高校辦公室柔性管理探討

劉 冰（中國(guó)石油大學(xué)（華東）東營(yíng)校區(qū)綜合辦公室，山東東營(yíng)257061）

?

高校辦公室柔性管理探討

劉 冰
（中國(guó)石油大學(xué)（華東）東營(yíng)校區(qū)綜合辦公室，山東東營(yíng)257061）

【摘 要】高校辦公室管理工作具有推行行政管理和服務(wù)學(xué)術(shù)研究的兩面性，這決定了它在實(shí)現(xiàn)柔性管理變革上具有得天獨(dú)厚的優(yōu)勢(shì)。我國(guó)高校辦公室管理亟需一場(chǎng)以柔性管理為原則的觀念塑造和制度革新，它以確立高校辦公室管理的多目性功能定位、實(shí)現(xiàn)高校辦公室管理的多元化角色參與和構(gòu)建高校辦公室管理的多類(lèi)型技術(shù)糅合為理念基礎(chǔ)，以制度決策上的互動(dòng)、機(jī)動(dòng)、靈動(dòng)的“三動(dòng)”結(jié)合和制度實(shí)施上精干的工作人員、精細(xì)的業(yè)務(wù)分類(lèi)和精準(zhǔn)的無(wú)縫對(duì)接的“三精”聯(lián)動(dòng)為主要內(nèi)容。

【關(guān)鍵詞】高校；辦公室；柔性管理；剛性管理；精細(xì)化管理

從“管理”到“治理”的改變雖然只有一字之差，卻意味著管理思維的革新和質(zhì)變，且將深刻影響我們未來(lái)公共管理的研究和實(shí)踐。黨的十八屆三中全會(huì)之后的陸續(xù)研究認(rèn)為，從“管理”到“治理”的轉(zhuǎn)變，實(shí)際意味著從命令與服從式的單向約束到交往與協(xié)調(diào)式的雙向互動(dòng)，意味著從政府一元控制到強(qiáng)調(diào)社會(huì)多元參與，也意味著從落后的封閉運(yùn)作到現(xiàn)代的公開(kāi)和透明。因此，未來(lái)的管理趨勢(shì)將打破自上而下政府干預(yù)式的線性管理體制，在改進(jìn)社會(huì)治理方式上，將更強(qiáng)調(diào)多元參與、法治思維和公平透明；在激發(fā)社會(huì)組織活力上，將更強(qiáng)調(diào)社會(huì)自治與行業(yè)自律；在社會(huì)矛盾預(yù)防和化解上，將尋求和解、調(diào)解、復(fù)議、訴訟等多元糾紛解決機(jī)制；在健全公共安全體系上，將更周密、理性地平衡公共安全、社會(huì)服務(wù)與監(jiān)督管理［1］。

一、柔性管理：社會(huì)治理體制創(chuàng)新對(duì)高校辦公室管理工作的思維反哺

毫無(wú)疑問(wèn)，黨的十八屆三中全會(huì)在社會(huì)治理體制上的思維轉(zhuǎn)變是革命性的，它不僅在深化改革中具有重要的指導(dǎo)作用，而且在公共管理學(xué)的研究和實(shí)踐中也具有很強(qiáng)的指導(dǎo)意義。前述思維轉(zhuǎn)變中，無(wú)論是從一元控制到社會(huì)多元參與的轉(zhuǎn)變，還是從行政管理到社會(huì)自治和行業(yè)自律上的轉(zhuǎn)變，均折射出當(dāng)代管理學(xué)思維中，尤其是辦公室管理學(xué)思維中的一個(gè)重要變革，即從剛性管理向柔性管理的轉(zhuǎn)變。前者主要著眼于物，借助領(lǐng)導(dǎo)權(quán)力、條條框框等“硬”因素實(shí)施管理行為，其基礎(chǔ)在于組織權(quán)威，形式在于成文的規(guī)章制度；而后者則主要著眼于人，領(lǐng)導(dǎo)者不只是依靠約束、控制、命令等硬性的手段實(shí)施管理，而更多地發(fā)揮溝通、協(xié)調(diào)、激勵(lì)、引導(dǎo)等柔性的方式［2］。很顯然，從二者基本內(nèi)涵的對(duì)比來(lái)看，剛性管理對(duì)命令與服從的遵循以及柔性管理對(duì)協(xié)調(diào)與引導(dǎo)的重視，極為類(lèi)似于前文所述的社會(huì)“管理”和社會(huì)“治理”之間的差別。從柔性管理的淵源上來(lái)看，它是國(guó)際公共管理學(xué)一種自發(fā)的實(shí)踐變革，并不能追溯至社會(huì)治理體制的創(chuàng)新。但是在我國(guó)這一具有較深的權(quán)力文化、剛性管理的思維和體制仍然較為普遍的情況下，以宏觀的社會(huì)治理體制創(chuàng)新的形式反哺微觀的公共管理實(shí)務(wù)，不得不說(shuō)是一種非常符合實(shí)踐需求的有益觀念。

