略論當(dāng)前高校檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)

徐小莉

（赤峰學(xué)院　檔案室，內(nèi)蒙古　赤峰　024000）

略論當(dāng)前高校檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)

徐小莉

（赤峰學(xué)院檔案室，內(nèi)蒙古赤峰024000）

本篇文章針對我國高校檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)一題展開了較為深入的研究，同時結(jié)合高校檔案管理人員的素質(zhì)現(xiàn)狀與高校檔案管理人員的素質(zhì)要求總結(jié)出了幾點可行性及較高的應(yīng)對措施，其中包括加大對政治理論的學(xué)習(xí)力度，提升檔案管理人員的政治素質(zhì)、重視對檔案管理的理論學(xué)習(xí)，提升檔案管理人員的專業(yè)水平、加大對檔案保密工作的教育力度，提高檔案管理人員的保密意識、進(jìn)一步增強檔案管理人員的創(chuàng)新意識以及開展信息技術(shù)培訓(xùn)，提升檔案管理人員的信息處理能力等等，以期能夠?qū)ξ覈咝n案管理水平的提高獻(xiàn)上筆者的一點綿薄之力.

高校檔案；檔案管理；人員素質(zhì)

1　高校檔案管理人員的素質(zhì)現(xiàn)狀

1.1政治素質(zhì)水平較低，法律意識不高

由于檔案管理經(jīng)常會涉及到帶有政治性質(zhì)的工作內(nèi)容，所以也就需要管理人員具備較高的法律意識與政治水平，從而能夠嚴(yán)格按照國家頒布的各項法律制度來完成管理工作.然而，我國絕大多數(shù)的高校檔案管理人員都不具備這一特質(zhì)，無論是基本的是非辨別能力還是更高層次的思政覺悟水平都有待進(jìn)一步的提升.除此之外，還有部分檔案管理人員還會表現(xiàn)出得過且過和自覺性差的現(xiàn)象，不能夠認(rèn)識到依法治檔理念的重要性，嚴(yán)重制約了高校檔案管理水平的提高.

1.2檔案管理崗位的流動性較大，管理結(jié)構(gòu)不穩(wěn)定

檔案管理是一項邏輯性較強且需要連續(xù)進(jìn)行的工作，然而，很多高校中的檔案管理人員都是以兼職或是臨時工的身份來進(jìn)行檔案管理，他們不僅會頻繁的調(diào)動崗位，而且對檔案管理的具體工作流程和技巧也并不熟知，干擾了檔案資料的整理、查找、歸檔以及立卷等工作的順利進(jìn)行，并且在無形當(dāng)中降低了檔案管理工作的整體效率.

1.3安全意識有待加強，檔案管理工作存在風(fēng)險

高校的檔案信息具有著極高的保密性，在沒有經(jīng)過批準(zhǔn)的情況下，所有人都不能夠私自借閱、翻看、查找以及更改檔案中的信息內(nèi)容.然而，由于高校檔案管理人員的安全意識較低，因此并不會對檔案管理工作抱有非常高的警惕性，往往只是將檔案管理的風(fēng)險須知當(dāng)做一紙空文來對待.除此之外，還有一些高校中的檔案管理人員在工作當(dāng)中表現(xiàn)的非常隨意和不嚴(yán)謹(jǐn)，尤其是在與其他同事交接班的時候也并沒有做好完善的對接工作，讓高校檔案信息的安全性受到了極大的威脅.

1.4管理水平有待提升，檔案利用率較低

縱觀我國當(dāng)前絕大多數(shù)的高校檔案管理現(xiàn)狀來看，有超過半數(shù)以上的檔案管理人員都是在中途出道的，他們不僅沒有接受過專業(yè)的檔案知識管理培訓(xùn)，同時也并不具備專業(yè)管理人員的工作責(zé)任意識.此外，由于很多檔案管理人員都是臨時工，所以在他們的認(rèn)識當(dāng)中只是將檔案管理工作當(dāng)做了一個“跳板”，根本無法保證檔案管理工作的科學(xué)性與專業(yè)性.在具體的工作當(dāng)中，由于受到專業(yè)知識與專業(yè)技術(shù)嚴(yán)重不足的影響，一些檔案管理工作者只能夠做一些最基本的事務(wù)工作，例如抄寫檔案信息、手工編排檔案目錄、裝訂檔案以及打掃檔案室的衛(wèi)生等等.不僅無法將高校檔案的真正利用價值發(fā)揮出來，同時還會從很大程度上拉低我國高校的整體檔案管理水準(zhǔn).

