淺議房地產(chǎn)檔案信息化管理

吳杜鳴

摘 要：由于我國(guó)現(xiàn)階段的經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度和城鎮(zhèn)化建設(shè)速度，房地產(chǎn)行業(yè)也逐漸引起政府職能部門(mén)和大眾百姓的更多關(guān)注，其中房地產(chǎn)檔案信息更是與政府職能部門(mén)和每一位居民息息相關(guān)——1、為我國(guó)政府職能部門(mén)提供房地產(chǎn)行業(yè)發(fā)展的相關(guān)信息；2、為城市化建設(shè)提供了信息基礎(chǔ)；3、規(guī)范房地產(chǎn)行業(yè)市場(chǎng)，同時(shí)維護(hù)行業(yè)秩序；4、為房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的歸屬提供有力證明。與此同時(shí)，伴隨著科技的發(fā)展，房地產(chǎn)檔案信息化管理已經(jīng)成為房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)，而我國(guó)的房地產(chǎn)行業(yè)也正在處于信息化管理的重要轉(zhuǎn)變節(jié)點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：房地產(chǎn)行業(yè)；房地產(chǎn)檔案；信息化管理

科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步推動(dòng)著經(jīng)濟(jì)形勢(shì)的進(jìn)步，而計(jì)算機(jī)技術(shù)的出現(xiàn)和發(fā)展更是影響到了社會(huì)的各個(gè)方面。計(jì)算機(jī)技術(shù)的推廣和普及同樣為房地產(chǎn)行業(yè)帶來(lái)了重要的轉(zhuǎn)變契機(jī)，在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式遠(yuǎn)遠(yuǎn)已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步的今天，房地產(chǎn)檔案信息化建設(shè)就成了必然的趨勢(shì)。從傳統(tǒng)的檔案管理模式中跳脫出來(lái)，更好的通過(guò)應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)將房地產(chǎn)行業(yè)帶入一個(gè)科學(xué)化、信息化、精準(zhǔn)化的時(shí)代，同時(shí)也為房地產(chǎn)行業(yè)的工作提供了更高的便捷性和準(zhǔn)確性。

1 房地產(chǎn)檔案信息化管理的重要意義

1.1 維護(hù)公民的合法房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)

根據(jù)我國(guó)現(xiàn)行法律可知，房地產(chǎn)檔案信息是一種具有一定法律效力的文件，是房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)歸屬的重要依據(jù)和證據(jù)，房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)所有人可以證明自己對(duì)于房屋、地產(chǎn)等所擁有的合法的支配權(quán)和使用權(quán)等相關(guān)權(quán)力。同時(shí)，由于社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷進(jìn)步，因此在現(xiàn)代社會(huì)中房產(chǎn)的新建、變更、交換、贈(zèng)與、買(mǎi)賣、繼承、抵押、擴(kuò)建等行為也越來(lái)越多，越來(lái)越頻繁。為了能夠更好的及時(shí)更新產(chǎn)權(quán)檔案，運(yùn)用現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)手段就是十分重要的。具有更高時(shí)效性的房地產(chǎn)檔案可以更好的維護(hù)公民的合法產(chǎn)權(quán)，在最大程度上避免了雙方或多方因產(chǎn)權(quán)不明而產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)糾紛。

1.2 為政府職能部門(mén)的日常工作提供重要依據(jù)

隨著社會(huì)的高速發(fā)展，政府職能部門(mén)如何在大量的信息中高效而準(zhǔn)確的獲得所需要的信息從而做出當(dāng)下最適宜的決定決策就是必不可少的過(guò)程。而房地產(chǎn)行業(yè)經(jīng)過(guò)近些年的發(fā)展，已經(jīng)變得多元而繁雜，每天都會(huì)伴隨著行業(yè)內(nèi)部的種種變動(dòng)而引出數(shù)量極其龐大的信息更新。房地產(chǎn)行業(yè)相關(guān)的政府職能部門(mén)如何在豐富的信息資源中獲取有效信息就成為了房地產(chǎn)行業(yè)向信息化管理發(fā)展的重要原因之一。將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行信息化之后，相關(guān)部門(mén)不僅能夠輕松獲取最新的發(fā)展信息，而且還可以進(jìn)行縱向和橫向的對(duì)比，對(duì)一個(gè)城市甚至是一個(gè)國(guó)家的發(fā)展歷史透徹了解，更有利于做出當(dāng)下最客觀、實(shí)際的決定決策。

