淺談物資貿(mào)易企業(yè)應(yīng)收賬款的控制與管理
——以廣珠鐵路物流開發(fā)有限公司為例

■//孫　麗

淺談物資貿(mào)易企業(yè)應(yīng)收賬款的控制與管理
——以廣珠鐵路物流開發(fā)有限公司為例

■//孫麗

因國際和國內(nèi)經(jīng)濟(jì)持續(xù)低迷，中國企業(yè)應(yīng)收賬款總量逐年遞增，特別是物資貿(mào)易企業(yè)逾期應(yīng)收賬款居高不下，已成為經(jīng)濟(jì)運(yùn)行中的頑癥，物資貿(mào)易企業(yè)應(yīng)收賬款如不能及時(shí)收回，長此以往將嚴(yán)重影響資金的流動(dòng)運(yùn)轉(zhuǎn)，加大企業(yè)資金成本，甚至關(guān)系到企業(yè)的生死存亡。文章以廣珠鐵路物資開發(fā)有限公司的財(cái)務(wù)工作為例，分析了物資貿(mào)易企業(yè)應(yīng)收賬款控制不力的危害性，并提出相應(yīng)的控制對策，以期能最大限度的減小企業(yè)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

物資貿(mào)易應(yīng)收賬款控制

近幾年國內(nèi)經(jīng)濟(jì)持續(xù)在低點(diǎn)徘徊，形成了明顯的買方市場，中國企業(yè)面臨的市場競爭日趨激烈，物資貿(mào)易企業(yè)之間的競爭更是白熱化。隨之帶來的是，物資貿(mào)易企業(yè)庫存不斷加大，應(yīng)收賬款隨之居高不下，逾期的應(yīng)收賬款屢次發(fā)生，甚至形成呆賬、壞賬。因此，物資貿(mào)易企業(yè)必須構(gòu)建應(yīng)收賬款管理體系，通過對應(yīng)收賬款采取科學(xué)規(guī)范的控制管理，切實(shí)加強(qiáng)事前、事中和事后控制，降低應(yīng)收賬款的風(fēng)險(xiǎn)，確保企業(yè)良性發(fā)展。

一、應(yīng)收賬款定義

在2015年制定的《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》中設(shè)有應(yīng)收賬款科目，科目編號為“1122”。《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》對應(yīng)收賬款的定義是：企業(yè)因?qū)ν怃N售產(chǎn)品、材料、供應(yīng)勞務(wù)等而應(yīng)向購貨或接受勞務(wù)單位收取的款項(xiàng)。主要包括企業(yè)銷售商品或提供勞務(wù)等應(yīng)向有關(guān)債務(wù)人收取的價(jià)款及代購貨單位墊付的包裝費(fèi)、運(yùn)雜費(fèi)等。

廣珠鐵路物流開發(fā)有限公司，是一家綜合性的物流企業(yè)，主要經(jīng)營建材批發(fā)零售、多式聯(lián)運(yùn)、倉儲(chǔ)配送、供應(yīng)鏈管理和物流信息服務(wù)等。因公司占地3100畝的珠海西站物流園正在陸續(xù)開發(fā)建設(shè)中，目前公司經(jīng)營建材批發(fā)、零售的物資貿(mào)易額占公司經(jīng)營額的90％以上，故文章著重分析物資貿(mào)易部分的應(yīng)收賬款，對多式聯(lián)運(yùn)、倉儲(chǔ)配送、供應(yīng)鏈管理和物流信息服務(wù)等方面的應(yīng)收賬款暫不討論。

二、應(yīng)收賬款的產(chǎn)生原因

（一）商品銷售和收到貨款的時(shí)間差

在物資貿(mào)易商品銷售中，商品銷售發(fā)出的時(shí)間和收到貨款的時(shí)間一般是不一致的，這就直接導(dǎo)致了應(yīng)收賬款的發(fā)生。這是因?yàn)殇N售合同中規(guī)定了一定的免息時(shí)間或是月結(jié)時(shí)間，再就是收貨數(shù)量的簽認(rèn)核對、開具發(fā)票、貨款結(jié)算支付也需要一定時(shí)間的原因。由于銷售發(fā)出商品和收到貨款的正常時(shí)間差而造成的應(yīng)收賬款不屬于商業(yè)信用范疇，則是應(yīng)收賬款的一種基本形式。

