論如何做好城建檔案接收工作

李怡坤

【摘要】為了有效提高城建檔案接收工作的效率，我國將不斷完善城建檔案的管理體系，利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段，進(jìn)一步提升城建檔案管理質(zhì)量?；诖耍P者著重分析了我國城建檔案管理工作中存在的問題，并提出了加強(qiáng)城建檔案接收工作的重要舉措。

【關(guān)鍵詞】城建檔案；檔案接收；城市建設(shè)

城建檔案主要包括城市發(fā)展規(guī)劃、城市建設(shè)活動(dòng)、城市管理等，這些內(nèi)容通常以文字、圖表或者聲像的方式保存起來，記載著城市的發(fā)展歷史，因而，城建檔案對(duì)于城市建設(shè)來說有著重要的作用。城建檔案的內(nèi)容廣泛，具有較高的專業(yè)性和綜合性，能夠反映城市的歷史發(fā)展，因而，為了有效地推動(dòng)城市建設(shè)的發(fā)展，我國應(yīng)當(dāng)重視城建檔案的接收工作，完善檔案管理體系。

一、城建檔案接收工作中存在的問題

城建檔案接收工作普遍存在諸多問題亟須解決，這些問題在很大程度上制約了城建檔案工作的發(fā)展，城建檔案接收工作中存在的問題主要包括：

（一）城建檔案接收范圍較為狹窄。城建檔案接收范圍較為狹窄是目前城建檔案接收工作中存在的主要弊端，很多城建檔案接收單位的接收工作不到位，導(dǎo)致該接收的檔案卻沒有接收進(jìn)館，使城建檔案館館藏內(nèi)容單一，接收范圍局限性較高。這樣的問題會(huì)嚴(yán)重影響城建檔案的館藏結(jié)構(gòu)，對(duì)于城市信息的保存和利用均有著不利影響。

（二）城建檔案接收方式較為陳舊。目前，大多數(shù)城市的城建檔案接收單位主要接收紙質(zhì)檔案，而音像檔案等電子模式的城建檔案卻很少有人接收。同時(shí)，檔案的接收方式也主要采用人工提交并審核的模式?，F(xiàn)階段，很少有城建檔案接收單位會(huì)專門成立檔案整理公司，大部分的城建檔案歸檔整理工作都是由檔案館的工作人員負(fù)責(zé)的。而一個(gè)城市的建設(shè)單位較為龐雜，建設(shè)內(nèi)容也具有多樣性，因而，在提交城建檔案時(shí)會(huì)出現(xiàn)檔案混亂的情況，這就大大增加了城建檔案接收人員的審核工作強(qiáng)度，耗費(fèi)了較大的人力，不適應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展。

（三）城建檔案質(zhì)量較低。城建檔案的接收標(biāo)準(zhǔn)主要包括四個(gè)方面，即完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、安全。但是城建檔案接收單位在實(shí)際工作中，往往存在著很多弊端，導(dǎo)致城建檔案出現(xiàn)內(nèi)容不全、檔案設(shè)計(jì)不符合標(biāo)準(zhǔn)、檔案內(nèi)容與實(shí)際工程項(xiàng)目存在誤差或者檔案簽章不齊全等情況。這些問題都會(huì)導(dǎo)致城建檔案質(zhì)量較低，使城建檔案內(nèi)的信息無法被有效利用。

二、加強(qiáng)城建檔案接收工作的有效措施

（一）提高歸檔人員的專業(yè)素質(zhì)。城建檔案的接收工作較為復(fù)雜，因此要求相關(guān)人員要具有較高的專業(yè)素質(zhì)。為了提高接收工作相關(guān)人員的專業(yè)性，城建檔案接收單位應(yīng)當(dāng)定期組織專業(yè)培訓(xùn)。城建檔案接收工作的負(fù)責(zé)人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真學(xué)習(xí)我國的《城建工程文件歸檔規(guī)范》，明確劃分歸檔文件的種類，并保證歸檔文件內(nèi)容真實(shí)，手續(xù)完備。同時(shí)，城建檔案接收單位還應(yīng)當(dāng)著重提高歸檔人員的崗位責(zé)任意識(shí)，避免出現(xiàn)檔案質(zhì)量較低、歸檔標(biāo)準(zhǔn)不同的情況。

