糧食儲備企業(yè)存貨內部控制改進淺析

■/王　巖

糧食儲備企業(yè)存貨內部控制改進淺析

■/王巖

存貨的內部控制是企業(yè)管理的重要組成部分，糧食存貨活動通常貫穿于企業(yè)的整個生產與經(jīng)營活動過程，健全存貨內部控制制度，不僅能夠降低舞弊行為的可能性，避免存貨業(yè)務記錄出現(xiàn)錯誤，同時幫助企業(yè)降低存貨管理成本，提高管理效率，促進企業(yè)平穩(wěn)發(fā)展，實現(xiàn)既定的生產與經(jīng)營目標。

糧油倉儲企業(yè)存貨內部控制

一、糧食儲備企業(yè)存貨內控的現(xiàn)狀及問題

（一）收購入庫業(yè)務控制程序不完善

入庫檢斤程序執(zhí)行不嚴格，入庫檢斤一般由司磅員一人負責，缺乏必要的監(jiān)督；抽樣程序不規(guī)范，糧食屬于大宗商品，入庫前存在扦樣人員執(zhí)行扦樣程序不嚴，扦樣點及扦樣分層不合規(guī)，導致樣品不具代表性，檢化驗的等級結果與糧食實際品質不一致；檢驗手段落后，糧食品質檢驗的主要指標有容重、水分、雜質、不完善粒、生霉率等，從檢驗手段上看，只有容重和水分是儀器自動檢測的，其余三個指標均靠人工分揀后稱重計算。人工檢化驗方式，誤差相對較大，存在人為操作的可能性；入庫數(shù)量缺少二次確認，保管員審核每日計量檢驗部門出具的卸車磅單、化驗單、理貨員出具的調入原始記錄簿內容，入倉結束后，統(tǒng)計員、保管員、會計員核對糧食數(shù)量，以核對一致后的數(shù)據(jù)確定最終入庫數(shù)量，缺少對實際庫存數(shù)量與賬面數(shù)量的二次確認。

（二）倉儲管理監(jiān)督控制不到位

糧食儲備企業(yè)存貨倉儲管理所存在問題主要存在于監(jiān)督活動中，具體如下：

外租及代儲庫點選擇不嚴謹。部分糧食儲備企業(yè)對選點事宜未履行集體決策制度，上級單位對外租庫點審核不嚴，未建立外租及代儲庫點黑名單制度及備選庫點公示制度，導致選點過程中出現(xiàn)腐敗現(xiàn)象頻發(fā)。外租和代儲庫點選擇不規(guī)范為儲糧安全埋下安全隱患。

存貨盤點制度不健全。多數(shù)糧食儲備企業(yè)未建立多部門參與的存貨盤點小組，僅在年末由財務人員及倉儲人員對存貨數(shù)量進行抽盤，只重視財務方面的盤點、缺乏對糧油存貨品種的合理分析與評測，可能造成品質已嚴重下降的糧油存貨價值被高估現(xiàn)象，這就會導致企業(yè)所采集的財務信息問題失真的問題。

（三）銷售出庫環(huán)節(jié)審批控制不嚴

出庫通知單未經(jīng)有效審批，導致糧油擅自動用。對于依據(jù)政策文件的糧油出庫，存在出庫業(yè)務缺少政策性出庫計劃，出庫時間早于計劃下達時間的問題。

未按照出庫通知單出庫，由于出庫檢斤程序執(zhí)行不嚴，檢斤缺乏相應的監(jiān)督，部分企業(yè)以手工方式開具檢斤單，導致實際出庫數(shù)量大于出庫通知單數(shù)量的問題。質量檢驗員未對出倉糧食進行檢驗，出具檢驗報告存檔備查，填寫出庫登記檢質檢斤單。

（四）存貨損耗過程記錄及審批程序缺失

糧油存貨計量不規(guī)范。糧油存貨具有非標準化特征，從農戶收購的每一車糧食的水分、雜質、容重、不完善粒、生霉粒等指標值都不一樣，在執(zhí)行發(fā)改委、糧食局、財政部和國家質量監(jiān)督檢驗檢疫總局《關于執(zhí)行糧油質量國家標準有關問題的規(guī)定》進行扣水扣量時。由于核算細則缺失，財務及統(tǒng)計均未對扣水、扣量及整理業(yè)務形成統(tǒng)一的賬務處理，導致實際過磅數(shù)量，扣水扣雜數(shù)量，整理篩下物數(shù)量，賬面確認數(shù)量等數(shù)據(jù)沒有規(guī)范的記錄，有的企業(yè)直接以過磅數(shù)量為賬面確認的收購數(shù)量，導致糧油入庫數(shù)量按質量標準折算后不足。在出庫過程中，沒有按照國家統(tǒng)一的質量標準進行增扣量，導致?lián)p耗過大。

