檔案管理現(xiàn)代化過(guò)程中存在的問(wèn)題和改進(jìn)建議

路露

摘要：現(xiàn)代社會(huì)進(jìn)程的不斷加快，信息技術(shù)已經(jīng)融入到各個(gè)領(lǐng)域中，檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)也是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)?，F(xiàn)代化檔案管理可以提高檔案管理工作人員的工作效率和質(zhì)量，也促進(jìn)了相關(guān)單位的發(fā)展和建設(shè)。但是在進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)過(guò)程中，還存在著一些問(wèn)題，影響檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的開(kāi)展。因此，本文對(duì)檔案管理現(xiàn)代化過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析，并根據(jù)實(shí)際情況提出了改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化建設(shè)；問(wèn)題；改進(jìn)

一、檔案管理的重要意義與作用分析

1、檔案管理的重要意義

現(xiàn)階段，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制逐漸完善，事業(yè)單位深入到市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中去，承擔(dān)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)壓力也越來(lái)越為沉重，事業(yè)單位想要在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)優(yōu)勢(shì)地位，使其自身的市場(chǎng)核心競(jìng)爭(zhēng)力得到強(qiáng)化，那么就必須要對(duì)檔案管理工作開(kāi)展給予高度重視。檔案管理工作可以說(shuō)是衡量事業(yè)單位管理水平的重要依據(jù)，檔案信息資料是事業(yè)單位長(zhǎng)時(shí)間發(fā)展的真實(shí)寫(xiě)照，其中記錄了事業(yè)單位的發(fā)展成果以及發(fā)展過(guò)程，是事業(yè)單位長(zhǎng)時(shí)間發(fā)展過(guò)程中累積的重要財(cái)富，可以為事業(yè)單位發(fā)展提供良好的引導(dǎo)，保證事業(yè)單位發(fā)展的健康性、穩(wěn)定性。

2、檔案管理工作開(kāi)展的作用分析

檔案管理工作開(kāi)展的重要作用主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：第一方面，通過(guò)檔案管理工作開(kāi)展可以對(duì)眾多有價(jià)值的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、整理和儲(chǔ)存，從而為事業(yè)單位發(fā)展提供真實(shí)可靠的參考依據(jù)。需要注重的是檔案信息資料還具備一定的法律效應(yīng)。利用檔案管理工作可以對(duì)有價(jià)值的信息資料進(jìn)行妥善的儲(chǔ)存和管理，在決策階段提供可靠、有力的依據(jù)。第二方面檔案管理工作可以提供最原始的信息數(shù)據(jù)，在日后工作開(kāi)展中發(fā)現(xiàn)不良問(wèn)題后還可以參照檔案資料對(duì)問(wèn)題進(jìn)行改善。檔案中涉及到的信息數(shù)據(jù)都是已經(jīng)發(fā)生事件最為真實(shí)的記錄，工作人員在日常工作開(kāi)展中一定要追溯問(wèn)題產(chǎn)生的實(shí)際原因，通過(guò)檔案信息資料的查閱，從而全面掌握問(wèn)題發(fā)生的實(shí)際情況。

二、檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中存在的問(wèn)題分析

1、現(xiàn)代化檔案管理意識(shí)價(jià)差

在應(yīng)用現(xiàn)代化檔案管理模式進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中，相關(guān)工作人員由于受到傳統(tǒng)管理模式的影響，對(duì)現(xiàn)代化檔案管理模式?jīng)]有一個(gè)深刻的了解，現(xiàn)代化檔案管理工作意識(shí)薄弱，不清楚現(xiàn)代化檔案管理模式對(duì)檔案管理工作的重要性，所以在實(shí)際開(kāi)展的過(guò)程中，不能得到相關(guān)工作人員的支持。主要導(dǎo)致這種現(xiàn)象的原因在于，相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人員的現(xiàn)代化檔案管理意識(shí)差，習(xí)慣使用傳統(tǒng)的方式對(duì)員工進(jìn)行監(jiān)督和管理，沒(méi)有把現(xiàn)代化檔案管理理念落實(shí)到實(shí)際工作中，影響了現(xiàn)代化檔案管理工作的開(kāi)展，抑制了檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。

2、檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)投入程度較低

檔案管理工作的相關(guān)工作人員，由于對(duì)現(xiàn)代化檔案管理工作的意識(shí)不高，所以在開(kāi)展現(xiàn)代化檔案管理工作時(shí)，工作人員不能很好的投入到自身的工作中，沒(méi)有盡到自己的責(zé)任和義務(wù)。檔案管理工作中需要掌握的現(xiàn)代化技術(shù)，相關(guān)工作人員沒(méi)有進(jìn)行專業(yè)技能的學(xué)習(xí)，也沒(méi)有提供足夠數(shù)量的現(xiàn)代化管理設(shè)備，使現(xiàn)代化檔案管理工作在開(kāi)展的過(guò)程中出現(xiàn)資源短缺和操作不當(dāng)?shù)默F(xiàn)象，由于使用的設(shè)備不能滿足現(xiàn)代化管理的需求，許多的現(xiàn)代化信息技術(shù)也不能應(yīng)用導(dǎo)檔案管理工作中，這對(duì)檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)有著抑制的作用。