（二）商業(yè)競爭是應(yīng)收賬款產(chǎn)生的最直接原因

物資貿(mào)易行業(yè)因?yàn)榇蟊娀潭雀撸袌龈偁幊尸F(xiàn)白熱化狀態(tài)，信用銷售即賒款銷售是促進(jìn)銷售的一種重要方式。市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展為買方市場時(shí)，企業(yè)為了擴(kuò)大市場份額、提高市場知名度和增加銷售收入一般都會(huì)采用信用銷售的方式。因此，在競爭激烈的現(xiàn)實(shí)市場環(huán)境下，如果企業(yè)不采用這種信用銷售方式，那么市場就會(huì)萎縮，市場份額和銷售收入相應(yīng)會(huì)減少，最終可能導(dǎo)致企業(yè)失去競爭力、導(dǎo)致商品銷售不出去而虧損倒閉。

（三）減少存貨的需要

根據(jù)權(quán)責(zé)發(fā)生制原則，應(yīng)收賬款是可以確認(rèn)為收入的債權(quán)，而存貨除占用貨物資金外，存貨持有的維護(hù)管理成本還相對較高，諸如倉庫租賃費(fèi)用、保險(xiǎn)費(fèi)用、儲(chǔ)存保管費(fèi)用、清理費(fèi)用、偷盜、破損損耗、變質(zhì)損耗等等。物資貿(mào)易企業(yè)花大量資金采購物資商品存放在倉庫里顯然是不明智，也是讓人匪夷所思的，除了是易于變現(xiàn)的緊俏商品或是算準(zhǔn)了市場價(jià)格趨勢囤貨待售。另外，存貨的流動(dòng)性相對要比應(yīng)收賬款的流動(dòng)性差得多。這些應(yīng)該就是企業(yè)愿意持有應(yīng)收賬款而不是存貨的理由。

三、應(yīng)收賬款控制不力的危害

（一）應(yīng)收賬款控制不力影響企業(yè)流動(dòng)資金的正常周轉(zhuǎn)

應(yīng)收賬款是企業(yè)在賒銷物資商品時(shí)，由于種種原因貨款不能及時(shí)收回，而企業(yè)對逾期不還款的客戶未能及時(shí)采取相應(yīng)措施，致使企業(yè)流動(dòng)資金被客戶長期占用甚至是長期無償占用，如果占用的金額多了，長此以往必將影響企業(yè)流動(dòng)資金的正常周轉(zhuǎn)，使企業(yè)出現(xiàn)資金短缺，從而影響企業(yè)的正常開支和生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)。

（二）應(yīng)收賬款控制不力加大融資成本

如果應(yīng)收賬款被長期拖欠，不但影響企業(yè)流動(dòng)資金的正常周轉(zhuǎn)，反而使企業(yè)不得不墊付現(xiàn)金來繳納各種應(yīng)繳稅金和發(fā)生費(fèi)用，同時(shí)增加了企業(yè)的利息支出和為催收欠款而發(fā)生的各種費(fèi)用，迫使企業(yè)加強(qiáng)融資以增加現(xiàn)金流，加大了企業(yè)的融資成本，造成了企業(yè)財(cái)務(wù)費(fèi)用的增加。如果應(yīng)收賬款最終成為壞賬，企業(yè)將蒙受更大的損失，甚至導(dǎo)致企業(yè)被迫拖垮倒閉。

（三）應(yīng)收賬款控制不力造成管理更加復(fù)雜化

企業(yè)賒銷物資商品后，就必然要建立應(yīng)收賬款臺賬、各種對賬臺賬、應(yīng)收賬款明細(xì)表等，容易造成物資貿(mào)易部、配送結(jié)算部、財(cái)務(wù)部等部門之間的矛盾，增加了正常工作之外的大量額外工作量。同時(shí)要組織專門人員或兼職人員去定期或不定期的催收應(yīng)收賬款，除了增加企業(yè)員工工資支出外，還要增加員工的加班費(fèi)、差旅費(fèi)、通訊費(fèi)等相應(yīng)開支，本來物資貿(mào)易利潤率低的基礎(chǔ)上進(jìn)一步加大了企業(yè)的管理費(fèi)用。

