高校檔案管理工作的問題及對策

姚樹靜

(山東廣播電視大學，山東　濟南　250014)

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高校檔案管理工作的問題及對策

姚樹靜

(山東廣播電視大學，山東濟南250014)

摘要:高校檔案是經(jīng)濟和社會發(fā)展的歷史記錄，是維護歷史真實面貌、服務現(xiàn)實發(fā)展需要的重要信息資源，作為記錄高校發(fā)展歷程的重要方式之一，目前高校檔案面臨著從內(nèi)至外的挑戰(zhàn)。因此，本文從自身的工作角度出發(fā)，結(jié)合檔案管理工作的重要性，提出了目前高校檔案管理工作面臨的問題，并在此基礎(chǔ)上，提出加強高校檔案管理工作的對策。

關(guān)鍵詞:高校;檔案管理;問題及對策

高校的檔案管理工作是考證一所高校歷史發(fā)展的記憶憑證，是高校機關(guān)工作考察的依據(jù)。如何有效的對高校檔案工作的管理，更好的調(diào)動廣大教職工的積極性，是值得我們探討的。

檔案管理部門肩負著檔案行政監(jiān)管和保管利用量大智能。一方面是檔案收、管、用。檔案工作首先需要進行收集檔案，只有收集得越多，才能更好服務群眾。而檔案收集需要投入大量的人力、物力和財力。之后，需要實行分類整理和落實嚴格的保護措施。接下來是開發(fā)利用，要實行檔案目錄和全文數(shù)字化管理，提高查檔效率，這都是一個復雜而需要時間的過程，需要腳踏實地的做才能完成。另一方面是檔案行政管理。由于線長、面廣、立檔單位多而分散，業(yè)務指導和法制監(jiān)督的任務很繁重。真正進入了檔案系統(tǒng)，你會從心底發(fā)現(xiàn)，檔案部門人員編制較少，事務卻很繁多，每個人都承擔著煩雜的工作任務。

一、高校檔案管理工作的重要性

高校檔案記錄著高校的發(fā)展歷程，對高校具有重要的推進作用。包括文件資料、教職工履歷管理、學籍管理、招生與畢業(yè)就業(yè)工作、教學研究等方面的文字材料、聲像、電子資料和實物檔案。

(一)檔案對高校的教學教育工作具有歷史借鑒作用

高校的檔案一般主要是在高校的形成、產(chǎn)生、發(fā)展的過程中產(chǎn)生，它能夠詳細真實的記錄高校的教育教學工作的各個方面。檔案可以體現(xiàn)出高校的發(fā)展軌跡，是本單位的重要信息資源。研究和整理高校的檔案可以更加深刻地理解本高校的特點以及其自身發(fā)展的規(guī)律。

(二)檔案是高校管理的直接依據(jù)和載體

高校的檔案是伴隨著高校的教育教學活動而逐步形成的，一般可以稱得上為第一手材料。高校發(fā)展中的各種材料、教學經(jīng)驗甚至是事跡報告、好人好事、工作總結(jié)等都聚集在高校的檔案之中，是高校教育教學的縮影。在高校的人文精神、優(yōu)秀人物、校風、學風等形成和發(fā)展中，高校的檔案起到了非常重要的載體作用，具有重大的意義。

(三)高校檔案管理本身就是高校文化的重要組成部分

檔案是每個單位的財富，對高校來說也是如此。高校檔案的建設就是高校教育教學管理中的重要組成部分。高校檔案中有很大一部分內(nèi)容是記錄和保存本校教育教學經(jīng)驗和成果的，這不僅反映了高校的水平也是全校師生的智慧結(jié)晶。高校檔案信息的開發(fā)和利用也是高校檔案管理工作中的最重要的一項內(nèi)容。

二、高校檔案管理工作的問題

(一)責任意識淡薄

由于社會上對檔案的概念和檔案的作用意識不強，所以造成一些高校對檔案的管理工作都存在一些錯誤的認識，甚至認為檔案管理工作就只是管理，只要不把檔案弄丟、不泄密，能查閱就可以了;在工作中，沒有把《檔案法》的相關(guān)知識作為提升業(yè)務能力的關(guān)鍵手段進行系統(tǒng)的學習，因此，更不會認識到檔案管理工作的重要性。所以就會輕視檔案的管理工作，忽視其重要性，更缺乏責任意識。

(二)檔案管理的重視度不夠

責任意識淡薄必然導致對檔案管理工作的不重視，認為檔案工作只是一個簡單的看和管，守著檔案不丟失就行，沒有太多事情可做，宣傳力度不夠，漠視檔案工作的重要性，不能建立起檔案管理工作的長效機制。

(三)檔案管理工作不規(guī)范

首先，檔案不能按要求進行統(tǒng)一歸檔管理，各部門存在著“小檔案柜”現(xiàn)象，勢必會影響檔案收集不全、管理上的混亂。其次，在收集整理檔案過程中不注重分類，這樣不僅不利于管理，對于查閱利用也不方便。

