探析高校校友工作檔案管理

胡愛蘭，劉 敏

（湖北醫(yī)藥學(xué)院，湖北 十堰 442000）

探析高校校友工作檔案管理

胡愛蘭，劉 敏

（湖北醫(yī)藥學(xué)院，湖北 十堰 442000）

校友檔案是校友和母校之間溝通的紐帶，是高校檔案的重要組成部分，對學(xué)校的發(fā)展有著重大的意義.隨著我國社會的不斷進步與發(fā)展，高校的校友檔案的管理工作也變得更加復(fù)雜，具有更高標(biāo)準(zhǔn)的要求.

高校校友；檔案；管理工作

高校校友檔案這一信息見證了母校的發(fā)展過程，相關(guān)信息的收集工作是檔案建立的前提，作為高校檔案的重要資源，做好校友檔案的管理工作是確保信息完整的有效手段.但是，目前許多高校對于校友檔案的管理工作都不重視，使得檔案管理人員的工作較為消極.本文就此展開討論，找出相應(yīng)的解決方案.

1 做好高校校友檔案管理工作的意義

這里主要對校友檔案本身的意義進行分析，因為正是校友檔案本身具有重要的意義才使得高校校友檔案的管理工作意義重大.

1.1 教育價值

高校校友的學(xué)歷層次較高，加上在社會上多年的摸爬滾打，往往是兼具科學(xué)文化知識和綜合素質(zhì)的群體，他們當(dāng)中不乏教育、科研等的一線專家，有的則成為了政府部門的中心人物，有的則獨領(lǐng)一個強大的企業(yè)，他們多可以稱為“成功人士”.廣大校友與母校之間有著密切的聯(lián)系，他們對于母校的辦學(xué)方式方法深有體會，知道其中的優(yōu)劣[1].學(xué)校通過校友檔案可以全面的了解校友的情況，邀請相關(guān)的優(yōu)秀校友返校參與母校的建設(shè)和管理，聘請校友擔(dān)任在校學(xué)子的專門性輔導(dǎo)員，在學(xué)校組織的學(xué)生座談會上，給學(xué)弟學(xué)妹們提供就業(yè)指導(dǎo)、經(jīng)驗傳授等，介紹自己當(dāng)初的創(chuàng)業(yè)就業(yè)經(jīng)歷，盡可能的幫助學(xué)生們解決遇到的問題，幫助學(xué)生們擺正心態(tài)，積極地面對畢業(yè)后的就業(yè)、擇業(yè)、創(chuàng)業(yè)路程.此外，學(xué)?？梢越M織在校生到校友的單位進行相應(yīng)的實習(xí)活動，推薦校友錄用母校的畢業(yè)生，這都極大地發(fā)揮了校友檔案資源的作用.

1.2 激勵價值

通過把歷屆校友先進的事跡、優(yōu)秀的專業(yè)作品、突出的戰(zhàn)績等進行展示，以各種形式讓廣大師生了解到優(yōu)秀校友的風(fēng)采，增強在校學(xué)子成才的信心，激發(fā)他們的斗志，更加的熱愛校園文化；另外，校友的不懈奮斗的精神、不怕失敗的精神、艱苦奮斗的精神等都為在校學(xué)子樹立了一個好的榜樣，激勵他們上進，激勵他們不斷地發(fā)展和完善自我，有利于促進廣大學(xué)子今后的成長和發(fā)展[2].

1.3 歷史價值

校史不僅是記錄學(xué)校自身的建設(shè)發(fā)展的歷史，也是記錄廣大校友的進步的歷史.校友的風(fēng)采、先進事跡、杰出的貢獻等豐富了學(xué)校的校史，是校史編纂的重要資料來源，是國家與學(xué)校寶貴的財富[3].對校友資料全面的進行收集、保存、管理等工作，可以生動的反應(yīng)出學(xué)校的發(fā)展歷程，是學(xué)校歷史面貌的再現(xiàn)，有利于更好的繼承和發(fā)展學(xué)校的優(yōu)良傳統(tǒng).