1.3 為規(guī)范房地產(chǎn)行業(yè)提供了有力基礎(chǔ)

房地產(chǎn)行業(yè)是由政府相關(guān)部門(mén)、房地產(chǎn)企業(yè)和民眾共同構(gòu)成的，而房地產(chǎn)檔案則是真實(shí)記錄房地產(chǎn)行業(yè)發(fā)展情況的，同時(shí)還可以全面而真實(shí)的記錄房地產(chǎn)企業(yè)所做的諸如違章建筑、私下擴(kuò)建、欺騙業(yè)主等違法違規(guī)行為。這些數(shù)據(jù)不僅僅用于公開(kāi)相關(guān)企業(yè)的違法違規(guī)行為，更是可以對(duì)預(yù)防其他企業(yè)違法違規(guī)做出警示作用，用這些真實(shí)存在的數(shù)據(jù)來(lái)規(guī)范房地產(chǎn)行業(yè)內(nèi)部的行為。同時(shí)，因?yàn)榉康禺a(chǎn)檔案的信息化，這些相關(guān)信息可以被公開(kāi)，對(duì)于那些曾經(jīng)做出違法違規(guī)行為的企業(yè)來(lái)說(shuō)起到了更好的督促、警示作用。

2 房地產(chǎn)檔案信息化管理遵循的原則

2.1 系統(tǒng)性原則

想要有效而精準(zhǔn)的建立起完善的房地產(chǎn)檔案信息化系統(tǒng)就需要了解檔案管理和產(chǎn)權(quán)登記的聯(lián)系，然后盡可能的協(xié)調(diào)好兩者之間的關(guān)系。產(chǎn)權(quán)登記的政府職能部門(mén)需要經(jīng)過(guò)收集材料、初審、復(fù)審、終審、發(fā)證等一系列的過(guò)程，在這個(gè)過(guò)程中就需要充分發(fā)揮檔案信息化的優(yōu)勢(shì)，實(shí)行一體化管理，讓整個(gè)流程變得有序且高效。同時(shí)，在產(chǎn)權(quán)登記的過(guò)程當(dāng)中實(shí)現(xiàn)信息共享就可以讓檔案管理的相關(guān)部門(mén)更加及時(shí)的了解進(jìn)度以及產(chǎn)權(quán)的更新。當(dāng)房地產(chǎn)檔案信息化成為具有系統(tǒng)性的管理模式之后，信息化的成果才能更好的被應(yīng)用于實(shí)際工作中。

2.2 便捷性原則

傳統(tǒng)的檔案管理模式早已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)階段對(duì)于檔案信息的查閱、檢索和使用的頻率了，區(qū)別于傳統(tǒng)的檔案管理，信息化管理可以更好的滿足各方人員對(duì)于房地產(chǎn)檔案信息的查詢需求。也就是說(shuō)不論是政府職能部門(mén)，還是房地產(chǎn)企業(yè)，亦或是普通民眾都可以通過(guò)共享出來(lái)的房地產(chǎn)檔案信息來(lái)找到自己所需要的相關(guān)資料，這樣的管理模式大大提高了查詢的速度和準(zhǔn)確性，避免了過(guò)去冗長(zhǎng)的信息查詢流程和可能存在的人為因素而導(dǎo)致的信息錯(cuò)誤。

2.3 安全性原則

房地產(chǎn)檔案信息化管理的過(guò)程就是將房地產(chǎn)檔案通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)進(jìn)行上傳至網(wǎng)絡(luò)，同時(shí)進(jìn)一步進(jìn)行共享的過(guò)程。但是，由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)存在安全風(fēng)險(xiǎn)，可能會(huì)導(dǎo)致上傳的數(shù)據(jù)信息被丟失、盜取、修改甚至是流出，因此這就對(duì)信息化過(guò)程中的安全性提出了更高的要求。從服務(wù)器的安全性、操作系統(tǒng)的安全性和軟件使用的安全性等各個(gè)方面進(jìn)行預(yù)防，做好保密工作的同時(shí)還需要對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行備份，以防止上述情況發(fā)生造成的不良影響。

