做好高校檔案利用服務(wù)工作的途徑分析

郭曉文

（赤峰學(xué)院，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

做好高校檔案利用服務(wù)工作的途徑分析

郭曉文

（赤峰學(xué)院，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

本篇文章針對做好高校檔案利用服務(wù)工作一題展開了較為深入的研究，同時結(jié)合校檔案利用服務(wù)工作的作用與筆者的自身經(jīng)驗總結(jié)出了幾點可行性較高的應(yīng)對措施，其中包括創(chuàng)新原有服務(wù)機制，做好現(xiàn)行文件的利用、做好高校檔案信息化的建設(shè)工作以及進一步提升檔案員的接待藝術(shù)等等，以期能夠?qū)ξ覈咝n案利用服務(wù)水平的進一步提高帶來一些具有參考性的意見.

高校檔案；檔案服務(wù)；工作途徑

1 前言

檔案利用是我國高校檔案館開展對外服務(wù)的一項主要方式，其服務(wù)水平的高低與否不僅直接關(guān)乎到高校檔案館的整體形象，同時還會大大削弱高校檔案資源的利用效率.基于此，如何才能夠從根本上提升高校檔案利用的服務(wù)工作水平，是筆者乃至所有高校檔案參與者都需要去重點對待和完成的一項任務(wù).

2 高校檔案利用服務(wù)工作的作用

正如古人所說“天下事當(dāng)大處著眼，小處著手.”對于高校檔案的利用服務(wù)工作來說，工作人員應(yīng)當(dāng)學(xué)會從全局和整體處著手，在把握好學(xué)校工作大局的基礎(chǔ)之上將檔案工作的真正價值發(fā)揮出來.高校中的檔案館是所有重要檔案資料信息的聚集地，檔案利用工作主要包括對檔案資料的收集與整理、為校內(nèi)廣大師生提供服務(wù)、為高校工作的順利開展提供幫助等等.

2.1 檔案工作掌控學(xué)校的工作大局

高校中的檔案信息能夠為高校領(lǐng)導(dǎo)的管理與教育決策制定提供基礎(chǔ)依據(jù)，并根據(jù)高校當(dāng)前的實際情況來發(fā)揮出參謀助手的作用.首先，高校中的檔案工作者需要仔細(xì)且全面的了解由上級領(lǐng)導(dǎo)所派發(fā)下來的各類機關(guān)文件，結(jié)合高校本階段中的管理目標(biāo)和管理重心來設(shè)計好檔案工作的管理方案；其次，檔案管理者還要經(jīng)常性的與校方領(lǐng)導(dǎo)展開溝通和交流，爭取在第一時間將領(lǐng)導(dǎo)和管理者所需要的檔案資料提供上來；最后，檔案管理者還要全面的發(fā)揮出自身的主觀能動性，要憑借自己對檔案信息與校方領(lǐng)導(dǎo)的了解，結(jié)合高校的管理需求來有計劃性的編寫檔案資料信息，從根本上發(fā)揮出高校檔案服務(wù)的實際價值.

2.2 有助于高校熟悉下情，更好的收集檔案資料

對高校檔案的信息資源進行收集和利用，其中最為重要的一項工作即為對高校內(nèi)的廣大師生與相關(guān)部門的實際情況與真正需求展開全方位的了解，在現(xiàn)有的基礎(chǔ)之上確定檔案工作的服務(wù)重點，盡可能的為高校內(nèi)的廣大師生提供最為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)最為全面的檔案資料.

3 高校檔案利用中所存在的問題

3.1 檔案利用主體受到限制

一直以來，我國絕大多數(shù)高校的檔案資源主要是為各個部門的領(lǐng)導(dǎo)所提供的，在具體的應(yīng)用過程中很少會涉及到教學(xué)科研的工作領(lǐng)域中.此外，由于受到了傳統(tǒng)制度觀念的影響，很多高校的管理者也并沒有針對檔案管理工作給予應(yīng)有的重視，從而導(dǎo)致了很多檔案資源利用主題的正要需求難以實現(xiàn)，嚴(yán)重影響到了高校檔案信息資源的利用效率.

3.2 館藏檔案分類不完善

根據(jù)調(diào)查研究顯示，我國不少高校檔案館的館藏分類不完善，內(nèi)容設(shè)置非常的單調(diào)，其中只包括文書檔案資源、學(xué)校基礎(chǔ)建設(shè)檔案資源、人事檔案資源以及財會檔案資源這幾種，諸如影像檔案、聲音檔案、實物檔案以及照片檔案等信息化資源非常的稀缺，帶有高校特色的檔案門類更是如同鳳毛麟角一般的寥寥無幾.長此以往，高校檔案資源的匱乏與單一就直接導(dǎo)致了檔案的利用面變得愈發(fā)狹窄和局限，根本無法滿足校內(nèi)檔案利用主體的實際需求.

