論企業(yè)如何提升會(huì)議質(zhì)量

陳素芬

摘 要：對(duì)企業(yè)來(lái)講，會(huì)議是重要的管理手段，是信息交流的渠道，是各方面代表相互作用、互動(dòng)協(xié)調(diào)的場(chǎng)所。在經(jīng)濟(jì)全球化的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，會(huì)議有了新的高度。它對(duì)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，經(jīng)營(yíng)管理，決策，戰(zhàn)略，這些方面的作用越來(lái)越突出。在外部環(huán)境急劇變幻的今天，會(huì)議的召開(kāi)越來(lái)越頻繁，企業(yè)管理者喜歡利用會(huì)議解決問(wèn)題，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。目前，大多數(shù)企業(yè)會(huì)議的質(zhì)量存在問(wèn)題，效率低下，不具備解決問(wèn)題，集思廣益，開(kāi)拓創(chuàng)新的能力，會(huì)議質(zhì)量的提高迫在眉睫。

關(guān)鍵詞：會(huì)議；質(zhì)量；提升

一、引言

在經(jīng)濟(jì)全球化的背景下，現(xiàn)代企業(yè)的組織形態(tài)以任務(wù)導(dǎo)向，隨時(shí)組成的跨部門(mén)團(tuán)隊(duì)為主，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)體系下每個(gè)人必須靠溝通分享，才能提升士氣，合作才有效率。會(huì)議變得越來(lái)越多，越來(lái)越重要。會(huì)議占據(jù)了企業(yè)大多數(shù)的精華時(shí)間，因此，誰(shuí)能讓會(huì)議發(fā)揮最大效力，誰(shuí)就是贏家。但是大多企業(yè)忽視了會(huì)議在企業(yè)發(fā)展中的作用，出現(xiàn)了會(huì)議效率低，浪費(fèi)時(shí)間，偏離主題等問(wèn)題。進(jìn)而影響了企業(yè)做決策的能力，拖延了布置戰(zhàn)略的時(shí)間，同時(shí)降低了企業(yè)成員的執(zhí)行力。希望這篇文章能讓企業(yè)重視會(huì)議制度，提高會(huì)議質(zhì)量，改善會(huì)議低效，輕視會(huì)議的現(xiàn)象。通過(guò)會(huì)議質(zhì)量的提高，縮短決策的時(shí)間，提高員工的執(zhí)行力，提升企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。

二、企業(yè)會(huì)議存在問(wèn)題

（一）企業(yè)會(huì)議過(guò)于頻繁，名目太多

會(huì)議是企業(yè)開(kāi)展本單位工作的重要方式，對(duì)于維持企業(yè)各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展意義重大。但是，在實(shí)際的企業(yè)會(huì)議開(kāi)展過(guò)程中，企業(yè)會(huì)議過(guò)于頻繁，會(huì)的名目繁多，造成了大量的人力、物力、財(cái)力方面的極大浪費(fèi)。

（二）企業(yè)會(huì)議目的不明確，偏離主題

在實(shí)際的企業(yè)會(huì)議過(guò)程中，從頭到尾往往都是一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)的長(zhǎng)篇大論，而且沒(méi)有切中要害，告訴大家解決問(wèn)題的重點(diǎn)。這種會(huì)議方式，使得與會(huì)者獲取到的有益信息不多，使得一些實(shí)際問(wèn)題無(wú)法得到迅速解決，而且很容易讓與會(huì)者理解不了領(lǐng)導(dǎo)傳達(dá)的消息，偏離主題，影響下屬解決問(wèn)題的能力，做事情的執(zhí)行力。

（三）會(huì)議內(nèi)容信息量過(guò)大，無(wú)法整理消化

在企業(yè)會(huì)議中，領(lǐng)導(dǎo)把要解決的問(wèn)題都堆在一起，沒(méi)有重點(diǎn)，層次不清，信息量過(guò)大，與會(huì)者無(wú)法消化，造成會(huì)議信息不知道從哪方面開(kāi)始整理，不知道怎樣才能說(shuō)清楚，會(huì)議的目的不僅達(dá)不到，還會(huì)增加與會(huì)者的抱怨。

