與提供檔案利用密切相關(guān)的理論性與方針政策性問題

周穎奇

摘 要：與提供利用工作密切相關(guān)的理論問題和方針政策性問題主要有三個，即社會利用需求、提供利用與保密。這二個問題之間又有某種程度的聯(lián)系。

關(guān)鍵詞：檔案；利用；理論性；方針政策性

1 社會利用需求

1.社會利用需求與提供利用工作的關(guān)系

檔案的社會利用需求與檔案的提供利用處在一種互相依存的總體關(guān)系之中。這種關(guān)系與經(jīng)濟生活中“生產(chǎn)與消費”、“供給與需求”之間的關(guān)系具有同樣的性質(zhì)。從理論角度看，是先有消費的需求，才有相應(yīng)的生產(chǎn)活動及供給；但從現(xiàn)實角度看，又往往是只有有了生產(chǎn)活動及相應(yīng)的產(chǎn)品供應(yīng)，消費需求才能實現(xiàn)，才能得以滿足。所以從宏觀上看，生產(chǎn)應(yīng)以消費需求為先導(dǎo)、為動力。這也是當(dāng)今世界各國經(jīng)濟以市場經(jīng)濟為基本經(jīng)濟模式的根本原因。因為市場本質(zhì)上意味著需求。檔案的提供利用也是一樣，它必須以社會利用需求為導(dǎo)向，切實認(rèn)識和把握社會的利用語求。所以，從總體上看，檔案的提供利用基本上是被動的，是應(yīng)答式的。但正象經(jīng)濟生活中生產(chǎn)與供給往往又刺激、誘導(dǎo)消費需求一樣，檔案的提供利用有時在一定限度內(nèi)，又可以具有主動性和先導(dǎo)性。這實質(zhì)上是檔案編研工作之所以能夠存在，以及檔案界往往倡導(dǎo)“主動參與社會生活”的客觀原因所在。所以，檔案部門不能從絕對意義上機械、靜止地看待社會利用需求問題，僅僅坐等利用者上門求供，而應(yīng)該在主動提供利用上有所作為。

2.社會利用需求的基本屬性與類型

檔案社會利用需求的類型從不同角度可有不同的認(rèn)識。僅一般可分為“現(xiàn)實性需求”和“精神文化性需求”兩大類型。或說檔案的兩種基本作用正是社會這兩種利用需求的表現(xiàn)形態(tài)。因為社會生活中的所謂作用均是相對于人們的需求而言的?，F(xiàn)實性需求是指為解決現(xiàn)實工作或生活中的具體問題而產(chǎn)生的利用需求；精神文化性需求是指純精神文化方面的需求。這兩種需求有一個在時間上前后相繼的客觀規(guī)律。即人們對產(chǎn)生時間較晚的檔案以現(xiàn)實性需求為主，對產(chǎn)生時間較早的檔案以精神文化性需求為主。或者說對同一檔案而言，人們先對其產(chǎn)生現(xiàn)實性需求，后對其產(chǎn)生精神文化性需求。而且現(xiàn)實性需求在時間上是有限的，而精神文化性需求在時間上是無限的，這與人類社會“先物質(zhì)（現(xiàn)實）后精神”、“物質(zhì)有限，精神無限”的一般規(guī)律是一致的。這也是人們對許多重要的檔案要永久保存、許多國家規(guī)定某一時間之前的檔案不允許銷毀的原因所在。檔案部門應(yīng)根據(jù)社會利用需求的這種客觀規(guī)律與特點，來設(shè)計、規(guī)劃、把握自己提供利用工作的重點與方向。

3.社會利用需求隨社會的發(fā)展而發(fā)展變化

社會對檔案的利用需求并不是在任何時間上都一樣的。它隨社會的發(fā)展而發(fā)展變化，因社會時代狀況的不同而表現(xiàn)出不同的狀態(tài)與特點。這是一個一般的規(guī)律。

4.社會利用需求受檔案工作水平的影響相制約

這也是一個一般的規(guī)律。即社會對檔案的利用需求在相當(dāng)大的程度上受檔案工作水平，尤其是提供利用工作水平的影響和制約。高水平、高質(zhì)量、令利用者滿意的檔案工作和利用服務(wù)工作；會刺激、增強社會對檔案的利用需求。反之則會弱化、降低社會的利用需求。這就要求檔案部門要做好自己的工作，提高服務(wù)水平，以滿足并促進(jìn)社會的利用需求，將消極的不利影響減至最低程度。