3.3 檔案收集工作受到限制

在過去，高校的檔案管理工作基本都要依靠檔案管理人員來手工操作完成，此種工作模式不僅速度緩慢，而且還非常容易出現(xiàn)各種紕漏和錯誤，大大提升了檔案資源的收集時間.與此同時，由于絕大多數(shù)高校中的檔案管理人員的綜合素質(zhì)都不高，并且不具備應(yīng)有的服務(wù)意識，不僅難以高效率的完成立卷歸檔工作，甚至還會讓一些非常重要的檔案資源出現(xiàn)破損和丟失等情況.更有甚者，一些高校中的檔案管理部門會聘請一些大學(xué)生和社會閑散人員來擔(dān)任兼職檔案員一職，由于他們并不具備應(yīng)有的專業(yè)知識，所以在具體的工作當(dāng)中根本不知道應(yīng)該怎樣有計劃的開展檔案資源的收集和管理工作.

3.4 檔案開發(fā)工作受到限制

通過上文中的內(nèi)容可知，在以往的高校檔案管理工作中，檔案資料的查閱工作需要由檔案管理工作人員來手工操作，在具體的翻閱過程中經(jīng)常會出現(xiàn)信息不準(zhǔn)確、題目表達不清以及查找時間過長等情況，不僅耽誤查閱者的時間，而且還浪費掉了很多不必要的人力資源.如今，伴隨著我國信息技術(shù)水平的不斷提升，一些高校的檔案管理部門雖然也開始采用信息化技術(shù)來管理檔案信息，但是卻仍然局限于基礎(chǔ)的目錄查找功能，根本沒有將紙質(zhì)檔案進行電子化處理，就更加談不上檔案資源的網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用了.這種落后的管理觀念與管理制度是影響高校檔案利用服務(wù)工作效率提升的一項重要因素.

4 提升高校檔案利用服務(wù)工作的方法

4.1 創(chuàng)新原有服務(wù)機制，做好現(xiàn)行文件的利用

為了能夠盡快的改善我國高校檔案資源利用率差的問題，各大高校應(yīng)當(dāng)積極發(fā)揮出現(xiàn)行文件的利用效率，順應(yīng)國家的改革和創(chuàng)新需求來對原有的檔案管理方案做出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整.在具體的檔案管理中，做好現(xiàn)行文件的利用不僅可以為傳統(tǒng)檔案信息資源的合理化應(yīng)用開辟出一個更大的新天地，同時還能夠為政務(wù)信息的公開與公共服務(wù)的開展建立起一個重要的平臺.

首先，高校的檔案館需要盡快開設(shè)文件閱覽中心，確保檔案的利用主體能夠隨時隨地來到預(yù)覽中心中對現(xiàn)行文件進行自主查閱，在第一時間獲取到自己所需要的檔案信息；其次，高校的檔案管理部門也可以通過開設(shè)咨詢熱線、預(yù)約熱線以及抄寫復(fù)印等業(yè)務(wù)來為廣大師生提供更加全方位的服務(wù)，通過印制檔案查閱目錄和媒體宣傳等方式來積極推廣已公開現(xiàn)行的查詢方法和使用途徑；最后，高校的檔案管理部門還要通過網(wǎng)絡(luò)和校園公示欄來將檔案閱覽中心的開放時間、利用流程、文件內(nèi)容以及檔案利用效果等信息告知給各層次的檔案利用主體，從根本上滿足廣大師生的檔案利用需求，將檔案利用的服務(wù)價值淋漓盡致的發(fā)揮出來.