3、檔案管理故障體系建設(shè)不夠完善

在進(jìn)行檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)時(shí)，相關(guān)單位需要制定健全的管理制度，工作人員在工作中需要按照規(guī)章制度去執(zhí)行，保證工作的質(zhì)量。而在目前的檔案管理工作中，雖然有些單位也建立了相關(guān)規(guī)章制度，但是管理人員的監(jiān)督管理工作不到位，對(duì)員工在工作中的不規(guī)范行為不能進(jìn)行及時(shí)的約束和改正。還有一些單位沒(méi)有制定完善的規(guī)章制度，在實(shí)際的檔案管理工作中也沒(méi)有按照政府部門的規(guī)定去操作，導(dǎo)致許多地區(qū)的檔案管理工作制度不規(guī)范，工作人員態(tài)度散漫，檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)局面混亂。

4、各部門間管理分散、協(xié)調(diào)力度弱

檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)涉及因素較多，并且各因素之間相互制約，因而是一項(xiàng)相對(duì)較復(fù)雜的系統(tǒng)工程。在其現(xiàn)代化建設(shè)過(guò)程中，政府部門及各相關(guān)單位只有共同合作、相互配合，才有可能真正推動(dòng)其管理的現(xiàn)代化發(fā)展。但在當(dāng)前檔案管理中，政府及各部門管理分散、配合度低、協(xié)調(diào)力度小，難以保障檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)工作的順利開(kāi)展。

三、加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的措施

1、強(qiáng)化檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)

想要讓檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)有效體現(xiàn)在檔案管理工作中，必須要加強(qiáng)相關(guān)管理人員的現(xiàn)代化管理意識(shí)，對(duì)檔案現(xiàn)代化管理的作用進(jìn)行大力宣傳，開(kāi)展培訓(xùn)活動(dòng)，讓檔案管理人員意識(shí)到檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的重要性，了解社會(huì)發(fā)展的需求，通過(guò)培訓(xùn)加強(qiáng)員工的現(xiàn)代化管理理念，把現(xiàn)代化建設(shè)落實(shí)到實(shí)際工作中，讓員工在進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的過(guò)程中根據(jù)操作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行不斷的優(yōu)化和創(chuàng)新，使其可以滿足檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)的發(fā)展需求。

2、增加軟硬件設(shè)施的投入

推動(dòng)檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，還需合理增加資金投入，配備齊全必要的軟硬件設(shè)施，將更多實(shí)用性較強(qiáng)的現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)，如光盤技術(shù)、縮微技術(shù)等應(yīng)用到檔案管理工作中去，從技術(shù)層面來(lái)提升檔案管理的現(xiàn)代化水平。

3、健全檔案管理的法律規(guī)章體系

建立健全檔案管理的法律法規(guī)制度，是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的重要法律依據(jù)。通過(guò)健全相關(guān)法規(guī)制度，確保各項(xiàng)檔案管理行為有法可依、有據(jù)可循，有助于促進(jìn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，并在此基礎(chǔ)上推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展。在這個(gè)過(guò)程中，檔案管理人員需結(jié)合自身檔案管理的實(shí)際特征，不斷調(diào)整與改進(jìn)本部門的檔案管理制度，以增強(qiáng)其規(guī)章制度的實(shí)用性，進(jìn)而發(fā)揮出其最大功效。

4、協(xié)調(diào)各部門關(guān)系，共同推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化

建設(shè)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)需要經(jīng)歷一個(gè)不斷嘗試、反復(fù)實(shí)踐、相互融合的時(shí)期。在這一時(shí)期內(nèi)，僅僅通過(guò)檔案管理部門的努力，難以達(dá)到其管理的理想效果，必須依靠政府部門及社會(huì)關(guān)聯(lián)方的共同努力。因此，檔案管理人員在實(shí)際管理工作中，應(yīng)加強(qiáng)與其他部門的溝通交流，盡可能取得更多部門的認(rèn)可與支持，并在各部門的共同努力下，穩(wěn)步推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。

結(jié)語(yǔ)：

加強(qiáng)檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)，是檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展的必然趨勢(shì)。一定要立足于現(xiàn)代化建設(shè)中存在的實(shí)際問(wèn)題，從而找尋有效措施進(jìn)行改善，初始檔案管理可以呈現(xiàn)出現(xiàn)代化、科學(xué)化的特點(diǎn)。

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