論新形勢下大學檔案管理工作的變化

童靜

（湖南財政經濟學院，湖南　長沙　410205）

論新形勢下大學檔案管理工作的變化

童靜

（湖南財政經濟學院，湖南長沙410205）

高校學生檔案完整記錄學生大學校園生活、學習和社會實踐等方面的內容，是對學生整個大學生涯學習生活的重要總結.高校學生檔案的記錄不僅是學校記錄學生學習表現(xiàn)的一手資料，也是國家依此挑選和使用人才的根據，更是學生走向社會企業(yè)要查看的重要檔案和人才任用依據.因此進行學生檔案的有效統(tǒng)計和管理工作，特別是教學檔案管理，不僅能夠記錄學生的學習活動，使所有的學生資料管理形成系統(tǒng)，也對高校教學實踐等工作的改進和教學質量的提高具有巨大幫助.

新就業(yè)形式；高校學生檔案；管理工作；意義思考

高校學生檔案是高校所有管理工作的重中之重，也是高校對學生管理的主要方式；其次它是高校學生在自我簡歷的書寫和用人單位人才選用參考的重要數據材料，對學生未來的發(fā)展起著至關重要的作用.由于當前國家不再分配工作，實施自主擇業(yè)的就業(yè)政策，因此學生檔案和簡歷的記錄成為得知人才學歷水平的重要依據.高?？茖W、合理的檔案管理有利于以后資料的方便查找，有利于學生檔案作用的發(fā)揮，也有利于維護學生自身利益和社會用人企業(yè)的檔案查詢工作.

1　高校檔案管理的特點

高校檔案，特別是高校教學檔案的管理及其重要，它具有以下幾個特點：由于教學是教師教和學生學之間的結合，因此教學檔案不僅僅掌握在教師手中.教學檔案分散在教師、學生和高校管理者的手中，材料也具有分散的特點；高校教學檔案由于科目的繁多，包括自然科學、社會科學和新興的邊緣科學等多種科學，同時還涉及招生計劃、分配措施、專業(yè)設置、教學安排、教師管理、學生管理等方面，因此具有復雜的特點內容；高校教學活動的主要目的是培養(yǎng)具有高等學歷的相關專業(yè)人才，通過專業(yè)的教學模式對學生進行培養(yǎng)，因此有必要建立完整的教學管理檔案.

2　高校檔案管理在高校管理中的重要性

高校檔案管理特別是教學檔案管理，對高校教育管理工作有著巨大的幫助.教學檔案管理推動高?；鶎咏虒W改革，基層教學管理的發(fā)展.教學檔案管理的步驟如下：教育工作者從存在的教學材料中摸索經驗，把傳統(tǒng)教學中老舊的部分拋棄，改換全新的檔案管理模式.通過對教學過程、教學方法等方面的改革，全面的提升教育管理水準.除此以外教學檔案的管理使管理人員能夠及時掌握學生信息，以及及時的接受教育信息的反饋工作.這樣不僅對高校學生的學習管理工作有巨大的幫助，而且能及時發(fā)現(xiàn)學生學習中的問題.高校根據學生的學習特點進行培養(yǎng)，能夠使學生發(fā)揮自己的特長，最大限度的實現(xiàn)自我的價值；教學檔案管理是教學管理工作的基礎.教學檔案管理工作，能夠詳細而準確的提供高校學生的學習程度和身體素質等方面的資料，教育工作者在獲得學生問題后，可以采取相應的措施改革教學方式，提高學生的學習成績；高校教學檔案能夠長期有效的保管學生學業(yè)信息.教學檔案只是學生學習管理的形式之一，同時還存在著其他的教學管理方式.在學生的學籍丟失以后，學生教學檔案就會發(fā)揮其巨大的作用.由于學籍檔案長期留存的特性，學生能在多年以后對自己學籍和學習方面的情況進行查詢，也是企業(yè)查詢學生的學歷和學習情況的重要根據.