高校辦公室管理工作起源于公共管理實(shí)踐，但又與傳統(tǒng)的行政型的公共管理工作存在較大不同，最典型的體現(xiàn)是其具有推行行政管理和服務(wù)學(xué)術(shù)研究這一典型的兩面性色彩，而典型公共管理則通常僅具有單向的行政性［3］。高校辦公室管理工作并不僅體現(xiàn)為公共行政性的色彩，而更需要滿足教學(xué)服務(wù)的特色。也正是由于這一特點(diǎn)，決定了它在吸收社會(huì)治理體制創(chuàng)新的有益經(jīng)驗(yàn)、實(shí)現(xiàn)柔性管理變革上具有得天獨(dú)厚的優(yōu)勢(shì)?！笆陿?shù)木，百年樹(shù)人”。高校通常被認(rèn)為擔(dān)負(fù)著培養(yǎng)社會(huì)主義事業(yè)合格建設(shè)者和接班人的重任，因此，加強(qiáng)和改進(jìn)學(xué)生的思想政治教育、專(zhuān)業(yè)學(xué)術(shù)和技能教育以及日常管理工作，提高管理成效，培養(yǎng)造就大批高素質(zhì)人才，是當(dāng)今高校面臨的一項(xiàng)重大而緊迫的課題［4］。這一異于一般行政性的公共管理的任務(wù)和目標(biāo)，決定了高校辦公室管理中更應(yīng)重視發(fā)揮人本主義，注重加強(qiáng)溝通、協(xié)調(diào)、激勵(lì)和引導(dǎo)等柔性管理方式的重要性。

綜上所述，在創(chuàng)新社會(huì)治理體制的宏觀背景下，加快推行高校辦公室的柔性管理之變，既是緊跟中央宏觀政策背景的體現(xiàn)，又是高校辦公室管理實(shí)務(wù)的必然要求。為了達(dá)成這一目標(biāo)，要求我們既要實(shí)現(xiàn)觀念上的塑造，又要切實(shí)推行一系列制度方略。

二、高校辦公室柔性管理的觀念塑造

1.確立高校辦公室管理的多目性功能定位。多目性功能定位是高校辦公室柔性管理觀念塑造的基石。具體來(lái)說(shuō)，要打破將高校辦公室管理視為一般行政辦公室管理的慣性思維和做法，精準(zhǔn)地將二者區(qū)分開(kāi)來(lái)?！皩W(xué)術(shù)工作與行政管理在價(jià)值和目標(biāo)上的重大偏差決定了在高校辦公室管理中不能照搬行政辦公室管理的相應(yīng)邏輯和技術(shù)?！保?］而這也是柔性管理在高校辦公室管理中更應(yīng)受到重視的根本原因。因此，在高校辦公室管理中，功能定位是多目性的：首先，高校行政工作中的效率型、目標(biāo)型功能依然應(yīng)受到重視，此時(shí)應(yīng)格外注重發(fā)揮剛性管理的規(guī)范化和程序化作用；其次，服務(wù)于教學(xué)目的的人本型功能也是高校辦公室管理中極為重要的一環(huán)，此時(shí)，柔性管理的價(jià)值和功能即應(yīng)當(dāng)受到關(guān)切；最后，大學(xué)階段作為人生中價(jià)值觀形成的重要階段，高校辦公室管理除了服務(wù)行政與教學(xué)工作之外，還應(yīng)起到服務(wù)于大學(xué)生的心理疏導(dǎo)、職業(yè)規(guī)劃等功能和作用，在這一問(wèn)題上，柔性管理的方法和技能亦應(yīng)受到重視。因此，綜合來(lái)說(shuō)，在多目性功能定位中，高校辦公室柔性管理的作用應(yīng)優(yōu)先發(fā)揮，從而保證多重目標(biāo)的共同實(shí)現(xiàn)。

