基于知識管理的高校檔案管理研究

徐小莉

（赤峰學院　檔案室，內蒙古　赤峰　024000）

基于知識管理的高校檔案管理研究

徐小莉

（赤峰學院檔案室，內蒙古赤峰024000）

對知識管理理念中的高校檔案管理一題展開了較為深入的研究，同時結合檔案知識管理的重要性與筆者的自身經驗總結出了幾點可行性較高的實施策略，其中包括檔案流程的再造策略、進一步完善高校檔案的管理制度、全面提升檔案工作人員的綜合素質，創(chuàng)新服務內容以及建立匹配度較高的評估機制等等，以期能夠對我國高校檔案管理水平的整體提高獻上筆者的一點綿薄之力.

知識管理；高校檔案；檔案管理

1　前言

高校檔案的管理工作為的就是將高校過去各項活動的完成情況和具體內容完整的記錄下來，其中包括文字信息、圖片信息、圖標信息、視頻影像信息等多種資料形式.在高校數年來的經營過程中，學校檔案管理工作是一項非常重要的基礎工作，它不僅能夠將學校各個時期以來的發(fā)展和進步情況作出客觀且詳細的記錄，同時還能夠為日后各項經營決策的制定提供全面的參考材料.基于此，如何才能夠在知識信息時代中進一步提高我國高校檔案的整體管理水平，是筆者乃至所有檔案管理工作人員都需要去認真思考和完成的一項重要任務.

2　檔案知識管理的內涵

2.1知識管理概述

知識管理是出現于上世紀的八十年代中，這種主張戰(zhàn)略性人力資源的新型管理理念一經問世就得到了眾多學者和單位管理者的高度認可和應用.知識管理有別于其他類型的管理活動，它的一切管理行為都是圍繞著知識觀點所開展的，在組織知識信息和應用知識信息的過程當中創(chuàng)造出更多的新型知識.美國APQC對知識管理作出了這樣的定義:知識管理就是一種出現于新形勢當中的管理策略，在正確的時間里將正確的知識傳遞給有需求的人，從而幫助人們可以逐漸掌握共享知識和創(chuàng)造知識的方法.

2.2檔案知識管理的概念

將知識管理應用到檔案管理中以后，檔案館的經營與管理活動就出現了本質上的改變.在傳統實體檔案信息管理的基礎之上，將更多的管理重心放在了檔案系統知識流的構筑工作上，從而制定出更加能夠滿足于檔案使用者的服務體系與服務內容.來自加拿大的一位著名的檔案研究學者庫克曾說過:“檔案工作者應該由實體保管員向知識提供者過渡，把著眼點從信息轉移到知識上，從建立數據庫轉移到建立知識庫上，引導利用者從泛濫的具體信息過渡到知識甚至智慧的層次上.”

2.3在高校檔案管理中應用知識管理的重要性

經過大量的管理工作實踐證明，在高校檔案管理中加入知識管理理論具有較強的現實意義.首先，傳統模式中的高校檔案管理工作過于形式化，只是將保管工作鎖定于對歷史材料這一單獨的部分中，并且還過于刻意的去強調檔案與圖書和文件之間的差別，從很大程度上影響到了至知識管理領域的擴大.而通過對知識管理理念的應用，高校的檔案管理人員則可以更加有選擇性的將價值檔案都歸納到一起，從而在不斷積累管理經驗的過程當中構建出一個具有著無限潛力的知識共享體系；其次，在過去的時間里，我國絕大多數的高校檔案管理工作中都存在著“重保管、輕利用”的情況，高校的檔案管理部門只能夠提供最基本和最簡單的知識服務，根本無法滿足新形勢中用戶對檔案信息的高層次需求.而知識管理理念的出現則很好的改變了這一局面，檔案管理人員可以采用智能化和個性化的管理手段，更加精準的向需求用戶提供更加全面和深層次的檔案服務內容，從根本上提高高校檔案管理人才的培養(yǎng)水平.