3　新形勢下高校檔案管理工作的意義

（1）高校學生檔案管理對學生本身，就具有極大的促進作用.學生檔案的管理促使學生審視自身的缺點和不足，比如：學習方面，生活方面等等，從而有目標、有計劃的進行改變.學生檔案管理的主要內容是：完整的記錄學生在學校的學習生活狀況，促進學生在德智體美勞等方面的全面均衡發(fā)展，對學生個人成長和未來就業(yè)起著至關重要的作用.學生檔案管理能夠有效的應對學生管理、人才選拔、就業(yè)和教學質量的提升等一系列的問題，全面而具體的給出整個高校體制運行的基本框架.通過對學生能力、水平和學習結果的考察，使老師和其他教育管理人員能夠妥善的調整工作中的失誤和不足之處.最重要的是它在管理學生的基礎上，間接的調動學生學習、實踐和參加公共活動的積極性，促進學生在競爭中成長，在成長中鼓勵的良性學習機制.學生在查看自己的學習檔案后，能夠根據不足之處努力改正，同時也能看到別人的長處去學習，還能照顧到那些學習有困難的同學，互幫互助共同提高，這就是高校檔案管理工作的最終意義.

（2）高校學生檔案能使企業(yè)事業(yè)單位詳細而準確的掌握招聘人才的學歷和相關的學習情況.學生的最終歸屬是社會的就業(yè)，因此學生在進入之前的學習必不可少；同時學生在進入社會后，需要掌握一系列的專業(yè)技術，才能獲得自己想要的報酬.學生專業(yè)技術評判以創(chuàng)造效益的大小為最終的標準，因此學習檔案的提供能使企業(yè)快速的確定人才優(yōu)勢，根據人才專業(yè)特長分配和選擇適合其發(fā)展的工作，保證人才都能夠物盡其用.因此企業(yè)單位需求是高校學生檔案建設依據的重要因素之一，除此之外還要看人才自身的素質文化水平和專業(yè)技術能力，而學生檔案的查看只是選拔人才的基礎，最重要的是能力的培養(yǎng)和腰圍企業(yè)帶來持續(xù)的效益收入，這是目前企業(yè)關注的重點之一.隨著經濟的迅速發(fā)展人才急劇增多，與此同時帶來就業(yè)困難的問題，而大學學歷的普及化使企業(yè)在人才的選擇上也困難重重.因此高校學習檔案能夠使企業(yè)單位看到學生在大學的表現(xiàn)，甚至是學生一些不為人知的一面，這有利于企業(yè)對學生的全面了解.學生在就業(yè)的過程中，首先要注重自己的外表形象，同時還要展現(xiàn)優(yōu)良的素養(yǎng)，使自我在眾多的人才中脫穎而出，在企業(yè)苛刻的要求下完成自己的任務.

（3）檔案材料積累和檔案工作進行有利于企業(yè)的長久發(fā)展.學生檔案管理為學校教育事業(yè)的發(fā)展，相關專業(yè)水平和方向的選擇提供大量的現(xiàn)實依據，指明其存在的問題和未來發(fā)展的道路.學生檔案管理能夠在發(fā)現(xiàn)問題的基礎上，指出其需要改革的方面和方向，包括教師和其他教育工作者需要改革的方面和方向.只有這樣，才能從根本上改變原有老舊的教學模式和教學內容，激發(fā)學生的學習積極性和教師的教學積極性，深化教學質量和水平的革新，促進相關專業(yè)的完善和發(fā)展.在人才平民化的今天，高校的不斷擴招和就業(yè)形勢的日益嚴峻形成重要的矛盾，學生檔案的建立和管理，從根本上杜絕學生那種不思進取，只是為得到大學文憑的思想；調動學生學習積極性的同時規(guī)范學生的行為，也使高校的管理制度和管理效果顯著提升.通過學生檔案管理的建立，充滿人文和學術氣息的高校新風氣正在逐步形成，這為高校未來的發(fā)展奠定基礎.

