從以人為本看學(xué)生檔案管理工作創(chuàng)新

沈艷秋

摘 要：隨著我國社會(huì)朝著現(xiàn)代化的方向發(fā)展，當(dāng)前在高校建設(shè)的過程中又面臨著全新的挑戰(zhàn)，也就是檔案管理工作陷入了誤區(qū)之中，需要相關(guān)工作者在這方面得到進(jìn)一步的創(chuàng)新，以實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案的有效管理以及創(chuàng)新性發(fā)展。從目前的情況上來看，我國高校在學(xué)生檔案管理方面依然存在較多的不足之處，這主要是管理不到位造成的，同時(shí)高校的領(lǐng)導(dǎo)者對這一問題也并沒有過多的關(guān)注，因此，在今后的管理工作中堅(jiān)持以人為本對高校的學(xué)生檔案進(jìn)行管理可謂是任重而道遠(yuǎn)，但是相信在今后發(fā)展中只要堅(jiān)持相應(yīng)的管理理念，一定可以實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新性的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：學(xué)生檔案；以人為本；創(chuàng)新

從我國當(dāng)前高校檔案管理的工作中來看，檔案管理工作落實(shí)不到位是普遍的通病。因?yàn)橄嚓P(guān)管理者并沒有認(rèn)識到檔案管理對于學(xué)生的重要性，檔案是記錄學(xué)生在校期間成長足跡的重要保證，無論是所參與的活動(dòng)還是學(xué)習(xí)成績等，都在檔案中有所記錄，并且作為今后升學(xué)考試甚至是工作的重要依據(jù)。在今后的工作中也具有無法代替的意義，因此重視起檔案管理工作是目前高校中的主要任務(wù)之一，不能忽視。只有加強(qiáng)對學(xué)生檔案的有效管理，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新性的發(fā)展，才能促進(jìn)我國的檔案事業(yè)蓬勃發(fā)展。

一、學(xué)生檔案管理在高校中面臨的困境

首先，當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展是一個(gè)以技術(shù)手段制勝的過程，只有掌握了現(xiàn)代化的工具才能進(jìn)一步提高工作效率。如果依然沿用傳統(tǒng)的程式化的管理，這樣就不能與時(shí)代發(fā)展的進(jìn)程相適應(yīng)，從這點(diǎn)來說，目前高校檔案的管理已經(jīng)與社會(huì)的發(fā)展相脫節(jié)了，在如此巨大的沖擊下，如果不能進(jìn)一步改善檔案管理的手段，那么學(xué)生檔案管理的價(jià)值就會(huì)逐漸消失殆盡。綜上所述，我們應(yīng)該認(rèn)識到高校學(xué)生檔案的管理，其主體是學(xué)生，因此在管理的過程中應(yīng)該與學(xué)生緊密的聯(lián)系在一起，例如學(xué)生在進(jìn)入高校學(xué)習(xí)以后，會(huì)涉及眾多的登記表、通知書等，這些內(nèi)容都應(yīng)該得到很好的保留，這樣才有助于學(xué)生畢業(yè)后的求職。當(dāng)用人單位通過檔案對學(xué)生的實(shí)際情況進(jìn)行充分的了解后，求職成功的幾率也會(huì)在無形之中增加，基于這一情況，但是這只是理想化的一種情況，實(shí)際上學(xué)生檔案在目前的管理中并沒有得到完整的保存，忽視了學(xué)生這一重要的主體，檔案管理的價(jià)值也就隨之失去了。還有些學(xué)生檔案中內(nèi)容空泛，根本沒有實(shí)際的應(yīng)用價(jià)值，這些問題的出現(xiàn)是在長時(shí)間積累下來的結(jié)果，而并不是在短期內(nèi)形成的問題，因此要想有效的提升我國高校學(xué)生檔案的管理質(zhì)量，還具有很長的一段路要走。

其次，在管理手段上具有明顯的缺陷性，因此導(dǎo)致工作效率不高。就目前的檔案管理手段上看，我國當(dāng)前采用的手段依然是以手工為主，在現(xiàn)代化發(fā)展的今天，這一手段明顯是與在社會(huì)發(fā)展的進(jìn)程存在差異的，針對這一問題的出現(xiàn)，因此，我國檔案管理仍然需要加強(qiáng)建設(shè)一個(gè)系統(tǒng)的服務(wù)體系，在這一體系中將復(fù)雜化的檔案歸檔工作變得更加簡便，這樣學(xué)生才能更加便利的對檔案進(jìn)行查找，這是以人為本工作理念的重要?jiǎng)?chuàng)新。可惜的是，由于學(xué)生檔案管理工作并沒有受到過多的重視，因此這一體系的建立始終沒有得到落實(shí)，在一定程度上制約了檔案管理水平的提高。

第三，檔案管理脫離學(xué)生管理與學(xué)生本人情況，管理工作脫離實(shí)際，不能充分發(fā)揮檔案的功能。學(xué)生檔案有兩個(gè)重要的作用。一是學(xué)生在校期間，學(xué)生檔案是進(jìn)行學(xué)生管理工作的重要依據(jù)。學(xué)生檔案記錄了學(xué)生入學(xué)前以及在校期間思想政治、學(xué)生生活、知識技能、行為規(guī)范、家庭經(jīng)濟(jì)狀況等各方面的信息，是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、教師、輔導(dǎo)員對學(xué)生進(jìn)行針對性考察的重要依據(jù)。同時(shí)，學(xué)生檔案是推薦學(xué)生就業(yè)的重要憑證，是用人單位了解學(xué)生狀況，決定錄用與否的重要決策依據(jù)。尤其是對一些報(bào)考公務(wù)員、政府機(jī)關(guān)、事業(yè)單位的畢業(yè)生來說，檔案政審更是筆試面試之后必不可少的一個(gè)步驟。

