縣級醫(yī)院人事檔案管理及其信息化建設

李小文

[摘要]醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院人才信息的重要載體，人事檔案管理是一項重要的信息資源管理工作，人事檔案管理實現(xiàn)信息化是醫(yī)院基礎管理水平的體現(xiàn)。實現(xiàn)人事檔案管理信息化，能更快捷、及時、準確地在職工職稱評聘、工資晉升等工作中發(fā)揮證據(jù)性作用，為組織培養(yǎng)、考察和選拔干部提供可靠依據(jù)，是促進醫(yī)院衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的重要舉措，加快醫(yī)院人事檔案管理信息化建設也是檔案制度改革的大勢所趨。

[關鍵詞]縣級醫(yī)院；人事檔案管理；信息化

總體而言，縣級醫(yī)院的人事檔案制度還存在許多亟待解決的問題，人事檔案制度的系統(tǒng)化、成熟化程度和檔案制度在縣級醫(yī)院人力資源工作中的重要地位還極為不吻合，完善縣級醫(yī)院的人事檔案管理制度任重而道遠。因此，加強人事檔案管理，充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢，更好地為縣級醫(yī)院選拔和使用人才提供更加真實可靠的材料，就顯得更為重要。

1 縣級醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀

人事檔案是一個組織在人事管理活動中形成的人事文件組成的，其真實性、可靠性由該組織的領導及其人事管理部門負責。由于人事檔案本身不能直接帶來經(jīng)濟效益，所以醫(yī)院領導對人事檔案工作在管理制度、管理手段、管理模式、管理人員等方面尚存在許多問題。人事檔案管理工作是促進人才合理流動、合理配置和合理使用，保證人才隊伍素質的重要措施，是全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據(jù)。

1.1 人事檔案管理及歸檔意識相對淡薄

醫(yī)院的主要中心工作是醫(yī)療，作為公共醫(yī)療服務機構，為廣大的公眾提供高質量的醫(yī)療服務是整體醫(yī)務人員的職責所在，據(jù)此，管理人員也應積極重視醫(yī)療服務質量的提高，為醫(yī)院的事業(yè)發(fā)展而努力。后勤行政人員需要積極配合臨床一線業(yè)務，忽視了后勤行政人員在積極影響醫(yī)院工作發(fā)展的能動性。上述醫(yī)務人員的意識也就成為制約人事檔案業(yè)務發(fā)展和高效利用的主要因素。也就形成了人事檔案管理普遍存在“重管理、輕利用”的特征，普遍形成了本職工作基本完成，人事檔案資料不丟失的工作意識，而缺乏積極主動構建人才信息庫的意識和行為，更沒有形成主動為醫(yī)院發(fā)展建設提供人力資源信息的參考和建議，利用檔案信息和數(shù)據(jù)，推動醫(yī)院業(yè)務中的管理高效發(fā)展。也就造成當前許多醫(yī)院人事檔案管理職工檔案管理意識淡薄，沒有檔案利用的認識，工作觀念陳舊。

1.2 檔案管理人員業(yè)務水平需進一步提高

檔案管理人員業(yè)務水平是檔案管理及服務整體水平的關鍵所在，當前醫(yī)院檔案管理的人員結構中，首先，表現(xiàn)出知識結構不平衡的狀態(tài)，學歷和知識體系構成的層次較低；其次，部分檔案管理人員是調離和中途轉行，對從事的檔案管理工作研究和認識不深；最后，管理人員多數(shù)安于現(xiàn)狀，沒有良好的積極心態(tài)來繼續(xù)學習和努力提高，本來知識體系就存在欠缺之處，在沒有主動學習提高的狀況下，很難促進檔案管理的水平發(fā)展。由于管理人員本身水平，嚴重影響了檔案管理工作的提高。

1.3 人事檔案管理方式和手段相對落后

管理是一項專業(yè)性、政治性、機密性很強的工作，人事檔案材料需要專人管理，單獨存放。遷西縣人民醫(yī)院因辦公用房緊張，雖然人事檔案材料份數(shù)多，資料復雜，多年來檔案室一直和人事辦公室在一起，由于醫(yī)院人事管理人員編制不足，人事管理工作量大，人事檔案管理都是其他人事管理人員兼管，屬于非專業(yè)人員管理。在檔案管理手段上，因為沒有單獨的計算機和檔案管理軟件，管理人員還一直采取手工編輯、檢索，致使人事檔案材料不能及時歸檔整理，存在檔案資料不完整的情況。長時間來，醫(yī)院對于人事檔案管理的重視程度低，也造成了在投入資金和人力的相對欠缺，表現(xiàn)出了基礎設施差、設備更新慢、信息化程度低、管理手工作業(yè)、紙質文件材料是工作的對象的特點。因此，造成了醫(yī)院人事檔案管理的管理檔案質量不高，利用率低，不利于檔案科學化、系統(tǒng)化、標準化的管理。

