對文書和檔案工作的幾點認(rèn)識

楊健萍

【摘要】本文論述了文書與檔案的關(guān)系，比較了文書與檔案的相同點和差異之處，提出文書與檔案有機(jī)結(jié)合的途徑。

【關(guān)鍵詞】文書；檔案；比較；結(jié)合

文書工作與檔案工作是前后緊密聯(lián)系的工作，文書是檔案的主要來源，文書工作是檔案工作的基礎(chǔ)，它記載社會發(fā)展的歷史過程，客觀地反映著歷史處理、領(lǐng)導(dǎo)決策、基本建設(shè)、研究開發(fā)等方面的問題和成果，而“歸檔”環(huán)節(jié)，則是“文書處理”和 “檔案管理”的紐帶，是文書處理過程中的最后環(huán)節(jié)，又是檔案管理工作得以順利開展的基礎(chǔ)。文書工作的主要任務(wù)是科學(xué)地組織機(jī)關(guān)文書事務(wù)，及時準(zhǔn)確地處理往來文件，安全地運轉(zhuǎn)與保管，正確地發(fā)揮文件的作用，提高工作效率和管理水平。而檔案工作，就是在文書工作的基礎(chǔ)上，對需要存檔的材料進(jìn)行歸檔，為利用提供檔案信息。

一、文書與檔案的關(guān)系

文書工作是檔案工作的基礎(chǔ)，檔案工作是文書工作的延伸和發(fā)展。文件是檔案的主要來源，檔案是由形成文件材料辦理完畢轉(zhuǎn)化而來的，文書工作不僅直接影響著文件材料的質(zhì)量，也直接關(guān)系到檔案工作的質(zhì)量。任何事件，通過一定的條件可以互相促進(jìn)、相互轉(zhuǎn)化。文書與檔案兩者關(guān)系理順了，可以收到事半功倍的效果。檔案工作做好了，會對文書工作產(chǎn)生積極的作用，促進(jìn)文書工作的進(jìn)一步完善和提高。通過檔案工作，可以發(fā)現(xiàn)文書處理工作中存在的不足。如文件材料的質(zhì)量，立卷歸檔案是否齊全完整，分類組卷是否科學(xué)、規(guī)范等，從而完善和改進(jìn)文書處理各項制度和辦法。只有文書和檔案兩項工作有機(jī)結(jié)合起來，才能為各項工作正常運轉(zhuǎn)提供必要的保證。

二、文書與檔案的相同之處

（一）文書與檔案是同一事物的不同發(fā)展階段。文書與檔案同為人類社會實踐活動的產(chǎn)物?，F(xiàn)行文書與檔案是一個統(tǒng)一的發(fā)展過程，是同一事物的兩個不同發(fā)展階段，它們在來源、形成者、內(nèi)容、物質(zhì)表現(xiàn)形態(tài)和社會本質(zhì)等方面都是相同的，都是記錄在物質(zhì)上的具有本源性和原生性的固態(tài)信息。因此，它們有時又被泛稱為“文字材料”。

（二）文書與檔案在形成和作用上相互影響、相互制約。由于文書與檔案屬于同一事物的兩個不同發(fā)展階段，所以各個時期文書質(zhì)量高低又直接決定和影響著后一階段檔案的作用和質(zhì)量的高低。如文書的書寫材料、記錄方式、處理質(zhì)量，以及齊全、完整與否等，都直接影響著其轉(zhuǎn)化為檔案后的“命運”，可以說，有什么樣的文書材料，就有什么樣的檔案。反過來，后一個階段的檔案又對前一階段的文書有反作用，它可以通過檔案的收集、整理、鑒定、保管與利用等諸環(huán)節(jié)，發(fā)現(xiàn)文書工作階段的成效與不足，對未來的文書發(fā)展相關(guān)的各項活動產(chǎn)生影響，使之改進(jìn)與提高。

三、文書與檔案的區(qū)別

（一）發(fā)揮效用的階段與特點不同。文書是處在最初形成和現(xiàn)行使用階段，主要是發(fā)揮現(xiàn)行效用，屬于文書的前期發(fā)展階段，尚處于形成、傳遞、運轉(zhuǎn)、承辦之中；在其完成了傳達(dá)和記錄等現(xiàn)行效用后，就要由文書部門收集歸檔，暫時保存于檔案室，其中一部分移交至檔案館長久保存。而檔案卻是處于后期發(fā)展階段，也即保存?zhèn)洳殡A段，處于這階段的文書材料相對處于穩(wěn)定狀態(tài)，只是在檔案整理鑒定時，將已失去繼續(xù)保存價值的檔案文書材料剔出，登記造冊銷毀。因此，文件是檔案的“前身”，檔案是文件的“歸宿”。

（二）形成和轉(zhuǎn)化的條件不同。文書是人們在進(jìn)行社會實踐活動中為了更好地管理政務(wù)、聯(lián)系和處理工作、交流思想和情況而逐漸形成的，經(jīng)歷了規(guī)范的文書處理程序。但不是每一件文書都可以無條件地轉(zhuǎn)化為檔案。有些文書隨著現(xiàn)行功能的完成，失去了保存價值，便可及時銷毀；只有那些對今后社會實踐活動具有憑證和查考價值的文件材料，才有保存的必要，才能轉(zhuǎn)化為檔案。由此可見，檔案是文件的“精華”，文件是形成檔案的“基礎(chǔ)”。文件轉(zhuǎn)化為檔案，一般需要三個條件：