2 高校校友檔案管理工作存在的問題

2.1 檔案管理意識欠缺

傳統(tǒng)的檔案管理思想對檔案管理人員的影響深遠，再加上檔案自身的保密性和低利用率，使得廣大師生、管理人員以及學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)對于檔案工作的認識都不夠全面、客觀，檔案管理意識薄弱.有些領(lǐng)導(dǎo)則認為高校的工作主要在于教學(xué)和科研，對檔案的管理工作甚至不屑一顧[4].此外，檔案館在高校內(nèi)往往是定編定崗的，編制過度壓縮，檔案館的人手過于緊張，不能很好的展開檔案管理工作；有些在編的管理人員則因其工作性質(zhì)的待遇低、升職空間小等不能正確認識到檔案管理工作的重要性和意義所在.而有些高校部門的檔案形成一方，則認為檔案管理的工作應(yīng)清除的歸到檔案部門名下，對于學(xué)校的其他工作并無太大的作用和意義，這就導(dǎo)致有關(guān)的文件、材料得不到有效的歸納，甚至出現(xiàn)丟失的情況，直接影響了高校檔案管理工作的正常進行.

2.2 管理手段落后

據(jù)有關(guān)的調(diào)查表明，有些檔案館的管理工作仍舊以傳統(tǒng)的手工方式進行作業(yè).檔案管理人員在實際的工作中通過手工作業(yè)對立卷歸檔夠的相關(guān)文件進行調(diào)整和編目，這不僅勞動的量大、用時長、效率低，更使得管理人員沒有多余的時間進行相應(yīng)的編研和科學(xué)開發(fā)工作.與此同時，有關(guān)人員在利用檔案時也必須親自到檔案館查閱相關(guān)的檔案，這不僅降低了檢索的速度，查找的準(zhǔn)確性、全面性也降低，更使得案件更易遭到磨損和破壞[5].隨著信息化技術(shù)的日益發(fā)展，它已經(jīng)深入到人們工作和生活的方方面面，高校的辦學(xué)條件也不斷地得到改善，計算機技術(shù)在高校的各個工作活動中得到廣泛的推廣、應(yīng)用.高校檔案管理部門雖然配置了相應(yīng)的計算機設(shè)備，但是卻沒有得到有效的利用，無論是數(shù)據(jù)處理還是功能實現(xiàn)方面都沒有最大化的把計算機技術(shù)的優(yōu)勢應(yīng)用到檔案管理工作中來[6].

2.3 檔案信息的利用率較低

為確保進入調(diào)質(zhì)器的蒸汽是干飽和蒸汽，一定要合理設(shè)計和操作蒸汽系統(tǒng)，在蒸汽管路中要有能高效去除蒸汽中冷凝水的裝置和結(jié)構(gòu)，如汽水分離器等，及時排除儲汽包、管道中的冷凝水。

建立高校校友檔案的最終目的在于充分開發(fā)和利用檔案的信息資源，為高校的建設(shè)服務(wù).但是目前大部分的高校檔案管理人員的觀念落后，與時代發(fā)展的步伐不相符，不能正確的處理好校友檔案秘密與開放、檔案信息資源的開發(fā)之間的關(guān)系.再者，如今大多的查閱資料的手工檢索程序繁雜、服務(wù)設(shè)施落后、閱覽環(huán)境差、利用方式單一等問題使得檔案使用者的積極性受到打擊，降低了檔案利用的效率，使得校友檔案的效用不能得到很好的發(fā)揮.

2.4 檔案管理人員素質(zhì)參差不齊

高校中的校友檔案管理人員的素質(zhì)普遍偏低，經(jīng)過系統(tǒng)化的知識的洗禮的人員較少，部分人員的業(yè)務(wù)能力和專業(yè)素養(yǎng)不高.其次，與現(xiàn)代化技術(shù)接軌的人才較少，只有較小比率的人懂計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，大部分人仍局限于手工操作，這與高校對校友檔案工作的不重視是分不開的[7].而且，高校中學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)的人才較少，檔案管理專業(yè)一直都是冷門專業(yè).最后，高素質(zhì)、高水準(zhǔn)的人才大多不安于從事檔案管理工作，認為其發(fā)展前景差、升職空間小，這就造成了人才的大量流失.以上原因就造成了檔案管理人員的總體素質(zhì)不高，嚴(yán)重的阻礙了檔案管理工作的發(fā)展與完善.

3 做好高校校友檔案管理工作的對策

3.1 加強宣傳強化檔案意識

檔案工作是高校工作的重要成分之一，有助于高校的人才培養(yǎng)、文明的傳承和大學(xué)精神的豐富.就目前而言，主要要做到的就是轉(zhuǎn)變高校校友檔案工作的被動性，需要做到以下幾點：

（1）學(xué)校有關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)要正確的認識到檔案管理工作的重要性，摒棄陳舊、落后的思想，樹立新的檔案管理工作的思想觀念，以適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要，以發(fā)展的、全面的眼光去看待校友檔案管理工作，積極地整合校友檔案管理工作和學(xué)校中心工作，解決檔案管理中實際存在的問題，促進校友檔案管理工作的完善；

（2）強化廣大師生的檔案意識.廣大師生是高校校友檔案形成的直接施力者，他們的檔案意識健全度直接決定了高校校友檔案的完善程度.高?？梢远嗤緩降男麄鳈n案意識，讓人們認識到檔案管理工作的重要性，如黑板報、校報、廣播、微博、微信公眾號等對檔案管理意識進行宣傳普及工作，形成良好的支持檔案管理工作的氛圍[8].