（四）企業(yè)會(huì)議準(zhǔn)備不足

很多企業(yè)會(huì)議過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)這種現(xiàn)象，與會(huì)者在會(huì)議前幾個(gè)小時(shí)才接收到會(huì)議信息，但是對(duì)于會(huì)議安排、會(huì)議議題以及其他背景知識(shí)無(wú)法進(jìn)行詳細(xì)的了解，使得企業(yè)會(huì)議準(zhǔn)備不充分。甚至，與會(huì)者自身有突然事件，往往安排其他人參與到會(huì)議當(dāng)中，本該參加的與會(huì)者也就無(wú)法對(duì)于企業(yè)會(huì)議內(nèi)容提出建議和意見(jiàn)。

三、造成會(huì)議問(wèn)題的原因

（一）領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)議缺乏統(tǒng)籌兼顧

由于領(lǐng)導(dǎo)職數(shù)多，各自分管了一些部門(mén)，且都有權(quán)批會(huì)，而主要領(lǐng)導(dǎo)或相應(yīng)的辦事機(jī)構(gòu)總攬全局的能力相對(duì)弱化，這就導(dǎo)致各行其事，各開(kāi)其會(huì)，會(huì)議泛濫。

（二）領(lǐng)導(dǎo)方法趨向會(huì)議化

似乎工作就是開(kāi)會(huì)，不是為了工作而開(kāi)會(huì)，而是為了開(kāi)會(huì)而工作，會(huì)議的次數(shù)與規(guī)模成了評(píng)價(jià)工作成績(jī)不成文的標(biāo)準(zhǔn)。于是層層開(kāi)會(huì)，層層匯報(bào)，助長(zhǎng)了這種反常風(fēng)氣。

（三）領(lǐng)導(dǎo)缺乏責(zé)任心

一些人當(dāng)慣了太平官，坐慣了安樂(lè)椅夕逢事便開(kāi)會(huì)，應(yīng)付差事了事，至于會(huì)議質(zhì)量如何無(wú)所謂，反正會(huì)一開(kāi)過(guò)便萬(wàn)事大吉了。

（四）機(jī)構(gòu)重疊，冗員過(guò)多

人太多了必然要制造工作，同時(shí)也在制造會(huì)議，機(jī)構(gòu)重疊必然會(huì)帶來(lái)會(huì)議重疊。

（五）團(tuán)體盲思的心理

團(tuán)體盲思指團(tuán)體在決策過(guò)程中，由于成員傾向讓自己的觀點(diǎn)與團(tuán)體一致，因而令整個(gè)團(tuán)體缺乏不同的思考角度，不能進(jìn)行客觀分析。①在會(huì)議的過(guò)程中很容易引發(fā)團(tuán)體盲思，出現(xiàn)順從心理，從而使會(huì)議沒(méi)有創(chuàng)新點(diǎn)，內(nèi)容空洞死板，沒(méi)有人站出來(lái)抗議，與會(huì)者喜歡一味的服從而沒(méi)有人提出抗議。

（六）企業(yè)的組織文化對(duì)會(huì)議的影響

有些企業(yè)受組織文化的影響對(duì)會(huì)議的管理沒(méi)有引起重視，也沒(méi)有隨著時(shí)代的變化改革會(huì)議制度使會(huì)議更具有效率，更具有解決問(wèn)題的能力，員工受企業(yè)文化的影響，對(duì)待會(huì)議的態(tài)度也是無(wú)關(guān)緊要，開(kāi)會(huì)只是走過(guò)場(chǎng)，沒(méi)有想到利用會(huì)議提高解決問(wèn)題的效率，在會(huì)議中不斷創(chuàng)新，使會(huì)議充滿(mǎn)活力。

