淺談執(zhí)法單位文書檔案管理效率的改善措施

賀飛

【摘要】文書檔案作為執(zhí)法單位檔案管理中非常重要的一部分，執(zhí)法單位的發(fā)展歷程通通記錄在其中，對執(zhí)法單位的發(fā)展有著至關(guān)重要的意義。接下來就如何改善執(zhí)法單位文書檔案管理效率的幾點措施進(jìn)行探討。

【關(guān)鍵詞】執(zhí)法單位；文書檔案；管理效率；改善

執(zhí)法單位文書檔案保存的是有關(guān)本單位黨務(wù)、行政執(zhí)法、行政管理等活動的檔案，通常情況下是由辦公室來進(jìn)行保管的，比如存檔件、會議記錄、發(fā)文原件等等文件資料。文書檔案一般是指處理完好以后具有保存價值的文件。辦公室執(zhí)法單位的關(guān)鍵組成部分，主要負(fù)責(zé)處理日常業(yè)務(wù)、傳達(dá)消息、協(xié)調(diào)溝通，這涉及到執(zhí)法單位管理水平的高低，可見，只有提高單位文書檔案的管理水平才能提高其管理效率，才能確保單位能夠正常運(yùn)轉(zhuǎn)與穩(wěn)定發(fā)展。

一、提升單位文書檔案管理人員的素質(zhì)

任何一個單位制度的制訂、完善、執(zhí)行都是由員工來完成的，可見，文書檔案管理人員素質(zhì)的高低直接影響著單位文書檔案管理工作的質(zhì)量。因此，要想提高單位文書檔案管理的工作效率，就必須要提高文書檔案管理人員的素質(zhì)。一是要提高文書檔案管理人員的思想認(rèn)識，強(qiáng)化文書檔案管理人員的服務(wù)意識。二是以是否具有責(zé)任心、是否具有學(xué)習(xí)能力、是否具有較高的專業(yè)素養(yǎng)作為選擇文書檔案管理人員的標(biāo)準(zhǔn)，同時進(jìn)行崗位培訓(xùn)，進(jìn)一步確保能夠適應(yīng)文書檔案管理工作。三是提高單位文書檔案管理人員的地位，幫助他們解決在工作、生活、學(xué)習(xí)中遇到的困難，使他們能夠全身心地投入到單位文書檔案管理中。四是組織經(jīng)常性培訓(xùn)，提高文書檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，從而提高他們工作效率。

二、建立科學(xué)機(jī)制將文書與檔案工作實現(xiàn)無縫銜接

從執(zhí)法單位文書檔案的產(chǎn)生與利用而言，單位中文書與檔案管理工作存有十分密切的聯(lián)系，有必要從單位整體工作上來看待文書與檔案管理工作，盡量從制度上為其創(chuàng)造一個完整的管理機(jī)制。一是實行文書崗位與檔案管崗位工作人員的統(tǒng)一管理、培訓(xùn)，要熟悉相互之間的工作流程、要求等，為文書資料的產(chǎn)生到歸檔能夠保持一致，以較高質(zhì)量的文稿、以順暢的公文流轉(zhuǎn)來保證文書檔案歸檔的高水平。二是為確保公文在起草過程中就能符合檔案管理的要求，單位檔案管理人員參與到單位文書的寫作、運(yùn)轉(zhuǎn)過程中關(guān)注公文的動態(tài)，以便于做到公文的及時歸檔，讓文書、檔案管理一體化。三是加強(qiáng)對文書崗位人員檔案知識的培訓(xùn)，確保在文書處理過程中符合檔案管理的要求。

三、加強(qiáng)文書檔案管理的信息化建設(shè)

隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛運(yùn)用，信息化已然成為社會各個領(lǐng)域發(fā)展的前進(jìn)方向，執(zhí)法單位應(yīng)該把握好這個發(fā)展趨勢，積極推進(jìn)單位文書檔案管理工作的信息化建設(shè)。當(dāng)前，由于受到我國檔案管理觀念、標(biāo)準(zhǔn)化落后與各類信息化管理軟件良莠不齊等影響，執(zhí)法單位的文書檔案管理中信息化程度普遍不高，我們有必要正確對待這一普遍現(xiàn)象，致力于將計算機(jī)管理系統(tǒng)引入到單位文書檔案管理工作中，認(rèn)真分析單位文書檔案管理工作各個環(huán)節(jié)中實現(xiàn)信息化的可能性，從而使單位整個文書檔案管理流程實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。文書檔案管理的信息化建設(shè)是有個比較系統(tǒng)的過程，可以從提高單位文書檔案管理人員的建檔與歸檔意識出發(fā)，以電子化對紙質(zhì)文書檔案進(jìn)行處理，然后利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來實現(xiàn)文書檔案信息資源的共享，實現(xiàn)文書檔案的價值。

四、優(yōu)化文書檔案的整理環(huán)節(jié)

單位的文書檔案的收集整理工作，不單靠文書檔案管理人員苦干實干就能夠取得成績的工作，如果執(zhí)法單位文書檔案管理人員關(guān)起門來認(rèn)真做事，那么本單位的文書檔案管理工作是無法有效進(jìn)行的。執(zhí)法單位的文書檔案管理工作能夠樹立開展的前提是要與其他部門之間的相互合作，必須要獲得其他部門的積極配合，文書檔案資料能夠及時全面地收集。因此，單位文書檔案管理人員要與其他部門同事進(jìn)行有效地溝通，在進(jìn)行溝通的時候注意文書檔案收集的原則、范圍以及相關(guān)要求，這樣不僅可以降低其他部門同事的工作量，還可以促進(jìn)文書檔案管理工作的順利開展。

五、加強(qiáng)單位文書檔案的集中管理

當(dāng)前很多執(zhí)法單位的文書檔案管理工作都過于松散，導(dǎo)致文書檔案管理工作的不及時等等。因此，執(zhí)法單位有必要在單位內(nèi)部建立起專門的檔案室來進(jìn)行文書檔案的管理工作，對文書檔案進(jìn)行統(tǒng)一集中的管理。并根據(jù)單位實際的發(fā)展情況，制定相應(yīng)的文書檔案資料的分類制定并進(jìn)行調(diào)整。除了特殊崗位、部門之外，執(zhí)法單位需要將文書檔案資料移送到檔案室統(tǒng)一進(jìn)行管理，決不允許將文書檔案等留在科室、個人手中這樣的現(xiàn)象發(fā)生。與此同時，加強(qiáng)對單位各類音頻、視頻、實物、電子等載體的文書檔案的收集工作，使單位的文書檔案管理工作的流程與管理方式方法更加規(guī)范，從而提高單位文書檔案管理工作的效率。

總之，要想提高執(zhí)法單位文書檔案管理的效率，就必須要從思想上、行動上加大對單位文書檔案管理工作的重視，轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)單位文書檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)與理論素養(yǎng)。從單位實際情況出發(fā)，提高對文書檔案管理工作的認(rèn)識，進(jìn)一步推進(jìn)文書檔案管理工作的信息化進(jìn)程，提高文書檔案管理工作的工作效率，才能夠使文書檔案發(fā)揮出該有的作用。

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