4.2 做好高校檔案信息化的建設(shè)工作

在最近幾年來，伴隨著我國信息技術(shù)水平的快速提升，高校檔案工作也面臨了前所未有的發(fā)展機遇和挑戰(zhàn).在具體的管理工作當(dāng)中，檔案信息化建設(shè)主要包括信息化規(guī)范建設(shè)、信息管理系統(tǒng)建設(shè)、檔案數(shù)字化建設(shè)以及網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)這四個方面.首先，高校的檔案管理部門要進一步完善檔案管理的工作制度，按照國家政府所頒布的各項法律政策來做好對電子檔案文件歸檔的保管和利用工作.除此之外，檔案管理部門還要加強對電子檔案信息的安全管理，結(jié)合高校當(dāng)前的實際情況來加大對技術(shù)保障方案的建設(shè)力度，讓檔案管理工作可以開展的更加順利和高效；其次，高校還要為數(shù)字檔案資源的建設(shè)工作投入更多的人力和物力資源，不僅要確保電子檔案信息的采集與接收環(huán)節(jié)的準(zhǔn)確性，同時還要根據(jù)學(xué)校自身的經(jīng)營先現(xiàn)狀與教學(xué)條件來對原有的檔案信息展開進一步的加工和管理，有效減少檔案利用與檔案服務(wù)的困難與問題.另外，檔案管理人員還要對特色檔案資源的建設(shè)工作給予更多的重視，其中主要包括合理化歸檔范圍標(biāo)準(zhǔn)的制定、檔案史料擴展渠道的選擇以及檔案創(chuàng)新管理理念的開發(fā)等等，通過搭建校園檔案部門聯(lián)盟平臺的方式來提高檔案利用的服務(wù)水平，爭取早日實現(xiàn)檔案信息資源的實時共享；最后，高校管理者要加強對檔案領(lǐng)導(dǎo)干部的建設(shè)和培養(yǎng).簡單一些解釋，檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)干部是傳達和實施上級部門管理要求的重要紐帶，他們信息化建設(shè)意識的高低與否直接關(guān)于到高校檔案的整體服務(wù)水準(zhǔn).基于此，為了能夠?qū)⒏咝５臋n案利用服務(wù)工作的真正價值發(fā)揮出來，高校的管理者需要選擇出一些責(zé)任心較強且管理水平超高的人員來擔(dān)任檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)者，從而來更好的滿足檔案信息化建設(shè)的工作需求.

4.3 進一步提升檔案員的接待藝術(shù)

作為一名優(yōu)秀且稱職的高校檔案利用工作的接待人員來說，不僅要具備完善的檔案管理專業(yè)知識，同時還要講究一定的接待藝術(shù)，通過個人的努力來提高高校檔案管理的整體形象與服務(wù)水平.高校中的檔案管理工作者需要接受系統(tǒng)化的專業(yè)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括教育學(xué)、心理學(xué)以及服務(wù)禮儀等等，檔案服務(wù)人員在具體的接待工作中不僅要去詳細(xì)的了解和洞察每位檔案利用主體的心理特點，經(jīng)常性的站在用戶的角度來思考問題，同時還要真正做到“百問不厭”、“百拿不煩”，盡可能的滿足用戶的合理化需求.

首先，當(dāng)查檔者進入館內(nèi)時，服務(wù)人員需要立即放下手中的工作，以一個飽滿的精神面貌來迎接用戶，微笑著訊問用戶的查檔需求，并且要細(xì)心的了解用戶的難處.待用戶查檔完成后，服務(wù)人員要輕輕的說一聲：“歡迎您下次光臨”，并歡迎用戶在門口的意見箱中投入自己的意見和建議.高校中的檔案員一定要長時間的堅持使用禮貌用語來同用戶之間展開交流，將自己所具備的誠心、愛心以及敬業(yè)心淋漓盡致的展示給廣大師生.如果在服務(wù)過程中遇到了那些故意“找茬”的用戶，檔案員也要盡可能的用自己的真誠和笑容來打動對方，讓他們可以認(rèn)識到自己的問題.

其次，對于那些查檔手續(xù)未準(zhǔn)備齊全的查檔者來說，檔案員應(yīng)當(dāng)想盡一切辦法在不違反規(guī)章政策的前提下，為對方提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù).如果是忘記攜帶身份證、工作證以及學(xué)生證的查檔者，檔案員需要將對方的聯(lián)系方式、查檔需求以及聯(lián)系地址都填寫到登記表中，待他們將手續(xù)證件帶齊后再優(yōu)先為其辦理.

最后，檔案員還要重視與檔案利用主體展開交流和溝通，深入的了解他們對自身服務(wù)與檔案利用效果的滿意程度，讓查檔者盡可能詳細(xì)的填寫好《利用檔案效果登記表》中的各項內(nèi)容.此外，檔案員還要貼心的訊問檔案利用者是否達到了自己的查檔目的，對檔案館的服務(wù)內(nèi)容與服務(wù)方式是否有不滿意的地方，將這些意見和建議都整合到一起之后，篩選出其中幾個比較典型的問題來進行及時整改，從根本上提高高校檔案利用服務(wù)的工作水平.

〔1〕徐亮.檔案利用過程的“倒金字塔”現(xiàn)象——以高校檔案館為例[J].檔案學(xué)研究，2013（2）：26-28.

〔2〕馬仁杰，吳瓊.關(guān)于檔案利用工作中信息倫理問題的思考[J].檔案學(xué)通訊，2013（4）：85-88.

〔3〕胡偉波，張馨元.淺談檔案利用者的心理態(tài)勢和檔案管理者的心理素質(zhì)[J].黑龍江檔案，2014（1）：30.

〔4〕梁喜平.淺談檔案專業(yè)人員的職業(yè)素質(zhì)和檔案專業(yè)教育[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2015（3）：83-84.

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2016-08-29