2.實(shí)現(xiàn)高校辦公室管理的多元化角色參與。高校辦公室管理的多目性功能定位決定了其多元化角色參與，這也是柔性管理中人本主義的集中體現(xiàn)。一方面，高校辦公室所服務(wù)的高校師生具有典型的個(gè)性化特點(diǎn)，他們有別于一般的社會(huì)大眾，具有一定的知識(shí)積累和個(gè)人素養(yǎng)，在工作和學(xué)習(xí)上具有自主性和創(chuàng)造性。因此，在管理工作中，要注意發(fā)揮作為受體的這些服務(wù)對(duì)象參與管理的積極性，從而促進(jìn)決策和執(zhí)行內(nèi)容的科學(xué)化與人性化，而不能簡(jiǎn)單地把他們視為一種管理工作的被動(dòng)接受者，否則又將滑入將高校辦公室管理視為一般行政辦公室管理的謬誤。另一方面，即使是從高校辦公室工作人員的構(gòu)成上來(lái)看，也應(yīng)當(dāng)強(qiáng)調(diào)多元化角色參與［5］。高校辦公室管理人員來(lái)源較為多元，還有一些則是大學(xué)教師同時(shí)身兼管理工作，甚至還包括一些大學(xué)生兼職參與其中。身份來(lái)源的多元化決定了必須要發(fā)揮具有不同訴求、不同價(jià)值體系的角色參與管理的積極性，從而在整體上促進(jìn)柔性管理的實(shí)施。

3.構(gòu)建高校辦公室管理的多類(lèi)型技術(shù)糅合。柔性管理與其說(shuō)是一種技術(shù)體系，不如說(shuō)是一種觀念變遷，這便決定了柔性管理的實(shí)施必須與其他管理科學(xué)和觀念進(jìn)行有效的技術(shù)糅合方能發(fā)揮作用。如傳統(tǒng)的剛性管理、精細(xì)化管理等等。否則，如果陷入片面地對(duì)“柔性”的追求，則難免失去效率，難以發(fā)揮作用。所以，在具體的高校辦公室管理制度方略中，要革新觀念，進(jìn)行不同思維的糅合，注重發(fā)揮制度決策上的“三動(dòng)”方略和制度實(shí)施上的“三精”方略，促進(jìn)剛性管理、柔性管理和精細(xì)化管理功能的整合，共同促進(jìn)高校辦公室管理的深化和發(fā)展，保證柔性管理效能的最大發(fā)揮。

所謂“三動(dòng)”方略，即在管理決策上要講求決策作出時(shí)的“互動(dòng)”“機(jī)動(dòng)”與“靈動(dòng)”；而“三精”方略，則是在管理制度的實(shí)施上要組建精干的工作人員，實(shí)施精細(xì)的業(yè)務(wù)分類(lèi)，在不同科室和工作性質(zhì)之間實(shí)行精準(zhǔn)的無(wú)縫對(duì)接。

三、高校辦公室柔性管理的制度方略

1.制度決策上的“三動(dòng)”結(jié)合方略。在高校辦公室管理制度的決策上，要做到互動(dòng)、機(jī)動(dòng)、靈動(dòng)的“三動(dòng)”結(jié)合。所謂“互動(dòng)”是指管理制度的決策不能僅憑個(gè)人經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)草率做出，而需要在決策前與接受管理的對(duì)象進(jìn)行信息互動(dòng)和反饋，注意虛心聽(tīng)取他們的制度訴求，使管理制度在決策上足夠“接地氣”，從而保證制度的生命力。所謂“機(jī)動(dòng)”是指管理制度決策在做出后不能長(zhǎng)期不予變化，而應(yīng)當(dāng)根據(jù)高校辦公室管理的實(shí)踐需求和整體環(huán)境進(jìn)行不斷的調(diào)整和變動(dòng)，以適應(yīng)各種新的管理需求，從而保證管理決策符合變化著的管理實(shí)踐，更好地為師生服務(wù)。所謂“靈動(dòng)”是指高校辦公室管理的制度決策不能過(guò)于呆板和僵化，要充分保證其靈活性，做到不因片面的剛性制度設(shè)計(jì)而影響管理環(huán)境的活力，在程序正當(dāng)、充分民主和有利效率的三大基本保證之下，應(yīng)當(dāng)允許“特例”的出現(xiàn)，從而保證管理功能的充分實(shí)現(xiàn)，而不被過(guò)分拘束于決策所劃定的條條框框。

很顯然，在制度決策的“三動(dòng)”結(jié)合之下，高校辦公室柔性管理將得到最大程度的發(fā)揮，“人”的需求和作用受到了最大重視，管理工作中的溝通、協(xié)調(diào)、激勵(lì)和引導(dǎo)機(jī)制將得到有力實(shí)現(xiàn)。

