如何讓檔案管理工作變的獨(dú)具匠心

宋麗梅

摘 要：檔案管理工作在事業(yè)單位運(yùn)行過程中具有重要的意義。如今檔案管理工作中出現(xiàn)的種種問題已經(jīng)限制了相關(guān)單位的長(zhǎng)久性發(fā)展。本文對(duì)于我國事業(yè)單位檔案管理存在的問題進(jìn)行了分析，提出了具體的解決辦法，供相關(guān)人士參考借鑒。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案；管理；現(xiàn)狀；方法

21世紀(jì)社會(huì)的發(fā)展進(jìn)入到知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，社會(huì)的快速進(jìn)步和發(fā)展依靠信息資源的管理，且數(shù)據(jù)資源逐漸的演變成為具有戰(zhàn)略性意義的核心競(jìng)爭(zhēng)力。事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理工作受到的關(guān)注度越來越多，檔案管理未來的發(fā)展必將全部實(shí)現(xiàn)信息化，結(jié)合運(yùn)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)不斷改革和完善，為事業(yè)單位的發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

1 如今事業(yè)單位檔案管理存在的問題

1.1 對(duì)于檔案管理的重視層度不夠

部分的事業(yè)單位內(nèi)部對(duì)于我國的《檔案管理辦法》《檔案法》等相關(guān)規(guī)定認(rèn)識(shí)不足，沒有積極的進(jìn)行學(xué)習(xí)，沒有深刻認(rèn)識(shí)到檔案是重要的歷史文化財(cái)富。檔案管理也是一項(xiàng)重要的事業(yè)，由于長(zhǎng)期以來的認(rèn)識(shí)水平比較淺薄，重視層度不夠，導(dǎo)致各項(xiàng)任務(wù)措施執(zhí)行力度不夠，管理工作整體處在非?；靵y的狀況。

1.2 檔案管理基礎(chǔ)業(yè)務(wù)薄弱

很多事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理基礎(chǔ)性工作環(huán)節(jié)非常薄弱，部分單位雖然表面上建立了具體的規(guī)定和制度，但是沒有真正的落實(shí)到實(shí)際中，流于表面化，檔案管理工作不夠規(guī)范、甚至沒有經(jīng)過規(guī)定流程就銷毀了部分?jǐn)?shù)據(jù)資料。

1.3 檔案管理設(shè)備落后

由于單位內(nèi)部的領(lǐng)導(dǎo)重視層度不夠，各項(xiàng)政策規(guī)定執(zhí)行力度不足，加上資金的投入量不夠，很多事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理設(shè)備還比較落后，相關(guān)的庫房非常簡(jiǎn)陋，部分甚至堆放著一些和專業(yè)內(nèi)容無關(guān)的雜物，檔案管理部門整體的辦公條件差，設(shè)備落后，基本的設(shè)備配置不夠全面，各層次對(duì)于該部門工作認(rèn)識(shí)停留在低級(jí)水平。

1.4 管理人員綜合能力低

由于多元化外界因素的綜合影響，導(dǎo)致部分事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理部門的員工流動(dòng)性非常高，雖然進(jìn)行了相關(guān)專業(yè)培訓(xùn)，但是人員變動(dòng)導(dǎo)致專業(yè)水平高的人員基本沒有，工作人員綜合素質(zhì)能力較低是未來檔案管理中必須面對(duì)和解決的問題。

1.5 資源開發(fā)利用不合理

部分事業(yè)單位雖然進(jìn)行了檔案資料數(shù)據(jù)的收集和管理，目的是為了保證數(shù)據(jù)的完整和保存，并沒有對(duì)于其中有價(jià)值的數(shù)據(jù)資料進(jìn)行分析利用，這也就導(dǎo)致了資源的浪費(fèi)，管理工作也就失去應(yīng)有的作用和意義。

2 事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新和策略

2.1 建立健全的管理制度

在滿足科學(xué)合理性原則基礎(chǔ)上，符合實(shí)際的工作需要前提下建立具體的規(guī)章制度來進(jìn)行控制。保證規(guī)章制度的操作簡(jiǎn)潔明了，方便應(yīng)用，更好體現(xiàn)真正的作用，執(zhí)行規(guī)定的時(shí)候要把握公正性原則，員工和領(lǐng)導(dǎo)都是制度的執(zhí)行者應(yīng)該同等對(duì)待。

2.2 加大宣傳力度，提升相關(guān)部門的重視度

目前很多事業(yè)單位仍舊沒有意識(shí)到檔案管理的重要性作用，其對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)程度不夠。在這種思想的引導(dǎo)下具體的工作人員工作認(rèn)真度下降，僅僅是為了應(yīng)付而做的工作。針對(duì)這種情況，應(yīng)該提高事業(yè)單位內(nèi)部的主管部門和工作人員的認(rèn)識(shí)，利用現(xiàn)代化的高科技手段（多媒體技術(shù)，會(huì)議，文件下發(fā)）進(jìn)行大規(guī)模的宣傳，對(duì)于專業(yè)的工作管理人員進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，讓各級(jí)不同的工作人員認(rèn)識(shí)到管理檔案的必要性，在不斷的宣傳努力下，各級(jí)人員將會(huì)把這種管理想法根植在心理，且為日后工作推廣奠定好的基礎(chǔ)。

2.3 運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)科學(xué)的規(guī)劃，進(jìn)行信息化檔案管理

