檔案的基本作用

李思杭

摘 要：檔案在社會生活中的具體作用是極為廣泛而復(fù)雜的。但從其作用的領(lǐng)域角度和作用本身的性質(zhì)角度，可作兩種不同的歸納與概況。

關(guān)鍵詞：檔案；基本作用；分析

檔案與檔案管理已經(jīng)成為一種普遍存在且意義深刻的社會現(xiàn)象，對人類社會的生存、發(fā)展，對人類歷史文化的傳承和延續(xù)都具有重要的基礎(chǔ)作用。檔案是人類文明的伴生物。在人類漫長的文明史中，無論各個國家的政權(quán)性質(zhì)如何、發(fā)達(dá)程度如何，都無一例外地在日積月累地形成和保存檔案，并將其流傳于后世。之所以如此，是因為檔案具有獨特的、重要的、廣泛的社會作用。

1 從作用領(lǐng)域或說作用的實施對象角度，可將其歸納為現(xiàn)實作用與歷史文化作用兩種

現(xiàn)實作用，是指檔案對人們的現(xiàn)實，工作或生活所起的較為具體的實際性作用。這種作用的基本持征是能夠解決人們具體工作或生活中的實際問題，而并不是僅僅為人們提供文化營養(yǎng)或知識。為解決房地產(chǎn)權(quán)糾紛或為調(diào)一級工資而查證有關(guān)的檔案文件；為平反歷史上的冤假錯案而查證檔案文件，為工程上馬提供歷史性依據(jù)（如果僅僅是了解而已則不視為現(xiàn)實作用）等情況下，檔案所起的作用無論是提供了依據(jù)、憑證，還是僅僅提供了參考，均為現(xiàn)實作用。

歷史文化作用，是指凡沒有具體的現(xiàn)實性需求，而僅僅從檔案中了解了某種信息、情況、知識，從而形成了某種認(rèn)識，得出了某種結(jié)論看法的情況下檔案所起的作用。這種作用實質(zhì)上僅僅作用于人們的思想、認(rèn)識領(lǐng)域，對人們的現(xiàn)實工作和生活并末產(chǎn)生實際作用，所以只能是歷史文化性的。例如，僅僅為研究歷史、撰寫文書、搞清某一歷史事實或問題而無具體現(xiàn)實性需求的利用檔案，則無論檔案是提供了憑證、依據(jù)，還是僅僅提供了參考，其作用均為歷史文化作用；人們并非專門為了研究歷史性問題，而是通過檔案僅僅知道了某一歷史事件或明白了某一個歷史性問題，只要這種知道、了解未直接導(dǎo)致其現(xiàn)實工作或生活實際的相應(yīng)變化，就是一種歷史文化作用。當(dāng)然，人類思想認(rèn)識（即精神生活領(lǐng)域）上的變化，往往會自覺不自覺地影響其現(xiàn)實工作或生活實際，甚至?xí)?dǎo)致其發(fā)生重大改變，但這種變化是間接發(fā)生的、是潛移默化的，實質(zhì)上是精神生活對物質(zhì)生活、是意識對存在的反作用。不能視為檔案等信息材料的直接的現(xiàn)實性作用。

2 從作用本身的性質(zhì)角度可將檔案在社會生活中的作用歸結(jié)為憑證作用和參考作用兩種

這種歸納實質(zhì)上是將上述現(xiàn)實作用和歷史文化作用又從總體上“橫切一刀”，從作用的功能、價值、程度角度分為兩種不同性質(zhì)的作用。這是一種被社會各界廣泛接受的認(rèn)識結(jié)論。

憑證作用是指檔案為現(xiàn)實工作、生活或科學(xué)研究活動中的某一問題提供了一種確定無疑、真實可信的憑證、證據(jù)、依據(jù)，因此有時又被稱為依據(jù)作用或查證作用、查考作用。相應(yīng)的工作、生活和科研活動的進(jìn)行就要以其為依據(jù)、為憑證，實際上是為人們的社會生活提供了共同認(rèn)定并賴以為據(jù)的立足點與出發(fā)點。因此憑證作用帶有相當(dāng)程度的強(qiáng)制性、限定性色彩。這是檔案作用、價值中的核心部分，也是檔案權(quán)威性、憑證性的根源所在。例如，法院依法判案，行政機(jī)關(guān)依法行政，歷史學(xué)家以檔案記載驗證、確認(rèn)某一歷史事實，個人以檔案材料證明自己的工齡、學(xué)歷，民事糾紛中人們以檔案記載確認(rèn)某些有爭議的問題，科技生產(chǎn)活動中以檔案記載核實確定某一數(shù)據(jù)等等，均為檔案的憑證作用。

