的采購發(fā)票，選擇“操作”→“合并單據(jù)”命令，該張單據(jù)即合并到母單中，系統(tǒng)提示操作成功。母單編號不變，子單已經(jīng)恢復(fù)到母單，不復(fù)存在。

三、結(jié)語

采購入庫單及采購發(fā)票的拆分與合并在實際工作中經(jīng)常遇到，如果財務(wù)人員或業(yè)務(wù)人員能合理使用該功能，將會大大提高工作效率和工作質(zhì)量，加快企業(yè)信息化的進程。

[1] 金蝶軟件(中國)有限公司.初級會計信息化實用教程[M].北京:人民郵電出版社,2012.

[2] 楊春景,喬榮.會計電算化：基于金蝶KIS專業(yè)版[M].鄭州:河南大學(xué)出版社,2015.

[3] 毛華揚,李帥.會計電算化原理與實務(wù)：基于金蝶KIS[M].北京:中國人民大學(xué)出版社,2012.

[責(zé)任編輯樂知]

The Split and Merge of Purchase Orders and Purchase Invoices

QIAO Rong

(InternationalTradeProgram,ShangqiuPolytechnic,Shangqiu476000,China)

Due to various reasons, in the actual procurement business, the purchase orders and purchase invoices often fail to articulate in the same time period. As a result, the split and merge of purchase orders and purchase invoices is essential. In this paper, financial software JinDie KIS professional version is used as a blueprint, and real cases are implemented, to thoroughly analyze the function of split and merge of purchase orders and purchase invoices.

purchase orders； purchase invoices； split and merge.

2015-08-03

喬榮(1974- )，女，河南商丘人，商丘職業(yè)技術(shù)學(xué)院經(jīng)貿(mào)系副教授，主要從事會計信息化和稅法研究。

F22

A

1671-8127(2016)03-0048-02