房產(chǎn)檔案信息管理利用淺析

吳曉霞

(浙江省蒼南縣城鄉(xiāng)住房和規(guī)劃建設局)

房產(chǎn)檔案信息管理利用淺析

吳曉霞

(浙江省蒼南縣城鄉(xiāng)住房和規(guī)劃建設局)

房產(chǎn)檔案信息管理是社會管理工作的重要組成部分,作為房產(chǎn)檔案信息管理人員,應構(gòu)筑更加完善、合理的房產(chǎn)檔案信息管理體系,從而使其更好地為社會提供服務。

房產(chǎn)檔案 查詢利用 管理

隨著人們法律意識和物權意識的不斷提高,房產(chǎn)檔案信息的查詢與利用日益增多,但目前房產(chǎn)檔案信息的查詢利用尚存在一些問題。筆者從事房產(chǎn)檔案信息管理多年,在此談談存在的問題和相應的措施,以期拋磚引玉,得到同行指教。

一、目前房地產(chǎn)檔案信息查詢權限和范圍

房屋權利人或者其委托人可以查詢與該房屋權利有關的原始登記;房屋繼承人、受贈人可以查詢與該房屋有關的原始登記憑證;國家安全機關、公安機關、檢察機關、審判機關、紀檢監(jiān)察部門和證券監(jiān)管部門可以查詢與調(diào)查、處理的案件直接相關的原始登記憑證;仲裁機構(gòu)可以查詢與公證事項、仲裁事項直接相關的原始登記憑證;仲裁事項、訴訟案件的當事人可以查詢與仲裁事項、訴訟案件直接相關的原始登記憑證;涉及國家安全、軍事等需要保密的房屋權屬登記信息,須經(jīng)國家安全、軍事等機關同意后方可查詢有關原始憑證。

二、房產(chǎn)檔案信息管理存在的問題

(一)房產(chǎn)檔案信息不正確

當前房產(chǎn)檔案信息不正確現(xiàn)象普遍存在,大部分是歷史遺留問題。如隨著城市的發(fā)展擴大,其地址信息可能發(fā)生變化,房屋信息也隨之變化,但產(chǎn)權人沒有及時來房產(chǎn)部門更改信息,這就會導致信息不正確,因而查詢困難。曾經(jīng)出現(xiàn)過這樣的案例：一債務人起訴某產(chǎn)權人,要求法院對其房產(chǎn)保權,提供了當時借款時的地址,事實上在一年前該地址已經(jīng)發(fā)生了變更,結(jié)果法院查封時出現(xiàn)了差錯。

(二)房產(chǎn)檔案信息錄入有誤

房產(chǎn)檔案信息錄入時存在諸多的問題和錯誤。首先是身份信息有誤差。如個人身份證,一代和二代身份證格式就不同。有的房主用軍官證、戶口本、護照等信息來登記房產(chǎn)。而目前查詢過程中,除了核對姓名、身份證號碼,暫時還沒有其他信息可以取代。其次是姓名信息有誤差。如姓名中的生僻字有時用×號代替,有時留空格,這就給準確查詢帶來了困難。再次是數(shù)字化加工中的缺陷和失誤。如掃描質(zhì)量差、關聯(lián)條目錯誤、大幅面資料掃描出現(xiàn)不清晰等問題,導致在查詢過程中無法看清影像資料。

(三)檔案人員專業(yè)素養(yǎng)不夠

房產(chǎn)檔案信息管理是專業(yè)性很強的工作,既要懂房產(chǎn)業(yè)務,又要求懂檔案專業(yè),但目前大部分房產(chǎn)檔案信息管理人員都不具備足夠的專業(yè)知識。

三、對策及措施

(一)及時更正檔案信息

房地產(chǎn)權屬檔案是城市房地產(chǎn)行政主管部門在房地產(chǎn)權屬登記、調(diào)查、測繪、權屬轉(zhuǎn)移、變更等房地產(chǎn)權屬管理工作中直接形成的有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄,是城市房地產(chǎn)權屬登記管理工作的真實記錄和重要依據(jù),是城市建設檔案的組成部分。目前我縣房產(chǎn)檔案信息比較混亂,數(shù)據(jù)清理工作勢在必行。首先是要確定數(shù)字清理的標準,即規(guī)范的信息著錄。其次是要求產(chǎn)權人及時辦理相應的變更,確保房產(chǎn)信息的正確。

(二)房產(chǎn)檔案歸檔要及時

房地產(chǎn)產(chǎn)權登記工作中會形成各種文件材料,包括房產(chǎn)登記申請書、收件收據(jù)存根、權屬變更登記表、房地產(chǎn)狀況登記表、房地產(chǎn)勘測調(diào)查表、墻界表、房屋面積計算表、房地產(chǎn)登記審批表、房屋滅籍申請表、房地產(chǎn)稅費收據(jù)存根等。每件(宗)房地產(chǎn)權屬登記工作完成后,權屬登記人員應及時將這些文件資料預整理好,并經(jīng)權屬登記負責人審查后,送交房地產(chǎn)權屬檔案管理機構(gòu)進一步整理加工,如數(shù)字化加工、數(shù)據(jù)關聯(lián)、信息核對等,便于及時提供檔案信息查詢。

(三)規(guī)范檔案管理

首先是要提高檔案工作人員素養(yǎng),平時多參加檔案業(yè)務知識培訓學習,不斷提高專業(yè)水平和工作能力。其次是要提高信息化水平,建立房產(chǎn)檔案管理信息系統(tǒng)。在房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)建立過程中,信息技術人員與檔案人員應多溝通交流,充分聽取并吸收檔案工作人員的意見和建議,確保信息系統(tǒng)合理可用。

房產(chǎn)檔案查詢利用在社會管理和經(jīng)濟發(fā)展中發(fā)揮著巨大作用,我局房產(chǎn)檔案管理及查詢利用工作雖然存在著一些問題,但我們會不斷探索前進,未來房產(chǎn)檔案管理工作將不斷完善提高。

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