參考作用是指僅僅為工作，生活提供了某種參考，或僅僅向人們提供了某種知識、信息，這種知識、信息僅起一種知曉、認(rèn)識作用，并未作為憑證使用。這種作用具有可信可不信、可用可不用的選擇性特征。這是所有檔案所共同具有的基本作用。比之憑證作用，參考作用雖從作用程度、性質(zhì)上要差一個層次，不能成為作用的核心部分，但從作用的廣泛性程度看，它卻比憑證作用的范圍要廣。換句話說，檔案未必都有憑證作用，但卻都有參考作用，它至少可以提供一種知識、信息，可供人們在認(rèn)識上或?qū)嵺`上作參考。如人們通過檔案了解了歷史，從而豐富了自己的歷史知識，提高了文化素養(yǎng)；或人們制定現(xiàn)行工作計劃而參考借鑒了以往自己或別人的計劃（并末以其為據(jù)），從中吸取了某種營養(yǎng)，執(zhí)政的政黨或政治家參考借鑒歷史上或別國的政治經(jīng)驗、教訓(xùn)而設(shè)計制定出自己的政治綱領(lǐng)及政策等，均為參考作用。這種參考作用具有明顯的層次性，即檔案內(nèi)容先對人的認(rèn)識產(chǎn)生作用然后再以觀念形式對其認(rèn)識行為或?qū)嵺`行為產(chǎn)生間接的影響作用，而且第二層次上的間接影響作用是否產(chǎn)生并不確定。這與直接以其為據(jù)的憑證作用顯著不同。

此外，也有人從價值的角度來認(rèn)識檔案的作用。將檔案的作用直接歸納為憑證價值、參考價值，第一價值、第二價值等等，也不失為一種有價值的認(rèn)識角度和方法。但筆者認(rèn)為，“價值”是比“作用”更為抽象的概念，甚至可以說是一種哲學(xué)性的概念。其實質(zhì)是指某事物對人的有用性，或曰滿足人們某種需求的可能性（也有人因此而認(rèn)為價值所體現(xiàn)的是主體與客體之間的一種關(guān)系），且價值是一個相對性極強(qiáng)的動態(tài)概念，作為一種認(rèn)識檔案作用的角度和方法，實際意義并不明顯；另外，檔案管理活動中有一項重要的專門解決檔案價值問題的工作——鑒定。

3 結(jié)論

檔案的重要作用與社會對檔案的重視程度是不對等的。實際工作中，檔案工作者常常抱怨業(yè)務(wù)主管對檔案工作沒有給予足夠的關(guān)注與關(guān)心，出現(xiàn)重要與重視的失衡；檔案的價值期望與檔案價值的實現(xiàn)往往存在較大的偏差，出現(xiàn)理論與實際的失衡；檔案的有用性無可置疑，但檔案往往不能得到充分利用，出現(xiàn)有用與少用的矛盾；檔案部門為提高人們的檔案意識做了積極的宣傳與努力，但成效卻存在理想與現(xiàn)實的較大差距。這些失衡現(xiàn)象的原因在哪里呢？是人們的檔案意識還有待進(jìn)一步提高？是我們的檔案服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新力度還有待進(jìn)一步加強(qiáng)？試想，即使社會的檔案意識和我們的檔案信息服務(wù)已達(dá)到最大高度，檔案就能得到滿意的社會重視度和效用度嗎？恐怕也不盡然。就其原因，是傳統(tǒng)的檔案作用理論還不能完整地解釋檔案管理實踐中的所有現(xiàn)象。因此，有必要對檔案作用與價值的本質(zhì)進(jìn)行更深入、更切合實際的探討，并且完善檔案管理的有關(guān)制度。

檔案作用的發(fā)揮是一個永恒的話題。傳統(tǒng)的檔案管理理論將檔案的作用劃分為檔案的一般作用、檔案作用的性質(zhì)（檔案的基本價值）以及檔案作用的規(guī)律性三個方面。認(rèn)為檔案是行政管理的查考憑據(jù)、生產(chǎn)建設(shè)的參考依據(jù)、科學(xué)研究的可靠資料、宣傳教育的生動素材，又是維護(hù)國家、集體和個人權(quán)益的法律依據(jù)；檔案具有憑證和依據(jù)價值或作用；檔案具有參考作用?？傊瑱n案非常重要，在社會實踐與發(fā)展中具有不可或缺和不可替代的作用。

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