（3）增強檔案管理人員的責(zé)任感.檔案管理人員不僅要做好日常的檔案收集、整理、歸納工作，還應(yīng)當(dāng)定時向有關(guān)的分管領(lǐng)導(dǎo)回報工作的進度，讓領(lǐng)導(dǎo)充分了解檔案管理工作的現(xiàn)狀，更好的依據(jù)現(xiàn)狀做出相應(yīng)的改進對策，促進檔案管理工作的發(fā)展與完善.同時，要積極地為高校的中心工作提供全面的檔案信息提供等服務(wù)工作，使領(lǐng)導(dǎo)認識到檔案管理工作在高校的日常工作中扮演著重要的角色，使得檔案管理工作的地位得到根本性的提高.

從檔案形成的規(guī)律出發(fā)，運用先進的科學(xué)技術(shù)和現(xiàn)代化的方法，實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化，同時參照其他科學(xué)的、規(guī)范的、成熟的管理制度對校友檔案管理工作進行優(yōu)化.要實現(xiàn)高校校友檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化、規(guī)范化，須做到如下幾點：

（1）制度是保障，建立健全檔案管理工作相應(yīng)的制度，充分體現(xiàn)有關(guān)法律法規(guī)對檔案管理工作的規(guī)定，并從高校自身的實際情況出發(fā)，建立出一套與高校校友檔案管理工作相適應(yīng)的管理制度，規(guī)范檔案管理工作，使高校檔案管理工作在法制性、嚴(yán)肅性的工作氛圍下進行；

（2）做好檔案信息的收集工作.校友檔案應(yīng)是一個全面的、最新的、準(zhǔn)確的信息檔案，這就要求有一支專業(yè)的、負責(zé)的進行信息收集工作的隊伍，各個工作人員之間相互合作、職權(quán)分明，形成有效的工作網(wǎng)，實現(xiàn)有效的收集校友檔案信息；

（3）系統(tǒng)化檔案管理工作.從《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》的內(nèi)容和精神出發(fā)，對檔案進行系統(tǒng)性的有效整理，標(biāo)準(zhǔn)化檔案的管理工作，滿足檔案使用日益豐富的方式方法，為信息資源的開發(fā)奠定堅實的基礎(chǔ).在檔案管理的硬件設(shè)施方面，應(yīng)注重庫房管理系統(tǒng)、檔案編目系統(tǒng)等軟件的引進、開發(fā)和利用，加快檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化進程，為高校的發(fā)展和社會主義經(jīng)濟文化的建設(shè)貢獻力量.

3.3 轉(zhuǎn)變高校校友檔案服務(wù)方式

檔案管理工作的根本目的就是提高檔案的利用效率.應(yīng)多渠道的對校友檔案進行利用，為廣大在校師生、高校建設(shè)和社會經(jīng)濟文化發(fā)展服務(wù)是高校檔案管理工作的終極目標(biāo).高校校友檔案管理要從學(xué)校的中心工作出發(fā)，一切為了社會主義社會的經(jīng)濟文化發(fā)展，充分開發(fā)校友檔案信息資源，提升檔案服務(wù)工作的深度和廣度.具體做法如下：

（1）提供校友檔案的陳列、展覽服務(wù).針對校友中優(yōu)秀的、突出的一部分人的檔案，進行展覽，可以給在校的學(xué)子們一個借鑒、參照的作用，在不如社會后可以少走彎路.檔案管理者可以充分利用豐富的館藏優(yōu)勢，定期舉辦各種類型的校友檔案展覽，充分發(fā)揮檔案的宣傳與教育功效.

（2）做好檔案編研工作.檔案管理人員應(yīng)從館藏檔案的實際出發(fā)，充分發(fā)揮其特色、特點，有目的、有方向的進行檔案編研工作，賦予“死檔案”生命力，發(fā)揮其應(yīng)有的功能，為學(xué)校的人文、大學(xué)精神的建設(shè)和豐富做貢獻.如編寫校史、大事記錄、年鑒、杰出校友資料等[9].