四、提高會(huì)議質(zhì)量的方法和措施

（一）確定會(huì)議的價(jià)值，明確會(huì)議目的

企業(yè)進(jìn)行會(huì)議改革，提高企業(yè)會(huì)議效率，需要確定會(huì)議的價(jià)值，明確會(huì)議目的。會(huì)議舉辦者在開(kāi)展會(huì)議之前，關(guān)于會(huì)議價(jià)值方面，需要注意三個(gè)問(wèn)題：第一，是否有舉辦會(huì)議的必要；第二，是否具備開(kāi)辦會(huì)議的能力；第三，會(huì)議是否可以被代替。會(huì)議舉辦者可以從這三個(gè)問(wèn)題入手，對(duì)于企業(yè)的會(huì)議價(jià)值進(jìn)行確定。

（二）做好會(huì)前準(zhǔn)備和會(huì)后跟蹤工作

會(huì)議召開(kāi)前，應(yīng)當(dāng)與與會(huì)人員溝通，確定會(huì)議舉辦時(shí)間、地點(diǎn)和議題。會(huì)議資料，主要指會(huì)議議程及與議題相關(guān)的背景資料。會(huì)議議程，主要包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、出席人員、會(huì)議目的、對(duì)與會(huì)者的要求、主要議題及其時(shí)間分配等內(nèi)容。會(huì)議過(guò)程中，對(duì)于會(huì)議時(shí)間的安排，需要根據(jù)實(shí)際的企業(yè)的需求進(jìn)行控制與管理。會(huì)議開(kāi)展過(guò)程中，要把握會(huì)議的主旨，不要跑題，對(duì)于達(dá)成共識(shí)的內(nèi)容，做好相應(yīng)的記錄，對(duì)于沒(méi)有達(dá)成共識(shí)的部分，則需要記錄下來(lái)做好標(biāo)記，以備以后繼續(xù)討論。會(huì)議結(jié)束之后，有關(guān)人員需要根據(jù)情況，將會(huì)議內(nèi)容整理成會(huì)議紀(jì)要。

（三）認(rèn)真借鑒成功的經(jīng)驗(yàn)

“它山之石，可以攻玉”，學(xué)習(xí)、借鑒優(yōu)秀企業(yè)在會(huì)議管理上的成功經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合本企業(yè)的實(shí)際，探索具有自己特色的企業(yè)會(huì)議管理的路子。通過(guò)借鑒，不斷改革，促進(jìn)企業(yè)會(huì)議管理的改進(jìn)，企業(yè)會(huì)議質(zhì)量的提高。

（四）學(xué)會(huì)有效利用空間和工具

新時(shí)代的會(huì)議必須具有臨場(chǎng)感，必須拋棄諸如上層，中間管理之類(lèi)的舊觀念。他要求減少中間環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)場(chǎng)和企業(yè)高層的互動(dòng)和快速溝通。新時(shí)代的會(huì)議是1：1：N現(xiàn)場(chǎng)交流的具體化表現(xiàn)。

五、結(jié)束語(yǔ)

本文通過(guò)針對(duì)企業(yè)會(huì)議低效率，內(nèi)容空洞，會(huì)議紀(jì)律松散等現(xiàn)象，提出了改進(jìn)會(huì)議管理，提高會(huì)議質(zhì)量的一些建議，希望企業(yè)能通過(guò)改進(jìn)會(huì)議這一板塊，讓會(huì)議成為企業(yè)提高競(jìng)爭(zhēng)力，促進(jìn)發(fā)展的有用途徑之一，通過(guò)會(huì)議，企業(yè)能快速做出決策，應(yīng)變外界的環(huán)境變化，通過(guò)會(huì)議，企業(yè)能夠增強(qiáng)活力，提出更多創(chuàng)新的點(diǎn)子，通過(guò)會(huì)議，企業(yè)能夠改善經(jīng)營(yíng)管理，及時(shí)找出經(jīng)營(yíng)管理中的不足，及時(shí)改進(jìn)，確保企業(yè)持續(xù)發(fā)展。（作者單位：陜西師范大學(xué)）

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注解：

① （ 美）斯科特.斯奈爾，《會(huì)議革命》