2　高校檔案管理人員的素質(zhì)要求

2.1具備良好的思想政治素質(zhì)

通過上文中的介紹可知，高校檔案工作具有著較高的機密性與政治性特點，從而也就意味著從事檔案管理的工作人員必須要擁有超高的思政素質(zhì)水平.首先，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)樹立起正確的人生觀和價值觀，嚴(yán)格按照中國共產(chǎn)黨的指導(dǎo)方針來開展自己的檔案管理工作，尤其是在遇到有關(guān)于政治方向和政治立場方面的選擇時，一定不能夠為了某種個人利益而出現(xiàn)動搖的情況.從高校領(lǐng)導(dǎo)的角度來看，在選擇檔案管理人員的時候也要將思政素質(zhì)水平納入到考察范圍中，并結(jié)合高校實際的經(jīng)營現(xiàn)狀來經(jīng)常性的開展一些以政治理論為主題的培訓(xùn)和教育活動，讓所有檔案工作者都能夠在不斷提升自身工作責(zé)任感的同時，對接下來的檔案管理工作抱有更高的積極性.

2.2具備高尚的職業(yè)道德素質(zhì)

高尚的職業(yè)道德是從業(yè)人員所應(yīng)具備的一項基本道德素質(zhì).對于高校檔案的管理工作者來說，不僅要熟讀、熟知《檔案法》中的各項規(guī)章制度，同時還要嚴(yán)格按照《高校檔案管理辦法》中的相關(guān)條例來約束自己的管理行為.真正做到誠實誠懇、愛崗敬業(yè)、循規(guī)蹈矩.高校檔案中所記錄的均為學(xué)校以往各項活動的完成情況，它關(guān)乎到學(xué)校日后的發(fā)展以及決策計劃的制定，為此，高校檔案的管理人員一定要保證檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性，從自身做起，杜絕一切私自傳閱、涂改、偽造以及銷毀學(xué)校檔案信息的行為.此外，也正是由于檔案管理工作具有著較高的保密性，所以校方領(lǐng)導(dǎo)也要制定出相關(guān)的獎懲規(guī)章制度，責(zé)令所有在崗的檔案管理人員都要按照制度內(nèi)容來執(zhí)行保密工作，一旦發(fā)現(xiàn)有為了私利而出現(xiàn)的違規(guī)行為，高校領(lǐng)導(dǎo)有必要對其進(jìn)行嚴(yán)肅處理.

2.3具備深厚的業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案管理工作看似比較簡單和輕松，但實際上確實需要檔案管理人員具備非常扎實的業(yè)務(wù)基礎(chǔ).基于此，筆者針對檔案工作者所應(yīng)具備的業(yè)務(wù)素質(zhì)做出了如下的幾點總結(jié)：

第一，檔案管理人員要參與過專業(yè)的管理培訓(xùn)，并掌握相應(yīng)的檔案管理理論知識；其次，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備豐富的管理經(jīng)驗和實踐能力；第三，檔案管理人員要熟練應(yīng)用數(shù)字化信息的管理技術(shù)，例如計算機、掃描機、復(fù)印機、縮微機、照相機以及錄像機等等，并且還要懂得相關(guān)的設(shè)備保養(yǎng)和維修技術(shù)；第四，檔案管理人員還要掌握一定的心理學(xué)和教育學(xué)知識.由于高校檔案信息的種類交雜且數(shù)量龐大，為了能夠更加精準(zhǔn)的做好檔案管理工作，管理人員在上崗之前就要先掌握一定的鑒定技術(shù)，從根本上提高檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性.

2.4具備穩(wěn)定的心理素質(zhì)

在面對數(shù)量眾多的檔案材料時，很多檔案管理人員都會不自覺的出現(xiàn)不同程度上的煩躁心理，尤其是在日復(fù)一日的重復(fù)工作中，對于檔案管理工作所產(chǎn)生的熱情和興趣也都被漸漸的消磨殆盡.基于此種情況，高校的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)經(jīng)常性的去調(diào)節(jié)自己的心理狀態(tài)，通過參加技術(shù)培訓(xùn)或是教育活動的方式來充實自己的工作生活.除此之外，檔案管理工作者還可以在工作之余多閱讀一些心理學(xué)方面的書籍，讓自己的心境能夠長時間的保持在平靜與祥和的狀態(tài)中，繼而為今后的檔案管理工作打下良好的基礎(chǔ).

3　加強高校檔案管理人員綜合素質(zhì)的方法

3.1加大對政治理論的學(xué)習(xí)力度，提升檔案管理人員的政治素質(zhì)

高校的檔案管理人員可以通過學(xué)習(xí)馬克思列寧主義、鄧小平思想以及毛澤東思想等方式來不斷的提升自身的政治水平，讓自己能夠在面對不良誘惑時保持清醒和積極的心理狀態(tài).高校領(lǐng)導(dǎo)也要經(jīng)常性的委派一些專業(yè)的政治理論講師來到高校檔案管理人員身邊來進(jìn)行就業(yè)指導(dǎo)，幫助他們從根本上了解到堅定政治方向的重要性，在潛移默化的過程當(dāng)中培養(yǎng)出檔案管理工作者所應(yīng)具備的大局意識，營造出一個紀(jì)律嚴(yán)明的工作氛圍.