4　新形勢下高校檔案管理工作改革

4.1完善檔案管理體制

學生檔案管理體制仍處于發(fā)展階段，粗放式管理現(xiàn)象時有發(fā)生，違規(guī)問題市場出現(xiàn)；同時學生檔案的分類，移交手續(xù)后續(xù)辦理工作也不專業(yè)，常出現(xiàn)檔案流轉錯誤和歸類信息混亂的情況，因此檔案的安全性和保密受到嚴重的威脅.如今嚴峻的就業(yè)形勢下，很多畢業(yè)生選擇把檔案暫時留在學校的做法，這樣一方面加大學校的工作難度，也是檔案的分類管理工作受到挑戰(zhàn)，因此新時期檔案管理需要做全面徹底的改革.首先應該使檔案管理人員重視檔案的管理工作，通過宣傳教育的方式使他們意識到檔案關乎著學生的就業(yè)和未來，提高全體教育工作人員對檔案的高度重視；其次是大學生對自身的檔案有正確的了解，在填寫、交納檔案的時候應該做到準確、規(guī)范，檔案的資料要完整.最后運用《檔案法》對全校師生及所有工作人員進行教育，鼓勵學生將自身的檔案帶回自己的生源地的做法，同時讓事業(yè)單位對學生的檔案進行接收，使檔案能夠跟隨學生完成自身一系列的政治活動，保證人才的全面穩(wěn)定的發(fā)展.

4.2充實檔案管理隊伍

檔案管理人員的增多的前提，是管理人員素質的全面提升.目前我們了解到學生檔案管理人員的缺乏是高校普遍存在的現(xiàn)象，學生檔案管理大多是由圖書管理人員和輔導員兼職管理.及時有些學校配備少量的專業(yè)學生檔案管理員，也很難滿足日益增長學校擴張的需求，目前的學生檔案管理工作進展令人堪憂.與此同時專業(yè)檔案管理員的工作能力和專業(yè)程度并不像很多人想想象的那樣高，他們在很多管理環(huán)節(jié)上都會存在這樣那樣的漏洞.而真正的專業(yè)檔案管理員少之又少，他們不僅需要對學生檔案進行分類管理，還要回制作學生檔案表格，對不同的檔案進行網絡的統(tǒng)計和分類，這對專業(yè)檔案管理員是一個極大的挑戰(zhàn).因此我們需要培養(yǎng)更多政治思想素質高、法制觀念強、專業(yè)知識、外語水平過硬、計算機技術和信息處理能力強的復合型專業(yè)檔案管理人員.只有這樣高校的檔案管理工作才能高校、準確、有序、快捷的進行下去，形成一個信息與規(guī)范并存的現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng).

4.3擴充檔案材料范圍

高校學生檔案分類管理能夠體現(xiàn)學生多方面的知識和才能，如專業(yè)特長、思維活躍性、社會適應性和藝術修養(yǎng)等等.但目前的學生檔案管理中很少提及學生的多方面才能，支隊學生的學習情況進行簡要的介紹.在以后的就業(yè)環(huán)境中，企業(yè)很難從學生檔案管理中看到學生除學習之外的其他優(yōu)秀特長，這對企業(yè)單位全面準確的了解人才帶來嚴重的影響；也不能依據人才的優(yōu)勢特長進行職業(yè)崗位的分配，這對人才的全面發(fā)展是極大的浪費.所以學生檔案的管理應該根據實際情況進行填寫和總結，在遵循實事求是的基礎上盡可能挖掘學生身上的長處，使學生在以后的就業(yè)當中能夠真正的發(fā)揮自己的作用和價值.

5　結語

雖然學生檔案管理仍處于剛剛起步的階段，通過不斷的改革創(chuàng)新，包括管理人員和管理模式上的創(chuàng)新，為未來高校教育管理和專業(yè)的發(fā)展奠定堅實的基礎，也為企業(yè)的人才選拔和任用具有重要的指導意義.高校學生檔案管理在國家法律的要求下，在社會各界人士的支持和幫助下，建立起規(guī)范而具體的網絡檔案管理體系.關于其未來的發(fā)展和前進的方向，我相信仍需要社會各界持續(xù)的努力和高校管理的深化改革才能實現(xiàn).

〔1〕范麗娜,劉騰.高校教學檔案的價值與優(yōu)化對策分析[J].南方論刊,2014(01).

〔2〕王寧.高校學生檔案轉遞中存在的問題與對策探索[J].產業(yè)與科技論壇,2014(24).

〔3〕范燁,盧東慧.加強高校學生檔案管理工作新思考[J].黑龍江史志,2015(01).

〔4〕趙彥軍.高校教學檔案規(guī)范化的影響因素及對策研究[J].蘭臺世界,2015(17).

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