2.制度實(shí)施上的“三精”聯(lián)動(dòng)方略?！叭狈铰裕淳傻墓ぷ魅藛T、精細(xì)的業(yè)務(wù)分類(lèi)和精準(zhǔn)的無(wú)縫對(duì)接［3］。柔性管理和精細(xì)化管理盡管在基本內(nèi)涵和制度構(gòu)成上有重大的不同，但并不意味著二者不能進(jìn)行有效融合。事實(shí)上，柔性管理的優(yōu)點(diǎn)在于充分重視非剛性規(guī)則在辦公室管理中的作用，但若實(shí)施過(guò)程中不注重對(duì)“度”的把握，則有可能會(huì)存在執(zhí)行力不足的問(wèn)題，而精細(xì)化管理恰恰有利于彌補(bǔ)這一缺陷，從而實(shí)現(xiàn)綜合管理實(shí)效的最優(yōu)。精干的工作人員是指針對(duì)高校辦公室管理行政性和學(xué)術(shù)性的兩面特征，同時(shí)配備具有綜合性職業(yè)技能和專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)的人員；而精細(xì)的業(yè)務(wù)分類(lèi)是指根據(jù)高校辦公室管理的復(fù)雜性要求進(jìn)行科室工作業(yè)務(wù)的類(lèi)型化建設(shè)，從而在發(fā)揮協(xié)調(diào)和溝通作用時(shí)，保證精細(xì)化的工作效率不受影響；精準(zhǔn)的無(wú)縫對(duì)接則是指在滿足學(xué)術(shù)研究和行政管理二者統(tǒng)籌性要求的前提上，對(duì)不同類(lèi)型的工作業(yè)務(wù)分類(lèi)進(jìn)行對(duì)接，保證工作交接、檔案存儲(chǔ)和責(zé)任傳遞等方面的統(tǒng)籌性。

經(jīng)過(guò)制度決策上的“三動(dòng)”方略和制度實(shí)施上的“三精”方略的配套組合，高校辦公室柔性管理的目標(biāo)方能有效實(shí)現(xiàn)，從而適應(yīng)新時(shí)代高校辦公室管理的新需求。

四、結(jié) 語(yǔ)

高校辦公室管理在進(jìn)一步深化改革的背景下面臨著協(xié)調(diào)和重構(gòu)，它的功能和作用不應(yīng)被忽視。管理不善則教育不彰，高校改革的全面推進(jìn)也將因此而缺乏持續(xù)性的動(dòng)力和支持。前文所述一系列的高校辦公室管理的治道變革，有賴(lài)于學(xué)術(shù)界與實(shí)踐界的充分重視和努力實(shí)踐，從而能確保抓住本階段深化改革的重要機(jī)遇，促進(jìn)高校辦公室管理效能的整體提高。

【參考文獻(xiàn)】

［1］黎樺，段宏磊.湖北省社科聯(lián)思想庫(kù)課題“湖北創(chuàng)新社會(huì)治理對(duì)公共服務(wù)和社會(huì)事務(wù)的影響研究”研究報(bào)告［R］.2014.

［2］何華萍.論高校辦公室的柔性管理［J］.中國(guó)科教創(chuàng)新導(dǎo)刊，2007（18）.

［3］劉冰.探尋學(xué)術(shù)與行政的和諧之道：高校辦公室管理研究的邏輯與思路［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2014（5）.

［4］劉冰.加強(qiáng)高校學(xué)生日常管理工作對(duì)策研究［J］.青少年研究，2008（3）.

［5］高麗麗.淺析高校辦公室工作中的柔性管理［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2010（1）.

（責(zé)任編輯 郭 偉）

The Basic Theories and Systematic Strategies of the Flexible Management of the College Offices

LIU Bing
（The Integrated Office of Dongying Campus，Petroleum University of China，Dongying 257061，China）

Abstract：The management of the college offices has its dual character which includes the administrative management and the role of serving academic research.Therefore，it has many advantages in the reform of flexible management of the college offices.The management of the college offices are in need of some new principles and regulations based on the reform of flexible management.The reform’s main theory is that the college offices are multi-functional and involve so many sides to take part in.So the basis of the management is mixing several kinds of techniques and it requires co-operation，flexibility and agility.Furthermore，it also needs smart staffs，fine-grained management of business and seamless connection of all departments.

Key words：the college offices；management；flexible management；rigid management

【中圖分類(lèi)號(hào)】C93-03

【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A

【文章編號(hào)】1009-4326（2016）02-0113-03

DOI：10.13600/j.cnki.jpsslof.issn.1009-4326.2016.02.030

【收稿日期】2016-03-03

【作者簡(jiǎn)介】劉 冰（1981-），男，山東無(wú)棣人，中國(guó)石油大學(xué)（華東）東營(yíng)校區(qū)綜合辦公室講師。研究方向：高校行政管理。