最后，現(xiàn)行高校的學(xué)生檔案管理嚴(yán)重脫離了學(xué)生的學(xué)習(xí)生活與就業(yè)。有很多學(xué)生直到畢業(yè)都不知道檔案在哪里，更不知道如何利用檔案，畢業(yè)走上工作崗位多年還不知道檔案去向。因此，在新的形勢下迫切要求對學(xué)生檔案的管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，做到以人為本，使學(xué)生檔案管理工作落到實(shí)處，真正做到為學(xué)生、為管理學(xué)生工作服務(wù)。

二、以人為本，加強(qiáng)學(xué)生檔案管理工作的創(chuàng)新

1、更新檔案管理人員觀念，樹立以人為本的思想，為學(xué)生工作服務(wù)。高校學(xué)生檔案管理工作，應(yīng)該緊緊圍繞著為學(xué)校發(fā)展和學(xué)生成長服務(wù)、為社會(huì)服務(wù)這一主題來開展。因此，高校學(xué)生檔案工作者應(yīng)切實(shí)解放思想，更新觀念，摒棄重藏輕用的舊思想，樹立以學(xué)生為本的思想，提高服務(wù)質(zhì)量，使檔案工作貼近學(xué)生的學(xué)習(xí)、生活和就業(yè)，真正做到為學(xué)校發(fā)展和學(xué)生成長服務(wù)。

2、結(jié)合以人為本思想，重新規(guī)范歸檔內(nèi)容。學(xué)生檔案的歸檔內(nèi)容應(yīng)該兼顧檔案的全面和個(gè)體性。既要收集學(xué)生檔案的常規(guī)材料，如畢業(yè)生登記表、成績單等，也要兼顧學(xué)生的個(gè)性特長、知識技能方面的材料。在歸檔過程中，學(xué)生檔案管理人員必須以對學(xué)生高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，擴(kuò)大收集檔案材料范圍，充實(shí)檔案內(nèi)容。如反映學(xué)生特長的個(gè)人作品、發(fā)明創(chuàng)造等材料：還有反映學(xué)生道德水平方面的如誠信、助人為樂、道德作風(fēng)、考試有無違紀(jì)行為等方面的社會(huì)評價(jià)材料：學(xué)生參加各種社團(tuán)活動(dòng)、班干部、學(xué)生會(huì)干部工作情況、學(xué)校大型活動(dòng)的參與情況、社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)、畢業(yè)實(shí)習(xí)與見習(xí)情況、畢業(yè)論文、參加各種科技創(chuàng)新制作和競賽等材料，都可以歸入檔案，盡量全面客觀地記錄學(xué)生的在校表現(xiàn)，擺脫學(xué)生檔案千人一面的程式化面目，為用人單位提供翔實(shí)、生動(dòng)的檔案材料，更好地為學(xué)生就業(yè)服務(wù)。

3、逐步實(shí)現(xiàn)歸檔渠道多樣化。以前的學(xué)生檔案歸檔，大多由學(xué)生招生辦統(tǒng)一轉(zhuǎn)入，導(dǎo)致學(xué)生檔案的歸檔內(nèi)容一成不變。在新的歸檔內(nèi)容確定之后，學(xué)生檔案的歸檔范圍也應(yīng)該有所變化。如表現(xiàn)學(xué)生個(gè)性特征的材料，可以由學(xué)生的導(dǎo)師、學(xué)生本人以及學(xué)生參與的各種活動(dòng)團(tuán)體送交歸檔。同時(shí)，學(xué)生檔案管理工作者也應(yīng)該發(fā)揮主動(dòng)精神，在新生入校后就抓好歸檔工作，努力做到即收即歸，保持材料的齊全和連貫，使學(xué)生檔案成為學(xué)?；蛴萌藛挝慌囵B(yǎng)人、使用人的可靠憑證。

4、采用現(xiàn)代化的檔案管理手段，提高工作效率。由于學(xué)生檔案的數(shù)量大、內(nèi)容復(fù)雜、保存期短、流動(dòng)性強(qiáng)，全部實(shí)現(xiàn)電子化管理可行性不強(qiáng)。因此可以根據(jù)實(shí)際情況運(yùn)用各種電腦軟件輔助學(xué)生檔案管理，將學(xué)生的基本信息、學(xué)籍異動(dòng)、以及檔案轉(zhuǎn)遞情況錄入數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)電腦查詢與實(shí)體檔案管理相結(jié)合的方式，使檔案管理的效率得到提高。

三、結(jié)語

總而言之，在今后學(xué)生檔案的管理過程中，應(yīng)該始終遵循以人為本的理念開展各項(xiàng)工作，這是在新時(shí)期、新階段的重點(diǎn)工作內(nèi)容，筆者從以上幾個(gè)方面開展了論述，希望能夠?qū)窈蟮墓芾砉ぷ饔兴鶐椭?，加?qiáng)從業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)以及檔案管理水平，從而將這方面的工作提升到一個(gè)全新的階段，為檔案管理事業(yè)提供寶貴的經(jīng)驗(yàn)。

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