論高校實(shí)物檔案管理存在的問題及對策

摘 要：高校實(shí)物檔案是凝結(jié)高校歷史記憶、展示高校發(fā)展歷程、傳承高校文化精神的重要物質(zhì)憑證，各高校要重視實(shí)物檔案的管理，加強(qiáng)檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，強(qiáng)化實(shí)物檔案的收集、整理、保管、提供利用等工作，逐步拓展實(shí)物檔案歸檔范圍，規(guī)范實(shí)物檔案管理辦法，并結(jié)合現(xiàn)代化信息技術(shù)，不斷發(fā)掘高校檔案館館藏藏價值，為本校乃至全社會提供服務(wù)。

關(guān)鍵詞：高校；實(shí)物檔案；管理

高校實(shí)物檔案的管理工作包括實(shí)物檔案實(shí)體管理、信息管理及實(shí)物檔案的宏觀管理工作。近年來，高校實(shí)物檔案管理研究取得了豐富的成果并不斷走向成熟，但仍存在著一些問題。這些問題一方面影響高校實(shí)物檔案管理工作的發(fā)展，另一方面影響高校檔案館的公眾形象。因此，高校檔案管理工作人員需要更深層次的理解實(shí)物檔案所賦予的意義，并對其進(jìn)行妥善的整理與保護(hù)，更大限度的發(fā)掘其內(nèi)在價值、豐富校園文化。

1 高校檔案館實(shí)物檔案概述

高校實(shí)物檔案是高等學(xué)校在實(shí)踐活動中直接形成的，具有原始記錄性的非文本信息。高校實(shí)物檔案類型多樣、載體豐富、規(guī)格不一，包括獎狀、獎牌、獎杯、榮譽(yù)證書、印章、名人字畫、各校贈送的紀(jì)念品、?；?、雕塑等具有明確或者隱含信息的物體。

從歷史的角度來說，高等學(xué)校隨著社會發(fā)展而不斷發(fā)展，能夠見證高校發(fā)展印記最為直接的證明就是高校的實(shí)物檔案，高校的?；铡⑿Ｅ频母戮褪歉咝０l(fā)展歷程的實(shí)物憑證。從哲學(xué)的角度來說，高校實(shí)物檔案是直接形成的，具有本源特征。高校實(shí)物檔案是為了某個目的而形成的，能夠反映高校歷史實(shí)踐活動的真實(shí)性與目的性，也因此更具有說服力。

高校實(shí)物檔案的管理工作屬于高校檔案館發(fā)展的重要部分，是高校工作不可忽視的一個重要環(huán)節(jié)。再現(xiàn)高校的發(fā)展，豐富高校的文化，實(shí)物檔案的管理工作發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。

2 高校檔案館實(shí)物檔案管理問題

2.1 高校實(shí)物檔案宏觀管理問題

2.1.1 高校實(shí)物檔案管理規(guī)章制度不夠完善

高校實(shí)物檔案的管理工作要在相應(yīng)的規(guī)章制度指導(dǎo)下，才會有方向、有目的、規(guī)范化地進(jìn)行。目前，多數(shù)高校檔案館沒有根據(jù)自身的具體情況，制定相應(yīng)的高校實(shí)物檔案管理辦法及高校實(shí)物檔案整理標(biāo)準(zhǔn)等相關(guān)性的約束性的文件。約束性文件的制定能促進(jìn)高校實(shí)物檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)行。從而，提高高校檔案館實(shí)物檔案管理工作效率。

2.1.2 高校檔案館資金不夠充足且檔案專業(yè)人員缺乏

社會普遍認(rèn)為高校的主要工作就是提高教學(xué)水平、加強(qiáng)科研能力，實(shí)物檔案的管理工作只是輔助性的，甚至是無關(guān)緊要的。因此在實(shí)物檔案管理工作方面分配的資金不夠充足，只是基本滿足實(shí)物檔案管理的一些日常工作，如果出現(xiàn)突發(fā)狀況，便無計(jì)可施。而且，高校檔案館普遍缺乏專業(yè)性的檔案管理人才，從某學(xué)院分配的檔案工作人員來看，檔案館里只有兩位正式的檔案工作人員：一名館長和一名副研究館員。由此可見，高校檔案館檔案工作人員缺乏。

2.2 高校實(shí)物檔案實(shí)體管理存在的突出問題

2.2.1 收集問題

2.2.1.1 檔案兼職工作人員對實(shí)物檔案的內(nèi)在價值理解不夠深刻

實(shí)物檔案的收集需要各個部門良好的配合與真誠的合作。任何實(shí)物都是在一定的場景下產(chǎn)生，也就是說任何實(shí)物都具有在場性，檔案兼職工作人員在思想上對實(shí)物檔案所賦予的信息與意義理解的不夠全面、不夠深入，因此可能造成實(shí)物檔案的丟失、缺損等問題。