3.2重視對檔案管理的理論學(xué)習(xí)，提升檔案管理人員的專業(yè)水平

為了能夠讓高校檔案管理工作可以開展的更加的順利和專業(yè)，檔案管理人員要利用一切時間來進(jìn)行管理理論課程的學(xué)習(xí)，在不斷夯實自身專業(yè)知識的同時，確保自己可以熟練的掌握和應(yīng)用新時代中的各項管理技術(shù).除此之外，高校的檔案管理工作者還要將學(xué)習(xí)領(lǐng)域從基本的檔案管理和人文社科擴大到計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)當(dāng)中，緊跟住時代的發(fā)展腳步，讓自己能夠始終走在科學(xué)技術(shù)的前端.

3.3進(jìn)一步增強檔案管理人員的創(chuàng)新意識

創(chuàng)新意識與創(chuàng)新能力是所有現(xiàn)代高校檔案管理工作者都要具備的.簡單一些解釋，創(chuàng)新意識所指的即為工作者在進(jìn)行檔案管理時，能夠結(jié)合自己的工作經(jīng)驗以及當(dāng)前管理模式中的不足之處，從而創(chuàng)造出嶄新的工作思路、工作模式以及工作方法等等.在具體的管理工作中，創(chuàng)新二字來源于檔案管理工作人員孜孜不倦的學(xué)習(xí)和不畏艱難的實踐，只有在一次次的失敗和改進(jìn)中才能夠形成更適用度更高的科學(xué)化工作思路，進(jìn)而不斷的提升檔案管理人員的工作效率.筆者認(rèn)為，能夠?qū)n案管理工作者創(chuàng)新意識形成所能夠帶來影響的不僅僅是上文中所提到的努力和實踐，另外還有很大一部分是來源于檔案管理人員正確價值觀、人生觀以及世界觀的樹立.基于此，在日后的管理工作中，檔案工作人員一定要嚴(yán)于律己和恪盡職守，讓自己能夠在平凡的崗位中創(chuàng)造出更多不平凡的業(yè)績.

3.4加大對檔案保密工作的教育力度，提高檔案管理人員的保密意識

在《高等學(xué)校檔案管理辦法》中做出了十分明確的規(guī)定：“高校檔案機構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定來公布檔案信息.”也就是說，一切沒有得到校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)與學(xué)校授權(quán)的個人或組織，都不得私自對高校的檔案信息進(jìn)行公布.除此之外，符合以下情況之一者，也在不對外工作的行列之中：第一，同國家或商業(yè)機密有著密切關(guān)聯(lián)的檔案信息；第二，能夠涉及到專利產(chǎn)品或是高端技術(shù)的檔案信息；第三，牽涉到個人隱私的檔案信息；第四，檔案形成個人或單位先限制應(yīng)用的檔案信息.高校的檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照以上的條例來做好檔案信息的保密工作.

3.5開展信息技術(shù)培訓(xùn)，提升檔案管理人員的信息處理能力

近年來，辦伴隨著我國信息技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)模式的高校檔案管理工作顯然已經(jīng)無法滿足新時期中的檔案管理需求了.在此種條件下，檔案管理人員不僅要不斷的提高自身的專業(yè)知識水平，同時還要掌握更多的信息技術(shù)和新型的打檔案管理技術(shù)，確保能夠更加熟練的應(yīng)用檔案管理數(shù)字化以及檔案檢索的數(shù)字化.

4　結(jié)束語

綜上所述，我國的高校檔案管理人員的綜合素質(zhì)雖然仍然存在著很多問題，單筆者相信，通過社會各界以及檔案工作者的自身努力，我國的高校檔案管理水平一定會出現(xiàn)大幅度的提升.在不久的將來，我國的高校檔案資源也會為了國家高等教育事業(yè)的更好發(fā)現(xiàn)帶來十分重要的促進(jìn)作用.

〔1〕董秀芬，孫洪明.提高高校檔案館館員素質(zhì)適應(yīng)時代發(fā)展要求[J].科技信息，2012,14（27）：288-290.

〔2〕秦蓉，唐樹義.新形勢下高校檔案管理人員素質(zhì)要求[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013,21（12）：21-22.

〔3〕陳丹.當(dāng)前高校學(xué)生檔案管理工作者應(yīng)具備的能力素質(zhì)[J].中國新技術(shù)新產(chǎn)品，2013,15（19）：258-261.

〔4〕姜麗榮，寧慶祥.關(guān)于提高高校檔案管理人員素質(zhì)的幾點思考 [J].重慶電力高等?？茖W(xué)校學(xué)報，2013（14）：109-111.

G271.6

A

1673-260X（2016）09-0120-02

2016-05-04