煤炭檔案管理的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

李曉芳

摘 要：隨著煤炭企業(yè)產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整，循環(huán)經(jīng)濟(jì)得到較快發(fā)展，形成了以煤炭生產(chǎn)為主，多種產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)并存的格局。加上科技信息發(fā)展的大背景，煤炭企業(yè)檔案信息化管理出現(xiàn)。這種管理模式能夠提高工作效率和準(zhǔn)確性，那么如何結(jié)合煤炭企業(yè)實(shí)際，構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)，是煤炭企業(yè)發(fā)展需要面臨新的思考課題。

關(guān)鍵詞：煤炭企業(yè)；網(wǎng)絡(luò)化檔案管理；設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

二十一世紀(jì)是信息化時(shí)代，世界在信息化的列車上飛速的發(fā)展著。檔案不僅是工作中重要的參考依據(jù)和經(jīng)驗(yàn)的結(jié)晶，也是人們?cè)谶M(jìn)入社會(huì)后工作、生活、學(xué)習(xí)的第一手資料。所以檔案管理工作是企業(yè)、事業(yè)單位的一項(xiàng)重要的組成部分。我們應(yīng)該對(duì)在管理工作存在的問題進(jìn)行分析和研究，積極探索檔案信息化管理的方式，促進(jìn)檔案管理信息化程度進(jìn)行分析和闡述。

1 煤炭企業(yè)檔案信息化管理的必要性

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展與社會(huì)的進(jìn)步，煤炭企業(yè)不斷加強(qiáng)自身改革與信息化建設(shè)。檔案信息化管理是煤炭企業(yè)加強(qiáng)信息化建設(shè)的重要組成部分。檔案工作是企業(yè)保管、收集及整理信息的中心。煤炭企業(yè)的檔案資料包括地質(zhì)報(bào)告、工藝流程圖、設(shè)計(jì)圖、材料參數(shù)匯總表等，對(duì)企業(yè)的發(fā)展以及新產(chǎn)品的開發(fā)具有很強(qiáng)的指導(dǎo)意義。在任務(wù)急而時(shí)間少的招標(biāo)工作中，準(zhǔn)確、快速的提供所需的檔案資料，對(duì)煤炭企業(yè)具有至關(guān)重要的作用。因此，加強(qiáng)煤炭企業(yè)檔案信息化管理建設(shè)，是煤炭企業(yè)加強(qiáng)信息化建設(shè)的必然要求。

此外，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理也是檔案管理工作可以快速發(fā)展的要求。長期以來，煤炭企業(yè)的檔案管理工作基本處于半封閉的狀態(tài)，信息檢索手段相當(dāng)落后，企業(yè)的大量寶貴資源得不到充分利用，導(dǎo)致在生產(chǎn)過程中浪費(fèi)大量的人力、物力，嚴(yán)重阻礙了煤炭企業(yè)的快速發(fā)展。因此，建立新的檔案資源管理體制，實(shí)現(xiàn)信息化已迫在眉睫。實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理可以大大提高信息檢索及傳遞速度，由傳統(tǒng)的單點(diǎn)傳遞轉(zhuǎn)變?yōu)椴皇軙r(shí)間及空間制約的全方位無限點(diǎn)傳遞，有效提高了信息資源的利用率，節(jié)約大量的人力、物力，對(duì)促進(jìn)資源共享及煤炭企業(yè)的整體發(fā)展具有重要意義。

2 煤炭企業(yè)檔案信息化管理設(shè)計(jì)

2.1 依托企業(yè)單位局域網(wǎng)，構(gòu)建本單位信息管理平臺(tái)

在局域網(wǎng)上，檔案管理信息系統(tǒng)與各業(yè)務(wù)信息應(yīng)用系統(tǒng)（OA、PDM、ERP等）互相聯(lián)通，資源共享。通過系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)接口，可以解決電子文件及元數(shù)據(jù)的采集、加工、鑒定、歸檔、管理和維護(hù)問題，對(duì)各系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件實(shí)施前端控制和全程管理，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理，可以保障檔案信息資源類別的豐富和總量的增加，并保證數(shù)據(jù)真實(shí)、完整、有效；同時(shí)，整合各類檔案信息資源，建設(shè)一批專題數(shù)據(jù)庫，對(duì)其實(shí)施統(tǒng)一管理，既可避免出現(xiàn)信息孤島，又方便信息管理和利用。

2.2 以檔案綜合資源管理系統(tǒng)為平臺(tái)，管理館藏傳統(tǒng)和各門類檔案信息

檔案綜合資源管理平臺(tái)建設(shè)以檔案信息資源共享為目的，以現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)資料控制為重點(diǎn)。其基本構(gòu)成檔案信息發(fā)布網(wǎng)頁，檔案管理系統(tǒng)、文檔一體化系統(tǒng)，網(wǎng)上遠(yuǎn)程檢索系統(tǒng)、電子文件和檔案全過程管理系統(tǒng)。其上流轉(zhuǎn)的文件資料信息以電子文件形式存在，設(shè)計(jì)、試驗(yàn)、制造各個(gè)環(huán)節(jié)的電子文件實(shí)現(xiàn)了有效傳遞交換和共享，突破了信息管理孤島，形成了集成化的檔案管理業(yè)務(wù)環(huán)境。在該平臺(tái)上，可對(duì)檔案數(shù)據(jù)實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，包括動(dòng)態(tài)采集、動(dòng)態(tài)更改、動(dòng)態(tài)跟蹤、動(dòng)態(tài)發(fā)布。