（3）完善檔案報導(dǎo)、檢索功能.檔案館可以多元化公布檔案目錄、檔案館的實時動態(tài)等，通過電視、校報、互聯(lián)網(wǎng)、公眾號等提供檔案信息的檢索、查詢等功能，提起廣大師生和校友對檔案館的關(guān)注度，實現(xiàn)檔案資源的分享與運用.

（4）提供檔案的閱覽、翻譯復(fù)制、傳輸?shù)确?wù).為提高檔案資源的利用率，檔案館可以開辟對外的服務(wù)窗口，配給充足的服務(wù)人員，滿足人們?nèi)找姘l(fā)展的對檔案信息的需求.如，檔案館可以建立一個屬于檔案館自身的網(wǎng)站，給廣大校友和社會上有需要的人員提供校友檔案的分享和傳輸平臺，這樣既有效的把原有的檔案信息送到了有需要的人手中，又能及時更新校友檔案信息.[10]

3.4 增強檔案工作人員整體素質(zhì)

高素質(zhì)的人才是校友檔案管理工作日益發(fā)展和完善的人員保障.首先，作為檔案管理的工作人員應(yīng)樹立正確的工作意識，保持絕對的前瞻性、大局性、責(zé)任性意識.校友檔案管理人員直接掌握著校友的機密，對于有些不便于公之于眾的校友信息堅決不能外泄，樹立正確的人生觀和價值觀，不侵犯他人的隱私，一切以校友和高校的利益為出發(fā)點；其次檔案管理人員應(yīng)具備較高的業(yè)務(wù)水平，要求管理人員的專業(yè)知識具有一定的深度和廣度，從而能夠更好的完成本職工作.為此，學(xué)校應(yīng)廣納人才，積極引進專業(yè)知識扎實、綜合素質(zhì)過硬的高級人才，逐步建設(shè)出一支能夠獨當(dāng)一面的檔案管理人才；再次，對于原有的管理人員也應(yīng)加強其專業(yè)知識水平、保密意識、綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，提高其業(yè)務(wù)水平和專業(yè)素養(yǎng)，既掌握本專業(yè)的檔案學(xué)知識，又掌握相關(guān)的外語、計算機、攝影等專業(yè)知識[11].作為校方，也應(yīng)給檔案管理工作人員提供廣闊的發(fā)展空間，如繼續(xù)深造等，充分調(diào)動廣大工作人員的積極性和主觀能動性的發(fā)揮.

綜上可知，做好校友檔案管理工作意義深遠.但這需要多方合力，共同促進，高校領(lǐng)導(dǎo)者、檔案管理人員要密切配合，轉(zhuǎn)變落后的觀念，以現(xiàn)代化的、科學(xué)的、合理的工作態(tài)度去面對高校校友檔案管理工作.

〔1〕陳畢晟.高校校友管理信息化探論[J].浙江理工大學(xué)學(xué)報,2012（03）:461-464.

〔2〕陳惠蘭.建立高校校友檔案管理體系為校友工作服務(wù)[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用,2012（21）:299-300.

〔3〕胡愛蘭.試論高校校友工作檔案管理[J].亞太教育,2015（13）:212.

〔4〕劉艷萍.基于就業(yè)工作的高校校友檔案管理研究 [J].赤峰學(xué)院學(xué)報 (自然科學(xué)版),2015（19）: 130-131.

〔5〕史健.高校校友檔案的建立與管理研究[J].中國外資,2014（04）:267.

〔6〕王瀟.健全校友檔案管理工作,促進校友資源的開發(fā)與利用 [J].科教文匯 (上旬刊),2014（04）: 183-184.

〔7〕何樹娟.加強高校檔案管理工作的探析[J].改革與開放,2010（10）:178.

〔8〕劉萍.新媒體環(huán)境下高校檔案管理工作的探析[J].新媒體研究,2015（13）:34-35.

〔9〕楊樺.現(xiàn)代高校教學(xué)檔案管理工作的重要性和必要性[J].蘭臺世界,2013（S1）:44-45.

〔10〕汪濤.基于JSP的校友檔案系統(tǒng)流程分析與設(shè)計[J].湖北民族學(xué)院學(xué)報（自然科學(xué)版）,2012,30 (3):296-298..

〔11〕梅龍.高校檔案管理工作現(xiàn)狀分析及建議[J].湖北水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2013（04）:61-64.

G271

A

1673-260X（2016）11-0112-03

2016-08-06