談監(jiān)理審核在工程檔案專項驗收中的作用

陳恩典，梁小孔，孫平

（1.山東省水利科學(xué)研究院，山東濟南250014；2.山東省水利工程局有限公司，山東濟南250013）

談監(jiān)理審核在工程檔案專項驗收中的作用

陳恩典1，梁小孔2，孫平1

（1.山東省水利科學(xué)研究院，山東濟南250014；2.山東省水利工程局有限公司，山東濟南250013）

結(jié)合南水北調(diào)東線濟南市區(qū)段工程檔案專項驗收工作，介紹監(jiān)理單位在工程實施過程中須完成的檔案管理工作，重點介紹了監(jiān)理單位在工程檔案審核工作中的作用。

檔案專項驗收；監(jiān)理審核；南水北調(diào)

工程檔案專項驗收是指按照國務(wù)院南水北調(diào)辦公室和國家有關(guān)規(guī)定，列入南水北調(diào)工程項目內(nèi)進行建設(shè)的專項工程和專項工作完成后進行的驗收，是竣工驗收的必要條件，同時也是檢驗工程檔案收集、整理是否規(guī)范的關(guān)鍵性工作，監(jiān)理單位的審核工作也是該項工作的重點環(huán)節(jié)，所以完成好監(jiān)理審核工作顯得尤為重要。

1　檔案管理情況

1.1檔案管理組織及設(shè)備配備情況

項目監(jiān)理部自進場后，按照國調(diào)辦、國家檔案局、水利部及本單位關(guān)于檔案的相關(guān)規(guī)定，及時對相關(guān)監(jiān)理人員進行分工，成立了檔案管理組織，實行總監(jiān)理工程師負責(zé)制，分管副總監(jiān)理工程師督促指導(dǎo)，由專職監(jiān)理工程師具體負責(zé)工程項目檔案的收集與整理工作。項目監(jiān)理部對檔案管理及審核非常重視，將檔案工作納入到工程建設(shè)的全過程。

為更好地開展檔案管理工作，及時收集監(jiān)理資料并歸檔，項目監(jiān)理部配備了檔案柜、檔案盒、檔案夾、大型復(fù)印機、錄像機、照相機、各種長尾夾等必要的設(shè)備和設(shè)施。

1.2工程建設(shè)期檔案管理情況

監(jiān)理部按照“全面收集、系統(tǒng)整理、分類歸檔”的原則進行具體的檔案管理工作，主要包括三方面工作。

1）注重平時工程監(jiān)理資料的全面收集工作。工程建設(shè)前期，項目監(jiān)理部結(jié)合工程建設(shè)實際情況，分別制定了檔案管理規(guī)定、過程監(jiān)理資料歸檔內(nèi)容與卷目劃分、項目監(jiān)理部檔案資料歸檔范圍與卷目劃分等文件。按照“過程監(jiān)理資料歸檔內(nèi)容與卷目劃分”的規(guī)定配備了檔案柜和檔案盒，同時明確了各監(jiān)理人員的崗位職責(zé)。

工程實施過程中，檔案管理工作按“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級負責(zé)”原則，現(xiàn)場監(jiān)理人員對所涉及監(jiān)理范圍內(nèi)的工程文件，按規(guī)定要求及時完成收集工作，對真實完整性負責(zé)。

各標段工程建設(shè)開展前，由項目監(jiān)理部組織各參建單位召開第一次工地會議，會議由總監(jiān)理工程師進行監(jiān)理工作交底，明確提出在工程建設(shè)過程中要加強工程建設(shè)檔案管理，并對資料表格的使用以及資料的收集、分類、整理做詳細的交底，特別強調(diào)施工單位項目部要安排檔案管理專職人員。同時，項目監(jiān)理部負責(zé)督促、審核施工過程中形成的施工文件。主要指具有保存和利用價值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件等不同形式與載體的各種歷史記錄材料。

2）強化監(jiān)理資料整理、預(yù)歸檔的專人負責(zé)工作。由專職監(jiān)理工程師定期對各監(jiān)理人員收集的資料進行分類、整理、預(yù)歸檔，督促各監(jiān)理人員做好資料的制作、收集工作。

3）嚴格監(jiān)理資料歸檔的按規(guī)執(zhí)行工作。項目監(jiān)理部依據(jù)工程監(jiān)理合同，按照《南水北調(diào)東線第一期工程檔案管理規(guī)定》、《山東省南水北調(diào)工程項目檔案管理辦法》等辦法的規(guī)定，組織精干監(jiān)理人員，按照建設(shè)單位的統(tǒng)一規(guī)定，對監(jiān)理的檔案進行系統(tǒng)的分類整理、歸檔。