（四）應(yīng)收賬款控制不力片面夸大企業(yè)利潤

中國企業(yè)現(xiàn)階段確認(rèn)收入時(shí)基本都是遵循權(quán)責(zé)發(fā)生制原則，發(fā)生賒銷物資商品時(shí)，將賒銷物資商品的收入全部記入當(dāng)期營業(yè)收入。企業(yè)產(chǎn)生了較多的收入，增加了利潤，但企業(yè)本期利潤的增加并沒有實(shí)現(xiàn)本期的現(xiàn)金流入。根據(jù)財(cái)務(wù)處理的謹(jǐn)慎原則，企業(yè)可根據(jù)實(shí)際情況對應(yīng)收賬款自行計(jì)提壞賬準(zhǔn)備，一般為3‰～5‰。如果企業(yè)應(yīng)收賬款大量存在，壞賬的可能性會(huì)很大，即實(shí)際發(fā)生的壞賬損失可能遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過提取的壞賬準(zhǔn)備。這樣片面夸大了企業(yè)利潤，卻對可能發(fā)生的損失并未能全部覆蓋，實(shí)際可能產(chǎn)生很大的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。

鑒于以上列舉的因應(yīng)收賬款控制不力給企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營所帶來的很多危害，因此采取措施加強(qiáng)應(yīng)收賬款管理，尤其是逾期應(yīng)收賬款的管理控制勢在必行。

四、應(yīng)收賬款的控制對策

廣珠鐵路物流開發(fā)有限公司歷來十分注重對應(yīng)收賬款的管理，從管理制度、組織機(jī)構(gòu)、事前事中事后控制等方面采取了相應(yīng)的對策措施，在物資貿(mào)易業(yè)務(wù)每年銷售額持續(xù)增長的情況下，努力做到最低限度的貨款拖欠和最小的壞賬損失，確保了公司可持續(xù)健康發(fā)展。

（一）強(qiáng)化制度建設(shè)，績效考核掛鉤

廣珠鐵路物流開發(fā)有限公司成立后，除制定了《廣珠鐵路物流開發(fā)有限公司財(cái)務(wù)管理制度》外，針對應(yīng)收賬款的控制，陸續(xù)制定了《廣珠鐵路物流開發(fā)有限公司應(yīng)收賬款管理制度》、《物資貿(mào)易風(fēng)險(xiǎn)防控制度》、《物資貿(mào)易逾期墊資費(fèi)用收取辦法》。從制度建設(shè)上統(tǒng)一了公司各級人員對應(yīng)收賬款重要性的認(rèn)識，完善了責(zé)任人員績效與應(yīng)收賬款掛鉤的考核辦法，保證了各級員工能夠按章辦事，通過強(qiáng)化應(yīng)收賬款管理制度來降低了企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。

（二）健全組織機(jī)構(gòu)

公司在物資貿(mào)易業(yè)務(wù)方面，除設(shè)立物資貿(mào)易部、配送結(jié)算部、財(cái)務(wù)部、企業(yè)管理部等常規(guī)部門外，還設(shè)立了風(fēng)控調(diào)查員、營銷總監(jiān)、分管物資貿(mào)易的副總經(jīng)理等專門崗位，并在此基礎(chǔ)上融合成立了由董事長擔(dān)任組長的風(fēng)控小組，定期召開風(fēng)控小組會(huì)議，完善科學(xué)決策機(jī)制，確保公司正確運(yùn)用賒銷，加強(qiáng)應(yīng)收賬款的科學(xué)管理，提高財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防控能力。