1.辦理完畢的文件才能成為檔案，正在承辦中的文件不是檔案。文書作為行使職權(quán)、聯(lián)系工作、處理事務(wù)、交流情況的一種工具，具有現(xiàn)行效用。一般地講，檔案是完成了傳達(dá)和記述等現(xiàn)行使命而備留查考的文件材料。所謂辦理完畢，是相對而言的，主要是指完成了文書處理程序，不能理解為把文中所說的事情全部辦完才算“辦理完畢”，而是指文件的承辦告一段落。事實上，承辦完的文書，也并不都失去現(xiàn)行效用。主要有兩種情況：一是文件中所說的事情很快就能夠辦理完畢，或者是只需要經(jīng)過文書處理程序，就算辦理完畢的文件。二是雖己完成了文書處理程序，但仍有現(xiàn)行效用的文件，它同時具有文件和檔案的雙重作用和性質(zhì)。

2. 對日后實際工作和科學(xué)研究等活動有一定查考利用價值的文件才有必要作為檔案保存。文件不能都作為檔案保存，其中只有一部分才保存下來轉(zhuǎn)化為檔案，以備日后查考和作為憑據(jù)。因此，文件是形成檔案的基礎(chǔ)，檔案是文件的精華。文件不歸檔是不對的，“有文必檔”也是不必要的，留存與否要經(jīng)過“歸檔”這一環(huán)節(jié)的篩選。

3.按一定的規(guī)律集中保存起來的文件才能成為檔案。這也是檔案的特點。文件是逐日逐件形成的，處于分散和凌亂的狀態(tài)，只有按照一定的原則和方法整理保存起來才能成為檔案。未經(jīng)整理、雜亂無章的歷史文件也屬于檔案的范疇，但不是科學(xué)意義上的檔案?，F(xiàn)代檔案是經(jīng)過整理立卷和歸檔集中保存起來的歷史文件。因此可以說，文件是檔案的因素，檔案是文件的組合。歸檔和集中保存既是文件轉(zhuǎn)化為檔案的必要程序和條件，也是一般標(biāo)志和界限。通過歸檔集中保存，形成一個個有內(nèi)在聯(lián)系的檔案“組合體”，是檔案與文件的重要區(qū)別之一。

（三）價值和作用不同。文書是交流情況、記錄事情、表達(dá)意圖、處理事務(wù)的一種工具，是現(xiàn)行的、有行政約束力的管理手段。文書對其制發(fā)者來講，具有記憶、表達(dá)、聯(lián)系的作用，而對于其接收者來講，則具有憑據(jù)作用。同時，文書還可以借助本身的固有信息能力和傳遞方式，縮小文書制作者和接收者的時空距離，充分行使管理社會某方面工作的權(quán)利，從而實現(xiàn)文書的現(xiàn)行效用。當(dāng)文書實現(xiàn)了現(xiàn)行效用之后，有的己喪失了歷史查考的一切作用，無繼續(xù)保存的價值，可以銷毀；有的日后則仍有使用和查考利用價值，必須作為檔案保存起來。在文書轉(zhuǎn)化為檔案以后，一般已失去了文書現(xiàn)行的行政和法律效力，但其中有少部分文書仍然具有現(xiàn)行時效，這一部分文書其現(xiàn)行作用是文書屬性和作用的繼續(xù)體現(xiàn)，并非單純是檔案的作用。檔案一般不具有文書的現(xiàn)行效用，只具有檔案的憑證和參考作用。

四、文書與檔案有機(jī)結(jié)合的途徑

（一）提高文書工作人員的綜合素質(zhì)。文書工作是一項專業(yè)性很強(qiáng)的工作，作為直接參與其中的文書工作人員來說，其業(yè)務(wù)能力直接影響著檔案工作的質(zhì)量。當(dāng)前隨著社會經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)步發(fā)展，改革的不斷深化，對文書工作人員在業(yè)務(wù)知識、科學(xué)知識和管理操作能力等方面都提出了新的更高的要求，因此，文書工作人員要不斷增質(zhì)量強(qiáng)責(zé)任感，樹立良好的工作態(tài)度和工作精神，認(rèn)真學(xué)習(xí)相關(guān)政策法規(guī)，并很好地應(yīng)用到實際工作中，做到理論聯(lián)系實際，努力提升工作質(zhì)量，為檔案工作奠定良好基礎(chǔ)。

（二）增強(qiáng)“文檔一體化”意識。所謂“文檔一體化”。就是從文書和檔案工作的全局出發(fā)，公文從制發(fā)到歸檔管理的全過程。文書工作是“文檔一體化”的基礎(chǔ)性工作，文書部門要增強(qiáng)意識，站在全局高度，按“文檔一體化”的要求，規(guī)范辦理好每一份公文，保證公文質(zhì)量，從源頭上控制好檔案的。

（三）加強(qiáng)文書部門立卷工作。《檔案法》早已明確了“文書部門立卷”這一基本制度，《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》也規(guī)定：公文辦理完畢后，由文書部門或業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)即時整理（立卷）、歸檔。公文立卷歸檔既是文書工作的最后一個環(huán)節(jié)，又是與檔案管理工作相銜接的重要環(huán)節(jié)，因此，文書部門要在檔案管理人員的指導(dǎo)幫助下，加強(qiáng)公文立卷工作。