2 縣級醫(yī)院人事檔案管理的設想

隨著縣級醫(yī)院規(guī)模的不斷擴大，人事制度改革和人員模式改變，給醫(yī)院帶來了人事眾多、管理多元化的特點，也給人事檔案的管理模式提出了要求。因此，建立完善的醫(yī)院人力資源管理系統(tǒng)就體現(xiàn)了醫(yī)院人事管理（含檔案）的整體管理水平。

2.1 增強對人事檔案管理目的和意義的認識人事檔案管理應該以充分開發(fā)和利用人力資源信息為基礎，轉化醫(yī)院的經(jīng)濟效益。通過檔案深層次的開發(fā)，提高檔案的使用價值，如人才信息軟件的開發(fā)，人事信息的共享都能為醫(yī)院的經(jīng)濟發(fā)展提供必要的服務。同時檔案管理人員要樹立服務意識，主動開發(fā)人力資源信息，變封閉式管理為開放式管理，將搜索到的人才信息以最快的時間傳遞給用人科室，為臨床、教學和科研工作服務。

2.2 加強和完善人事檔案管理制度

實行人事檔案的社會化管理制度，制定《醫(yī)院人事檔案管理條例》和《人力資源信息管理辦法》，使檔案的管理制度更加完善和行之有效。

2.3 加強干部人事檔案管理，有效利用人才資源

干部人事檔案真實地記載和反映著一個人的經(jīng)歷、能力和品德等，因此是組織工作、人事工作不可缺少的重要依據(jù)，在各類人員的合理分配、人力資源的合理利用以及行政、醫(yī)療部門結構調配方面都將發(fā)揮重要作用。所以加強干部人事檔案管理，實行干部人事檔案的社會化、開放式管理模式，才能更有效利用人才資源。

2.4 提高檔案管理人員的素質

新形勢下要提高檔案管理的水平，必須提高檔案管理人員的專業(yè)技術水平，培養(yǎng)具有“創(chuàng)造型、復合型、協(xié)作型”多素質人才。①檔案管理人員要有良好的敬業(yè)精神，努力學習、掌握檔案管理工作的新知識、新技術，了解醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的具體內容。②倡導以人為本的管理模式，使用科學的管理方法，通過全面的人力資源開發(fā)計劃和醫(yī)院文化建設，充分調動和發(fā)揮員工的積極性、主動性和創(chuàng)造性，從而提高工作效率，創(chuàng)造新的工作業(yè)績，為醫(yī)院發(fā)展目標做出最大的貢獻。③引入競爭機制，通過擇優(yōu)錄用，競聘上崗，把真正優(yōu)秀的檔案專業(yè)人員選拔到檔案管理崗位上來。④醫(yī)院要將檔案人員的培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，關心他們的職稱晉升和工作業(yè)績，使他們的辛勤勞動得到公正回報。

2.5 加強人事檔案管理的現(xiàn)代化手段

增加資金投入，引進現(xiàn)代化技術和設備實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。提高檔案管理硬件設備，增加檔案庫房，購買空調、除濕機、檔案密集架和電腦。設置防火、防盜的自動監(jiān)控系統(tǒng)。引進計算機管理軟件，建立人事檔案的信息存儲和檢索系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案資源的合理配置和利用，確保醫(yī)院在人才培養(yǎng)、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才，才盡其用，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展奠定堅實的基礎。

3 結 論

縣級醫(yī)院作為公共服務機構，其服務質量是公共認同的關鍵，而決定服務質量的高低在于醫(yī)院的人力資源的多少與利用率高低。醫(yī)院人事檔案管理的目的就是逐漸構建能夠為醫(yī)院管理層提供人力資源信息支持的服務工作，不僅僅是日常人事管理政策的制定，更多是為醫(yī)院的整體發(fā)展水平提高服務，充分調動人力資源的生產(chǎn)力作用，培養(yǎng)高素質的醫(yī)務人員，進一步提高醫(yī)院的競爭力。

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