2　檔案審核情況

各施工單位將案卷報送項目監(jiān)理部，由項目監(jiān)理部負責(zé)對檔案質(zhì)量進行審核，并對檔案質(zhì)量提出審核意見。

2.1審核的范圍

本監(jiān)理部檔案審核主要包括兩方面的工作：一是對本監(jiān)理標段的檔案進行審核，二是對施工單位的檔案進行審核。

1）施工類。①開工申報資料，包括施工計劃、安全措施、施工組織設(shè)計報批及審核文件，施工定位（水準、導(dǎo)線、基準、控制點等）測量、復(fù)核記錄、放樣記錄及相關(guān)材料，技術(shù)要求（交底）、作業(yè)指導(dǎo)書等。②施工過程控制及記錄資料，包括施工大事記、施工記錄（日記），反映工程建設(shè)原貌及建設(shè)過程中重要階段及事件的聲像材料（照片、光盤、錄像及電子文件等），建筑原材料出廠證明、質(zhì)量鑒定、復(fù)驗單及試驗報告，地質(zhì)勘探和土（巖）試驗報告，基礎(chǔ)處理、基礎(chǔ)工程施工、樁基工程、地基驗槽記錄等隱蔽工程驗收記錄。③工程質(zhì)量檢查、檢驗、評定資料。④設(shè)計變更通知、工程更改洽談單、計量支付及完工結(jié)算資料等。⑤安全、環(huán)境目標檢查自評材料。⑥竣工圖編制說明、竣工圖。⑦施工技術(shù)總結(jié)、各階段工程檢查、驗收報告、結(jié)論及相關(guān)文件材料。

2）監(jiān)理類。①監(jiān)理合同，監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、項目劃分及批復(fù)文件。②設(shè)計交底、圖紙會審、開工審批等材料。③監(jiān)理通知，監(jiān)理會議紀要，協(xié)調(diào)會審紀要，監(jiān)理工程師指令、指示、來往信函等。④監(jiān)理日記、日志、監(jiān)理月報、旁站記錄、監(jiān)理大事記等。⑤各項測量成果復(fù)核，質(zhì)量檢測、抽檢記錄等。⑥施工質(zhì)量檢查分析評估、工程質(zhì)量缺陷備案等報告，工程進度計劃實施的分析、統(tǒng)計文件。⑦變更價格審查、支付審批、索賠處理等文件。⑧聲像資料。⑨各階段監(jiān)理工作報告等。

2.2審核的原則

1）檔案的內(nèi)容符合真實性、準確性要求，記錄反映了工程建設(shè)實際情況。

2）字跡清楚、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備。

3）竣工圖完整、圖樣清晰、圖幅符合標準，必須做到圖物相符，簽章手續(xù)完備。

4）工程檔案符合系統(tǒng)性、完整性要求，組卷合理。

2.3審核過程

審核工作的重點是檔案的準確、完整、齊全、系統(tǒng)、手續(xù)完備等情況。在檔案資料的準確性上，項目監(jiān)理部對檔案中的資料進行逐份檢查，本著認真負責(zé)的態(tài)度，查閱原始資料，根據(jù)工程現(xiàn)場記錄、監(jiān)理日志、監(jiān)理日記、施工日志等對檔案資料進行核對，確保歸檔資料的準確性。工程竣工圖是對完建工程的客觀反映，竣工圖編制質(zhì)量的好壞直接影響工程的運行管理及今后的維修、改造，是項目監(jiān)理部檢查施工單位資料整編工作的重點。項目監(jiān)理部對竣工圖嚴格把關(guān)，要求竣工圖均須加蓋竣工圖章，并由相關(guān)技術(shù)負責(zé)人簽字，項目監(jiān)理部予以確認并審核簽字。對有設(shè)計變更的圖紙，均須標出設(shè)計變更文號并進行修改，竣工圖與實物應(yīng)相符，圖樣須清晰，圖面須整潔，簽字手續(xù)須完備，能真實反映工程實況。

在檔案資料的完整、系統(tǒng)性上，要求施工單位的工程資料整理必須根據(jù)相關(guān)文件中要求的歸檔范圍進行組卷，并編制案卷目錄，卷內(nèi)目錄按文件號或文件時間排列，卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、背脊題名一律打印，單面書寫的文字材料在右下角用簽字筆書寫頁碼，圖紙折疊按照國家標準《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》（GB10609.3-1989）折疊，標題欄外露于右下角。案卷采用線裝訂，裝訂整齊、結(jié)實，并加蓋檔案號章。

針對審核中發(fā)現(xiàn)的檔案資料涂改、模糊不清、污漬、破損、審核簽字手續(xù)不全等問題，均第一時間通知相關(guān)監(jiān)理人員、施工單位進行整改，對案卷題名不準確、文件排列不合理的情況均進行相應(yīng)完善。

3　結(jié)語

工程檔案監(jiān)理審核工作關(guān)鍵是事前布置、事中檢查，項目監(jiān)理部要根據(jù)檔案管理規(guī)定，統(tǒng)一布署、統(tǒng)一形式和統(tǒng)一標準；在施工過程中，要及時檢查、及時整改、及時補充完善。才能有效保證檔案資料真實性、準確性、系統(tǒng)性和完整性。

（責(zé)任編輯遲明春）

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2016-02-22

陳恩典（1979—），男，工程師