糧油存貨報損程序不嚴密。目前糧食儲備企業(yè)，沒有對存貨損耗處理的程序建立嚴格的制度規(guī)范，也未通過完善的決策制度和嚴格的審批制度對內部管理問題進行有效控制，導致相關問題的草率處理，從而導致企業(yè)利益受損。

糧油存貨責任追究機制不健全，目前企業(yè)將糧油實際出庫數(shù)量與賬面數(shù)量的差額，全部認定為損耗，有企業(yè)直接承擔。沒有準確計區(qū)分損耗產生的業(yè)務環(huán)節(jié)，認定損耗產生的原因，沒有區(qū)分正常損耗及超額損耗，并對超額損耗追究有關人員責任。

二、存貨內部控制制度改進目標及原則

（一）存貨內部控制改進目標

（1）服務企業(yè)戰(zhàn)略。存貨是糧食儲備企業(yè)實現(xiàn)企業(yè)宗旨的基礎，通過改進內部控制制度，強化糧食儲備企業(yè)對糧油存貨的管控力，降低存貨毀損滅失、短缺變質的風險，降低購、銷、調、運、存等各個環(huán)節(jié)的商品損耗，提高存貨流轉及創(chuàng)效能力，提升糧油倉儲物流方面的核心競爭力，服務企業(yè)戰(zhàn)略。

（2）降低存貨風險。通過優(yōu)化存貨內部控制：一是降低存貨經(jīng)營風險。降低出現(xiàn)保管不善發(fā)生被盜、毀損、事故等，造成存貨資產流失。二是降低財務風險，減少由于財務賬目記錄錯誤，造成存貨數(shù)據(jù)失真、管理失控的風險；避免存貨計價計量錯誤，導致成本不準、效益不實，賬、實不符給企業(yè)帶來潛虧（盈）。

（3）優(yōu)化信息溝通。優(yōu)化現(xiàn)有信息溝通模式，使存貨相關的內部信息及時、通暢進行傳遞；避免溝通的方式不恰當、內容不完整或對外溝通不及時的情況發(fā)生，提高信息傳遞效率，為各級管理層決策提供有力的信息支持。

（4）降低保管成本。通過有效的內部控制，強化員工責任心，提高人員整體素質，強化制度執(zhí)行，優(yōu)化糧食出入庫、儲存環(huán)節(jié)流程，準確計量核算糧油數(shù)量，在保證糧食安全的前提下，減少糧食損耗和搬倒的費用增加；必須通風時，要根據(jù)具體情況，制定通風方案，嚴格按照通風操作規(guī)程執(zhí)行，降低糧油損耗，降低糧油存貨保管成本。

（二）存貨內部控制改進原則

對糧食儲備企業(yè)存貨內部控制的改進主要遵循以下原則：

（1）合法性原則。糧食行業(yè)，一方面涉及保護農民利益，一方面涉及國計民生，國家每年都會針對糧油購銷行為出臺不同的政策，糧食企業(yè)必須在符合糧油收購政策及國家有關法律法規(guī)的前提下開展業(yè)務。

（2）有效性原則。在修訂了內部控制管理制度之后，應注重對全體員工行為的引導，促使其自覺維護與遵守該項制度，從而有效發(fā)揮內控管理制度的作用。此外，企業(yè)管理者還需要實時監(jiān)控內控制度的執(zhí)行情況，一旦發(fā)現(xiàn)其中存在問題，則需要采取措施加以解決。

（3）成本效益原則。在建立了有效的內部控制管理制度之后，應當將其落到實處，對成本進行有效權衡，在確保內部控制管理制度作用得到充分發(fā)揮的情況下，盡可能地降低控制管理工作過程所耗費的資金成本。

三、存貨管理內部控制改進建議

（一）存貨收購入庫環(huán)節(jié)改進

（1）規(guī)范存貨入庫檢斤程序。糧油存貨進入庫區(qū)大門后，檢斤環(huán)節(jié)必須全部通過業(yè)務信息系統(tǒng)自動檢斤，自動生成檢斤單據(jù)，杜絕司磅員員手工開票，嚴禁手動修改檢斤數(shù)據(jù)。同時檢斤環(huán)節(jié)加裝圖像采集設備，同時抓拍每一車入庫糧油的檢斤環(huán)節(jié)的圖像檔案，作為付款依據(jù)并存檔。

（2）嚴格執(zhí)行糧油存貨抽樣及檢驗程序。入庫糧油的扦樣工作應由倉儲人員與質檢部門人員共同組成，確保扦樣工作的內部控制，避免扦樣點位及深度不規(guī)范，樣品代表性不足。同時應盡量采取具備自動檢化驗功能的機器設備，減少檢化驗環(huán)節(jié)手工操作可能帶來的誤差及舞弊的可能性。提高糧油質量檢驗結果精確度，確保糧油數(shù)量的計量相對準確。