2.3 以綜合辦公系統(tǒng)（OA）為管理平臺(tái)，對(duì)煤炭企業(yè)事務(wù)信息實(shí)施全電子化管理

綜合辦公系統(tǒng)對(duì)企業(yè)單位公文實(shí)施收發(fā)管理的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)了全面、系統(tǒng)地記錄企業(yè)單位各項(xiàng)事務(wù)活動(dòng)。充分發(fā)揮綜合辦公系統(tǒng)效率高、權(quán)限分明、自動(dòng)歸檔、檢索準(zhǔn)確、使用方便的優(yōu)勢(shì)，按照文檔一體化原則，對(duì)政務(wù)工作中的電子文件實(shí)施全過程管理，即在文件形成、收集、鑒定、歸檔、保存和利用的全過程發(fā)揮作用，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)工作的記錄和電子文檔緊密相連和對(duì)文件實(shí)施全程閉環(huán)管理，確保信息渠道暢通。

2.4 以檔案網(wǎng)站為核心，建立各類檔案信息資源發(fā)布平臺(tái)

建立企業(yè)單位檔案網(wǎng)站的首要目的是向單位內(nèi)部提供檔案信息的查詢服務(wù)，可使用戶借助網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)方便的檔案信息查詢、分類查詢和專題查詢等多種方式查詢檔案目錄信息，也可以實(shí)時(shí)了解文件資料借閱的更改狀況，進(jìn)行電子文件歸檔，查看照片檔案，瀏覽檔案全文等。

3 煤炭企業(yè)檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)途徑

3.1 完善檔案數(shù)據(jù)庫與檔案網(wǎng)絡(luò)

現(xiàn)階段，檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)還停留在由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段，對(duì)數(shù)據(jù)庫的信息化建設(shè)造成嚴(yán)重阻礙。實(shí)現(xiàn)檔案信息化的重要前提在于實(shí)現(xiàn)高效的數(shù)據(jù)庫管理，增強(qiáng)檢索服務(wù)系統(tǒng)的時(shí)效性。通過利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息的處理技術(shù)，可靈活捕捉照片、紙張檔案材料，且將所有的檔案信息轉(zhuǎn)換為數(shù)字形式，便于長期保存。同時(shí)，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等技術(shù)設(shè)備，進(jìn)行組建綜合性的檔案信息庫，以增強(qiáng)檔案信息檢索與查詢的方便性，對(duì)檔案信息資源落實(shí)全方位的保護(hù)措施。

3.2 實(shí)現(xiàn)優(yōu)化的專業(yè)結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)

檔案工作發(fā)展日新月異，對(duì)檔案工作人員專業(yè)水平的要求不斷提高。因此，檔案工作人員必須不斷更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，積極參與在職培訓(xùn)等各種形式的再教育活動(dòng)，以適應(yīng)新技術(shù)的發(fā)展需求。單一的檔案管理人員結(jié)構(gòu)已經(jīng)無法滿足檔案工作信息化的發(fā)展趨向，因此，必須不斷加強(qiáng)信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面人才的培養(yǎng)與引進(jìn)。另外，進(jìn)行專業(yè)人員結(jié)構(gòu)優(yōu)化，建立復(fù)合型多層次的專業(yè)隊(duì)伍，以增強(qiáng)檔案工作信息化建設(shè)的時(shí)效性。

3.3 優(yōu)化煤炭企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案全文數(shù)字化

為了實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化發(fā)展，必須做好以下幾方面的工作：第一，建立收藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫。在企業(yè)檔案信息化建設(shè)中，根據(jù)單位各類檔案情況，通過著錄標(biāo)引，在計(jì)算機(jī)中錄入單位收藏的文本類、圖形圖像類和影音類檔案型號(hào)等，從而建立基本數(shù)據(jù)庫。第二，建立基層報(bào)表數(shù)據(jù)庫。在建立煤炭企業(yè)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)過程中，不斷健全狀態(tài)數(shù)據(jù)庫與基層報(bào)表，同時(shí)，通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)將各部門需要報(bào)送的數(shù)據(jù)、反饋信息錄入建立的數(shù)據(jù)庫中，并進(jìn)行合理的調(diào)整。另外，結(jié)合上級(jí)的要求與使用情況，及時(shí)做好基層報(bào)表的填報(bào)工作。通過利用網(wǎng)絡(luò)直接接收辦公自動(dòng)化產(chǎn)生的電子文件，且利用手工輸入、電子掃描、數(shù)碼拍攝等手段進(jìn)行獲取歷史資料。

3.4 提升電子數(shù)據(jù)的安全性管理水平

檔案保護(hù)現(xiàn)代化的傳統(tǒng)意義是指檔案庫房、檔案設(shè)施設(shè)備、檔案載體保管保護(hù)等方面的現(xiàn)代化。實(shí)現(xiàn)檔案資源信息化后，機(jī)讀檔案、聲像檔案、電子檔案等各項(xiàng)新型載體檔案的不斷涌現(xiàn)，從而實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)信息的共享。因此，網(wǎng)絡(luò)以及數(shù)據(jù)的安全性具有重要的意義。因此，為了提升電子數(shù)據(jù)的安全性管理水平，必須高效設(shè)置安全的使用權(quán)限，提高電子數(shù)據(jù)的精確性，并做好數(shù)據(jù)的備份工作，保證檔案館為用戶提供安全可靠的數(shù)據(jù)。

4 結(jié)束語

煤炭檔案信息化管理工作是一項(xiàng)艱巨的任務(wù)。它能夠反映出煤炭行業(yè)的管理水平。如果在信息化的前提下對(duì)于檔案資源進(jìn)行了充分高效的利用，有助于企業(yè)管理提高，對(duì)于更好的服務(wù)于廣大職工，有著巨大的促進(jìn)作用。相信以后檔案信息化管理工作會(huì)越做越好，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展的貢獻(xiàn)越來越大。

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