（三）事前事中事后全過程的控制管理

1.事前。由物資貿(mào)易部風(fēng)控調(diào)查員對客戶進(jìn)行實(shí)地考察，多渠道收集客戶的基礎(chǔ)資料、客戶特征、業(yè)務(wù)狀況、交易現(xiàn)狀、公司背景、公司資信及市場口碑等資料，對客戶進(jìn)行細(xì)致嚴(yán)格的信用調(diào)查，分析評估客戶按期償債能力，并填寫《客戶評級基本情況表》和《客戶信用等級評定表》，為每個(gè)客戶建立一個(gè)信用檔案，綜合計(jì)算信用得分大致分為A、B、C、D四個(gè)等級，根據(jù)公司管理制度針對性地授予相應(yīng)的信用額度及信用期限，報(bào)物資貿(mào)易部主管、銷售總監(jiān)和分管總經(jīng)理核批，建立每個(gè)客戶的大數(shù)據(jù)讓公司各部門信息共享。物資貿(mào)易部風(fēng)控調(diào)查員根據(jù)公司與客戶的物資貿(mào)易交易、貨款收回等情況，每季度評估更新客戶信用等級，并及時(shí)報(bào)物資貿(mào)易部主管、銷售總監(jiān)和分管總經(jīng)理核批。

在正確評估應(yīng)收賬款風(fēng)險(xiǎn)的前提下，物資貿(mào)易部執(zhí)行嚴(yán)格的信用等級授信標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)公司物資銷售合同范本局部填充修改，草擬出針對性的客戶物資貿(mào)易銷售合同，經(jīng)財(cái)務(wù)部、審計(jì)法律事務(wù)部和分管副總經(jīng)理把關(guān)審核后，由物資貿(mào)易部組織與客戶簽訂物資貿(mào)易合同，有力地杜絕了客戶蓄意欺詐。

2.事中。物資貿(mào)易部業(yè)務(wù)員在簽定合同和組織發(fā)貨時(shí)，必須參照審批的信用等級和授信額度來決定銷售方式。在物資發(fā)貨前，必須正式簽訂了銷售合同，且發(fā)貨量嚴(yán)格控制在授信額度內(nèi)。供貨過程中，物資貿(mào)易部實(shí)行完善的銷售服務(wù)流程，業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)跟蹤商品的收貨地、用途，及時(shí)收回客戶簽認(rèn)單。并定期、不定期的走訪查看，防止客戶違反合同騙貨倒賣，強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)把控。

3.事后

（1）建立臺賬并定期更新。物資貿(mào)易部和配送結(jié)算部建立相應(yīng)的物資銷售臺賬，財(cái)務(wù)部根據(jù)配送結(jié)算部提交的銷售結(jié)算信息，每周及時(shí)更新應(yīng)收賬款臺賬，加強(qiáng)對應(yīng)收賬款的日常監(jiān)督和動(dòng)態(tài)監(jiān)控管理。由于銷售物資貿(mào)易商品涉及多品種、多規(guī)格、多型號、多批次及多個(gè)回款期限，財(cái)務(wù)部聯(lián)合物資貿(mào)易部必須每兩個(gè)月定期與客戶核對一次賬目，避免因退貨、換貨或代付貨款等原因引起的賬務(wù)數(shù)據(jù)差，對數(shù)據(jù)有出入或不一致的，及時(shí)查出原因報(bào)分管總經(jīng)理批準(zhǔn)后更新賬目，避免出現(xiàn)呆賬或壞賬。

（2）業(yè)務(wù)員催收基礎(chǔ)上成立清收小組加強(qiáng)催款。財(cái)務(wù)部每周一上午將應(yīng)收賬款臺賬信息定期反饋至核算貿(mào)易部、營銷總監(jiān)和分管副總經(jīng)理，嚴(yán)格監(jiān)督每筆賬款的結(jié)算和回收情況。物資貿(mào)易部根據(jù)財(cái)務(wù)部應(yīng)收賬款臺賬及時(shí)提醒各業(yè)務(wù)員跟進(jìn)應(yīng)收賬款的催收工作。對未能按期收回的應(yīng)收賬款，財(cái)務(wù)部對物資貿(mào)易部和營銷總監(jiān)及時(shí)發(fā)出應(yīng)收賬款的催收提醒通知，由物資貿(mào)易部業(yè)務(wù)員跟蹤催收。