（3）嚴格入庫數(shù)量的確認。統(tǒng)計、財務、倉儲部門要根據(jù)入庫單及時準確的處理賬務，并定期進行核對，對入庫前整理導致的數(shù)量減少要如實處理賬務，確保賬實相符。一倉或者一批次糧食入庫結算后，統(tǒng)計、財務、倉儲、質檢等部門要對糧油存貨的數(shù)量及質量進行二次確認，出現(xiàn)因水分、雜質等原因導致數(shù)量不實的，盈余的要及時進行賬務處理，數(shù)量不足的要予以補足。

（二）存貨倉儲管理環(huán)節(jié)改進

（1）強化安全管理。嚴格執(zhí)行《安全生產管理暫行辦法》及《糧油儲存技術規(guī)范》的要求，確保糧油存貨儲存地點符合安全規(guī)范，不管是在糧油儲存區(qū)內組織開展各項活動，還是存放相關物品，都不得污染糧油或者威脅糧油的儲存安全。強化責任追究，出現(xiàn)糧油儲存事故，需要依法給予相應的處罰。

（2）完善外租庫選點制度。目前的外租庫點及代儲點的選擇主要采取企業(yè)內部決策加上級單位審批（或備案）的方式，建議在確定需求后，采取公開招標的形式選擇外租或代儲庫點。同時建立黑名單制度，將信用低、倉儲條件差、出現(xiàn)過安全事故的企業(yè)納入黑名單，嚴禁進入租庫及代儲范圍。

（3）落實巡查和盤點制度。落實盤點制度，盤點小組由倉儲、購銷、財務、質檢等部門組成盤點組，每月對租倉及代儲庫點糧油存貨進行盤點，每季度要對所有糧油存貨進行全面盤點，對數(shù)量、質量、糧情、安全等各項存貨情況進行認定，并形成盤點記錄及盤點報告。健全巡查制度，在嚴格執(zhí)行企業(yè)內部巡查的同時，要建立上級單位不定期巡查制度，不對下通知具體時間、地點及貨位，采取突擊檢查的方式開展糧油巡查。

（三）存貨銷售出庫環(huán)節(jié)改進

（1）改進存貨出庫的管理與審批制度。實行不相容職務分離制度，明確糧油存貨出庫管理人員以及審批人員的職責。在手續(xù)符合相關政策文件要求的情況下，才能允許存貨出庫。銷售出庫當由購銷以及財務等部門聯(lián)合審批，倉儲管理人員應當負責對出庫單的審核，檢查糧食質量，以簽字形式進行確認。

（2）嚴格實物出庫控制，改進出庫檢斤程序，避免人為更改檢斤數(shù)據(jù)，采取業(yè)務信息系統(tǒng)自動檢斤并產生數(shù)據(jù)的方式，加強實物出庫監(jiān)督。

（3）出庫數(shù)量確認，一筆合同結束后，應與購買方簽訂結算協(xié)議，對糧油發(fā)出數(shù)量，合同確定的價格，費用、損耗承擔等事項進行確認，保證銷售出庫的存貨得到準確計量。

（四）降低存貨損耗管理改進

（1）建立規(guī)范的糧油存貨計量制度。企業(yè)財務和統(tǒng)計準確記錄和核算糧食在收購過程中過磅數(shù)量、扣水扣雜量、折算后的標準數(shù)量，以及實際水分、雜質率等；如果進行烘干和整理的，要記錄烘干的水分減量以及整理篩下物的數(shù)量；糧油出庫時，按檢化驗的水分、雜質指標，和實際過磅數(shù)量折算為標準出庫數(shù)量。這樣就可以準確的區(qū)分糧油損耗的原因，判定責任，避免入庫前應計入成本的損耗順延到保管環(huán)節(jié)，保管環(huán)節(jié)損耗無法合理計量，從而形成大額損耗無法追責的問題。

（2）實行嚴密的糧油存貨報損程序。建立糧油存貨報損程序，糧油存貨損耗處理必須提供上述的分環(huán)節(jié)計量數(shù)據(jù)，區(qū)分是符合糧油儲存規(guī)范的正常損耗還是超額損耗。如果出現(xiàn)超額損耗，必須提出責任追究的具體措施，企業(yè)履行內部決策后，上報上級部門審批，審批通過后，方可處理損耗。

［1］樊行健，肖光紅.關于企業(yè)內部控制本質與概念的理論反思〔J〕.會計研究，2014（02）.

［2］楊羽宇.我國糧食儲備管理制度建設研究〔D〕.成都：西南財經(jīng)大學，2014.

◇作者信息：中國儲備糧管理總公司蘭州分公司

◇責任編輯：張力恒

◇責任校對：張力恒

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