2 提供利用與保密

這一問題的實質(zhì)是利用與保密的關(guān)系問題。這是提供利用工作中最關(guān)鍵、也是處理把握難度最大的一個問題。這一問題既有理論性又有方針政策性。保密是一種普遍存在的社會現(xiàn)象。它是指對某些信息的傳播范圍和傳播對象必須進(jìn)行限制和控制的行為、措施，如不實施這種控制與限制，就有可能對信息的形成者或某一方的利益造成損害，使某些工作活動失去公正性與平等性，無法正常地進(jìn)行下去。在許多人的頭腦中有一種不正確或說不完全正確的保密認(rèn)識，即認(rèn)為機密與保密是階級斗爭的產(chǎn)物，只存在于敵對的雙方之間，隨著階級、階級斗爭的消亡，機密和保密問題在總體上將會消亡，失去意義。這種觀點其實是片面的，或說是幼稚的。機密和保密是人類社會中的一種永恒現(xiàn)象。只要有人類社會存在，只要人與人之間要處在一種相互關(guān)系中，機密與保密就會存在，就會有意義。只不過在不同社會背景和社會條件下，其內(nèi)容及程度有所不同而已。人們只要想一下個人隱私問題，只要想一下考試卷在考試前的保密問題，只要想一下自己總有一些事情不愿意讓別人或某些人知曉這樣一些普遍的社會現(xiàn)象，就會明白這一道理。而檔案是社會生活的原始記錄，其中包含著大量內(nèi)容復(fù)雜保密要求有所不同的機密是一件理所當(dāng)然的事情。因此，檔案在提供利用中要體現(xiàn)保密原則，要實施某些保密措施也是一件理所當(dāng)然的事精。

1.機密與保密的相對性與變化性

機密與保密現(xiàn)象對于人類社會來說雖具有永恒的絕對意義（與人類社會永遠(yuǎn)并存），但具體的機密與保密卻是相對的、變化的。這種相對性與變化性主要體現(xiàn)在四個方面（或說層次）：第一，確立機密的標(biāo)準(zhǔn)是相對的，沒有絕對的客觀標(biāo)準(zhǔn)。這就是說。什么檔案文件應(yīng)確定為機密，應(yīng)對其實施保密，只能從相對的意義上去尋找標(biāo)準(zhǔn)，即要看其如果不實施保密，是否會對其形成主體或某一方造成利益損害.是否會使某些工作活動失去公正性與平等性，無法正常合理地進(jìn)行。如果不予保密不會出現(xiàn)上述不良后果，則不應(yīng)將其確定為機密；第二，已確定為機密的檔案文件，在保密應(yīng)限制、控制的空間范圍上是相對的。沒有不讓任何人知曉的絕對意義上的機密。因此，對已確定為機密的檔案文件應(yīng)進(jìn)一步明確劃定其保密范圍與對象；第三，機密在時間上是有限度的，或說是會隨時間的延續(xù)而發(fā)生變化。這種變化的規(guī)律是機密性隨時間的延長而減弱，即機密性與其存在的時間長度成反比。這也就是人們常說的“沒有永久的機密”的道理所在；第四，機密總量及保密的總體狀況、程度隨社會的變化而變化。各檔案部門應(yīng)依據(jù)這一基本規(guī)律去具體確定機密范圍和保密工作的內(nèi)容，并不斷對其進(jìn)行調(diào)整。

2.準(zhǔn)確劃定機密與保密界線

這是處理把握利用與保密問題最基本、最重要的原則與措施。也是在實踐中處理好二者矛盾關(guān)系的關(guān)鍵所在。因為對于任何一個檔案機構(gòu)而言，無論在任何一個時空點上，其檔案中總是只有一部分是機密，一部分不是機密。這就需要在實踐上準(zhǔn)確劃清密與非密的界線，并進(jìn)一步劃定保密檔案的控制、限制范圍與界線，確立具體的保密方法、程序，使保密和提供利用可以“各行其道”，“相安無事”。劃定界線范圍的具體方法必須精確、具體，具有可操作性和可辨認(rèn)性，其劃定結(jié)果必須清楚明白，不能有含糊、模糊的現(xiàn)象。

3.劃密及保密工作應(yīng)制度化、規(guī)范化

這是在實踐中處理好提供利用與保密關(guān)系問題的組織措施。就是將具體的劃密和保密工作的做法、程序等形成制度，并對其實質(zhì)性工作內(nèi)容予以規(guī)范化，確立盡可能統(tǒng)一規(guī)范的工作標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，使其有章可尋、少出差錯。

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