現(xiàn)代化技能不斷的發(fā)展和進(jìn)步，新的觀念，新的思想和技術(shù)出現(xiàn)，檔案管理工作必須不斷完善和進(jìn)步。如今檔案在各方面的應(yīng)用性質(zhì)不斷加強(qiáng)，其使用范圍和針對(duì)對(duì)象不斷擴(kuò)寬，檔案資源充分發(fā)揮其作用，檔案管理工作的進(jìn)行和檔案的保持才能體現(xiàn)出意義價(jià)值，應(yīng)運(yùn)用科學(xué)的手段進(jìn)行規(guī)劃整理，將以往的各種歷史檔案信息轉(zhuǎn)化成可供現(xiàn)代化應(yīng)用的數(shù)字信息。對(duì)檔案類型等基本狀況了解分類，依據(jù)事業(yè)單位內(nèi)部的實(shí)際情況，相關(guān)技術(shù)人員制定計(jì)劃方案，提出具體的實(shí)施方案，包括其具體需要的硬件設(shè)備需求和購買計(jì)劃，進(jìn)行數(shù)字化處理進(jìn)程的詳細(xì)步驟。相關(guān)設(shè)備的購買要依據(jù)經(jīng)濟(jì)情況量力而行，從深遠(yuǎn)的角度做長(zhǎng)期規(guī)劃，確保所購買東西的實(shí)際應(yīng)用性和完整性，保證設(shè)備的整體實(shí)用性。詳細(xì)規(guī)劃內(nèi)容應(yīng)分期計(jì)劃明確，整體方向準(zhǔn)確。檔案信息化管理工作具有特點(diǎn)性，工作的資金投入量相對(duì)較多，內(nèi)容繁雜混亂，采用嚴(yán)格監(jiān)管的方法保證工作的高質(zhì)量完成。對(duì)于數(shù)字化過程工作人員應(yīng)進(jìn)行全程的監(jiān)控，控制檔案總體的質(zhì)量性，保證檔案的整體完整性和實(shí)用價(jià)值。平時(shí)對(duì)于相關(guān)的設(shè)備進(jìn)行全方位檢查控制，保證設(shè)備的完整和應(yīng)用，對(duì)于目錄數(shù)據(jù)庫保證與基礎(chǔ)檔案的相關(guān)對(duì)應(yīng)性。同時(shí)自行開發(fā)相關(guān)的軟件程序和管理系統(tǒng)，或者對(duì)國際化的高科技工作系統(tǒng)進(jìn)行引進(jìn)，采用性能系統(tǒng)比較先進(jìn)的相關(guān)設(shè)備，包括掃描儀，計(jì)算機(jī)，服務(wù)器，打印機(jī)等等。事業(yè)單位的人員加強(qiáng)自身的學(xué)習(xí)，為了保證工作能夠有序合理的完成，該部門的工作人員進(jìn)行專業(yè)的知識(shí)技能培訓(xùn)，保證部門員工的水準(zhǔn)跟上技術(shù)發(fā)展的水平，注重檔案管理者的業(yè)務(wù)水平提高，共同努力，保證檔案管理工作的高質(zhì)量完成。

2.4 注重檔案信息管理系統(tǒng)的維護(hù)和更新

檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)遠(yuǎn)而艱巨的任務(wù)，其總體過程是不斷變化的，不同的時(shí)間段將會(huì)更新大量的數(shù)據(jù)信息，檔案內(nèi)容會(huì)及時(shí)變化和補(bǔ)充，事業(yè)單位內(nèi)部的管理工作人員必須密切的關(guān)注內(nèi)部系統(tǒng)的更新和維護(hù)。進(jìn)行相關(guān)的檔案更改時(shí)候必須遵守我國現(xiàn)有的相關(guān)法律規(guī)范和手段，比如《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》將系統(tǒng)規(guī)范合理化，達(dá)到影像資料，文件，電子文檔等多方面信息和數(shù)據(jù)的自動(dòng)化檢索，對(duì)于系統(tǒng)的問題和漏洞及時(shí)的發(fā)現(xiàn)并盡快進(jìn)行專業(yè)化的處理。

2.5 事業(yè)單位的檔案保密工作要加強(qiáng)

事業(yè)單位的庫房地址選擇和建筑應(yīng)該符合我國具體的規(guī)定要求標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)保持辦公區(qū)域和庫房的區(qū)分，提高防盜意識(shí)，在庫房管理工作中指定專業(yè)的人士進(jìn)行看管，非允許情況下禁止無關(guān)人員進(jìn)入，對(duì)于機(jī)密檔案和其他檔案應(yīng)該準(zhǔn)確區(qū)分，機(jī)密檔案如果出現(xiàn)外漏問題將會(huì)對(duì)于國家造成不可估計(jì)的嚴(yán)重?fù)p失，所以應(yīng)該提升對(duì)于檔案保密工作的認(rèn)識(shí)層度，嚴(yán)格規(guī)范化管理，讓檔案為事業(yè)單位的長(zhǎng)久性發(fā)展提供數(shù)據(jù)支持。

總而言之，事業(yè)單位內(nèi)部的人員應(yīng)該提升對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，加大部門專業(yè)化人才的培養(yǎng)力度，檔案管理人員運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)科學(xué)的規(guī)劃，加強(qiáng)檔案管理實(shí)施工作，事業(yè)單位內(nèi)部各級(jí)人員共同合作，把握檔案規(guī)范化管理的總體方向，提升單位的綜合文化競(jìng)爭(zhēng)力。

參考文獻(xiàn)

[1]齊菊秀.對(duì)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策研究[M].北京.光明日?qǐng)?bào)出版社.2014

[2]李瑩.做好事業(yè)單位檔案管理工作的思考[M].上海社會(huì)科學(xué)出版社2014