2.2.1.2 不同性質(zhì)實(shí)物檔案形成的時間不一致，導(dǎo)致了收集的困難

高校實(shí)物檔案中，獎勵性質(zhì)的實(shí)物檔案數(shù)目居多，如錦旗、獎狀、獎牌、榮譽(yù)證書等。這類實(shí)物檔案充分證明了高校及各部門在工作中所取得的成績，但具有獎勵性質(zhì)實(shí)物的申請、鑒定、批準(zhǔn)需要一段時間，因而高校檔案館無法知道哪些部門會在哪個時間段產(chǎn)生哪些實(shí)物檔案，而且有些部門認(rèn)為其是對自己工作的肯定，同時為了方便利用，應(yīng)歸本部門保管，因此很難準(zhǔn)確獲取所要?dú)w檔的實(shí)物檔案。

2.2.2 保管問題

2.2.2.1 庫房設(shè)施不盡其用

一般情況下，高校檔案館庫房中存有加濕器、空調(diào)、除濕器、防磁柜、以及記錄溫濕度的儀器等設(shè)備，保管實(shí)物檔案的設(shè)備基本齊全，但是有些設(shè)備經(jīng)常閑置。在實(shí)物檔案的管理過程中，工作人員在重視收集的同時也應(yīng)重視實(shí)物檔案的保管，其中庫房條件是保管的重要內(nèi)容之一。

2.2.2.2 實(shí)物檔案裝具有待完善

目前，大部分高校實(shí)物檔案與紙質(zhì)檔案的保管方法類似，都有序的擺放在檔案密集柜中并沒有相應(yīng)的實(shí)物檔案裝具。但有些重要的實(shí)物檔案必須謹(jǐn)慎保管，配備相應(yīng)的檔案裝具，如名人字畫，榮譽(yù)證書等都應(yīng)該裝入相應(yīng)的檔案盒中，減少在利用和挪動過程中的磨損。

2.2.2.3 實(shí)物檔案的保管方式比較封閉

多數(shù)高校實(shí)物檔案和紙質(zhì)實(shí)檔案存放在一個庫房中，沒有專門的實(shí)物檔案存放室。由于大部分實(shí)物檔案存放在密集柜中且基本是平整疊加的存放，這就使檔案工作人員不能直觀的看到實(shí)物檔案的相關(guān)情況，在查找利用實(shí)物檔案時，需要挨個翻看，費(fèi)時費(fèi)力且影響實(shí)物檔案價值的實(shí)現(xiàn)。

2.3 高校實(shí)物檔案信息管理存在的問題

2.3.1 高校實(shí)物檔案的利用率較低。

高校實(shí)物檔案的陳列方式及裝具都會影響實(shí)物檔案的利用，但高校檔案館保存實(shí)物檔案的庫容量不夠也沒有足夠的檔案裝具來陳列這些實(shí)物檔案。而且，高校檔案館每年收集的紙質(zhì)檔案較多，對紙質(zhì)檔案利用的重視程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過對實(shí)物檔案利用的重視程度，這也會影響實(shí)物檔案的利用率。實(shí)物檔案的利用是多數(shù)高校實(shí)物檔案管理工作的薄弱環(huán)節(jié)，高校檔案館應(yīng)提高對實(shí)物檔案利用的重視程度，充分發(fā)掘?qū)嵨餀n案潛在的價值。

2.3.2 高校實(shí)物檔案的編研成果不夠豐富

檔案館的編研工作，是以館（室）藏檔案為主要對象，以滿足社會利用檔案的需要為主要目的，在研究檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，編寫檔案參考資料，撰寫專門著述，它屬于實(shí)物檔案信息管理的一種方式。多數(shù)高校檔案館編研重點(diǎn)放在文件匯編、政策法令匯編、專題檔案史料匯編上，檔案的參考資料也更為側(cè)重文字編寫，關(guān)于實(shí)物檔案的匯編甚少。因此，高校應(yīng)注重實(shí)物檔案的編研工作，使其成為高校檔案館的一種特色。

3 高校檔案館實(shí)物檔案管理對策

3.1 完善實(shí)物檔案管理規(guī)章制度

高校檔案館應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》與《高校實(shí)物檔案管理辦法》，結(jié)合實(shí)際情況，制定相應(yīng)的實(shí)物檔案管理方面的規(guī)章制度，這樣有助于實(shí)物檔案收集、整理、保管、利用工作的規(guī)范化地進(jìn)行，有助于提高實(shí)物檔案管理水平，有助于實(shí)物檔案信息更好地為學(xué)校、為社會提供全方位的服務(wù)。

3.2 加強(qiáng)高校檔案隊(duì)伍建設(shè)、增加經(jīng)費(fèi)投入

相對于繁雜的檔案整理工作來說，高校檔案館的工作人員嚴(yán)重缺乏，尤其是檔案專業(yè)工作人員缺乏。高校檔案館的工作強(qiáng)度應(yīng)與檔案館工作人員的數(shù)量與質(zhì)量相適應(yīng)、相匹配，高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)增加檔案館的工作人員，招聘一些檔案學(xué)專業(yè)的人才，以確保高校實(shí)物檔案整理工作地順利進(jìn)行，提升檔案館的服務(wù)水平，提高高校檔案館的公眾形象。高校還應(yīng)增加對檔案館工作的資金投入，使檔案館的資金可以合理地流動，不會發(fā)生資金斷層。充足的資金是進(jìn)行實(shí)物檔案管理工作的基本前提，是實(shí)物檔案管理工作的物質(zhì)基礎(chǔ)。