（二）提高創(chuàng)新意識(shí)。隨著城市化進(jìn)程的發(fā)展，原有城建檔案的接收范圍已經(jīng)不適用于現(xiàn)在發(fā)展?fàn)顩r。為了提高城建檔案接收工作的服務(wù)水平，我們應(yīng)當(dāng)拓寬城建檔案的接收范圍，改變?cè)械乃季S模式，尋求城建檔案接收工作的新途徑。原有的城建檔案接收工作只包括紙質(zhì)文件的接收，但在信息化技術(shù)發(fā)展的大背景下，越來越多的城建檔案采取了聲像電子存儲(chǔ)模式，因而，城建檔案接收單位應(yīng)當(dāng)注重多種類型城建檔案的接收工作，使城建檔案館藏資源更加豐富。

（三）積極開展咨詢服務(wù)。城建檔案接收人員應(yīng)當(dāng)積極開展咨詢服務(wù)，并拓寬服務(wù)對(duì)象。城建檔案的咨詢服務(wù)主要包括信息咨詢、條文解釋等，高質(zhì)量的咨詢服務(wù)能夠提高城建檔案的質(zhì)量，同時(shí)也有助于完善城建檔案管理體系。咨詢服務(wù)是城建檔案接收工作的重要輔助手段，通過咨詢服務(wù)，建設(shè)單位能夠有效的解決檔案提交過程中產(chǎn)生的問題。城建檔案接收單位應(yīng)當(dāng)深入大型工程項(xiàng)目，為建設(shè)單位提供咨詢服務(wù)，有效避免在城建檔案提交過程中出現(xiàn)的多種問題。

（四）規(guī)范城建檔案的接收標(biāo)準(zhǔn)。規(guī)范城建檔案的接收標(biāo)準(zhǔn)能夠有效提高城建檔案的接收質(zhì)量。城建檔案的接收工作較為復(fù)雜，檔案內(nèi)容具有多樣性，因而，規(guī)范城建檔案的接收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)城建檔案的接收工作來說有著重要的意義。隨著城市化的發(fā)展，原有的檔案接收標(biāo)準(zhǔn)越來越適應(yīng)不了現(xiàn)有的發(fā)展形勢(shì)，因此，城建檔案接收單位應(yīng)當(dāng)結(jié)合現(xiàn)有的城市建設(shè)模式，實(shí)現(xiàn)工作改革，按照新版的城建檔案歸檔規(guī)范，完善我國的城建檔案接收體系，提高城建檔案的接收質(zhì)量。

三、結(jié)束語

城建檔案接收工作對(duì)于城市發(fā)展而言有著重要作用，我國當(dāng)前尚且處于城市建設(shè)發(fā)展階段，城建檔案的接收工作依舊存在著很多不足，對(duì)此，為了進(jìn)一步提高我國城建檔案接收工作的質(zhì)量，我們應(yīng)當(dāng)改變?cè)械乃季S模式，優(yōu)化城建檔案的接收工作，提高城建檔案的管理水平，促進(jìn)我國城市建設(shè)又好又快發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

[1]汪茜，王玉芝，趙暉.新時(shí)期如何做好城建檔案接收工作[C].沈陽科學(xué)學(xué)術(shù)年會(huì). 2012（5）：134-135.

[2]魏桂云.試論如何做好城建檔案管理工作[J].現(xiàn)代交際， 2014（8）：478-479.

[3]廖麗霞.淺談如何做好城建檔案管理工作[J].投資與合作：學(xué)術(shù)版， 2014（8）：361-362.