3　高校檔案知識管理的實施策略

3.1檔案流程的再造策略

簡單一些解釋，高校檔案的知識管理模式就是以知識為一切活動著力點的新型管理理念，它不僅能夠針對原有的檔案知識展開更進一步的積累、組織、評價以及相應的服務工作，同時還可以在充分了解用戶需求的基礎之上，從根本上發(fā)揮出檔案知識資源所擁有的現實價值，讓我國的高校可以在知識管理理念的幫助下發(fā)展的更快、更好.基于此，在日后的高校檔案知識管理工作中，所有檔案管理工作者都要學會將知識管理設為自己的工作導向，并在此基礎之上實現對檔案業(yè)務流程的調整與再造工作，通過自身努力來從最初的檔案收集調整為知識收集、從最初的檔案整理調整為知識組織、從最初的檔案信息鑒定調整為知識體系的評價，從最初的檔案基礎服務調整為個性化的知識服務.

首先，在漫長的高校檔案管理工作中，檔案管理工作者不僅要做好對檔案文件的搜集工作，同時還要將一部分工作重心轉移到對內外部信息的積累上，從而在潛移默化的過程當中豐富高校師生頭腦中的隱性檔案知識；其次，檔案工作者還要對檔案信息的源頭展開全面的了解，同時要做好對檔案利用者的需求的反饋工作，爭取在這個過程中形成對知識資源的一體化管理新模式；再次，在針對高校檔案知識開展的一系列組織工作中，檔案管理人員要不斷的提高主題法的應用頻率，盡量的減少分類法的出現；第四，要逐漸將傳統檔案管理模式中的實體整體轉變?yōu)橹R整理，并且開始采用知識因子作為檔案管理的單位；第五，在開展檔案管理工作的知識評價過程中，檔案管理人員應當熟練應用直接與宏觀鑒定法，并且將檔案形者以及檔案的利用者都加入到檔案的評價團隊中；最后，高校檔案管理人員在開展檔案知識服務的過程中，要學會將用戶的需求設為服務內容的基礎導向，并且要在全面了解用戶需求的基礎上來制定出可行性較高的服務方案.在這里需要注意的是，由于信息技術在檔案管理工作中的高校應用，檔案管理與服務人員還要在日常的工作中適當的加入一些網絡化與智能化的內容，站在用戶的角度來檢視自身的服務行為，嚴格杜絕滯后服務現象的出現.

3.2進一步完善高校檔案的管理制度

高校的檔案開發(fā)工作也要建立在知識管理理念的基礎之上，同時還要注意自己的一切行為活動都能夠得到國家制度與法理上的支持和保障.基于此，高校領導應當專門針對檔案工作的收集、獲取以及開發(fā)工作制定出相應的工作制度，確保檔案管理人員可以在日常的工作當中做到有規(guī)可循和有法可依.

如今，國家已經針對高校的檔案管理工作相繼頒發(fā)了兩部參考法律，即為《檔案法》和《高校檔案管理辦法》，在此基礎之上，高校領導還要全面結合這兩部法律中的條例，來對原有的檔案管理制度進行適當的調整與優(yōu)化.除此之外，在確保高校檔案開發(fā)工作完整性的同時，檔案管理人員還要對檔案信息的提供者以及檔案資源的真實性、合法性、合理性做出準確的判斷.高校領導也要將檔案開發(fā)成果的適用于應用范圍進行明確的劃分，從根本上杜絕非法侵占知識產權問題的出現，堅決不給不法分子留有可乘之機.