3.3 規(guī)范實(shí)物檔案實(shí)體管理

3.3.1 收集

實(shí)物檔案的收集工作是檔案管理工作的第一個環(huán)節(jié)，是其余工作程序的基礎(chǔ)，是保證實(shí)物檔案安全與完整的重要環(huán)節(jié)，因此，加強(qiáng)實(shí)物檔案的收集工作非常重要。做好實(shí)物檔案收集工作可以從三方面著手：一是以各種形式進(jìn)行宣傳，提高檔案兼職人員在思想上對實(shí)物檔案的認(rèn)識，加強(qiáng)專兼職工作人員的歸檔意識。二是確定實(shí)物檔案的收集時間，制定合理的收集方案。如規(guī)定各部門每年年底向檔案館送交該部門當(dāng)年獲得的證書、獎狀、獎杯等實(shí)物檔案；各部門給檔案館移交實(shí)物檔案時，應(yīng)填寫移交目錄，一式三份，以便日后核對。三是確定實(shí)物檔案的歸檔范圍，以文件形式下發(fā)，引起各部門的重視。

3.3.2 保管

實(shí)物檔案的保管是指實(shí)物檔案的庫房管理與實(shí)物檔案在利用過程中的管理。檔案工作人員應(yīng)創(chuàng)造一個適合擺放實(shí)物檔案的場所，盡量確保實(shí)物檔案不會因?yàn)樽匀辉蚨獾綋p壞，實(shí)物檔案的庫房條件應(yīng)溫度適宜、設(shè)施齊全；檔案館應(yīng)根據(jù)載體的形態(tài)購買相應(yīng)的實(shí)物檔案裝具，確保實(shí)物檔案能夠得到合理的保護(hù)；檔案館還應(yīng)對珍貴、易損的實(shí)物檔案進(jìn)行拍照，留存實(shí)物檔案的照片，在檢索利用時更直觀的查詢到需要實(shí)物檔案的基本情況，而且可以減少實(shí)物檔案在查找時的自然磨損；檔案館應(yīng)對實(shí)物檔案進(jìn)行單獨(dú)保管，建立實(shí)物檔案陳列室，使之成為教育基地，實(shí)物檔案大多都是在教學(xué)、文體等方面獲得的榮譽(yù)，反映了廣大師生的奮斗歷史，把這些榮譽(yù)檔案展示出來，可以增加廣大師生的榮譽(yù)感和自豪感。

3.3.3 提高實(shí)物檔案信息管理水平

檢驗(yàn)實(shí)物檔案工作效率的重要標(biāo)準(zhǔn)之一是檔案資源的開發(fā)利用工作的程度。實(shí)物檔案具有憑證作用而且直觀性強(qiáng)，因此檔案工作人員應(yīng)充分發(fā)揮實(shí)物檔案本身所具有這種特色和優(yōu)勢，豐富實(shí)物檔案的利用形式，主動、多方位地向高校領(lǐng)導(dǎo)、師生甚至社會提供利用服務(wù)。

改善實(shí)物檔案的利用工作可以從以下四方面著手：一是完善實(shí)物檔案的目錄體系，編制多種不同的檢索目錄，從不同角度反映高校實(shí)物檔案的保管狀況，為實(shí)物檔案的充分利用提供便利的條件，提高實(shí)物檔案的檢索效率與利用率；二是將實(shí)物檔案匯編成冊，為利用者提供方便；三是建立實(shí)物檔案數(shù)據(jù)庫，建立本校的檔案網(wǎng)站，并及時更新網(wǎng)站信息，實(shí)現(xiàn)實(shí)物檔案的網(wǎng)絡(luò)化利用；四是檔案館應(yīng)定期或不定期的舉辦展覽，加強(qiáng)實(shí)物檔案的宣傳教育工作。

高校實(shí)物檔案工作是高校檔案工作中的重要組成部分，反映著對高校檔案的整體管理水平，同時也是各高校容易忽視的部分。高校的實(shí)物檔案見證高校發(fā)展的各個階段：高校的成立、發(fā)展壯大和各校合并，這要求高校檔案工作人員從時間和空間上認(rèn)識到高校實(shí)物檔案管理工作的特殊性和重要性，增強(qiáng)實(shí)物檔案工作者自身的責(zé)任心和使命感，積極主動地做好實(shí)物檔案服務(wù)工作。同時，也要及時發(fā)現(xiàn)當(dāng)下高校實(shí)物檔案管理工作中存在的情況、問題，并進(jìn)行不斷創(chuàng)新，努力探索高校實(shí)物檔案管理的新模式，促進(jìn)高校檔案館又好又快地發(fā)展。

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作者簡介

張瑞（1990-），碩士學(xué)位，云南大學(xué)公共管理學(xué)院。