(四)檔案管理人員素質(zhì)薄弱

由于客觀原因，各高校檔案管理人員不能固定，導致檔案管理人員流動性大，責任心、事業(yè)心不強，業(yè)務不熟練，缺乏奉獻精神，相互之間缺少溝通與交接，嚴重阻滯著高校檔案管理工作的發(fā)展。

三、加強高校檔案管理工作的對策

為了更好的完善高校檔案管理工作，更好發(fā)揮檔案管理工的效用，建議以下幾點:

(一)健全機制，對檔案管理整個工作體系進行完善

一是要建立健全領(lǐng)導責任制。高校領(lǐng)導要注重檔案工作，可以把檔案工作納入到高校的整體發(fā)展中。二是要建立健全各項規(guī)章制度。根據(jù)國家有關(guān)檔案工作方面的法律規(guī)定及高校實體分類法、高校檔案工作規(guī)范要求，結(jié)合本校實際的工作情況，制定管理制度。三是要注重檔案管理，可以把檔案從最初的形成，管理到服務于工作整個流程列為質(zhì)量考核指標，納入到高校的工作質(zhì)量考核體系中去，并歸為各個部門的工作計劃之中。要針對本部門的工作，明確一名兼職檔案人員，負責日常檔案收集整理工作。

(二)認真組織學習，提高檔案業(yè)務水平

高校檔案室檔案員定期對各處室、各學院的兼職檔案員召開業(yè)務學習會，學習有關(guān)檔案管理辦法和歸檔文件整理規(guī)則，增強工作人員的素質(zhì)，提高他們的檔案工作意識;能夠及時根據(jù)工作中出現(xiàn)的各種情況、各種問題給其他的兼職管理檔案人員提出要求，讓兼職管理檔案人員在工作中學習、在學習中工作，逐漸熟悉自己的業(yè)務，熟練地掌握檔案立卷、歸檔的方式、方法，以便為高校更科學、更規(guī)范的管理檔案工作打下良好的基礎(chǔ)。

(三)抓住重點，細致收集各種資料

人們都說“巧婦難為無米之飲”，其實全面的收集高校在教學教育的過程中形成各種各樣的文件資料，是檔案工作中的一個重點工作。這就要求各部門兼職檔案人員從思想上重視前期文件材料的收集、積累工作。不要怕麻煩，要細致入微，對各種活動都要關(guān)注，并且積極收集各種形式的材料，比如:紙質(zhì)、照片、音像等各種載體的信息資料，除了正式文件外要收集其他應歸檔的文件材料，特別是各種業(yè)務活動、專業(yè)會議、工作經(jīng)驗交流會、工作調(diào)研、檢查等文件，也要向各級領(lǐng)導收集材料，盡可能的把檔案管理工作中的“收集”這一重要環(huán)節(jié)，做到真實、細致、完整，不能放過任何一個方面。

(四)克服難點，認真系統(tǒng)進行整理

每個部門每學期形成的檔案都很多，我們在整理的過程中，要注意進行系統(tǒng)地整理，不要怕困難。要遵循各類文件的形成規(guī)律，保持其相互之間的聯(lián)系，適當顧及其保存價值，分類立卷，要以能準確、全面反映高校真實面貌和部門的主要職能活動，方便保管和查找利用為原則。

立卷時要按照年度、問題、保存期限分。按年度分，就是按照文件所形成的時間或內(nèi)容針對的時間，將同一時期的文件組合為案卷。按問題分，是把反映同一問題文件內(nèi)容和反映的工作、人物或事件等放在一起歸檔，一般為一事一卷。

分完卷后，應填寫卷內(nèi)文件目錄，其填寫內(nèi)容包括序號、文件編號、責任者、題名、日期、頁號、備注。序號，以一份文件(正式文件和底稿、主件和附件)編一個順序號“1”。文件編號就是文件的文號;秘密以上文件應注明密級。

卷內(nèi)文件材料如有缺損、修改、補充、移出、銷毀的情況，要填寫到備考表里，若無情況說明的，填寫立卷人、檢查人的姓名和時間。

(五)檔案整理過程中要注重細節(jié)，確保高質(zhì)量完成歸檔工作

檔案工作包含收集、整理、鑒定、裝訂、排序等若干環(huán)節(jié)。各個環(huán)節(jié)工作的好壞，都直接影響檔案工作的質(zhì)量。因此，各部門兼職檔案人員都要注意各個細節(jié)，認真編號，用統(tǒng)一格式進行目錄的編制，裝訂整齊美觀。養(yǎng)成形成一卷，整理一卷的好習慣。

綜上所述，為了更好更快的適應時代發(fā)展的需要，高校檔案管理工作起到了至關(guān)重要的作用。因此，我們要建立檔案管理工作的長效機制，使檔案的價值充分體現(xiàn)。提高檔案管理人員素質(zhì)，積極參加業(yè)務學習和培訓，掌握豐富的專業(yè)知識。最終做到管理方法科學化、管理手段高效化、管理工作標準化，借此推動高校和教育事業(yè)的發(fā)展做出有力有效的貢獻。

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作者簡介:姚樹靜，女，山東廣播電視大學館員。

收稿日期:2015－12－15

中圖分類號:G27

文獻標識碼:A

文章編號:1008—3340( 2016) 02—0071—03