3.3全面提升檔案工作人員的綜合素質，創(chuàng)新服務內容

高校的檔案知識管理工作為的就是向需求用戶提供更加優(yōu)質的服務內容.在此基礎之上，為了能夠讓我國高校的檔案服務質量可以出現大幅度的提高，高校領導還要進進一步加大對檔案管理人員的培訓力度，確保他們的綜合素質水平可以達到更高的標準.在新形勢當中，高校的檔案管理人員就是檔案管理水平的一項基礎保證，其不僅決定了知識管理理念的順利應用與否，同時還關乎到檔案信息的整體利用效率.基于此，全面提升檔案管理人員的綜合素質是高校領導在接下來需要去立即完成的一項任務.首先，高校領導可以結合當前檔案工作的管理情況，來對原有的管理團隊配置做出適當的調整，盡可能的給那些優(yōu)秀的年輕管理者一些升職與加薪的機會；其次，高校領導還要經常性的舉辦一些培訓和教育活動，聘請一些專業(yè)的知識管理人員來到檔案管理者的身邊來展開工作培訓，幫助他們逐漸掌握獨立思考與學習的能力和方法.在潛移默化的過程當中掌握更多的新型管理知識，進一步加強自身對隱性知識的創(chuàng)造和應用能力；最后，高校領導還要建立一套完善且科學化的獎勵機制，將檔案工作管理人員的升職加薪以及福利所得與知識管理理念的理解應用緊密的聯系到一起，從根本上激發(fā)出檔案管理人員的工作積極性，從獎勵的角度著手來達到提高他們工作責任感與上進心的最終目的.

3.4建立匹配度較高的評估機制

從知識管理的角度來看，評估機制是確保管理工作順利實施的最終條件.在高校檔案的管理工作當中，評估是檔案開發(fā)工作中的一項重要環(huán)節(jié)，它為各項任務活動提供了絕對的執(zhí)行力.可以絲毫不夸張的說，高校如果缺少一套完善的績效評估機制，那么也就無法產生管理工作的真實反饋信息，從而讓知識管理理念變成了紙上談兵，毫無現實意義.

首先，高校領導先認識到建立評估機制的重要性，時刻提醒自己，在高校的檔案管理工作當中加入知識管理理念，其主要目的是為了能夠讓檔案資源的利用率可以得到大幅度的提升，從而全校師生帶來更多的知識福利；其次，所有參與高校檔案管理工作的從業(yè)人員也要積極的投身到評估機制的建設工作當中，充分的認識到自己身上所肩負的社會責任與工作責任，盡自己的一位微薄力量來保證高校評估體系的全面性、客觀性、公平性以及公開性.并且在接下來的實踐過程中不斷的對已有的評估機制內容作出適當的調整與更新，從而確保其能夠更好適應新新時代的發(fā)展需求，為高校檔案知識管理水平的提高打下夯實的基礎.

4　結束語

綜上所述，在當前的知識型信息時代當中，不切實際的守舊和過分的傳統就意味著淘汰與落后，因此，只有一直處于創(chuàng)新和進取的狀態(tài)中，才能夠在競爭異常激烈的行業(yè)環(huán)境中為自己謀得一席之位.傳統模式中的高校檔案管理很顯然已經無法跟上時代的發(fā)展腳步了，在知識管理理念中，檔案管理工作并不只是局限于對檔案資料參考價值的發(fā)掘，而是要在整合已有檔案資源的基礎之上創(chuàng)造出更加具有現實意義的應用價值，進而讓高校的知識體系可以變得更加豐富.

為此，我國的高校管理者一定要率先認識到創(chuàng)新檔案管理理念和管理模式的重要性，大膽的接受并應用知識管理，通過提高自身檔案管理效率的方式來達到全面推進我國整體檔案管理水平的最終目的.

〔1〕楊菊紅.基于知識管理的高校檔案管理研究［J］.科技情報開發(fā)與經濟，2011（01）：145-147.

〔2〕閆明.基于知識管理的高校檔案管理研究［J］.中國管理信息化，2011（11）：74-75.

〔3〕萬波，李士祥.基于知識管理視角的高校檔案管理工作研究［J］.蘭臺世界，2012（08）：36-37.

〔4〕李芳芳.知識管理背景下高校檔案管理創(chuàng)新新途徑［J］.檔案管理，2012（04）：96.

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1673-260X（2016）07-0185-02

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