3 房地產(chǎn)檔案信息化管理的有效措施

3.1 建立完善的信息化管理體系

不論是傳統(tǒng)的檔案管理模式還是信息化管理模式，都需要依靠完整的管理模式體系來(lái)支撐后期的運(yùn)作。目前來(lái)說(shuō)，房地產(chǎn)檔案的管理正處于從傳統(tǒng)管理模式到信息化管理模式的過(guò)渡過(guò)程，因此建立完善的信息化管理仍是現(xiàn)階段工作的重點(diǎn)，只有搭建好完整的信息化管理體系才能為后期更龐大的數(shù)據(jù)輸入提供基礎(chǔ)保證。

3.2 檔案信息進(jìn)行規(guī)范化操作

為了能夠更好的將信息化資源共享這一點(diǎn)優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)出來(lái)，就需要對(duì)檔案信息進(jìn)行規(guī)范化操作，用統(tǒng)一的規(guī)范好的示例文件或標(biāo)準(zhǔn)來(lái)對(duì)檔案信息輸入進(jìn)行規(guī)范。例如，一個(gè)房地產(chǎn)檔案信息中需要包括哪些內(nèi)容，填寫(xiě)的標(biāo)準(zhǔn)格式是什么，附件的存檔格式等等都需要做出統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。只有在前期對(duì)這些操作規(guī)范化了，才能在后期使用檔案信息的過(guò)程中避免管理混亂、查找不便等狀況的出現(xiàn)。

3.3 提高相關(guān)工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

有了完善的體系和規(guī)范化操作之后，信息化管理還需要更加符合要求的工作人員。相關(guān)工作人員需要與傳統(tǒng)的工作人員有所區(qū)別，除了需要學(xué)習(xí)房地產(chǎn)檔案管理的相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)，還需要與時(shí)俱進(jìn)學(xué)習(xí)更多的計(jì)算機(jī)知識(shí)和互聯(lián)網(wǎng)知識(shí)?；镜挠?jì)算機(jī)操作已經(jīng)不能夠滿足信息化管理的要求了，更多的是需要相關(guān)工作人員學(xué)習(xí)信息技術(shù)的相關(guān)知識(shí)、信息處理能力和歸檔分類等的相關(guān)技能知識(shí)，也就是對(duì)房地產(chǎn)檔案管理的相關(guān)工作人員提出了更高的業(yè)務(wù)素質(zhì)要求。

近些年房地產(chǎn)行業(yè)隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)不斷飛速發(fā)展，越來(lái)越多的房地產(chǎn)檔案信息變更和查詢的行為對(duì)房地產(chǎn)信息管理工作提出了更高的要求，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)條件下的房地產(chǎn)行業(yè)的工作特點(diǎn)了。此時(shí)，計(jì)算機(jī)技術(shù)的出現(xiàn)和發(fā)展為房地產(chǎn)行業(yè)的轉(zhuǎn)變提供了契機(jī)——通過(guò)運(yùn)用現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)手段來(lái)對(duì)房地產(chǎn)檔案進(jìn)行管理，這種新的管理模式相較于傳統(tǒng)管理模式更加科學(xué)有效。在這種新的管理模式下，房地產(chǎn)檔案變得更加有意義，為民眾提供產(chǎn)權(quán)證明，為政府職能部門(mén)提供可靠的資料基礎(chǔ)，同時(shí)還可以更好的規(guī)范房地產(chǎn)行業(yè)。房地產(chǎn)檔案已經(jīng)不僅僅是一個(gè)記錄，而是更多的參與到了房地產(chǎn)行業(yè)的建設(shè)和發(fā)展，為原本單調(diào)的檔案數(shù)據(jù)賦予了新的意義。

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