廣珠鐵路物流開發(fā)有限公司積極推進(jìn)信息化建設(shè)，公司正在開發(fā)利用互聯(lián)網(wǎng)和手機(jī)平臺建立應(yīng)收賬款的管理系統(tǒng)，屆時(shí)所有應(yīng)收賬款信息及時(shí)在員工自動(dòng)化辦公系統(tǒng)平臺上實(shí)時(shí)更新，自動(dòng)計(jì)算應(yīng)收賬款的各個(gè)關(guān)鍵時(shí)間點(diǎn)。到達(dá)催款的各個(gè)時(shí)間點(diǎn)時(shí)，系統(tǒng)平臺自動(dòng)編輯信息發(fā)送給相關(guān)的業(yè)務(wù)員、營銷總監(jiān)和分管副總經(jīng)理手機(jī)上，減少或消除人為操作誤差，真正實(shí)現(xiàn)全面網(wǎng)絡(luò)實(shí)時(shí)監(jiān)控。

（3）對逾期應(yīng)收賬款成立清收小組加強(qiáng)追收。對應(yīng)收賬款超過授信額度或超過授信期限30日的，財(cái)務(wù)部及時(shí)通知物資貿(mào)易部停止對該客戶的一切供貨，并同時(shí)由公司分管副總經(jīng)理牽頭聯(lián)合物資貿(mào)易部、營銷總監(jiān)和財(cái)務(wù)部成立催收清算小組，負(fù)責(zé)對該客戶的催收清算工作。對逾期的應(yīng)收賬款，公司專門研究制訂《物資貿(mào)易逾期墊資費(fèi)用收取辦法》，明確物資貿(mào)易逾期墊資費(fèi)用談判原則、優(yōu)惠談判基本流程、優(yōu)惠金額審批權(quán)限，根據(jù)貿(mào)易糾紛類、經(jīng)營遇到困難類、惡意拖欠欺詐類等不同的客戶類型，由公司分管副總經(jīng)理牽頭負(fù)責(zé)綜合，分析客戶逾期的原因，分別采取約談、物品抵押或第三方擔(dān)保直到法律訴訟的手段全力追討應(yīng)收賬款。

（四）審計(jì)監(jiān)督檢查，確保內(nèi)部控制的外部監(jiān)督到位

廣珠鐵路物流開發(fā)有限公司的母公司——珠海交通集團(tuán)公司審計(jì)部門，每年初對公司上一年物資貿(mào)易業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的制度建立、審批執(zhí)行情況和應(yīng)收賬款的財(cái)務(wù)結(jié)算情況進(jìn)行監(jiān)督審計(jì)，有針對性地提出審計(jì)意見和相關(guān)建議，并安排專人跟蹤進(jìn)行督促整改落實(shí)，確保了應(yīng)收賬款內(nèi)部控制的外部監(jiān)督到位，努力做到財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)可控和公司可持續(xù)經(jīng)營。

五、結(jié)語

綜上所述，物資貿(mào)易公司應(yīng)收賬款是企業(yè)內(nèi)部控制管理的核心內(nèi)容，可以說直接關(guān)系著企業(yè)的生死存亡。物資貿(mào)易企業(yè)只有統(tǒng)一思想認(rèn)識，從制度、組織、風(fēng)險(xiǎn)控制、內(nèi)外監(jiān)督等方面加強(qiáng)應(yīng)收賬款的全過程控制管理，采取有效的防范措施，盡量規(guī)避或減小壞賬損失，讓企業(yè)不斷步入良性循環(huán)軌道，為企業(yè)贏得最大價(jià)值，使企業(yè)不斷發(fā)展壯大。

［1］英雙蓉，王東崗，黎子民，龐麗佳.高級會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)〔M〕.北京：經(jīng)濟(jì)科學(xué)出版社，2014.

［2］張志宏.財(cái)務(wù)管理〔M〕.北京：中國財(cái)政經(jīng)濟(jì)出版社，2009.

［3］賀曉衛(wèi).淺談企業(yè)如何加強(qiáng)應(yīng)收賬款管理〔J〕.企業(yè)家天地，2010（10）.

◇作者信息：廣珠鐵路物流開發(fā)有限公司

◇責(zé)任編輯：羅敏

◇責(zé)任校對：羅敏

F275.1

A

1004-6070（2016）07-0057-03